Gestion Électronique des Documents - E-tag

G.E.D
Gestion Électronique des Documents
L’externalisation de vos logiciels entreprises :
une solution aux problèmes de coûts, de sécurités et de réactivités
Que ce soit par la communication, par les échanges ou par la collaboration, le partage de
l’information définie la performance et la réactivité d’une entreprise.
Les logiciels SaaS (Software as a Service) offrent aujourd’hui la possibilité à l’entreprise de
gérer plus efficacement son organisation, grâce à Internet. Avec nos solutions externalisées, vous
aurez une complète maîtrise de vos différents problèmes de coûts et de sécurité.
Maîtrise des coûts
Organisation simplifiée
Souplesse et simplicité
Plus besoin d’être préoccupé
Plus besoin de mises à jour /
Accès au logiciel 24h/24 - 7j/7
par la maintenance ou
Bénéficiez de formations,
l’investissement de matériels
d’assistance / Système de
et de logiciels
sauvegarde externalisé à
plusieurs niveaux
en tout point du globe afin
d’accéder à l’ensemble des
données, de travailler, modifier,
créer, imprimer, envoyer par
mail et partager un document
Pour Créateurs - Artisans - Auto-entrepreneurs
Pour TPE - Professions Libérales
PME et PMI
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Notre module GED, un outil adapté à vos besoins
Choisissez un outil collaboratif et augmentez votre productivité !
Le logiciel GED permet de classer vos documents selon vos attentes et participe ainsi au processus de travail
collaboratif dans le partage et l’échange d’informations entre les services.
Il vous aide à réduire vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos coûts, pour le respect
de l’environnement et l’augmentation de vos gains de productivité.
Faites place à la
dématérialisation !
Un outil collaboratif
• Fluidifiez et accélérez les
échanges entre vos services, vos
collaborateurs, vos différents
sites géographiques, mais
aussi, avec vos clients, banques,
experts comptables, partenaires,
fournisseurs ... en fonction des
droits d’accès attribués ;
• Centralisez au sein d’espaces de
travail collaboratif l’ensemble des
documents à destination de vos
groupes de travail et partagez en
temps réel l’information nécessaire
à vos travaux ou projets communs ;
• Définissez les actions et droits
de vos différents collaborateurs :
les droits de consultation,
d’impression, de modification, de
création en fonction des dossiers,
des services ... ;
• Créez et gérez les comptes
utilisateurs : gestion fine des droits
d’accès et d’utilisation.
Un outil simple et astucieux
Un outil sécurisé
• Soyez alerté par mail des
modifications faites ou des
échéances arrivant à termes grâce
à la fonction «alerte», en lien direct
avec l’agenda ;
• Bénéficiez d’une parfaite
confidentialité de vos documents ;
• Centralisez l’ensemble des
documents reçus et produits
quotidiennement dans votre
entreprise, quel que soit leur
support ou média d’origine ;
• Transférez un ou plusieurs fichiers
depuis votre disque dur ou votre
scanner ;
• Réduisez le temps alloué au
classement et à la recherche de
documents tout en optimisant leur
gestion ;
• Accédez 24h/24 à tous vos
fichiers, de n’importe quel ordinateur
pour les visualiser, les présenter
ou bien les imprimer ;
• Assurez vous une prise en main
facile et rapide avec son interface
intuitive et ergonomique.
• Accès aux documents et aux
différentes fonctionnalités de
l´application sécurisés via des profils
entièrement paramétrables ;
• Gardez une traçabilité de toutes
les informations créées ;
• Applications et informations
centralisées sur un serveur
hébergé en datacenter sécurisé,
et accessibles directement depuis
votre navigateur Internet.
• Échanges entre votre navigateur
web et la GED d’e-Tag sécurisés via
le protocole HTTPS, dès la phase
de connexion ;
• Restez à l’abri des actes de vol, de
malveillance, d’espionnage ou des
défauts de sauvegarde grâce à la
protection par certificat SSL 128bits et le cryptage des données.
e-Tag vous accompagne dans une démarche
eco-citoyenne de respect de l’environnement !
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Détails des fonctionnalités - GED
Dépôt des documents
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En téléchargement et numérisation (scanner)
Par télécopie et courrier
Par Imprimante virtuelle
Par Drag & Drop (copier / coller)
Récupération par téléchargement
Gestion des documents
Accès multi-utilisateurs
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Glisser / déposer les répertoires
Renommer / déplacer / supprimer
Créer / modifier les dossiers
Indexation des documents (automatique ou manuelle)
Personnalisation de l’arborescence des dossiers
Versioning (contrôle de version)
Workflow (circuit de validation)
Création de formulaire
Historique de diffusion des documents
Compte administrateur
Définition du nombre d’utilisateurs
Gestion des dossiers et des profils par utilisateur
Droits de création / modification des dossiers
Indexation des documents
Moteur de recherche en ligne (simple et multicritères) Annotation des documents
Intranet
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Agenda partagé
Gestion des tâches
Gestion de projet
Outil de communication
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Détails des fonctionnalités - GED
Fonctionnalités avancées
Supervision et sécurité
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Création de mémos sur les documents
Annotation des documents
Alerte sur les documents, en lien avec l’agenda
Diffusion des documents en sélectionnant le média
approprié (mail, fax, courrier simple ou recommandé)
Enregistrement direct depuis les applications métiers, bureautiques ou comptables
&
Facilité de personnalisation pour être en phase avec la logique organisationnelle de l’entreprise : interface aux couleurs de l’entreprise ...
Suivi de la taille disque
Statistique d’utilisation
Création et gestion des comptes utilisateurs
Gestion fine des droits d’accès et d’utilisation (création, consultation, édition, téléchargement ...)
Cryptage SSL 128 bits
SSO (Single Sign-On)
Bon à savoir
Clic TaG
ux !
r de mie
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Que dem
- Une entreprise consacre de 5 à 15% de son CA à
la gestion de ses documents papiers.
- Un employé consacre plus de 300 heures par an
à la recherche de ses documents papiers.
- Plus de 20% des documents papiers sont mal
classés et introuvables dans une entreprise.
- Un employé imprime environ 45 feuilles par jour.
- 7,2 millions d’arbres sont abattus chaque année
pour produire du papier.
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Société e-Tag
14, avenue de l’Opéra
75001 PARIS
Tel : 01 56 32 30 45
Fax : 01 56 32 09 69
[email protected]
www.e-tag.net
www.docutag.net
SARL au capital de 40 000 Euros
RCS 451 482 442 00030
APE : 723 Z