Bien comprendre les fonctionnalités d`une GED

Bien comprendre les fonctionnalités
d'une GED
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Bien comprendre les fonctionnalités d'une GED
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Table des matières
1 Introduction.............................................................................................................3
2 GED, ECM : quelle différence ?.............................................................................4
3 Les fonctionnalités d'une GED et d'une Gestion de Contenu ........................... 5
3.1 Acquérir des documents ................................................................................. 5
3.2 Classer des documents ....................................................................................5
3.3 Stocker des documents.....................................................................................5
3.4 Diffuser des documents.................................................................................... 5
3.5 Gestion de Contenus Web................................................................................ 5
3.6 Gestion de l'archivage légal .............................................................................. 5
3.7 gestion des ressources numériques ................................................................. 6
3.8 collaboration...................................................................................................... 6
3.9 workflow ........................................................................................................... 6
3.10 mobilité............................................................................................................ 6
3.11 architecture adaptée ........................................................................................6
4 Les enjeux .............................................................................................................. 7
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1 Introduction
Accès à l'information, gains de productivité, collaboration, les raisons qui motivent les entreprises à
envisager un projet de Gestion de Contenu sont multiples. Pour autant, beaucoup ne savent pas par quel
bout aborder le projet. En effet, si tout le monde sait ce qu'est une messagerie, les concepts qui se cachent
derrières les acronymes de GED, ECM, WCM, BPM sont moins clairs. Ce document se propose
d'effectuer un tour d'horizon des concepts à maîtriser.
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2 GED, ECM : quelle différence ?
La Gestion Électronique des Documents, abrégée en GED, désigne un procédé informatisé visant à
organiser et gérer des documents électroniques au sein d'une organisation. L'objectif de la GED est de
centraliser l'ensemble des documents et informations de l'entreprise, sous format électronique, et d'en
gérer le cycle de vie, de la création jusqu'à la destruction. Les étapes du cycle de vie du document sont
l'acquisition, le classement, le stockage et l'archivage. La GED fait appel à des algorithmes statistiques
afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
Plus récemment est apparu le concept de Gestion de Contenu d'Entreprise (« ECM » en anglais, c'est à
dire « Enterprise Content Management »). Par rapport à la GED classique, la gestion de contenu intègre
l'ensemble des informations de l'entreprise, structurées ou non, afin de les rendre disponibles et utilisables
pour les processus fonctionnels.
Les contenus non-structurés (emails, pages web, sons, images...) ne sont pas construits de manière
logique, et pourtant ils représentent un volume documentaire important (jusqu'à 80% des données) pour
l'entreprise.
Enfin la Gestion de Contenu peut être couplée à une solution de Business Intelligence pour obtenir un
système de gestion d'information d'entreprise (EIM–Entreprise Information Management).
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3 Les fonctionnalités d'une Gestion de Contenu
Une Gestion de Contenu permet de prendre en compte les différentes étapes du cycle de vie du document.
Par conséquent, les fonctionnalités d'une GED permettront de :
3.1 Acquérir des documents
•
•
•
•
par numérisation des documents sur format papier
en intégrant des formats électroniques existants (format bureautique, PDF...)
par production de documents électroniques (intégration avec une application tierce : bureautique)
par échange de documents électroniques avec des organismes extérieurs
3.2 Classer des documents
•
les meta-données servent à indexer les documents (type, auteur, titre, source, date, etc.) pour que
ceux-ci puissent être recherchés
•
l'ajout de mots-clés permettent de faciliter les opérations de recherches
•
versionning
3.3 Stocker des documents
•
en fonction du contenu des documents, de leurs provenances, états, types, etc.
•
archivage des documents anciens
•
sauvegarde et restauration en cas de destruction
•
destruction programmée
3.4 Diffuser des documents
•
via internet, un intranet, un client léger
3.5 Gestion de Contenus Web
•
•
•
également appelé Web Content Management (WCM)
permet aux équipes Web de travailler ensemble et de gérer le site web de l'entreprise
publication automatique du contenu
3.6 Gestion de l'archivage légal
•
•
•
•
également appelé Record Management
organiser de manière efficace et systématique toutes les informations dont une entreprise peut
avoir besoin pour justifier de son activité
requiert l'élaboration d'un plan de classement et d'une politique de conservation des documents
d'archives
nécessite un tiers de confiance qui va certifier l'authenticité des contenus à des fins légales
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3.7 gestion des ressources numériques
•
•
également appelé Digital Asset Management (DAM)
permet de gérer les documents multimédia
3.8 collaboration
•
•
•
fédérer des équipes transverses à travers des communautés et faciliter les échanges d'informations
et de document
outils collaboratifs puissants : bibliothèques de documents, blogs, wikis, calendriers, workflows
réseaux sociaux d'entreprise et intégration avec Twitter, Facebook, YouTube...
3.9 workflow
•
•
Fonctionnalités de Procédures d'Entreprise (en anglais : BPM – Business Process Management)
◦ Branches, fusions, conditions
◦ Scripting
Gestion du cycle de vie
◦ Roles, Relecteurs, Securité, Dossiers, Commentaires/Discussions, Status, Audit
3.10 mobilité
•
accessible depuis les outils nomades (iPhone, iPad...)
3.11 architecture adaptée
•
supportant la montée en charge
•
réplication et clustering
•
sauvegarde et restauration
•
accès sécurisé et gestion des droits
•
intégrable avec des application tierces : RH, BI, messagerie, BPM, Gestion des Achats, Portail,
intranet...
•
validation du projet sous forme de prototypage
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4 Les enjeux
Les bénéfices attendus d'une solution de gestion de contenu sont :
–
gain de temps : traitement des données accéléré, meilleure communication, traitement plus rapide
grâce au workflow de validation
–
partage de l'information : accroître les échanges par des outils de collaboration, des espaces de
travail regroupant des équipes transverses; stockage centralisé des données, meilleur accès
–
amélioration de la satisfaction des utilisateurs
–
éviter les erreurs grâce au versionning
Par conséquent le choix d'une solution de gestion de contenus devra répondre aux questions suivantes :
–
comment améliorer le travail collaboratif et le partage des connaissances ?
–
comment gérer l'accès aux contenus électroniques, la recherche avancée ?
–
comment accroître l'efficacité des processus fonctionnels (communication interne et externe) ?
–
quelle politique de gestion du cycle de vie du document (création, conservation...) mettre en
place ?
–
quels gains de productivité attendre ?
–
comment sécuriser les flux, la pérennité et l'intégrité d'un contenu électronique
–
comment contrôler l'inflation de la masse documentaire
Les directions métier impactées sont multiples : RH, R&D, production, achats, finance, relation client,
vente, marketing, communication... Aussi, aux enjeux ci-dessus s'ajoutent :
–
quelle solution permet de s'interfacer avec les solutions métiers (standards ouverts et capacité de
développement) ?
La réussite du projet nécessite de soigner la préparation en amont, c'est à dire d'analyser les besoins, de
définir clairement le projet et de prendre en compte l'attente des utilisateurs.
La remise en cause des processus organisationnels et métiers engendre inévitablement une certaine
résistance au changement. Il conviendra de soigner la conduite du changement pour rassurer les
utilisateurs qui auront tendance à s'inquiéter du projet, de s'assurer du soutien de la Direction Générale et
de l'implication des différentes directions.
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