Les exigences de Kimberly Clark en matière de

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Les exigences de Kimberly Clark en
matière de facturation OB10
Les factures fournisseurs soumisent à Kimberly-Clark "doivent" contenir les informations contenues dans ce document. Ces directives ont
été mises en place afin d’ètablir une manière plus efficace et moins onéreuse de transacter. Nous vous remercions par avance pour suivre
ces recommendations car elles sont nécessaire pour assurer un traitement efficace et rapide des factures. Une fois la facturation
électronique mise en place toutes les factures devront être soumises électroniquement.
1) Création de facture (Toutes factures sauf factures logistiques)
1.1. Entête de facture
1.2. Ligne de facture
1.3. Ligne de facture spéciale
1.4. Pièces jointes
2) Création de facture logistique (Factures I2 utilisant une référence 99, par exemple, pour envois internationaux gérés par
Smartway Logistics et l’équipe KCP Brighton Planning
2.1. Entête de facture (Factures I2)
2.2. Ligne de facture (Factures I2)
2.3. Ligne de facture spéciale (Factures I2)
2.4. Pièces jointes (Factures I2)
3) Création de facture Logistique citant un numéro de bon de livraison sur la facture (livraison client)
3.1. Entête de facture (Bon de livraison factures Logistique)
3.2. Ligne de facture (Bon de livraison factures Logistique)
3.3. Ligne de facture spéciale (Bon de livraison factures Logistique)
3.4. Pièces jointes (Bon de livraison factures Logistique)
Title of Data Sheet, Language, mm/yy © Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.
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4) Validations pour fournisseurs
1) Création de facture (Toutes factures sauf factures logistiques)
* Mandatory fields
Lorsque vous saississez une facture Kimberly Clark sur OB10, les champs suivants doivent être inclus:
Le compte que vous utilisez
L’entité KC que vous facturez (elle doit
être celle sur laquelle le Bon de
Commande a été établi)
Le numero de facture est obligatoire
Le founisseur doit sélectionner:
- Le compte à utiliser pour établir la facture et le compte (acheteur) KC et que vous facturez (elle doit être celle sur laquelle le Bon de
Commande a été établi).
Votre facture doit référencer l’entité légale correcte du site Kimberly-Clark que vous fournissez en biens/services. Ce nom doit être retranscrit
exactement comme il apparait sur le Bon de Commande ou comme renseigné par l’acheteur si c’est une commande sans bon de commande.
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- Numéro de facture: Le numéro de facture est obligatoire. KC effacera tout caractère non-alpha-numérique, comme les espaces,
lorsque vous saisissez une facture dans le logiciel. Le numéro de facture est obligatoire.
Vous, le fournisseur, approriez ce numéro unique pour chaque facture. C’est le numéro unique qui sera référencé sur les avis de
paiements. Merci d’y apporter un soin particulier afin d’éviter les répétitons de numéro de factures sur des pèriodes de 12 mois.
Kimberly-Clark does n’accepte pas les numèros de factures répétitifs. Merci de verifier votre factures et les precedents pour vous
assurer que le numéro est unique.
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1.1 Entête de facture
Le lieu d’envoi peut
être renseigné si
nécessaire
Le code TVA sera
automatiquement
rempli
Le lieu de reception
doit être complété
Date de facture
La devise doit
correspondre à celle
utilisée sur le Bon de
Commande
Le numéro de Bon de Commande
doit comporté 10 chiffres et
commencer par 4
Ces champs ne seront
pas utilisés par KC
Commandes commencant par
45 ou 40: S’il y a >1 numéro de
bon de commande, en choisir un
seulement
Valeurs commande logistique:
la valeur doit être renseignée
- Numéro de TVA: Le numéro de TVA correspondant sera automatiquement renseigné. Kimberly-Clark demandent à ses fournisseurs
d’appliquer le code TVA correspondant au pays et droits et règulations en norme sur leurs factures. Il est obligatoire pour les fournisseurs
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de s’assurer que Kimberly-Clark ait leur numéro de TVA intracommunautaire le plus récent ainsi que les certificats correspondants. Il est
important de nommer également le numéro de TVA de Kimberly-Clark si disponible. Il est important pour Kimberly-Clark de recevoir vos
informations corrected et mises à jour correctement pour traiter votre facture sans délai.
Le lieu de reception: doit être complété (en général, the lieu de réception sera différent du lieu de la facture) - ce n’est pas
obligatoire pour assurer la reception de la factiure.
- Le lieu d’envoi: Le lieu d’envoi peut être renseigné si nécessaire
- Type de document: Le document sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
- Numéro de facture: Le numéro de facture sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
- Date de facture: C’est la date de facture qui devra être ègale ou plus ancienne que la date d’envoi des biens ou de réception de
service. Obligatoire
- Devise: La devise doit être complétée - obligatoire. La devise doit correspondre à celle utilisée sur le Bon de Commande
- Numéro de Bon de Commande: Le numéro de Bon de Commande doit être complete pour toutes les factures (sauf Factures I2) Obligatoire. Le numéro de commande doit toujours contenir 10 chiffres et commencer par 4.
Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: S’il y a plus d’un numéro de bon de commande, en choisir 1
seulement.
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): La quantité doit toujours être 1. Cela s’applique
aussi pour les commandes du type règulations main d’oeuvre facturées à l’heure.
- Date de taxe: sera automatiquement change pour la date de facture.
Toutes informations mentionnéés dans la section “additional information” NE SERONT PAS utilisées par KC mais peut être utilisé par le
founisseur si nécessaire s’il le souhaite.
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1.2 Ligne de facture
* Champs obligatoires
Product /service
description est
obligatoire
Bon de Commande
commencant par 45 ou 40:
Quantité est obligatoire
Pour les lignes de facture, les regles suivantes doivent être suivies:
Si KC fourni un code
produit, il devra être
renseigné
Bon de Commande
commencant par 43
(service): Quantité doit être
Bon de Commande
commancant par 45 ou
40: N’est pas obligatoire
Bon de Commande
commancant par 45
ou 40: l’unité doit être
renseigné
Bon de Commande
commancant par 43:
La date de livraison ou
la ligne de commande
doivent être renseignés.
Bon de Commande
commancant par 43:
l’unité doit être EA
Non utilsé par KC
Toute ristourne peut
être entrée en
pourcentage ou en
montant
Bon de Commande commancant par 45 ou 40:
>1 Bon de commande peut être utilisé. En choisir
1 seulement.
Bon de Commande commancant par 43: Un
seul Bon de Command peut être utlisé par facture
Cette information ne sera pas automatiquement mise à jour mais
permettra de traiter vos factures plus rapidement . Les commandes
logistiques pourront être entrées ici.
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- Code Produit: Si KC fourni un (Kimberly Clark) code produit , il devra être renseigné dans le champ code produit (ce champ n’est pas
obligatoire mais permettra de traiter vos factures plus rapidement)
- DescriptionProduit: La description produit doit être renseignés (obligatoire)
- Quantité: Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: La quantité doit être la quantité facturée
(obligatoire).
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): La quantité doit toujours être 1. Cela s’applique
aussi pour les commandes du type main d’oeuvre facturées à l’heure.
- Unité: Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: L’unité de mesure doit être renseignée (obligatoire). Il est
essential que l’unité de mesure de vos factures correspondent a l’unité de mesure du bon de commande Kimberly-Clark.
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): L’unité de mesure doit toujours être EA.
- Prix: Le prix unitaire doit être renseigné (obligatoire). Le prix unitaire sur facture doit correspondre au prix unitaire du bon de
commande Kimberly-Clark de chaque ligne de commande. Une attention particulière devra être porté à cela: Le prix unitaire sera
rapporté à la quantité. Par exemple, si le prix est 100Eur pour 1000, le prix s’affichera comme o,1Eur dans OB10, et c’est ce prix qui doit
être renseigné. IMPORTANT: Le prix total inclu la valeur de ligne de commande, la livraison et tout autre coût. Merci de vérifier cela
avant de transmettre la facture.
La devise doit correspondre à celle utilisée sur le Bon de Commande
Ristourne / Rabais: Toute ristourne/rabais peut être entrée en pourcentage ou en montant - ce n’est pas un champ obligatoire.
- Numéro de Bon de Commande: Le numéro de Bon de Commande est obligatoire au niveau de la ligne de commande (s’il est
renseigné au niveau de l’entete, il sera automatiquement rapporté au niveau de la ligne).
Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: Plus d’un numéro de bon de commande peut être utlisé sur le
même document, Dans ce cas la, chaque numéro de bon de ocmmande devra être renseigné sur chaque ligne.
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): Une seule ligne par commande ne pourra être
soumise par facture, c’est à dire, une facture par service émis.
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- Numéro de ligne de commande: Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: Le numéro de ligne de
commande n’est pas un champ obligatoire (mais permettra de traiter vos factures plus rapidement ). Si vous décidez de renseigner
ce champ, il devra correspondre au numéro de ligne de commande du Bon de Commande (le cas échéant la facture sera bloquée en
interne et les paiements retardés). Le même numero de ligne de Bon de Commande ne peut être référence qu’une seule fois dans la
même facture.
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): Pour toutes les commandes pour services, la date de
livraison ou le numéro de ligne de commande doit être renseigné.
- Numéro de Bon de Livraison: Le numéro de bon de livraison n’est pas obligatoire (mais permettra de traiter vos factures plus
rapidement).
- Informations supplémentaires: Ces informations ne seront pas mise à jour automatiquement mais permettront de traiter vos
factures plus rapidement.
- EAN, GL et centre de coûts: Ces champs ne seront pas utilisés par KC.
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1.3 Ligne de facture spéciale
Quantité doit être
1
Pour les commandes commencant par 45xxxxxxxx ou 40xxxxxxxx: Si la facture contient des coûts additionnels (livraison/assurance,
etc.) il devra être inclus dans la ligne special. La quantité devra toujours être 1.
Les coûts additionnels ne doivent pas être renseignés au niveau de ligne de facture car cela bloquerait la facture en interne et
retarderait nos paiements.
Pour les commandes commencant par 43xxxxxxxx (Commandes KC services): les lignes spéciales ne doivent pas être utilisées.
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1.4 Pièces jointes
If des informations supplémentaires sont requises (ex. Detail des heures) ceci peut être ajouté en pièce jointe. Pour faire cela, vous
pouvez sélectionner le document et le télécharger.
Sur le coté droit, vous pouvez trouvez des informations concernant le format, nombre et taille accepté.
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2) Création de facture logistique (Factures I2 utilisant une référence 99, par exemple, pour envois internationaux gérés par
Smartway Logistics et l’équipe KCP Brighton Planning
Merci de noter que l’ensemble des livraison devront se rapporter au même type de produit sur la même facture (ex. Materiaux finis; ou
bought in goods). Lorsque vous saississez une facture Kimberly Clark sur OB10, les champs suivants doivent être inclus:
Le compte pour vous utilisez pour la
facturation
Le numéro de facture est obligatoire
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- Sélectionner option: Ce champ doit être complete (pour indiquer si vous établissez une facture ou note de credit) - obligatoire.
- Numéro de facture: KC effacera tout caractère non-alpha-numérique, comme les espaces, lorsque vous saisissez une facture dans le
logiciel.
Kimberly-Clark does n’accepte pas les numèros de factures répétitifs. Merci de verifier votre factures et les précédents pour vous
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2.1 Entête de facture (Factures I2)
Le lieu d’envoi peut
être renseigné si
nécessaire
Le code TVA
sera
automatiquem
ent rempli
Date de facture
Ces champs ne
seront pas utilisés par
KC
La devise doit
correspondre à celle
utilisée sur le Bon de
Commande
Tout fournisseur utilisant
une référence I2 DOIT
laisser ce champ vide
Ces champs ne seront
pas utilisés par KC
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-
Numéro de TVA: Le numéro de TVA correspondant sera automatiquement renseigné. Kimberly-Clark demandent à ses fournisseurs
d’appliquer le code TVA correspondant au pays et droits et règulations en norme sur leurs factures. Il est obligatoire pour les
fournisseurs de s’assurer que Kimberly-Clark ait leur numéro de TVA intracommunautaire le plus récent ainsi que les certificats
correspondants. Il est important de nommer également le numéro de TVA de Kimberly-Clark si disponible. Il est important pour
Kimberly-Clark de recevoir vos informations correctes et mises à jour correctement pour traiter votre facture sans délai.
Le lieu de réception: doit être complété (en général, the lieu de réception sera différent du lieu de la facture) - ce n’est pas obligatoire pour
assurer la reception de la facture.
Le lieu d’envoi: Le lieu d’envoi peut être renseigné si nécessaire.
Type de document: Le document sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
Numéro de facture: Le numéro de facture sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
Date de facture: C’est la date de facture qui devra être ègale ou plus ancienne que la date d’envoi des biens ou de réception de
Devise: La devise doit être complétée - obligatoire. La devise doit correspondre à celle utilisée sur le Bon de Commande.
Numéro de Bon de Commande: Tout fournisseur utilisant une référence I2 DEVRA laisser ce champ vide
Date de taxe: sera automatiquement change pour la date de facture.
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2.2 Ligne de facture (Factures I2)
Pour les lignes de facture, les règles suivantes doivent être suivies:
Product /service
description est
obligatoire
Quantité doit toujours
être 1
Ne pas prendre en
compte
Unité doit être EA
Ne pas prendre en
compte
Ne pas prendre en
compte
Format: 99XXXXXXX
Ex: 994586545
La référence I2: 9
chiffres commencant par
99 doit être renseigné à
chaque ligne de facture
Ne pas prendre en compte
Cette information ne
sera pas
automatiquement mise
à jour mais permettra
de traiter vos factures
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- Description Produit: La description produit doit être renseignés (obligatoire) Quantité: La quantité doit toujours être 1 (obligatoire).
- Unité: L’unité de mesure doit toujours être EA. (obligatoire).
- Prix: Le prix unitaire doit être renseigné (obligatoire).
- Numéro de Bon de Livraison: La référence I2 (The I2 référence
champ Bon de Livraison pour chaque ligne de facture - obligatoire.
number (9 chiffres commencant par 99) doit être renseigné dans le
- Code produit, Ristourne/Rabais, Numéro de Bon de Commande, Line de commande: merci de ne pas prendre en compte
- EAN, GL et centre de coûts ne seront pas utilsés par KC.
IMPORTANT: Le numéro de bon de commande de devra pas être renseigné dans un des champs commande.
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2.3 Ligne de facture spéciale (Factures I2)
2.4 Pièces jointes (Factures I2)
Si des informations supplémentaires sont requises (ex. Detail des heures) ceci peut être ajouté en pièce jointe. Pour faire cela, vous
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3) Création de facture Logistique citant un numéro de bon de livraison sur la facture (livraison client)
Lorsque vous saississez une facture Kimberly Clark sur OB10, les champs suivants doivent être inclus:
Le compte que vous utilisez
Le numéro de facture est obligatoire
Comment déterminer le numéro OB10 pour une entité de KC
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- Select option: - Sélectionner option: Ce champ doit être complété (pour indiquer si vous établissez une facture ou note de credit) obligatoire.
- Numéro de facture: Le numéro de facture est obligatoire. KC effacera tout caractère non-alpha-numérique, comme les espaces,
lorsque vous saisissez une facture dans le logiciel. Le numéro de facture est obligatoire.
Kimberly-Clark does n’accepte pas les numèros de factures répétitifs. Merci de verifier votre factures et les precedents pour vous
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3.1 Entête de facture
Le lieu d’envoi
peut être
renseigné si
nécessaire
Le code TVA
sera
automatiquement
rempli
Date de facture
Le lieu de réception
doit être complété
La devise doit correspondre à
celle utilisée sur le Bon de
Commande
Ces champs ne
seront pas
utilisés par KC
Tout fournisseur utilisant
un bon de livraison
DOIT laisser ce champ
vide
Numéro de TVA: Le numéro de TVA correspondant sera automatiquement renseigné. Kimberly-Clark demandent à ses fournisseurs
d’appliquer le code TVA correspondant au pays et droits et règulations en norme sur leurs factures. Il est obligatoire pour les fournisseurs de
s’assurer que Kimberly-Clark ait leur numéro de TVA intracommunautaire le plus récent ainsi que les certificats correspondants. Il est important
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de nommer également le numéro de TVA de Kimberly-Clark si disponible. Il est important pour Kimberly-Clark de recevoir vos informations
corrected et mises à jour correctement pour traiter votre facture sans délai.
- Le lieu de réception: doit être complété (en général, the lieu de réception sera différent du lieu de la facture) - ce n’est pas obligatoire pour
assurer la reception de la facture.
- Le lieu d’envoi: Le lieu d’envoi peut être renseigné si nécessaire
- Type de document: Le document sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
- Numéro de facture: Le numéro de facture sera automatiquement mis à jour depuis le premier écran. Obligatoire.
- Date de facture: C’est la date de facture qui devra être ègale ou plus ancienne que la date d’envoi des biens ou de réception de
- Devise: La devise doit être complétée - obligatoire. La devise doit correspondre à celle utilisée sur le Bon de Commande Numéro de Bon de Commande: tout founisseur utilisant un bon de livraison DOIT laisser ce champ vide.
- Date de taxe: sera automatiquement change pour la date de facture.
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3.2 Ligne de facture (Bon de livraison factures Logistique)
Pour les lignes de facture, les règles suivantes doivent être suivies:
Product /service
description est
obligatoire
Quantité doit toujours
être 1
L’unité doit être EA
Ne pas prendre
en compte
Format: SD5 xxxx xxx
Ex:. SD57654321
Le numéro de bon de
livraison (combinaison
des 2 lettres “SD” et de
8 chiffres), doit être
renseigné dans le
champ Bon de Livraison
sur chaque ligne facture
Cette information ne
sera pas
automatiquement mise
à jour mais permettra
de traiter vos factures
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- Description Produit: La description produit doit être renseignés (obligatoire) Quantité: La quantité doit toujours être 1 (obligatoire).
- Unité: L’unité de mesure doit toujours être EA. (obligatoire).
- Prix: Le prix unitaire doit être renseigné (obligatoire).
- Numéro de Bon de Livraison: Le numéro de bon de livraison (combinaison des 2 lettres “SD” et de 8 chiffres), doit être renseigné dans le
champ Bon de Livraison sur chaque ligne facture. Obligatoire.
IMPORTANT: Le numéro de bon de commande de devra pas être renseigné dans un des champs commande.
- Code produit, Ristourne/Rabais, Numéro de Bon de Commande, Line de commande: merci de ne pas prendre en compte EAN, GL et centre de coûts ne seront pas utilsés par KC.
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3.3 Ligne de facture spéciale (Bon de livraison factures Logistique)
Ne pas prendre en compte.
3.4 Pièces jointes (Bon de livraison factures Logistique)
Si des informations supplémentaires sont requises (ex. Detail des heures) ceci peut être ajouté en pièce jointe. Pour faire cela, vous
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4) Règles de Validations
Validation sur Bon de Commande
Kimberly-Clark utilise le numéro de Bon de Commande pour valider les factures. Cela signifie que le numéro de Bon de Commande renseigné sur la
facture doit être celui auquel vous souhaitez rattacher la commande KC dans le logiciel OB10.
Certains fournisseurs ne sont pas soumis à cette validation. Dans ce cas là, ils devront fournir une de ces référence s: soit la référence I2 (9 chiffres
commencant par 99) or numéro de bon de livraison. (ex:“SD5xxxxxxx”).
Règles de validations
Il y a 2 principales validations à prendre en consideration.
Validation 1: Vérification du numéro de Bon de Commande sur chaque ligne de facture (sur la ligne de facture si disponible ou au niveau de
l’Entête le cas échéant), et si le numéro de Bon de commande commence par “43”, rejetter les factures si la quantité n’est pas ègale à 1.
Validation 2: Vérification de la devise sur le Bon de Commande et compare avec la devise sur la Facture. Rejetter les factures si les devises
sont pas égales.
Pour les De plus, certains champs dans le logiciel peuvent également échouer les factures:
Champ
Numéro de facture
Prix Unitaire hors TVA
Commentaires
C’est le numéro unique qui sera référencé sur les avis de paiements.
Merci d’y apporter un soin particulier afin d’éviter les répétitons de
numéro de factures sur des pèriodes de 12 mois.
Kimberly-Clark n’accepte pas les numéros de factures répétitifs. Merci
de verifier votre factures et les précédents pour vous assurer que le
numéro est unique.
Cette information est prise depuis le fichier électronique et est la responsabilité
du founisseur de s’assurer qu’elle est bien correcte.
Numéro de facture original (pour les notes crdits Cette information est prise depuis le fichier électronique et est la responsabilité
seulement)
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Pénalités des retard de paiement, si applicable
Rabais/Ristourne si applicable
Montant légal d’exemption de TVA (si
applicable)
% de TVA et montant de TVA
Devise de facture
Nom et adresse du fournisseur et du client
Description des biens ou services
Valeur du rabais/ristourne
Taux de TVA pour chaque bien/service (niveau
ligne)
Montant total facture hors TVA
Date of the supply (Tax Point)
Quantité fournies
Date facture
Montant total facture TTC
Numéro de TVA du fournisseur
Date de facture originale (pour les notes de
credit seulement)
C’est la date de creation de facture qui doit être supèrieure ou égale à la date
d’envoi des biens ou de la reception du service. La date de facture est référence
sur la facture originale.
Total montant TVA
Kimberly-Clark demandent à ses fournisseurs d’appliquer le code TVA
correspondant au pays et droits et règulations en norme sur leurs factures.

Les exigences de Kimberly Clark en matière de

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