Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme

Guide Reference Livre 8
Gestion des ressources humaines
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Affichage d’informations
Distribution d’heure synchronisée
Audit, Conseil, Formation
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Logiciel Référence
Gestion des Temps de
Présence et Absentéisme
Guide de l’utilisateur
Les cycles horaires
Reference - Livre 8
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Guide Reference Livre 8
Table des matières
8.
Les cycles horaires.................................................................................................................. 3
8.1.
8.1.1.
8.1.2.
8.1.3.
8.1.4.
8.1.5.
Les cycles.....................................................................................................................................3
Généralité : ............................................................................................................................................ 3
Saisie Détaillée ...................................................................................................................................... 5
Contrat ................................................................................................................................................... 5
Code Horaire ......................................................................................................................................... 6
Déclenchement automatique des horaires ............................................................................................. 6
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8. Les cycles horaires
8.
Les cycles horaires
8.1. Les cycles
8.1.1. Généralité :
Le cycle est l’élément fédérateur de l’ensemble des règles de calcul évoquées précédemment, et
constitue à lui seul le lien entre la fiche individuelle du personnel et les dites règles de calcul.
Liste des cycles
Liste des horaires
journaliers
Liste des contrats
Constitution du cycle
Extrait de la Fiche Personnel
Le planning d'un employé est généré en utilisant le cycle sélectionné, et à partir de la date de
début de planification associée au N° de semaine (ou N° de jour : Nb jours du cycle non multiple
de 7) déclaré dans la fiche du personnel.
 Dans la barre de menu, cliquer sur Les Fichiers / Cycles
La liste des cycles avec leurs caractéristiques apparaît.
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8. Les cycles horaires
 Un clic droit fait apparaître le menu contextuel permettant d’accéder aux choix « Modifier »,
« Ajouter », « Supprimer », ou « Recopier le cycle … ».
 Pour ajouter un cycle, il suffit d’effectuer un clic droit sur l’un des contrats afin de faire
apparaître le menu contextuel et de sélectionner le choix « Nouveau » à l’aide d’un clic
gauche.
Numéro du cycle
Numérotation non automatique : Utiliser un numéro disponible repéré dans la liste.
Nom du cycle
Libellé long sur 30 caractères.
Nombre de jours dans le cycle
En général égal à 7 ou à un multiple de 7 (1 ou X semaines)
Après validation par le bouton
, Reference crée alors une cycle en positionnant sur chacun
des jours le constituant, les code contrat « 0 – Aucun Calcul » et code horaire « 0 – Repos »
Il est alors possible de paramétrer le cycle de façon détaillée, ou d’utiliser la fonction « Recopier
le cycle … » :
Recopier le cycle …
Effectuer un clic droit sur le cycle cible sur lequel doivent être recopier les données, et
sélectionner le choix « Recopier le cycle … ». L’écran suivant apparaît :
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8. Les cycles horaires
Sélectionner ensuite, le cycle source, contenant les données à recopier, et effectuer un clic
gauche sur le bouton
afin de lancer la copie.
8.1.2. Saisie Détaillée
L’écran de paramétrage des cycles est présenté de façon graphique et fait appel, lors de sa
constitution, aux méthodes du « Glisser – Déplacer ».
Les Horaires
Journaliers
Les Contrats
Le détail du cycle est présenté sous la forme d’une grille contenant :
- Ligne 0 : Les entêtes de colonnes représentant les jours de la ou des semaines (Jour 1 à
Nb Jours du cycle)
- Ligne 1 : Les cases destinées à recevoir les codes contrat de chaque jour
- Ligne 2 et Plus : Et une (ou plusieurs si déclenchement automatique des horaires) ligne
de cases destinée à recevoir les codes horaires de chaque jour
La mise en place des codes dans les différentes cases se fait en effectuant un « Glisser –
Déplacer » à partir des listes des horaires ou des contrats dans la case correspondante du détail
cycle :
8.1.3. Contrat
 Effectuer un clic gauche sur le code contrat voulu, et faire glisser la souris, en maintenant le
bouton gauche de la souris enfoncé, puis déposer le code contrat ainsi déplacé sur la case du
jour devant recevoir ce contrat (Le déposer est effectué par le relâchement du bouton gauche).
. Lors du positionnement du contrat sur une journée, les 7 jours appartenant à la semaine se verront affectés le même
contrat
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8. Les cycles horaires
8.1.4. Code Horaire
 Effectuer un clic gauche sur le code horaire voulu, et faire glisser la souris, en maintenant le
bouton gauche de la souris enfoncé, puis déposer le code horaire ainsi déplacé sur la case du
jour devant recevoir ce code horaire (Le déposer est effectué par le relâchement du bouton
gauche).
Exemple de Cycle Hebdomadaire :
Exemple de Cycle Bi-Hebdomadaire :
8.1.5. Déclenchement automatique des horaires
Le déclenchement automatique des horaires est une option permettant à l’application de parer
aux mouvements d’horaires tels que des changements d’équipes ou la mise en place d’un
catalogue d’horaires utilisés à la demande en fonction d’une organisation ou une charge de
travail non prévisible.
Ces déclenchements automatiques sont basés sur la position horaire d’un mouvement
d’Entrée/Sortie dans la journées :
- Position horaire du 1er Badgeage
- Position horaire du 2ème Badgeage
- …
- Position horaire du 12ème Badgeage
- Position du Dernier Badgeage
Le paramétrage de ces règles est accessible à partir du menu contextuel de la grille « Détail
Cycle » :
Reference - Livre 8
-
Modifier : Accès aux règles de déclenchement automatique de l’horaire
-
GT : Horaire planifié hors badgeages
Prévisionnel : Horaire utilisé lors de la saisie d’évènements prévisionnels
Défaut Rotation : Horaire utilisé lors d’un déclenchement automatique non prévu
De HHMM : Heure de début de la plage de déclenchement de l’horaire
A HHMM : Heure de fin de la plage de déclenchement de l’horaire
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8. Les cycles horaires
Modifier
Donne accès à l’écran de définition des plages horaires de déclenchement automatique :
-
-
.
.
Paramétrage Prévisionnel et hors rotation
1 : Sélectionner la case représentant l’horaire devant être utilisé en dehors des plages de
déclenchement (Voir détail de l’horaire sur la partie haute et droite de l’écran)
2 : Cocher les cases GT, Prévisionnel, et Défaut de Rotation
Paramétrage des plages de déclenchement automatique
1 : Sélectionner le N° du mouvement servant de test pour le déclenchement
2 : Sélectionner la case représentant l’horaire auquel associer la plage horaire (Voir détail
de l’horaire sur la partie haute et droite de l’écran)
3 : Définir l’heure de début de la plage horaire de déclenchement
4 : Définir l’heure de fin de la plage horaire de déclenchement
5 : Définir le code contrat (règles de calcul des compteurs), si celui-ci peut être différent
de ceux positionnés sur les autres journées de la semaine
Une représentation graphique présentée sous la forme d’un cadran horaire permet de
visualiser la couverture journalière des plages de déclenchement automatique.
Dans la logique du système et pour une gestion correcte des déclenchement, il est
souhaitable de faire en sorte que les plages de déclenchement des différents horaires
composant la rotation, couvrent l’amplitude des 24 heures, et que ces plages ne se
chevauchent pas.
Mouvement
qui déclenche
les rotations
Horaires qui
composent la
journée
Couverture
des rotations
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8. Les cycles horaires
Exemple de cycle Bi-Hebdomadaire avec déclenchement automatique de l’horaire :
 Il est aussi possible de recopier une journée sur une autre en effectuant un « Glisser – Déplacer » de l’entête de colonne
de la journée source sur l’entête de colonne de la journée cible.
•
En cas d’ajout on vous demandera de saisir un N° pour le cycle, un libelle ainsi qu’un
nombre de jour. Le libellé et le nombre de jours pourront être modifiés ultérieurement.
•
Les horaires sont affectés au cycle par Glisser déplacer.
– 1) Souris lâchée sur un N° de jour :
• L’horaire sélectionné est ajouté à la journée
– 2) Souris lâchée sur un horaire :
• L’horaire sur lequel la souris est lâchée est remplacé par l’horaire
sélectionné
Les contrats sont affectés au cycle par Glisser déplacer. Ils sont affectés pour les 7 jours
de la semaine appartenant au jour sur lequel la souris est lâchée
Vous pouvez dupliquer une journée sur une autre par le Glisser Déplacer sur le N° de
jour
Pour supprimer un horaire d’une journée du cycle, il faut cliquer dessus puis appuyer sur
la touche Suppr
ATTENTION : quand vous supprimez un horaire, pensez à vérifier la journée !!!
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Pour paramétrer des plages de rotations à cheval sur Minuit, il faut mettre 2 fois l’horaire
dans la journée: 1 avec des plages de rotations se terminant à 23h59 et l’autre se
commençant à 00h00
•
Pour le mouvement qui déclenche la rotation, vous avez le choix entre aucun, les
mouvements de 1 à 12, le dernier mouvement, la dernière entrée, ou la dernière sortie.
Horaire GT : L’horaire qui sera utilisé pour la gestion des temps
– (Un seul horaire par profile journalier)
Horaire Prévisionnel : L’horaire qui sera utilisé en cas de saisie prévisionnelle
d’évènement
– (Un seul horaire par profile journalier)
Horaire Défaut de rotation : L’horaire qui sera utilisé si le mouvement ne se trouve pas
dans les plages de rotation.
– (Un seul horaire par profile journalier)
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