LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION

LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION
Philosophie de base
Le Conseil communauté en santé du Manitoba (CCS) joue un rôle de leadership
et de concertation pour favoriser l’accès à des services de qualité en français dans
le domaine de la santé et des services sociaux. Le CCS est chargé de coordonner
la traduction, principalement de l’anglais vers le français, des documents
d’information destinés au grand public produits ou parrainés par les organismes et
les établissements de santé et de services sociaux désignés bilingues.
Mise à jour : octobre 2011
NON DISPONIBLE AU PUBLIC
TRADUCTION : CRITÈRES
Le Conseil communauté en santé du Manitoba (CCS) ne fait aucune traduction à l’interne. Toutes
les tâches de traduction et de révision sont confiées en sous-traitance à des pigistes.
Vu la forte demande et les ressources limitées, il est entendu que les documents visant les services
directs aux usagers seront considérés prioritaires.
Le présent document vous aidera à déterminer quels documents répondent aux critères de traduction
du CCS. Il s'appuie sur les lignes directrices élaborées par le Secrétariat aux affaires francophones
du gouvernement du Manitoba.
Dans le présent document, l’expression « unité de services » est employée génériquement. Elle vise
les organismes et les établissements de santé et de services sociaux désignés bilingues et peut, selon
le contexte, s’appliquer à des programmes ou services précis au sein de tels organismes et
établissements.
Règle générale, lorsque vous tentez de déterminer ce qui peut être traduit aux fins de votre unité de
services, vous devez déterminer si l'information est destinée ou non aux patients, aux clients, aux
résidents, à leur famille ou au grand public. Une telle information est habituellement produite dans
les deux langues et diffusée sous diverses formes (orale, écrite, audiovisuelle ou électronique). Le
contenu produit est assujetti à la politique sur les services en français du gouvernement du Manitoba
et la qualité des textes anglais et français doit être comparable. (Voir le Manuel des directives sur la
mise en œuvre des services en langue française.)
Exemples de documents qui répondent aux critères de traduction
Grand public :
• la correspondance portant sur le domaine de la santé et/ou services sociaux destinée au
grand public, y inclus aux clients, patients, résidents et/ou organismes dont le
fonctionnement du travail se fait en français; telles que la SFM, la DSFM etc.
• les formulaires
• les dépliants ou brochures
• les répertoires destinés ou distribués au grand public
• les panneaux et les avis publics
• les communiqués
• les discours
• les campagnes de publicité
• les messages de boîtes vocales
• les sites Internet
• les rapports annuels
• les plans stratégiques de services en langue française des ORS
• les sommaires de plans stratégiques
• les sommaires des évaluations de la santé communautaire
Clientèle particulière :
• la documentation destinée aux patients, aux clients ou à leurs familles;
• les procès-verbaux des conseils des résidents;
• la documentation destinée au personnel qui vise l’éducation des patients ou les services aux
patients/clients;
• les documents d’éducation externes portant le logo d’une unité de services désignée
bilingue.
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Autres :
• les lettres du Conseil communauté en santé rédigées en français seulement. (La traduction
vers l’anglais est faite sur demande);
Exemples de documents qui ne répondent pas aux critères de traduction
Toute documentation provenant :
• de réunions d’un Conseil d’administration ou d’un comité s’y rattachant;
• de sites intranet;
• de fondations de recherche;
• d’autres fondations et auxiliaires;
• d’ententes d’achat de service;
• d’établissements ou agences qui ont une entente d’achat de services avec un ORS, sauf s’ils
sont désignés bilingues ou francophones;
• des employeurs à l’intention du personnel, exception peut se faire si le document est destiné
ou provient d’un établissement francophone;
• d’ententes collectives ou éléments connexes :
• d’agences ou entités d’envergure provinciale (par ex. Manitoba Renal Program, Diagnostic
Services of Manitoba);
• d’autres initiatives d’envergure provinciale (par ex. Cover Your Cough / Couvrez-vous) qui
sont coordonnées par Santé Manitoba;
• de regroupements d’établissements ne faisant pas partie d’un ORS ou d’une agence (par ex.
Association catholique manitobaine de la santé, le Réseau catholique de la santé);
• de consultants ou de comités communautaires;
• de partenaires externes dont la documentation est distribuée par une unité de services mais
ne porte pas le logo de celle-ci.
Autres documents qui ne répondent pas aux critères de traduction
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documents pour lesquels nous devons obtenir une permission écrite (droit d’auteur). SI les
droits d’auteur sont obtenus et que les documents rencontres les autres critères
d’admissibilités établis par le CCS il sera traduit;
documentation technique destinée au personnel qui ne vise pas à éduquer le grand public;
répertoire de services ou guide destiné au personnel;
bulletin interne (par ex. : bulletin de cardiologie, bulletin de l’Hôpital Saint-Boniface);
demandes de financement (par ex. projet Fonds pour l’adaptation des soins de santé primaire
(FASSP), dons).
politiques et procédures interne ainsi que des lignes directrices internes.
Nous vous encourageons à faire traduire à vos propres frais tous documents qui ne répondent pas
aux critères de traduction du CCS.
Toute traduction de document répondant aux critères énoncés ci-dessus doit être faite par
l’entremise du CCS. Le personnel des unités de services ne doit pas traduire lui-même des
documents, ni utiliser des logiciels de traduction automatique en ligne. Le coordonnateur des SLF
peut vous conseiller sur ce qui doit être traduit.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec le personnel du CCS en composant le
(204) 235-3293.
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DEMANDE DE TRADUCTION : MARCHE À SUIVRE
Les instructions ci-dessous visent à faciliter le processus de traduction et à assurer le traitement
rapide et efficace de vos demandes de services de traduction.
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Veillez à ce que la documentation soumise respecte les critères dressés par le CCS
relativement à la traduction (voir pages 1 et 2).
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Remplissez le formulaire de demande de traduction fourni par le CCS (voir l'annexe).
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Fournissez toute documentation pertinente susceptible d'aider le traducteur à mieux
comprendre le sujet à traduire, soit, par exemple, des versions antérieures du
document ou des textes bilingues portant sur le sujet en question. Pour éviter toute
confusion, inscrivez une date sur toutes les versions antérieures du document. En
fournissant de tels documents, on réduit les délais et les coûts de traduction.
Expliquez la signification des abréviations utilisées dans les divers documents de
départ.
Mentionnez toute loi ou tout règlement ayant rapport à votre demande.
Dans le cas des affiches, brochures, sites Web et médias semblables, fournissez des
illustrations ou des descriptions détaillées.
Lorsqu’il s’agit de slogans ou de titres, n'oubliez pas de fournir un contexte.
Indiquez toute exigence spéciale (public cible, facteurs culturels, besoins
terminologiques particuliers, etc.). Autant que possible, indiquez le nom d'une
personne-ressource en mesure de donner des explications.
Envoyez le formulaire de demande de traduction ainsi que la documentation à traduire par
courriel (méthode préférée) ou par télécopieur. Le cas échéant, acheminez votre demande en
format Word à la personne qui coordonne les demandes de traduction au sein de votre unité
de services.
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Précisez le niveau de lisibilité souhaité pour le texte traduit en fonction du
destinataire. Précisez le public cible.
N'envoyez que la version définitive du texte, après révision du contenu, du style et
de la structure. (Nous ne traduisons pas des ébauches de texte.)
Un numéro de référence est attribué au texte traduit. Lorsque des changements sont
nécessaires, ou pour toute demande de renseignements, veuillez indiquer ce numéro. Cela
nous aidera à retracer votre document et nous fera gagner du temps.
Lorsque que le document est retourné au demandeur, c’est à ce même demandeur (ORS,
Agence etc.) de faire la relecture du document. Quoique les pigistes révisent leur travail, le
CCS ne les révise pas.
Si vous apportez des modifications au document traduit, veuillez nous fournir la version
finale. Il est important que la version révisée versée dans nos dossiers soit identique à la
vôtre.
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Documents confidentiels
Les instructions ci-dessous visent à faciliter le processus de traduction confidentiel et à assurer le
traitement rapide, efficace et surtout confidentiel de vos demandes de services de traduction.
À Noter : Les coordonnateurs/trices doivent s’assurer que le patient ou la famille du patient a
autorisé la traduction du document.
•
Veillez à ce que la documentation respecte les critères dressés par le CCS relativement à la
traduction (voir pages 1 et 2)
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Remplissez le formulaire de demande de traduction fourni par le CCS (voir l’annexe).
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Précisez le niveau de lisibilité souhaité pour le texte traduit en fonction du
destinataire.
Fournissez toute documentation pertinente susceptible d'aider le traducteur à mieux
comprendre le sujet à traduire, soit, par exemple, des versions antérieures du
document ou des textes bilingues portant sur le sujet en question. Pour éviter toute
confusion, inscrivez une date sur toutes les versions antérieures du document. En
fournissant de tels documents, on réduit les délais et les coûts de traduction.
Expliquez la signification des abréviations et acronymes utilisés dans les divers
documents de départ.
Mentionnez toute loi ou tout règlement ayant rapport à votre demande.
Indiquez toute exigence spéciale (facteurs culturels, besoins terminologiques
particuliers, etc.). Autant que possible, indiquez le nom d'une personne-ressource en
mesure de donner des explications.
Vous devez envoyer uniquement le formulaire de demande de traduction par courriel au CCS et
non le document à traduire*. Un contact sera fait entre le CCS et le traducteur pour voir si la
traduction peut être faite dans le délai requis. Si ceci est accepté, les coordonnées du traducteur
seront fournies au requérant pour que l’échange du document soit fait entre eux.
Un numéro de référence accompagne le texte traduit. Lorsque des changements sont
nécessaires, ou pour toute demande de renseignements, veuillez indiquer ce numéro. Cela nous
aidera à retracer votre document et nous fera gagner du temps.
Une fois la traduction faite, le traducteur acheminera le document au requérant par courriel ou
par télécopieur.
*N.B. Dans aucune instance le CCS n’aura accès à un document confidentiel.
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DEMANDES TERMINOLOGIQUES
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Veuillez fournir un contexte ou une explication concernant le terme pour lequel vous
cherchez un équivalent.
Veuillez envoyer vos demandes par courriel (méthode préférée) ou par télécopieur en
utilisant le formulaire de demande de traduction (consultez l'annexe) et fournir un contexte
ou des explications.
DÉLAIS D'EXÉCUTION
Les délais ci-dessous visent les demandes de traduction de lettres, de rapports et d'annonces, etc.,
dans des circonstances normales.
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Demandes terminologiques :
Textes de 1 à 500 mots :
Textes de 501 à 3 000 mots :
Textes de 3 001 mots et plus :
1 jour ouvrable
5 jours ouvrables
10 jours ouvrables
21 jours ouvrables ou plus
Une planification adéquate assure un meilleur service au client. Il arrive que le CCS ait à
modifier des délais en raison de l'importance de la charge de travail ou de besoins pressants.
N'hésitez toutefois pas à communiquer avec le personnel pour discuter de projets urgents ou
de cas particuliers.
Documents acceptés pour traduction urgente ( ex. pandémie H1N1, inondations etc.)
o Le CCS considère ce genre de document très important pour la population francophone, donc
nous comprenons qu’il y aura des délais très courts. Le CCS fera son possible de vous
accommoder et coordonnera avec les traducteurs pour effectuer ce travail. Nous apprécions
votre compréhension dans le cas où le délai serait difficile à remontrer.
Autres demandes de traduction urgente (documents importants pour l’ORS/l’établissement,
un oubli, sans préavis etc.)
o Une demande de traduction urgente qui n’est pas selon les critères des documents urgents
coûtera le double du tarif usuel. L’ORS/établissement assumera la différence des coûts.
o Le maximum d’information pertinent à la traduction rapide est nécessaire. Le requérant doit
aussi rester disponible à répondre aux questions du traducteur en tout temps, même en soirée et
durant les fins de semaines.
o Si le document doit rester confidentiel jusqu’à la date de diffusion, le client devra nous fournir
le document sous pli confidentiel et non la journée de l’événement.
o Nous ne pouvons pas assurer que la traduction sera révisée de façon minutieuse, donc ce sera au
requérant de faire la relecture.
À noter : Toute telle demande de traduction sera traitée à base individuelle et fera objet d’exception.
Le CCS se réserve le droit de refuser la traduction.
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LIVRAISON
Votre demande de traduction devrait préciser le mode de livraison du texte, soit l'un des suivants :
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Courriel (préférence)
Télécopieur
Messager (exception seulement)
RELATIONS AVEC LES CLIENTS
Nous vous sommes reconnaissants de nous informer de tout problème relatif aux traductions.
N'hésitez pas à nous suggérer des façons d'améliorer nos services.
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