extension gestion congés - planning-biblio cahier des charges

EXTENSION GESTION CONGÉS - PLANNING-BIBLIO
CAHIER DES CHARGES
Extension Gestion congés - planning-biblio
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Sommaire
1. Généralités..........................................................................................................................3
2. Initialisation.........................................................................................................................3
2.1. Administrateur.............................................................................................................3
2.2. Agent...........................................................................................................................3
2.3. Responsable planning...................................................................................................3
2.4. Jours fériés, vacances, etc...........................................................................................4
3. Connexion............................................................................................................................4
4. Congés et récupérations......................................................................................................4
4.1. Implantation Congés annuels et RTT............................................................................4
4.2. Récupération................................................................................................................4
4.3. Crédits, débits..............................................................................................................4
4.4. Absences statutaires....................................................................................................5
5. Interface..............................................................................................................................5
6. Workflow..............................................................................................................................6
6.1. Validation congés.........................................................................................................6
6.2. Validation crédit d’heures récupération........................................................................6
6.3. Divers..........................................................................................................................7
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1. Généralités 1
•
Application type LAMP ;
•
Extension de l'application Biblio-Planning déjà existante ;
•
Deux bibliothèques physiques Belle-Beille et Saint-Serge, devant être gérées de manière
distincte pour leurs plannings et congés (2 plannings de service public, deux chefs
d’équipe/responsable de planning distincts + congés) ;
•
Volumétrie : environ 50 ETP - entre 50 et 60 agents à gérer ;
•
Gestion des congés et récupération des agents, au 1/4 d’heure près ;
•
Adossée avec interaction à gestion des plannings des bureaux d’accueil afin de permettre aux
responsables de planning de gérer heure par heure les agents présents.
2. Initialisation
2.1. ADMINISTRATEUR
•
La création des comptes agents se fait par l'administrateur de l'outil ou toute personne ayant les
droits ad hoc ;
•
Cette création se fait à partir du LDAP de l'Université d'Angers (les agents Bu y sont repérables
en tant que tels) ;
•
La fiche agent créée permet d'enregistrer la quotité/quantité de travail hebdomadaire de l'agent
(en plus de son nombre hebdo de service public à réaliser, déjà présent dans Planning Biblio) ;
•
Les fiches agent peuvent être supprimées ; leur supression entraîne la suppression des
enregistrements de congés liés à l'agent ;
2.2. AGENT
•
L’agent saisit en septembre son planning prévisionnel hebdomadaire de présence (heure de
début de matinée, fin de matinée, début d’après midi, fin d’après midi pour chaque jour de
présence), conforme à sa quotité de travail - sur 5 jours, 4,5 jours, 4 jours, etc ;
•
Une grille allégée est prévue pour la période juin-août.
Illustration 1 : Exemple de planning prévisionnel annuel
2.3. RESPONSABLE PLANNING
•
Le responsable de planning valide une fois par an la grille saisie en septembre par
l'agent ;
1 Les saisies d'écran ici proposées le sont à titre d'illustration. Elles reposent le plus souvent
sur l'actuelle application de gestion des congés utilisée à la BUA, et à l'interface de laquelle
les agents sont maintenant habitués.
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•
Cette grille est modifiable en cours d'année, éventuellement, par le seul responsable
de planning.
2.4. JOURS FÉRIÉS, VACANCES, ETC
•
L'application permet l’implantation en début d'année et à tout moment des jours fériés et autres
jours non travaillés, qui ne seront pas décomptés des crédits temps des agents ;
•
Les dates (début et fin) de période de planning hebdomadaire (horaires normaux et horaires
réduits) sont renseignées en début d'année ;
3. Connexion
•
La connexion à l'application se fait par l'intermédiaire du CAS de l'UA ;
•
Cette connexion donne à l'agent un accès authentifié à ses propres données et, possiblement, en
fonction du rôle (droits d'accès) qui lui est octroyé, aux autres outils de l'application ;
•
Des comptes hors LDAP/CAS peuvent être créés manuellement en tant que besoin : ils ont par
ailleurs le même fonctionnement que les comptes standards.
4. Congés et récupérations
4.1. IMPLANTATION CONGÉS ANNUELS ET RTT
•
La responsable administrative implante en septembre un crédit d’heures de congés
conforme à la quotité de travail de l’agent pour la période allant du 1er septembre
année n au 31 août année n+1 ;
•
Le reliquat de cette période est maintenu dans un compte à part jusqu’au 31 décembre
de l’année n+1 puis s’il subsiste, annulé automatiquement au 1er janvier n+2 ;
4.2. RÉCUPÉRATION
•
Les récupérations du samedi ou autre doivent rester comptabilisées à part, ne pouvant
faire l’objet d’un dépôt sur Compte épargne temps ;
•
Ce solde doit être annulé automatiquement au 31 août ;
•
Le débit de ces heures se fait lors d’une demande de congés (cf. 4.3).
4.3. CRÉDITS, DÉBITS
•
Le compte « crédit » de l'agent est débité par créneau minimal d'un ¼ d'heure, sur
demande saisie par l’agent ;
•
L’agent saisit la date et l’heure du début de sa période de congé et la date et l’heure
de la fin de sa période de congé ;
•
Cette saisie se fait via outils type calendrier « pop-up » sur date et horaires pour
faciliter les saisies et éviter les heures de format ;
•
Le système confronte les éléments de la demande au planning de présence
hebdomadaire type de l'agent et calcule le nombre d’heures demandées. Ces heures
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seront décomptées après validation ;
Illustration 2 : Exemple de formulaire de saisie de demande de congés
•
Lors d’une demande de congé, l’application débite en priorité :
◦
entre le 31 août et le 31 décembre, le reliquat du compte de l’année précédente ;
◦
les crédits récupération ;
◦
les crédits de congés de l’année en cours,
le choix entre les deux dernières options pouvant être laissé à l'agent .
4.4. ABSENCES STATUTAIRES
•
L’agent saisit dans l’application ses absences “de droit”.
•
Le responsable de planning doit pouvoir saisir ou modifier ces données en l’absence de
l’agent.
•
Une typologie de ces autres absences doit être proposée lors de la saisie (maladie,
enfants malade, formation, réunion, etc.)
•
Ces absences ne doivent pas être débitées sur les comptes d’heures de congé ou de
récupération.
5. Interface
•
Après connexion, un cartouche fait apparaître dans le bandeau supérieur idéalement (ou dans un
menu dédié en seconde intention), le récapitulatif en temps réel des congés pris/restants
récupérations prises/restantes pour l'agent ;
Illustration 3 : Exemple de cartouche personnalisé par agent
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•
Un tableau récapitulatif permet à chaque agent de visualiser son bilan de congés personnel ;
Illustration 4 : Exemple de bilan personnalisé (congés)
•
Un tableau récapitulatif permet à chaque agent de visualiser son bilan de récupérations ;
Illustration 5 : Exemple de bilan personnalisé (récupérations)
•
Les tableaux récapitulatifs des années précédentes sont conservés et accessibles en
visualisation ;
•
Les tableaux sont imprimables.
6. Workflow
6.1. VALIDATION CONGÉS
•
L’agent saisit une demande de congé après identification cassifiée ;
•
Sa demande apparaît dans le tableau récapitulatif de l'agent avec une indication et/ou
un code couleur : « En traitement » ;
•
Un mail prévient le responsable de planning du dépôt d'une demande de congés ;
•
Lorsque la demande est validée par le responsable de planning, l’agent reçoit p ar mail
un accusé de validation ;
•
Une copie de cet accusé de validation est envoyée à la responsable administrative et
au chef de section de chaque bibliothèque ;
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•
Si la demande est refusée par le responsable de planning (une zone de saisie permet
au responsable d'indiquer les motifs du refus) , l’agent reçoit par mail un accusé de
refus ;
•
Ce mail contient les éléments d'explication saisis par le responsable dans la zone ad
hoc ;
•
Le statut de la demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication
et/ou un code couleur : «Refusé» ;
6.2. VALIDATION CRÉDIT D’HEURES RÉCUPÉRATION
•
L’agent saisit une demande de crédit d’heures de récupération la semaine où les
heures supplémentaires ont été effectuées, après identification cassifiée. Une zone de
note permet de rattacher les heures saisies à un événement particulier (date du
samedi, formation, déplacement, réunion...) ;
•
Sa demande apparaît dans le tableau récapitulatif de l'agent avec une indication et/ou
un code couleur : « En traitement » ;
•
Un mail prévient le responsable de planning du dépôt d'une demande de crédit de
récupération ;
•
Lorsque la demande est validée par le responsable de planning, l’agent reçoit p ar mail
un accusé de validation ;
•
Le statut de sa demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication
et/ou un code couleur : « Accordé » ;
•
Une copie de cet accusé de validation est envoyée à la responsable administrative et
au chef de section de chaque bibliothèque ;
•
Si la demande est refusée par le responsable de planning (une zone de saisie permet
au responsable d'indiquer les motifs du refus) , l’agent reçoit par mail un accusé de
refus ;
•
Ce mail contient les éléments d'explication saisis par le responsable dans la zone ad
hoc ;
•
Le statut de la demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication
et/ou un code couleur : «Refusé» ;
6.3. DIVERS
•
Un code couleur par type d'absence permet de distinguer les absences dans les
différents affichages, y compris lors de l'insertion d'un agent dans les plannings
biblio ;
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