I. Dématérialisation
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I. Dématérialisation
Système d'Information de Gestion I. Dématérialisation La dématérialisation est le remplacement dans une organisation, des supports d'informations « papier » par des fichiers informatiques. Enjeux de la dématérialisation • Supprimer le support papier ; • Réduire les coûts de stockage ; • Faciliter la recherche d'information et l'accès aux documents numérisés ; • Accélérer les processus en supprimant les délais dus au traitement des documents « papier ». • • moderniser les services de l'État et les organismes sociaux et accroître leur efficacité ; aider les entreprises à franchir le pas du commerce électronique. Le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l'intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. Pour être exploités informatiquement il faut passer par un logiciel de reconnaissance de caractères. La dématérialisation « a posteriori » permet de traiter un document entrant sous forme papier dans l'entreprise. Le document doit alors être « numérisé » Gestion Electronique de Documents (GED) La GED -Gestion Électronique des Documents permet la numérisation, l'indexation, le classement, le stockage, l'accès (navigation et recherche) et la diffusion de documents électroniques, en tenant compte de leur cycle de vie (de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions). © Jacques Chambon – Gilles Boisson 1/4 Système d'Information de Gestion Les Technologies disponibles Deux technologies complémentaires sont aujourd'hui disponibles pour les entreprises et les cabinets d'expertise comptable : l'EDI et l'EFI EDI Définition « L'EDi est le transfert automatique par réseau, d'informations structurées en « messagestype », entre des applications appartenant à des organisations distinctes ». Composantes d'une solution EDI Le logiciel EDI est composé d'un ensemble de modules qui permettent, d'extraire les données de l'applicatif utilisé dans l'entreprise, de les traduire en un format standardisé (EDIFACT ou ebXML) et de les envoyer sur un réseau en les sécurisant. À chaque émission ou réception d'un message, I'interface de communication génère un avis d'émission ou de réception qui informe I'expéditeur que son message a bien été envoyé ou reçu. Avantages de l'EDI L'EDI permet d'envoyer en nombre des déclarations sans intervention humaine • Transactions instantanées sans interventions humaines ; • Possibilité de travailler à flux tendus, en Juste-à-temps(JAT) ; • Meilleure réponse à l’attente des clients (amélioration du service clientèle, image de marque) ; • Développement du partenariat clients / fournisseurs et ouverture de l’entreprise à l’international. • Valeur probante des informations échangées, tant sur le plan juridique que fiscal, sans qu'il soit nécessaire d'en avoir une copie « papier », à condition qu'il y ait eu signature préalable d'un contrat d'interchange entre partenaires. Inconvénients • Complexité de la mise en place : il faut réorganiser les différents services concernés et réorganiser les tâches au sein du personnel. © Jacques Chambon – Gilles Boisson 2/4 Système d'Information de Gestion • Coût d'investissement élevé : il faut restructurer les données exploitées dans l‘entreprise pour les rendre compatible au format EDIFACT, acheter des logiciels et des matériels spécifiques, former le personnel. • Coût d'exploitation élevé : il faut compter la maintenance logicielle et matérielle, le coût nécessaire à la sécurisation des transactions et proportionnel au volume échangé. Echange de Formulaires Informatisé (E.F.l.). Définition L’EFI est une technique qui se substitue à des procédures déclaratives sous forme papier. Les formulaires sont accessibles via un site Web dynamique sécurisé. L’utilisateur doit être en possession d’un certificat électronique pour sécuriser les transactions. Après avoir complété les formulaires, l’utilisateur peut également effectuer des paiements. Composantes d'une solution EFI Le déclarant doit s'inscrire sur le site Web associé, avant de se connecter et de remplir un formulaire en ligne. Ce dernier est ensuite crypté à l'aide du certificat du déclarant et transmis à l'organisme concerné. Un ordre de virement peut être également généré pour payer le montant dû. L'administration de son coté, peut récupérer sur le site les résultats des transactions et mettre à jour en conséquence la Base de Données propre à l'applicatif métier. L'EFI nécessite une intervention humaine pour un traitement unique Avantages et inconvénients de l'EFI Avantages • Facilite les déclarations vis-à-vis de l’administration. • Accessible par une simple connexion Internet, cette technologie est ouverte aux PME/PMI. Inconvénients • Nécessite un retraitement des informations par l’organisme partenaire. • Nécessite une impression des transactions et formulaires pour assurer la preuve des opérations. Administration Fiscale et Télé-procédures L’administration fiscale propose aux entreprises d'effectuer un certain nombre d'opérations à distance pour : • Consulter un compte fiscal ; • Télé-déclarer et télé-payer les principaux impôts ; • Télé-transmettre une déclaration de résultats ; • Demander le remboursement d’un crédit de tva ; • Télécharger des attestations fiscales . Solution EFI Solution EDI • la télédéclaration de la TVA ; • la télédéclaration des acomptes et du © Jacques Chambon – Gilles Boisson • la télétransmission des déclarations de résultats, des liasses fiscales et des 3/4 Ces deux technologies permettent d'assurer des Echanges Electroniques Professionnels (EEP) Système d'Information de Gestion solde de la CVAE ; • le télé-règlement de la TVA, de l’impôt sur les sociétés, de la taxe sur les salaires, • des taxes foncières, de la contribution économique territoriale (CVAE et CFE), de l’IFER ainsi que leurs taxes annexes ; • la télétransmission des demandes de remboursement de crédit de TVA ; • la délivrance d’attestations fiscales ; • la télétransmission des demandes de remboursement de TVA supportée dans un autre État membre ; • la télétransmission de la déclaration de résultats uniquement pour les entrepreneurs individuels assujettis au régime simplifié d’imposition (formulaire 2031). Synthèse © Jacques Chambon – Gilles Boisson 4/4 déclarations n°1330-CVAE de cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (procédure EDI-TDFC) ; • la télédéclaration et le télé-règlement de la TVA ; • la télétransmission des demandes de remboursement de crédit de TVA ; • le télé-paiement de la CVAE, de l’impôt sur les sociétés et de la taxe sur les salaires.