Service du Commerce Extérieur Mai 2009 Service du Commerce
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La Facture à l’Export Service du Commerce Extérieur Mai 2009 Sommaire Introduction I/ Définition de la facture à l’export II/ Obligation imposée par la réglementation française III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation IV/ Conservation des factures V/ Cas particuliers Contacts Introduction A) Les documents à l’export Le connaissement maritime (Bill of lading) Preuve du contrat de transport Titre représentatif de la marchandise Document de base du transport maritime Reçu de la marchandise Ce document est établis par la compagnie maritime ou son agent à partir des indications fournies par le chargeur(exportateur/transitaire), et est signé par le capitaine du navire En 4 exemplaires, dont 3 originaux commerciaux Introduction La Lettre de Transport Aérien (LTA) ou Air Way Bill (AWB) Document de base du transport aérien Preuve du contrat de transport Ne peut attester l’expédition effective de la marchandise qu’une fois signée par la compagnie et une fois le numéro de vol mentionné L’expéditeur est responsable des mentions portées sur la LTA (responsabilité du transporteur limitée en cas de litige) Introduction La LTA est établie par l’agent de fret aérien et signée par l’expéditeur puis par la compagnie aérienne à l’embarquement Elle peut être établie par le groupeur en cas de groupage, émission d’une LTA mère (Master of Air Way Bill) et d’une LTA Fille (House Air Way Bill) Rédigée à partir des instructions du chargeur En 3 originaux, et 6 à 11 copies Introduction Le Certificat d’Origine ou EUR 1 C’est un document douanier permettant de prouver l’origine de la marchandise en vue de bénéficier de certains accords préférentiels (exemption de droits de douane PTOMA lors d’exportations vers la France) Disponible à la CCISM EUR 1 si la valeur de la marchandise est > à 6000 € (sinon une déclaration d’origine sur facture suffit) Cf JOUE L314 du 30/11/2001 et JOUE L324 du 07/12/2001 selon la décision 2001/822/CE du 27/11/2001 I/ La facture commerciale export Définition Document comptable qui sert de document de référence durant toute la chaîne export Elle matérialise à défaut de contrat, l’accord intervenu entre l’acheteur et le vendeur Elle sert à établir les déclaration d’exportation et d’importation, les titres de transports, les certificats, les licences, etc… Il n’existe qu’un seul original et autant de copies que nécessaire II/ Les mentions obligatoires imposées par la réglementation française Date de délivrance ou d’émission de la facture Numéro de facture Coordonnées des parties acheteur/ vendeur Dénomination précise et quantités des biens livrés et/ou des services rendus le montant HT des biens et/ou des services Le taux et le montant de la TVA Le montant total à payer et la devise de référence II/ Les mentions obligatoires imposées par la réglementation française Toute réduction de prix (rabais, remise, ristournes, escompte) acquis à la date de vente ou prestation de service La date et le mode règlement Les modalités d’escompte, les pénalités de retard La facture doit être remise dès la réalisation de la vente II/ Les mentions obligatoires imposées par la réglementation française Les mentions facultatives mais fortement recommandés L’origine et la provenance des marchandises Les coordonnées bancaires Le prix du fret, de l’emballage et de l’assurance Les références des bons de livraisons concernés L’incoterm utilisé Le cachet et la signature de l’exportateur Les conditions générales de vente au verso de la facture II/ Les mentions obligatoires imposées par la réglementation française NB: Sur le territoire français, selon la « Loi TOUBON » (cf loi n°94-665 du 04/08/94, JORF du 05/08/94), les factures destinées à informer l’utilisateur ou le consommateur final doivent être rédigées en langue française Rien ne s’oppose à ce que les factures destinées à l’exportation ne soit pas rédigées en langue française. Toutefois, en cas de contrôle économique ou fiscal, l’administration, afin d’effectuer ses contrôles peut demander une traduction II/ Les mentions obligatoires imposées par la réglementation française La législation Bases règlementaires: directive CE 2006/112; article L441-3 du code du commerce; bulletin officiel des impôts, numéro spécial 3 C.A. N°136 du 07 Août 2003 NB: certains pays (Etats-Unis, Moyen Orient, Russie, Brésil, etc…) ont des exigences particulières (le modèle de la facture, le nombre d’exemplaire, la langue de rédaction des factures, les mentions obligatoires, les législations, etc…) III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation Dans le but de simplifier, de moderniser et d’harmoniser les conditions posées à la facturation en matière de TVA, la Commission Européenne à adopté le 20/12/01 la directive 2001/115 publiée au JOCE L15 du 17/01/02 Cette dernière consiste notamment en la possibilité de transmettre les factures sur support électronique sous réserve d’utiliser un système de signature électronique garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation 1/ le fichier doit être probant. - Le fichier contenant le double électronique doit, en principe, reprendre la totalité des renseignements figurant sur la facture papier originale. - Il est admis que seules les mentions obligatoires en matière de facturation soient retranscrites : renseignements sur les parties, numéro et date de la facture, détail sur les opérations. La non reproduction d’un logo ou d’un message commercial ne remet pas en cause le caractère probant de la facture. 2/ le fichier doit être enregistré. - L’opération d’enregistrement du fichier doit se dérouler selon des procédures précises : - utilisation d’un support optique ou magnétique non réinscriptible ne pouvant permettre aucune modification du fichier après sa constitution. La signature électronique apporte ce type de garantie. - enregistrement automatique et quasi concomitant à l’émission de la facture III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation La modalité pratique en France La réglementation douanière oblige les exportateurs à joindre une facture à leur déclaration douanière, y compris dans les cas où les biens sont destinés à des particuliers et notamment en cas de ventes par correspondance ou de ventes par Internet Un double de tous les documents émis doit être conservé Une facture doit également être émise pour les acomptes qui lui sont versés avant la réalisation des opérations III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation En principe, les facture doivent être émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation sauf exception. - Le différé de facturation: s’applique si un élément de la facture n’est pas connu au moment de la livraison et à condition de la délivrance immédiate d’un bon de livraison (le bon comporte les mêmes éléments que la facture sauf l’élément manquant). La facture est établie dès connaissance de l’élément manquant III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation - Factures – Relevé: C’est le regroupement sur une période donnée d’une série de factures déjà établies. Ces factures relevés doivent être compatibles avec les règles relatives aux délais de paiement - Les factures récapitulatives s’appliquent dans le cas de livraison fréquentes et de faibles montants et à condition de délivrer immédiatement un bon de commande et d’établir des factures récapitulatives reprenant chaque achat et faisant référence aux bons de livraison. Le délai de facturation ne doit pas excéder un mois III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation Dans un certain nombre de cas, la délivrance des factures peut être effectuée par une personne autre que celle qui livre les biens ou fournit les services facturés. Désormais, les fournisseurs ont donc la possibilité de confier l’établissement matériel de leur factures à un tiers. La sous-traitance de la facturation n’est possible qu’à condition que le fournisseur donne expressément un mandat écrit au tiers. A savoir que malgré ce mandat, le fournisseur conserve l’entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA III/ La directive communautaire en matière d’harmonisation des règles de facturation Lorsque le tiers, mandaté par le fournisseur pour émettre ses factures, est établi dans un pays avec lequel il n’existe aucun instrument juridique à l’assistance mutuelle, la règle suivante s’applique: - L’assujetti (fournisseur) informe l’administration par écrit en indiquant le nom et l’adresse du tiers mandaté, lorsque celui-ci établis de manière régulière des factures au nom et pour le compte du fournisseur. Æ dépôt d’un état auprès du service des impôts territorialement compétent dans les mêmes délais que sa déclaration de résultat ou de bénéfice IV/ Conservation des factures Les factures d’achats (ou factures fournisseurs) doivent en tant que pièces justificatives des déductions de TVA, être obligatoirement conservées pendant 10 ans sous leur forme d’origine Les factures de ventes papiers (ou factures clients) doivent être conservées 10 ans Toute facture créée sur support informatique doit être conservée pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie. Durant cette période, le contenu du fichier doit pouvoir être restitué dans son intégralité de manière claire et lisible. Cette condition vaut pour toute demande même ponctuelle du fisc. Le fichier doit donc être accessible. V/ Cas particuliers A) B) C) D) Le Moyen – Orient L’Arabie Saoudite Les Etats-Unis Le Brésil V/ Cas particuliers A) Le Moyen Orient Langue de rédaction: arabe ou anglais Espèce tarifaire: n° SH des marchandises exportées à indiquer La légalisation des documents d’accompagnements est obligatoire. Elle a pour but de matérialiser l’authenticité des documents présentés. Il s’agit d’une double formalité: - les CCI départementale et Ministère des affaires étrangères attestent la conformité à la réglementation française, - la chambre de commerce franco-arabe et consulats des pays du moyen orient vérifient le respect des exigences imposées par les pays destinataires Mentions spécifiques par pays cf annexe 6 V/ Cas particuliers B) L’Arabie Saoudite La facture commerciale est à établir sur un papier à en tête de l’entreprise et à signer. 2 autres exemplaires sont nécessaires, et à signer chacun individuellement. La facture doit préciser: - le nom de l’expéditeur et sa nationalité - le nom du destinataire - une description précise des marchandises - le nom du navire (ou de la compagnie aérienne) - la date de départ - les lieux d’embarquement et de débarquement V/ Cas particuliers - les quantités - le poids net et brut - les prix unitaires - la valeur totale de l’expédition - le code douanier (nomenclature douanière internationale NC) - il faut également faire certifier la facture par la Chambre de commerce et d’industrie départementale, qui lui attribue un n° et la signe V/ Cas particuliers Le certificat d’origine est émis par le producteur ou l’exportateur, il doit comporter: - les noms, nationalité et coordonnées du ou des producteurs - l’origine de chaque article - 2 exemplaires sont nécessaires La liste de colisage reprend les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, une description des marchandises ainsi que les numéros et marques des conteneurs. L’original est fait sur un papier à en tête de l’entreprise, en triple exemplaire, indiquant le code douanier, le nombre de colis, le type d’emballage, le contenu des emballages, les poids net et brut. Cette liste est à certifier par la CCI. V/ Cas particuliers L’ attestation de transport est aussi nécessaire, notamment pour certifier que la marchandise n’a pas transité par l’État d’Israël. L’attestation est à faire sur un papier à en-tête de l’entreprise. Un modèle type peut être obtenu auprès de la CCI départementale, ou bien auprès du transitaire. La signature de cette attestation est à faire viser par la CCI départementale. Il faut ensuite faire légaliser l’attestation de transport par le consulat d’Arabie Saoudite (ou par un consulat de l’un des 5 autres pays du CCG) V/ Cas particuliers Les mentions sur la Lettre de transport aérien ou connaissement maritime doivent concorder avec celles de la facture commerciale Le certificat d’assurance peut également être demandé, avec pour mentionné la description de la marchandise, sa valeur, le montant de l’assurance et le nom et coordonnées des bénéficiaires Une attestation du fabricant peut aussi être demandé par l’acheteur (nom et adresse du fabricant) à faire signer par la CCI départementale et légaliser par le consulat d’Arabie Saoudite V/ Cas particuliers Un certificat sanitaire peut être demandé pour les viandes, volailles et produits de la mer. Ce certificat est à demander à la Direction départementale des services vétérinaires et à faire certifier par la CCI départementale Un certificat phytosanitaire est exigé pour les fruits, les légumes et les semences Les importations d’alcool ou de porc, sous toutes leur formes sont strictement interdites . Les produits en provenance d’Israël font l’objet d’un boycott V/ Cas particuliers Les règles relatives à l’étiquetage des produits alimentaires sont énumérés par la SASO (Saudi Arabian Standards Organization). Les dates de production et d’expiration doivent obligatoirement,t être mentionnées sur l’emballage de la manière suivante: - JJ/MM/AA pour les produits dont la DLC est de 6 mois au plus - MMAA pour ceux dont la DLC est de plus de 6 mois - en outre les produits doivent faire l’objet d’un étiquetage en arabe. Celle-ci doit obligatoirement mentionner la composition et le pays d’origine du produit. V/ Cas particuliers C) Les États – Unis Une facture commerciale doit être présentée à chaque envoi de marchandise sauf: - marchandise non destinées à être vendus ou sans caractère commercial - marchandise retournant aux États- Unis après avoir été exportées pour des réparations - marchandise expédiée à l’étranger, qui n’est pas délivrée et revient au États- Unis - marchandise entrant aux Etats – Unis pour le compte des agences du gouvernement américain - marchandise entrant temporairement sur le territoire américain sous caution ou pour exposition V/ Cas particuliers Aux États-Unis, le directeur du port d’arrivée de la marchandise peut accepter une copie de la facture commerciale requise au lieu de l’originale. La copie doit contenir une déclaration du vendeur étranger, de l’expéditeur ou de l’importateur sur le caractère de vraie copie La facture commerciale doit être établie en plusieurs exemplaires et en langue anglaise Tout document joint à la facture et concernant celle-ci doit également être rédigée en anglais ou du moins une traduction avec les informations requises doit exister V/ Cas particuliers Le contenu de la facture est le suivant: - le nom du port d’entrée de la marchandise importée - le moment, le lieu et l’identité des personnes par qui et pour qui la marchandise est vendue - une description détaillée de la marchandise - les quantités en poids et mesures du pays à partir duquel la marchandise est expédiée ou en poids et mesures des États – Unis Le prix d’achat de chaque article en monnaie de l’achat ou dans la monnaie des transactions V/ Cas particuliers Le type de monnaie (or, argent, papier, scripturale) Toutes les charges sur la marchandise (transport, assurance, containers, frais d’emballage) Tout rabais, remboursement ou autre Le pays d’origine de la marchandise Toutes marchandises ou services fournis dans la production de la marchandise et non inclus dans le prix de la facture, en sachant que les marchandises ou services fournis aux Etats- Unis sont exclus V/ Cas particuliers Chaque facture des marchandises importées doit identifier en la nommant, une personne responsable de la transaction, employée de l’exportateur, devant être informé ou pouvant facilement l’être Si ces renseignements n’apparaissent pas sur la facture, ceci doit être indiqué sur un document joint à la facture Des codes fabricants (Manufacturer Identification Code) peuvent être utilisés à la place des noms et coordonnées du fabricant ( NB: ce code est obligatoire pour les produits textile importés aux États-Unis, depuis le mois d’octobre 2005) V/ Cas particuliers D) Le Brésil Au Brésil, les importations sont classées sous 2 catégories: - celles soumises au régime « licenciamento automàtico » qui s ’applique sur 90% des produits et qui n’a pas besoin d’autorisation préalables. Seule la déclaration d’importation est à présenter lors du dédouanement - celles qui nécessitent une licence d’importation et donc celles soumises au régime de « licenciamento nao automatico ». Pour ces importations, un formulaire est remplis par l’importateur sur présentation par le fournisseur de la facture pro forma V/ Cas particuliers L’importateur Brésilien, qui doit être inscrit au registre des importateurs, demande fréquemment une facture pro forma avant l’embarquement de la marchandise, et cela, même en cas d’importation sous le régime de la licence automatique. Ceci, afin de vérifier que les informations contenues dans la facture pro forma, et qui seront reprise par la suite dans la facture commerciale, sont conformes à la réglementation et ne provoqueront pas de problèmes au moment du dédouanement V/ Cas particuliers La facture, en 2 exemplaires, (l’original pour le dédouanement et la copie pour l’archivage de l’importateur) doit être signée par l’exportateur Mention obligatoires: - noms et coordonnées complètes de l’exportateur - noms et coordonnées complètes de l’importateur - description détaillée de la marchandise (il convient de vérifier avec l’acheteur le niveau de détail dans lequel il convient d’entrer), soit en portugais, soit dans l’une des 3 langues officielles de l’OMC (anglais, français ou espagnol), soit dans une autre langue, accompagnée d’une traduction rédigée par un traducteur assermenté, en portugais V/ Cas particuliers - marque, numérotation et, le cas échéant, numéro de référence des colis - quantité et nature des produits - poids brut (emballage inclus) - poids net (tout emballage déduit) - pays d’origine de la marchandise - pays de provenance (pays ou se trouve la marchandise au moment de son acquisition) - prix unitaire et total de chaque produit exporté et , le cas échéant, le montant et la nature des rabais et remises concédés à l’importateur - Le détail des frais d’expédition V/ Cas particuliers - Les conditions et la monnaie de paiement (mentionner le cas échéant si l’exportateur verse une commission à son agent brésilien: le montant de la commission , le nom du représentant et ses coordonnées bancaires) - Le fret et autres dépenses relatives aux marchandises spécifiées dans la facture - le n° de CNPJ de l’entreprise brésilienne importatrice et le n° de NCM de la marchandise afin de faciliter le travail des compagnies maritimes CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Juridica ( Registre des personnes morales) NCM: Nomenclature Commune au Pays du Mercosur V/ Cas particuliers - Les conditions de livraison (voie maritime ou aérienne/ port ou aéroport de départ et de destination) - dans le cas ou la marchandise est soumise à licence non automatique, il est conseillé de reprendre le n° de licence - la facture ne peut être raturée, même avec le tampon « correction approuved » - des amendes (au bon vouloir des autorités brésiliennes) peuvent être appliquées, conformément au Tire III chap I du décret 4543, si la facture n’est pas conforme aux exigences requises Contacts Service des douanes BP 9006 Motu Uta Tél: 50 55 76 E-mail: [email protected] CCISM BP 118 Papeete Tél: 47 27 00 E-mail: [email protected] Contacts Douanes Américaines Lien: www.cbp.gov Douanes Françaises Lien: www.douane.gouv.fr Chambre de Commerce Franco-arabe Lien: www.ccfranco-arabe.org