Transparence et simplification administrative

Transcription

Transparence
et simplification
administrative
des procédures et formalités de l'Etat
de la simplification administrative des procédures de l'Etat au Luxembourg
et meilleure transparence des procédures et formalités de l’Etat
de charges administratives existantes
Outils
Outils
Réduction
Réduction
réglementation
Réglementation intelligente
Organisation
Organisation structurelle
Définitions
Définitions
de simplification administrative des formalités et procédures de l’Etat
Comment pouvez-vous contribuer à la simplification administrative ?
Conclusion
Conclusion Impressum
Le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg
Ministère d'Etat
Département de la simplification administrative
4, Boulevard Roosevelt
L-2450 Luxembourg
t. +352 247-88162
f. +352 247-88169
[email protected]
Conception graphique
rose de claire, design.
Impression
Imprimerie Centrale SA
© Département de la simplification administrative / septembre 2013
www.simplification.lu
Table des matières
Définitions 4
Organisation structurelle de la simplification administrative des procédures de l'Etat au Luxembourg
8
1. 2. 3. Une volonté politique
La simplification administrative au Luxembourg Le Département de la simplification administrative (DSA) 10
16
16
Réglementation intelligente et meilleure transparence des procédures et formalités de l’Etat
20
1. Principes généraux du droit européen applicables en matière de simplification administrative 2. Principes généraux applicables en matière de réglementation intelligente 3. Alternatives et réexamen de la législation existante 4. Etude d’impact réglementaire 5. Consultation 6. Fiche d’évaluation d’impact 7. Evaluation d’impact de toute nouvelle législation 8. Accès à l’information
22
23
28
29
31
31
32
33
Réduction de charges administratives existantes 34
Outils de simplification administrative des formalités et procédures de l’Etat 36
1. 2. 38
39
Conseils pratiques Méthode de calcul des coûts administratifs
Conclusion :
Comment pouvez-vous contribuer à la simplification administrative ? 42
4
LE GOUVERNEMENT DU GRAND-DUCHé DE LUXEMBOURG
MINISTèRE D'éTAT
Définitions
A B C D
E F G H
Réduction de charges
I
J K L
M N O P
Q R S T
Outils de simplification
U V W X
Y Z
Conclusion
TRANSPARENCE ET SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE DES PROCEDURES ET FORMALITES DE L’ETAT
5
Définitions
Organisation
Définitions
réglementation
Réduction
Outils
Conclusion
6
MINISTèRE D'éTAT
Aux fins du présent document, on entend par :
Définitions
Réglementation Mieux légiférer l’ensemble des règles
de droit juridiquement obligatoires.
une législation efficiente qui minimise les
coûts de mises en œuvre aussi bien pour les
administrations publiques que pour les usagers
et qui respecte les principes généraux du droit
européen tels que les principes de subsidiarité
et de proportionnalité. En d’autres mots, il
s’agit de créer un cadre réglementaire simple,
clair, stable et prévisible pour les usagers et
les administrations publiques.
Sunset clause
ou clause de
réexamen Simplification
Think
small first
administrative
au sens large
le fait de limiter la réglementation
dans le temps ou de prévoir une révision
ou un réexamen de la réglementation après
un certain laps de temps.
principe préconisant que les caractéristiques
des PME soient pris en compte lors de
l’élaboration de textes réglementaires et
de voir dans quelle mesure l’auteur du texte
peut exempter les PME de ces nouvelles
dispositions, le cas échéant, contraignantes.
Test PME
vérifier l'incidence des nouveaux textes
réglementaires sur les petites et moyennes
entreprises.
7
Définitions
Obligation
d'information Single figure
policy
les charges administratives sont les coûts
imposés aux citoyens et aux entreprises,
lorsqu’ils satisfont aux obligations
d’information émanant d’une réglementation
p.ex. déclarations, statistiques, etc1.
tout devoir par lequel le citoyen ou l’entreprise
est tenu légalement de procurer une
information, puis de la mettre à la disposition
d’une autorité publique2.
permettre à un requérant de remettre une
même information seulement une seule fois
à une seule administration qui la transmet
ensuite à d’autres administrations qui en
auraient besoin.
CA
OI
Organisation
Charges
administratives réglementation
Pour la définition de la simplification administrative, on peut distinguer
entre une définition au sens large et une définition au sens strict :
Simplification
administrative
au sens strict
la réalisation des buts politiques et
stratégiques tout en limitant les charges
administratives pour les citoyens et
les entreprises.
la préservation de la réglementation tout
en améliorant son efficacité, sa lisibilité,
sa compréhension et son intelligibilité.
Outils
Simplification
administrative
au sens large
Réduction
La directive,
rien que la directive Compte tenu de ces définitions, la simplification administrative ne doit pas être confondue avec une dérégulation. 1 (République française, Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique : La modernisation de l'Etat en pratique, janvier 2008)
2 (République française, Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique : La modernisation de l'Etat en pratique, janvier 2008)
Conclusion
par le biais de la transposition de directives,
veiller au maintien de la position compétitive
du Luxembourg face aux autres Etats
membres, sans pour autant adopter
des règles plus strictes que celles prévues
par la directive (« goldplating »),
c’est-à-dire d’éviter à aller au-delà de
ce qui est absolument nécessaire.
8
Définitions
Conclusion
MINISTèRE D'éTAT
9
Définitions
réglementation
de la simplification administrative
des procédures de l'Etat au Luxembourg
Organisation
Réduction
Outils
Conclusion
10
MINISTèRE D'éTAT
1. Une volonté politique
e Luxembourg s’était doté en automne 2004 d’une politique de gouvernance
L
réglementaire plus étoffée en instaurant une structure permanente en matière de
simplification administrative des procédures de l’Etat et d’une réglementation intelligente. Ce fut la naissance du Comité National pour la simplification administrative
en faveur des Entreprises (CNSAE), renommé par le programme gouvernemental
en 2009 en Département de la simplification administrative (DSA) auprès du Premier ministre.
En effet, le programme gouvernemental 2004-2009 reconnaissait que les for
malités administratives devraient être considérées comme un frein potentiel au
rendement et à l’esprit d’initiative des PME. Pour y remédier, le gouvernement
de l’époque attribuait une priorité à la simplification administrative en faveur des
entreprises.
Le programme gouvernemental 2009-2014 soulignait encore plus la volonté
du gouvernement de renforcer la simplification administrative et de promouvoir l’amélioration de la qualité réglementaire non seulement pour les entreprises mais également pour les citoyens, en énumérant des domaines prioritaires concrets pour une application de cette politique. Par ailleurs, le fait que
la simplification administrative est désormais placée sous la compétence du
Premier Ministre, indique clairement son importance pour le gouvernement.
la lumière de la crise financière, le Conseil de la politique et gouvernance régleA
mentaire de l’OCDE a émis en 2012 une douzaine de recommandations fournissant
à ses Etats membres des orientations claires et actualisées sur les principes, les
mécanismes et les institutions nécessaires pour améliorer la conception, l'application et la révision du cadre réglementaire pour les plus hauts standards.
Définitions
Ces recommandations continuent à être développées au Luxembourg :
11
I.
Il s’agira en outre de « fermer la boucle », c’est-à-dire de ne pas se limiter à une évaluation de la réglementation en amont, mais également de considérer l’application
des textes et de voir, si les objectifs visés ont pu être atteints.
Outils
Les autorités devraient instituer une politique explicite précisant les modalités
d’une consultation publique, à la fois ouverte et équilibrée, sur l’élaboration des
règles. Par ailleurs, les autorités devraient coopérer avec les parties prenantes pour
réviser la réglementation en vigueur et élaborer de nouveaux textes.
Réduction
II.
Adhérer aux principes de l’ouverture de l’administration, notamment
la transparence et la participation au processus réglementaire, de
sorte que la réglementation serve les intérêts de la collectivité et s’appuie sur les
besoins légitimes de ceux qu’elle concerne. Il convient en particulier de donner au
public de véritables occasions (notamment par internet) de contribuer à l’élaboration
des projets de réglementation et à la qualité de l’analyse sur laquelle ils reposent.
Les pouvoirs publics devraient veiller à ce que les règles soient claires et compréhensibles, et à ce que les parties comprennent facilement en quoi consistent leurs
droits et obligations.
réglementation
insi, la politique réglementaire devrait entre autres définir avec précision les resA
ponsabilités des différents ministres en matière d’une réglementation intelligente,
qui la mettront en œuvre dans leurs domaines de compétence respectifs. De plus,
les gouvernements devraient envisager de charger un ministre particulier de la responsabilité politique de poursuivre et de renforcer la mise en œuvre de l’ensemble
de la politique gouvernementale de la qualité de la réglementation et d’assurer
l’impulsion et le contrôle des mécanismes de gouvernance réglementaire.
Organisation
S’engager au plus haut niveau politique à une politique explicite de qualité de la réglementation qui mobilise l’ensemble des administrations.
Cette politique devrait avoir des objectifs et des cadres d’application précis afin de
s’assurer que, s’il est fait appel à la réglementation, son intérêt économique, social et
environnemental justifie son coût, que les effets redistributifs sont pris en considération et que l’avantage net est optimisé.
Conclusion
12
MINISTèRE D'éTAT
III.
Mettre en place des mécanismes et des institutions pour exercer activement le contrôle des méthodes et des objectifs de la politique réglementaire, servir et mettre en œuvre la politique réglementaire, et favoriser ainsi la
qualité de la réglementation.
Un organe permanent chargé du contrôle de la réglementation devrait être établi à
proximité du gouvernement, pour faire en sorte que la réglementation serve la politique du gouvernement dans son ensemble. La solution institutionnelle précise doit
être adaptée à chaque système de gouvernance. Les pouvoirs de cet organe de
contrôle devraient être énoncés dans le mandat, par exemple une loi ou un décret.
Dans l’accomplissement de ses fonctions techniques d’évaluation et de conseil sur
la qualité des évaluations d’impact, l’organe de contrôle doit être indépendant de
toute influence politique.
IV.
Intégrer l’analyse d’impact de la réglementation (AIR) dès le début
du processus visant à formuler des projets de réglementation.
Définir clairement les objectifs de politique recherchés, déterminer si l’instrument
réglementaire est nécessaire et dans quelles conditions il peut être le plus efficace
et le plus efficient pour atteindre ces objectifs. Réfléchir à des moyens autres que la
réglementation, et faire ressortir les avantages et les inconvénients des différentes
approches analysées pour établir laquelle est la meilleure.
Les autorités devraient adopter des méthodes d’analyse d’impact de la réglementation proportionnées à l’importance de la réglementation et leur associer des analyses
coûts-avantages élargies aux conséquences de la réglementation pour la qualité de
la vie, compte tenu de ses effets économiques, sociaux et environnementaux, notamment des effets redistributifs qu’elle peut avoir au fil du temps, en précisant les
bénéficiaires probables et ceux qui en supporteront les coûts.
V.
Procéder à l’examen systématique des réglementations importantes
en vigueur au regard d’objectifs clairement définis, compte tenu notamment des coûts et avantages afin de s’assurer que la réglementation reste
à jour, justifiée, cohérente et efficace par rapport à son coût, et qu’elle répond aux
objectifs de politique recherchés.
Les méthodes d’analyse d’impact de la réglementation devraient être intégrées
dans les programmes d’examen et de révision des réglementations en vigueur.
Ces programmes devraient inclure un objectif explicite concernant l’amélioration
de l’efficience et de l’efficacité des réglementations, notamment une meilleure
conception des instruments réglementaires et la réduction des coûts de la réglementation pour les particuliers et l’entreprise, dans le cadre d’une politique visant à
promouvoir l’efficience économique.
VII.
réglementation
Les autorités devraient donc examiner l’efficacité des programmes visant à améliorer l’application de la réglementation administrative interne pour s’assurer qu’ils
sont efficaces et efficients, et qu’ils répondent à des objectifs clairement définis en
matière de fourniture de services publics.
Organisation
VI.
Publier régulièrement des rapports sur l’efficacité des programmes
relatifs à la politique réglementaire et à la réforme de la réglementation, ainsi que sur l’efficacité des autorités publiques chargées de l’application de
la réglementation. Ces rapports devraient en outre indiquer comment fonctionnent,
dans la pratique, les instruments de la réglementation tels que l’analyse d’impact de
la réglementation (AIR), les pratiques en matière de consultation publique et l’examen de la réglementation en vigueur.
Définitions
Les ministères devraient s’octroyer eux-mêmes la rigueur de réévaluer leurs textes
au bout de 5 ou 10 ans, afin de déterminer, si les objectifs ont été atteints. A ce
moment, ils devraient également analyser, si des chevauchements avec d’autres
textes existent.
13
Élaborer une politique cohérente concernant le rôle et les fonctions des organismes de réglementation, propre à renforcer l’assurance que les décisions réglementaires sont prises de manière objective, impartiale
et cohérente, sans conflit d’intérêts, ni préjugé ou abus de position dominante.
Outils
Afin d’assurer que les organismes de réglementation font partie intégrante du dispositif réglementaire, les pouvoirs publics devraient constituer et tenir un registre public
de toutes les entités officielles habilitées à exercer des fonctions de réglementation.
Un tel registre devrait exposer en détail les objectifs définis par la loi pour chaque
organisme de réglementation et fournir la liste des instruments réglementaires administrés par ce dernier.
Réduction
Les dispositions législatives qui confèrent un pouvoir réglementaire à un organisme
particulier devraient définir clairement les objectifs auxquels répondent ces textes,
ainsi que les prérogatives de l’autorité en question.
Conclusion
14
MINISTèRE D'éTAT
VIII.
Assurer l’efficacité des mécanismes visant à vérifier que la réglementation et les décisions rendues par les organes habilités
à prononcer des sanctions réglementaires respectent la légalité et les principes d’une procédure équitable.
Veiller à ce que les particuliers et les entreprises aient accès à ces mécanismes
d’examen pour un coût raisonnable et qu’ils soient informés des décisions prises
dans les meilleurs délais.
Les particuliers et les entreprises qui sont soumis aux décisions des autorités publiques devraient avoir facilement accès à des systèmes permettant de contester
l’exercice de ce pouvoir. Cet aspect est particulièrement important pour ce qui
concerne les sanctions réglementaires, c’est-à-dire édictées par une autorité en vertu d’une réglementation.
Cet accès devrait comprendre le droit de faire appel des décisions des organismes
de réglementation pour des motifs juridiques, y compris des motifs ayant trait à
l’équité procédurale et à l’application régulière de la loi. Cela devrait comprendre également la possibilité de contester au tribunal la légalité de toute disposition officielle
sur laquelle se fondent les décisions des autorités de réglementation, par rapport
à des prescriptions légales hiérarchiquement plus élevées, notamment les normes
constitutionnelles.
IX.
Le cas échéant, appliquer des stratégies d’évaluation et de gestion des risques, ainsi que de communication sur les risques, lors de la
conception et de l’application de la réglementation pour s’assurer de son ciblage et
de son efficacité. Les organismes compétents devraient étudier les modalités d’application de la réglementation et concevoir des stratégies adaptées pour la mettre en
œuvre et la faire appliquer.
Les pouvoirs publics devraient faire figurer leur stratégie en matière de risque et de
réglementation dans la déclaration publique qui sous-tend la réforme réglementaire.
Ils devraient élaborer et actualiser régulièrement des instructions sur les méthodes
d’évaluation, de gestion et de communication des risques en ce qui concerne l’utilisation de la réglementation pour assurer la protection du public et de l’environnement.
X.
Le cas échéant, favoriser la cohérence de la réglementation par des
mécanismes de coordination des niveaux d’administration supranational, national et infranational.
Dégager les questions réglementaires transversales à tous les niveaux d’administration, afin de favoriser la cohérence des stratégies réglementaires et d’éviter les
doubles emplois ou les conflits de réglementations.
Au Luxembourg, ce point concerne essentiellement les communes. Il s’agira d’améliorer davantage la coopération et la cohérence des procédures entre les communes
et l’administration étatique.
Renforcer la capacité de gestion de la réglementation et les performances au niveau infranational.
Les pouvoirs publics devraient soutenir la mise en œuvre des politiques et des
programmes de réglementation au niveau infranational afin de réduire à l’échelon
local ou régional les coûts et les obstacles d’origine réglementaire qui restreignent
la concurrence et nuisent à l’investissement, à la croissance des entreprises et à la
création d’emplois.
réglementation
XI.
Organisation
Elles devraient en outre élaborer des outils permettant de diagnostiquer les problèmes de réglementation qui concernent les différents niveaux d’administration (y
compris les organisations supranationales) en vue de recenser les réglementations
qui se chevauchent et d’y remédier.
Définitions
Les autorités devraient élaborer des mécanismes de coordination appropriés pour
définir des politiques et des pratiques réglementaires pour tous les niveaux d’administration, y compris, le cas échéant, par le biais de mesures d’harmonisation ou
d’accords de reconnaissance mutuels.
15
Faute d’autres niveaux infranationaux au Luxembourg, ce point concerne exclusivement les communes.
Outils
Dans une économie qui se mondialise toujours davantage, la coopération réglementaire internationale devrait s’inscrire dans la gestion des risques à l’échelle du
système et dans la planification des politiques à long terme.
Réduction
XII.
Lors de l’élaboration des mesures réglementaires, prendre en
considération l’ensemble des normes et des cadres internationaux pertinents pour permettre la coopération dans le domaine concerné et, le
cas échéant, leurs effets possibles sur les parties situées hors du territoire où la
réglementation est applicable.
Les pouvoirs publics devraient davantage tenir compte du cadre réglementaire international pertinent lorsqu’ils formulent des projets de réglementation, de manière
à favoriser la cohérence globale.
Conclusion
16
MINISTèRE D'éTAT
2. L
a simplification administrative au Luxembourg
Il faut d’abord définir les termes de simplification administrative des procédures
de l’Etat et d’une réglementation intelligente, tels qu’ils sont à interpréter dans ce
cadre-ci, avant de pouvoir aborder les missions du Département de la simplification
administrative.
Une meilleure transparence et la simplification administrative des procédures de l’Etat servent à :
produire un environnement plus simple pour les usagers de formalités
de l’Etat ;
améliorer la compétitivité de notre économie ;
moderniser le flux de travail des agents de l’Etat et des communes.
Une réglementation intelligente vise une sécurité juridique de haute qualité
des décisions politiques tout en veillant à une lisibilité et compréhensibilité
transparente des textes légaux pour les usagers.
Les charges administratives sont les coûts imposés aux citoyens et entreprises dus
aux démarches à réaliser en application des lois et règlements.
Exemples de charges administratives :
formulaires trop compliqués et illisibles ;
heures d’ouvertures non adaptées à la vie moderne ;
manque de transparence et de coordination des procédures de l’Etat ;
organisation et fonctionnement vétuste des démarches, etc.
Les efforts en matière de simplification administrative, de transparence
et de réglementation intelligente auprès de l’Etat sont donc une affaire de
toutes les personnes œuvrant pour le bien public, qu’il s’agisse des milieux
politiques, de la presse, d’organisations professionnelles ou des agents de
l’Etat. Il faudrait même aller encore plus loin : le succès d’une modernisation
de l’Etat et des communes dépend de l’intérêt que lui porte le grand public !
3. L
e Département
de la simplification administrative (DSA)
Lors de sa création en 2004, le champ de compétence du CNSAE, prédécesseur du
DSA, avait été limité aux entreprises, surtout aux PME, dans le but d’améliorer la
compétitivité de l’économie luxembourgeoise.
Définitions
Depuis 2009, le DSA est autant l’interlocuteur tant pour les entreprises que pour les
citoyens en ce qui concerne tous les aspects de la simplification administrative des
procédures de l’Etat.
17
En plus, le DSA se focalise davantage sur l’amélioration de la qualité réglementaire.
Depuis 2012, le Département de la simplification administrative est assisté
par le Groupe de pilotage de la simplification administrative qui est composé de hauts représentants issus des ministères suivants :
Ministère du Travail et de l’Emploi.
réglementation
Ministère des Classes moyennes et du Tourisme ;
Ministère du Développement durable et des Infrastructures ;
Ministère de l’Economie et du Commerce extérieur ;
Ministère d’État ;
Ministère de l’Intérieur et à la Grande Région ;
Organisation
Par ailleurs, le DSA est représenté au Comité Interministériel de Coordination de
la Politique Européenne (CICPE), qui surveille la transposition des directives européennes par les différents départements ministériels.
Une fois sur deux, ce groupe s’adjoindra de hauts représentants de la Chambre de
Commerce et de la Chambre des Métiers.
Réduction
Le Comité à la simplification administrative (CSA) est la plateforme de rencontre entre les différentes administrations publiques et les organisations
professionnelles.
Il se compose actuellement des membres suivants :
du secrétariat de la Chambre des Députés ;
du secrétariat de la Médiateure ;
Outils
du secrétariat du Conseil d’Etat ;
des ministères et des administrations publiques ;
du Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE) ;
du Statec ;
du Service Central de Législation (SCL) ;
de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) ;
du secrétariat du Syvicol ;
de l’ULC.
Conclusion
de représentants des organisations patronales ;
18
MINISTèRE D'éTAT
Le Département de la simplification administrative (DSA) :
st le point de contact pour toute réclamation en relation avec une
e
charge administrative auprès de l’Etat ;
analyse les formalités et les procédures administratives de l’Etat et
des communes en vue de simplifier et de réduire les charges administratives ;
recommande et coordonne la recherche de solutions à des problèmes
de charges administratives ;
assure le développement et le suivi d’un plan d’action de simplification
administrative, ensemble avec les acteurs concernés ;
veille à une meilleure qualité réglementaire ;
établit la validation et le suivi des conclusions élaborées en collaboration avec les acteurs concernés ;
assure la promotion et la communication de simplifications administratives achevées auprès de l’Etat.
Par ailleurs, le DSA dirige trois groupes de travail permanents en matière de simplification administrative des formalités de l'Etat (« Entreprises », « Administrations »,
« Union européenne »), qui se réunissent à géométrie variable en fonction des sujets à l’ordre du jour, et réunit régulièrement un nombre variable de groupes de pré
consultation ad-hoc institués selon les problématiques.
DSA
CSA
Groupe de travail
« Administrations »
Groupe de travail
ad-hoc
Groupe de travail
« Entreprises »
Groupe de travail
ad-hoc
Groupe de travail
« Union européenne »
Groupe de travail
ad-hoc
Définitions
Le but des travaux en groupes de travail est d’élaborer des solutions win-win en
matière de simplification administrative pour les administrations et les administrés, par une méthode de concertation et de collaboration.
19
Alors que les missions accomplies par le DSA sont proches de celles remplies
par :
le département de la Réforme administrative du Ministère de la Fonction
publique et de la Réforme administrative,
le Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE),
Organisation
le Médiateur,
celles-ci ne sont pas à confondre avec les compétences de ces autorités.
Outils
Il va sans dire que toutes les missions énumérées ci-dessus ne peuvent réussir sans la coopération et le soutien de toutes les parties concernées.
Réduction
le Médiateur soutient les citoyens à résoudre leurs problèmes concrets
avec les administrations et départements de l’Etat (par exemple en cas
d’absence de réaction d’une administration sur une demande) ;
le département de la Réforme administrative encadre les administrations dans la gestion organisationnelle de leurs services (organisation
de guichets physiques, qualité publique et usagers, gestion des ressources humaines) ;
le CTIE est responsable de la modernisation des outils informatiques
de l’Etat(eGovernment, www.guichet.lu, helpdesk central, gestion
électronique de documents) ;
le Département de la simplification administrative (DSA) joue un rôle
de facilitateur entre ministères et administrations publiques afin de
garantir de meilleures coopérations et coordinations des procédures
et formalités de l’Etat. Le DSA est le point de contact pour toute réclamation en matière de charges administratives récurrentes auprès de
l’Etat.
réglementation
Les missions de ces autorités se distinguent comme suit :
Conclusion
20
Définitions
Conclusion
MINISTèRE D'éTAT
21
Définitions
Réduction
des procédures et formalités de l’Etat
réglementation
et meilleure transparence
Organisation
Réglementation
intelligente
Outils
Conclusion
22
MINISTèRE D'éTAT
Des réglementations complexes et incompréhensibles peuvent provoquer une diminution de la compétitivité de l’économie nationale et réduire l’attractivité du pays
pour l’implantation de nouvelles entreprises. Par ailleurs, une mauvaise lisibilité et
des incohérences en matière de réglementation accroissent le risque de litiges,
sources de perte de temps et de moyens financiers.
D’autre part, une « mauvaise » réglementation provoque une perte de crédibilité des
autorités publiques par rapport aux administrés et cause un déficit démocratique,
suite à un manque d’intérêt et un mauvais accès à la législation, voir aux informations
y contenues.
Ces déficits démontrent clairement la nécessité d’une politique de simplification
administrative et d’une amélioration de la qualité réglementaire.
Il s’agit :
d’améliorer la compétitivité de l’économie luxembourgeoise ;
de créer un environnement réglementaire plus simple pour les administrés ;
’améliorer l’efficience du cadre de travail du personnel de l’Etat et d’accroître
d
ainsi sa motivation.
1. P
rincipes généraux du droit européen applicables
en matière de simplification administrative
Principe de proportionnalité
Introduit dans l’ordre juridique européen par la jurisprudence de la Cour de justice de
l’Union européenne, le principe de proportionnalité vise à limiter et encadrer l'action
des institutions de l'Union européenne et celles des Etats membres en leur imposant de mettre en œuvre des moyens appropriés à l’objectif à atteindre.
« En vertu de cette règle, l'action des institutions doit se limiter à ce qui est
nécessaire pour atteindre les objectifs des traités. Autrement dit, l'intensité
de l'action doit être en rapport avec la finalité poursuivie.
Cela signifie que lorsque l'Union européenne dispose de plusieurs modes
d'intervention, elle doit sélectionner, à efficacité égale, celui qui laisse le
plus de liberté aux États membres et aux particuliers3 ».
Le principe de la proportionnalité s’impose tant aux organes qui arrêtent les normes
qu’à ceux chargés de leur exécution.
3 http://www.eu-logos.org/eu-logos_eulogopeadia.php?idr=8&idnl=&nea=0&lang=fra&term=51
Définitions
Principe de transparence
23
L'article 255 du traité instituant la Communauté européenne affirme le droit
d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission pour tout citoyen de l'Union européenne ainsi que pour toute personne
physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre.
Principe de sécurité juridique
réglementation
En outre, l'accès aux documents doit être facilité par l'établissement d'un registre
public électronique4.
Organisation
Le règlement du 30 mai 2001 (JO L 145/3, 31 mai 2001) met en œuvre ce droit d'accès
aux documents des trois institutions. Cependant, il maintient deux types d'exceptions
au principe : les hypothèses dans lesquelles le refus est de droit (atteinte à la sécurité
publique, à la défense et aux relations internationales, etc.) et celles dans lesquelles
l'accès est refusé (atteinte à la protection des intérêts commerciaux d'une personne
privée, etc.) sauf si un intérêt public supérieur justifie la divulgation du document.
Principe général de droit européen et national selon lequel les administrés
doivent pouvoir compter sur une stabilité minimale des règles de droit et
des situations juridiques5.
Réduction
Principes corollaires : prévisibilité du droit, respect des droits acquis, principe de
confiance légitime6.
2. Principes généraux applicables en matière de
réglementation intelligente et de simplification
administrative au Luxembourg
Outils
Le concept de la simplification administrative prévoit une réglementation plus conviviale et intelligente (smart regulation). De ce fait, elle favorise le respect de la réglementation et tente de réduire les charges administratives.
La simplification administrative ne doit cependant pas être confondue avec la déréglementation qui ne vise que la suppression de réglementations.
4 V. http://europa.eu/scadplus/glossary/index_s_fr.htm ; Gérard Cornu, Vocabulaire juridique.
5 V. Lexique des termes juridiques, Dalloz, 15e éd. ;
6 Dictionnaire du vocabulaire juridique, Litec, 2e éd.
Conclusion
Une politique de simplification administrative présuppose l’établissement d’un programme systématique et la définition d’objectifs et de priorités clairs. Des éléments
essentiels pour une réussite de la simplification administrative sont par ailleurs la
mise à disposition de ressources personnelles et matérielles suffisantes et l’implication active des bénéficiaires potentiels de la simplification.
24
MINISTèRE D'éTAT
La simplification administrative favorise le réexamen régulier de la réglementation
existante et la codification, l’abrogation d’anciennes réglementations, ainsi que l’utilisation des technologies d’information (TIC), notamment par le biais de portails informatiques.
Afin de garantir une efficacité maximale, il convient par ailleurs de procéder à des
évaluations ex post des mesures de simplification administrative.
Consultation des parties prenantes
Une bonne pratique consiste à soumettre tout avant-projet de texte à une consultation des parties prenantes au moins 8 semaines avant la soumission de l’avant-projet
au Conseil de Gouvernement. La consultation permet à l’auteur de s’assurer que
le contenu de son texte réglementaire est aussi proche que possible de la réalité
quotidienne et à éviter un blocage des parties prenantes par la suite après le dépôt
de son texte à la Chambre des Députés. Un tel blocage est moins probable si les
parties prenantes ont été informées et rassurées d’avance sur les conséquences et
les préparations à assumer par l’arrivée de nouvelles dispositions.
Afin que toutes les parties concernées puissent formuler leurs commentaires, la
consultation la plus vaste possible est à recommander. L’auteur de texte devra énoncer quels organismes (étatiques ou externes) ont été ou vont être consultés.
Destinataires des projets
Les destinataires du projet de texte peuvent être les entreprises et les personnes
exerçant une profession libérale, les citoyens et les administrations.
La détermination exacte des destinataires directs d’un texte législatif ou réglementaire permet dès le début de la rédaction du texte de bien cibler les mesures envisagées et de mieux organiser les consultations afférentes. Par ailleurs, elle contribue à
une meilleure transparence du texte.
« Think small first » ou « priorité aux PME »
Le principe « Think small first » ou « priorité aux PME » a été consacré par le « Small
Business Act » européen (SBA), initiative politique de la Commission européenne
lancée en juin 2008.
« La contrainte la plus lourde dont font état les PME consiste dans le respect des
réglementations administratives. En effet, la charge que représentent les obligations
réglementaires et administratives pour les PME est disproportionnée à celle que
supportent les entreprises plus grandes. Selon les estimations, pour chaque euro par
salarié que dépense une grande entreprise en raison d’une obligation réglementaire,
une petite entreprise pourrait devoir en dépenser jusqu’à dix. Dans l’UE, 36 % des
PME déclarent que les formalités administratives ont représenté une contrainte pour
leurs activités commerciales au cours des deux années précédentes7 ».
7 V. Un « Small Business Act » pour l’Europe, p.9
Organisation
réglementation
Plus concrètement dans le cadre de la fiche d’évaluation d’impact, l’application du principe « Think small first » consiste à vérifier pour chaque nouvelle
réglementation, s’il est possible de prévoir des exemptions suivant la taille
et/ou le secteur d’activité des entreprises, au lieu de faire appliquer une
nouvelle norme législative horizontalement, sans pour autant cibler spécifiquement cette norme.
Définitions
« Depuis janvier 2009, la Commission recourt systématiquement à un « test PME »
pour évaluer l’impact de ses principales propositions législatives et politiques sur
les PME. Ce test fait maintenant partie des lignes directrices révisées de la Commission concernant l’analyse d’impact et son utilisation fait l’objet d’un suivi attentif.
En février 2009, sur base d’un test PME, la Commission a proposé de donner aux
Etats membres la possibilité d’exempter les micro-entreprises de l’obligation de respecter les règles comptables. Les Etats membres seraient libres de concevoir le
système comptable le plus adéquat pour leurs micro-entreprises. De ce fait, près
de 5,4 millions de micro-entreprises pourraient bénéficier d’un système plus adapté
à leurs besoins ; pour l’économie de l’UE, cela représente une réduction potentielle
des coûts de 6,3 milliards d’euros8 » .
25
Evaluation des « charges administratives »
Soutenir la codification, la coordination et la consolidation du droit
Réduction
La fiche d’évaluation d’impact traite de l’évaluation des charges administratives, c.-à-d. les coûts imposés aux administrés lorsque ceux-ci satisfont aux
obligations d’information émanant de la réglementation.
« La coordination consiste à rassembler dans un nouveau texte unique toutes les dispositions d’un acte autonome et leurs modifications ultérieures, tandis que la codification vise à regrouper dans un seul texte, selon un plan logique, un corps de règles
jusque-là éclaté, unies par un concept commun.9 »
Outils
La consolidation de normes est l’« opération administrative de simplification législative, consistant à incorporer certaines modifications à un acte juridique de base, sans
procéder à l’adoption d’un acte nouveau… »10 (p.ex. Code administratif)
La codification, la coordination et la consolidation du droit visent à améliorer la lisibilité des textes légaux et réglementaires et à les rendre plus
compréhensibles pour les administrés.
Conclusion
8 V. Document de travail de la Commission, rapport sur la mise en oeuvre du SBA, du 15/12/2009
9 V. Marc Besch, Traité de légistique formelle, version du 10 mars 2010, n°489, p. 152
10 V. Gérard Cornu, Vocabulaire juridique, terme consolidation
26
26
MINISTèRE D'éTAT
« La directive et rien que la directive »
La transposition de la législation européenne en droit national est subordonnée à plusieurs conditions. Les autorités nationales doivent choisir la forme de mesures la plus
efficace, utiliser des mesures juridiquement contraignantes et assurer la publicité des
mesures d’exécution. Les mesures de transposition doivent être garantes de l’application pleine et efficace de la législation communautaire de façon claire et spécifique.
Il importe par le biais de la transposition de directives de veiller au maintien de
la position compétitive du Luxembourg face aux autres Etats membres, sans
pour autant adopter des règles plus strictes que celles prévues par la directive.
Transposer selon le principe « la directive et rien que la directive » procure la possibilité de vanter les avantages offerts au Luxembourg par rapport aux Etats membres
concurrents qui ont transposé la directive en dépassant le champ d’application visé11.
Réforme du régime des procédures d’autorisation
Le programme gouvernemental 2009-2014 retient que :
« Le Gouvernement introduira le principe du silence de l’administration qui vaut accord pour un certain nombre d’autorisations qui peuvent être émises sans que la
définition de conditions ou obligations à respecter ne soit nécessaire.
Pour les autres procédures d’autorisation, les textes légaux et réglementaires seront
modifiés de façon à préciser par un accusé de réception les délais de réponse
auxquels les autorités compétentes sont tenues. Pourront ainsi être retenues
des délais pour vérifier si la demande est complète, des délais envers le demandeur afin de compléter son dossier, des délais concernant l’éventuelle procédure
publique, ainsi que des délais pour préparer l’arrêté d’autorisation ou de refus
au requérant. Le principe que l’administration ne pourra demander des informations supplémentaires qu’une seule fois, sera retenu.» En vue d’améliorer la
transparence et la cohérence des procédures, il y a lieu d’examiner la possibilité
de regrouper plusieurs procédures similaires, c’est-à-dire de combiner plusieurs
formalités prévues par plusieurs textes législatifs ou réglementaires, dans une
seule procédure efficace (via une philosophie de guichet unique physique).
Echange de données inter-administratif
Il importe de veiller à ce que les autorités étatiques prennent recours à un échange
de données entre administrations, plutôt que de redemander l’information au destinataire de la réglementation.
Par ce biais, les administrés n’auraient plus à fournir des informations redondantes, mais l’administration demanderesse d’une information irait puiser l’information en question directement auprès de l’administration en possession
de l’information12.
11 Entfesselungsplang fir Betriber CNSAE, 2007, p.41
12 Entfesselungsplang fir Betriber CNSAE, 2007, p.50
Définitions
Indications pratiques en matière de simplification administrative
et de réglementation intelligente
27
Le DSA propose 11 indications en vue d’une réglementation intelligente
et d’une simplification administrative des procédures de l’Etat dans la pratique :
Organisation
1Demandez-vous toujours si les données ou attestations que vous désirez sont
bien nécessaires pour le bon traitement du dossier et si celles-ci ne sont pas déjà
disponibles dans un service public ;
2 Décrivez le groupe-cible de votre réglementation de la manière la plus précise
possible et limitez au maximum le nombre de personnes concernées qui doivent
remplir des obligations administratives ;
4
Diminuez la périodicité des obligations administratives ;
réglementation
3 Là où c’est possible, prenez vous-même, en tant que service public, l’initiative
d’ouvrir un dossier, sans s’en remettre toujours aux personnes concernées ;
5 Des formulaires lisibles et d’usage facile, à la mesure du groupe-cible, évitent pas
mal de tracas administratifs ;
Réduction
6 A chaque adaptation de la réglementation, examinez si une simplification
et/ou une codification est possible ;
7 Choisissez un mode de transfert de l’information qui demande un effort minimal
en temps pour le groupe-cible et prévoyez, si vous en voyez la possibilité, plusieurs
canaux (transfert électronique, sur support papier, guichet physique, …) ;
8 Limitez les obligations d’archivage à un minimum, c’est-à-dire à la durée requise
pour exécuter un contrôle et au maximum au délai de prescription ;
Orientez vos contrôles vers des groupes ou des secteurs à risques ;
Outils
9
10 Utilisez des modes de paiements actuels et bannissez les timbres fiscaux ;
Conclusion
11 Pour chaque régime d’autorisation, examinez si l’introduction du principe de l’accord
tacite est possible. Sinon, définissez des délais précis (réponse de l’administration,
durée de l’instruction, etc.).
28
MINISTèRE D'éTAT
3. A
lternatives et réexamen de la législation
existante
Avant de se lancer dans l’élaboration d’un texte légal ou réglementaire, il est utile de
réfléchir à des alternatives à la réglementation « classique ».
Des exemples d’alternatives sont :
l’immobilisme : une situation nécessitant à première vue l’intervention du législateur peut disparaître « par elle-même », p.ex. suite à une décision au niveau
communautaire. Il peut dès lors être important de vérifier, si de telles décisions sont imminentes avant de commencer des travaux de réglementation au
niveau national ;
es mécanismes incitatifs : l’introduction p.ex. de primes ou de bonifications
d
peut avoir le même effet qu’une réglementation lourde et compliquée ;
l’autoréglementation : dans certains cas, des règles qu’une branche économique, p.ex. le secteur bancaire, s’octroie soi-même peuvent rendre superflue
une réglementation par le législateur ;
es politiques contractuelles : des licences ou concessions peuvent contenir
d
des dispositions remplaçant des réglementations.
Si une réglementation « classique », une loi ou un règlement grand-ducal,
s’avère incontournable, il peut être opportun de prévoir une révision ou
un réexamen de la réglementation après un certain laps de temps, ou bien
de limiter la réglementation dans le temps (introduction d’une « sunset
clause »).
Dans le cas du réexamen, il s’agit de vérifier après un certain temps, si les objectifs
de la réglementation ont été atteints et si son application sur le terrain est satisfaisante. Le cas échéant, il y aura lieu d’apporter des modifications ou d’abroger la
réglementation.
Ces approches présentent néanmoins les inconvénients qu’elles sont coûteuses en
termes de temps législatif et qu’elles augmentent le risque d’une insécurité juridique.
Définitions
4. Etude d’impact réglementaire
29
Il convient de souligner que l’efficacité de l’étude d’impact de toute nouvelle
réglementation suppose une application, en amont de la rédaction d’un
avant-projet de texte, des principes généraux applicables en matière d’une
réglementation intelligente contenus dans la fiche d’évaluation d’impact.
Organisation
Cette dernière devrait constituer un outil d’évaluation et d’aide à la décision dès le
stade des réflexions préalables à la décision de légiférer.
Dans ce cadre il est recommandé d’élaborer un document d’orientation au moment
des réflexions préalables à la décision de légiférer.
1. Le diagnostic
réglementation
Le document d’orientation devrait contenir une analyse sommaire de la réforme
envisagée sur les points suivants :
Le diagnostic passerait par une description concrète et préciserait la situation de
référence et le problème identifié en fait et en droit. Il s’agirait de décrire la cause du
problème auquel il serait proposé de remédier.
La définition du ou des objectifs poursuivis devrait être rigoureuse et précise pour
permettre d’apprécier la nécessité de l’intervention d’une règle de droit nouvelle.
Réduction
2. Les objectifs poursuivis
3. Les alternatives possibles et les motifs du recours à une nouvelle réglementation
Outils
La comparaison des options devrait faire ressortir les raisons qui ont convaincu le ou
les initiateurs de la réforme envisagée de la nécessité d’une intervention du pouvoir
législatif ou réglementaire par rapport à d’autres alternatives.
A ce sujet, il conviendrait de préciser également les conditions d’insertion de la réglementation nouvelle dans le corpus normatif en vigueur.
4. Les incidences prévisibles du dispositif
Conclusion
L’analyse sur les incidences prévisibles de la réglementation envisagée devrait porter
tant sur les effets directs que sur les effets indirects.
30
MINISTèRE D'éTAT
Sur ce point il s’agirait d’estimer le coût administratif du dispositif pour chaque catégorie de personnes concernée (administration et administré) et de la méthode de
calcul utilisée.
Le modèle des coûts standards serait à appliquer à ce stade pour déterminer notamment les charges administratives, les conséquences financières et le besoin en personnel produits pour l’administration concernée par la réforme envisagée.
5. Les consultations menées
A côté des consultations des autorités concernées par la réforme envisagée, il
conviendrait de veiller à engager davantage les administrés dans le processus d’élaboration des normes, par exemple par le biais des nouvelles technologies13.
6. La mise en œuvre de la réforme
Sur ce point il faudrait établir une liste prévisionnelle des règlements d’exécution
nécessaires à l’application de la réforme envisagée.
De plus, il importerait d’analyser l’opportunité de mettre en place une procédure
électronique pour la mise en œuvre de la nouvelle disposition et de réaliser un guide
pratique pour améliorer la transparence par rapport à l’utilisateur final.
Enfin, il conviendrait d’élaborer, pour chaque modification de texte réglementaire,
une version coordonnée du texte de base.
L’élaboration à ce stade d’un document d’orientation avec les points susvisés présenterait notamment les avantages suivants :
t out d’abord, en amenant ainsi le ou les initiateur(s) du projet envisagé notamment à justifier le recours à une nouvelle réglementation et de réfléchir à des
alternatives, on le(s) sensibiliserait à veiller à l’inflation normative ;
nsuite, dans l’hypothèse où une nouvelle réglementation s’avère nécessaire,
e
le document d’orientation permettrait d’analyser à ce stade les incidences prévisibles du dispositif de la réforme envisagée par rapport aux critères de la
réglementation intelligente et des outils de modernisation de l’Etat contenus
dans la fiche d’évaluation d’impact et au besoin en personnel et d’en tenir
compte en amont.
Les principes généraux en matière d’une réglementation intelligente définis au
point 2 du chapitre « Réglementation intelligente », figurent dans la fiche d’évaluation
d’impact qui est annexée obligatoirement aux avant-projets de lois et de règlements
grand-ducaux.
13 E-consulting : Peer review de l’OCDE sur la capacité réglementaire du Luxembourg, novembre 2010.
Définitions
5. Consultation
31
La consultation constitue un instrument d’échange d’idées entre les administrations
d’une part et les administrés d’autre part.
Elle peut être utile à deux moments de vie de textes législatifs et réglementaires.
Il convient cependant de veiller que les parties consultées disposent d’un temps suffisant pour pouvoir prendre position et, tout comme pour l’étude d’impact, le principe
de la proportionnalité doit être gardé.
La fiche d’évaluation d’impact a été créée pour sensibiliser les auteurs de
futures réglementations de l’importance du respect des critères généraux
de réglementation intelligente.
Réduction
6. Fiche d’évaluation d’impact
réglementation
La consultation s’avère cependant également utile dans un stade ultérieur,
lorsqu’il s’agit de réévaluer et de revoir des textes en vigueur. Les organisations professionnelles et associations représentatives sont les meilleures placées pour pouvoir indiquer des problèmes d’application et, le cas
échéant, proposer des améliorations.
Organisation
Effectuée lors du stade de l’élaboration du projet de loi ou de règlement
grand-ducal, donc dans un stade très précoce, elle permet de prendre en
compte les opinions des parties concernées et d’éviter des textes non ou
mal adaptés à la réalité du terrain. Il s’agit donc d’un moyen efficace en vue
d’une réglementation intelligente.
Introduite en 1998, la fiche d’évaluation d’impact a été révisée et validée par après
plusieurs reprises.
Outils
Le remplissage de la fiche est obligatoire ; elle doit accompagner tout projet
de loi ou de règlement grand-ducal.
La fiche d’évaluation d’impact aide le rédacteur d’un texte législatif ou réglementaire à détecter et à évaluer l’impact de ce texte sur les charges administratives pour les entreprises, les citoyens et l’administration, et vérifie
le respect des principes du eGovernment et de la réforme administrative.
Conclusion
32
MINISTèRE D'éTAT
De même, elle informe si les critères d’analyse pour une réglementation intelligente,
c.-à-d. la lisibilité, la compréhension, la codification, la consolidation, la refonte, les
définitions claires, le degré de détail, les exemptions, les fréquences, l’harmonisation et les procédures mises en ligne sont respectés. De plus, le cas échéant, elle
propose l’introduction de l’autorisation tacite, respectivement de délais de réponse
de l’administration fixes.
Par ailleurs, la fiche d’évaluation d’impact demande des informations en relation avec
les dispositions de la directive « services ».
Lors de sa dernière révision en printemps 2010, la fiche d’évaluation d’impact a en
outre été fusionnée avec la fiche d’évaluation d’impact sur l’égalité de traitement
entre hommes et femmes du Ministère de l’Egalité des chances, réduisant ainsi le
nombre de fiches à remplir lors de l’élaboration d’un projet de texte réglementaire.
7. Evaluation d’impact de toute nouvelle législation
La fiche d’évaluation d’impact est à la base de l’évaluation de toute nouvelle
législation, c’est-à-dire de l’analyse de la conformité d’avant-projets de lois
et de règlements grand-ducaux aux principes généraux en matière d’une
réglementation intelligente et de simplification administrative.
Cette analyse, effectuée par le DSA, permet de mettre le Conseil de Gouvernement en mesure d’agir en toute connaissance de cause en ce qui
concerne les principes d’une réglementation intelligente dans la procédure
réglementaire et de guider les auteurs de projets de textes législatifs et
réglementaires.
Le Département de la simplification administrative évalue et avise les fiches d’évaluation d’impact ayant trait à des charges administratives, en deux phases :
la phase informelle, lors de laquelle le DSA émet, sur demande de l’auteur d’un
avant-projet de loi ou de règlement grand-ducal, un avis informel. Cet avis devra
permettre à l’auteur, le cas échéant, de redresser ou de modifier son texte
conformément aux règles de la simplification administrative et de réglementation intelligente ;
• Ministère d’Etat ;
• Ministère des Classes moyennes et du Tourisme ;
• Ministère de l’Economie et du Commerce extérieur ;
• Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative.
Organisation
Définitions
la phase formelle, lors de laquelle le DSA émet obligatoirement un avis formel
sur tout projet de loi ou de règlement grand-ducal qui introduit des charges
administratives pour les entreprises ou les citoyens. Cet avis est transmis au
Conseil de Gouvernement, au ministre initiateur du projet, à l’auteur du projet
ainsi qu’aux ministères suivants :
33
8. Accès à l’information
Deux instruments importants à cet effet sont la codification et la consolidation de textes réglementaires (cf. point 2 du chapitre « Réglementation
intelligente »).
réglementation
Un des soucis majeurs de la simplification administrative et d’une réglementation intelligente est de permettre à l’administré un accès facile à la
réglementation et aux informations y contenues.
Par ailleurs, il est important de garantir une diffusion et une mise à disposition facile de la réglementation, notamment à l’aide des nouvelles technologies de l’information (p.ex. www.legilux.lu ou portails thématiques).
Réduction
La mise à disposition « physique » des textes réglementaires n’est qu’un premier
élément permettant un bon accès à la réglementation. Aussi faudra-t-il garantir que
les nouvelles dispositions juridiques soient compréhensibles pour les destinataires.
Ainsi, les auteurs de textes réglementaires devront veiller à rendre le langage juridique aussi simple que possible, tout en évitant des ambigüités et des incertitudes.
Outils
Outre le fait de rendre le droit plus lisible, il importe également de garantir un accès
« physique » à l’information aussi facile que possible par des sites et portails internet
clairs, des heures d’ouverture de guichets adaptés aux besoins des administrés et
une communication et une publicité efficace (p.ex. publication de guides pratiques).
Conclusion
34
MINISTèRE D'éTAT
Définitions
c35m0y40k0
c55m0y60k0
c65m0y70k0
c75m0y80k0
c90m0y100k0
c35m0y40k0
c55m0y60k0
c65m0y70k0
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c75m0y80k0
c90m0y100k0
Conclusion
35
Définitions
Réduction
Dans l’objectif de réduire les charges administratives contenues dans la législation existante, le DSA est à disposition des administrés, des entreprises et des administrations
publiques. Il aide à résoudre les difficultés et problèmes récurrents en relation avec des
dispositions légales ou réglementaires existantes et suggère des améliorations ou alternatives, en coopération avec les acteurs concernés.
réglementation
de charges
administratives existantes
Organisation
Réduction
Les conclusions tirées sont validées par le Conseil de Gouvernement afin de pouvoir être
mises en œuvre par les administrations publiques concernées.
Outils
La rubrique « A votre écoute » du site Internet www.simplification.lu permet à tout intéressé de rapporter des problèmes récurrents, rencontrés en relation avec des dispositions réglementaires ou de faire des propositions de simplifications administratives.
Conclusion
36
Définitions
Conclusion
MINISTèRE D'éTAT
37
Définitions
réglementation
de simplification
administrative des formalités
et procédures de l'Etat
Organisation
Outils
Réduction
Outils
Conclusion
38
MINISTèRE D'éTAT
1. Conseils pratiques
Voici 16 conseils pour aboutir à une réelle simplification administrative aussi bien en faveur du
citoyen/entreprise qu’en faveur des agents des administrations et départements ministériels :
1réduire le nombre de demandes auprès des citoyens
et des entreprises ;
2mettre en place des seuils d'exemption ou d'exonération
(p.ex. selon la taille, le revenu, etc.) ;
3 supprimer des obligations d’information superflues ;
4 réduire le nombre d’informations requises ;
5mettre à disposition des informations adaptées à la procédure
(p.ex. guides pratiques) ;
6 réduire le nombre d’interlocuteurs de l’administration ;
7faciliter la transmission des informations requises
(p.ex. par Internet) ;
8 réduire le niveau de technicité de ces informations ;
9 améliorer l'échange de données inter administratif ;
10 renforcer les connaissances des agents sur la procédure ;
11 réduire le nombre d’acteurs dans la procédure ;
12 réduire le nombre d’actions dans l’instruction d’un dossier ;
13 faciliter la transmission des informations dans l’administration ;
14 partager les informations avec d’autres intervenants ;
15 adapter les compétences des agents à la procédure ;
16 simplifier les supports de communication (p.ex. mail).
Définitions
2. Méthode de calcul des coûts administratifs
39
Le mesurage des charges administratives est souvent à la base d’une simplification administrative. En effet, afin de pouvoir identifier les charges
les plus contraignantes et de les réduire par la suite, il faudra tout d’abord
connaître le niveau existant des charges administratives.
Organisation
Modèle des coûts standard - MCS
Au cours des dernières années, une méthode de calcul des coûts administratifs à supporter par les entreprises et les citoyens s’est imposée: le modèle des coûts standard (MCS) ou Standard Cost Model (SCM).
réglementation
Ce modèle développé aux Pays-Bas, a été reconnu comme modèle de référence par
la Commission européenne et aussi par le gouvernement luxembourgeois.
Cette méthodologie avance en trois pas :
décomposer la réglementation en éléments mesurables ;
mesurer les charges administratives ;
simplifier la réglementation.
En termes d’obligations d’information, le MCS distingue trois origines des obligations :
Réduction
1
2
3
les obligations découlant directement et exclusivement de réglementations
communautaires ou internationales ;
les obligations qui sont la suite de la transposition de réglementations communautaires ou internationales en droit national ;
Le MCS est une méthode basée sur l’activité : il mesure par activité le nombre d’obligations, le temps nécessaire à remplir une obligation et le coût horaire des ressources (salaires, etc.) attribuées au remplissage des obligations. Il peut aussi bien
être appliqué pour mesurer les coûts d’obligations existantes, que pour anticiper des
coûts engendrés par des obligations prévues ou planifiées.
Conclusion
Les coûts mesurés par le MCS sont uniquement les coûts administratifs proprement
dits. En effet, la méthodologie du MCS décompose les coûts d’une entreprise ou
d’un citoyen pour répondre à des réglementations comme suit :
Outils
les obligations qui se basent exclusivement sur la législation nationale.
40
MINISTèRE D'éTAT
Coûts
de réglementation
Coûts financiers
Cotisations
Primes
Coûts du respect
Amendes
Coûts
substantiels
Charges
(p.ex nouvelle
installation technique)
Les coûts financiers directs sont des obligations de payer directement une somme
à l’Etat, tel que p.ex. les impôts ou les taxes. Ces coûts ne sont donc pas liés à une
obligation d’information.
Les coûts d’accomplissement sont des coûts engendrés par l’obligation de s’adapter
à une réglementation : les coûts substantiels sont des investissements matériels tels
que p.ex. l’installation d’un système de filtres, tandis que les coûts administratifs
concernent les obligations d’information.
Les charges administratives d’une obligation d’information sont calculées de la façon
suivante :
CA = P X Q
où :
P = Coûts par activité = Temps consacré X Coût horaire (salaire) + Coûts d’équipements
et
Q = Nombre annuel d’OI = Nombre d’entreprises X Fréquence
Or, le MCS est parfois difficilement applicable à tous les domaines. Il peut être de
longue haleine et très coûteux pour le porteur de projet, en l’occurrence le DSA ou
toute autre administration publique. Surtout lorsqu’il s’agit de procédures très complexes.
Organisation
Il ne s’agirait pas d’une méthode quantitative mais plutôt d’une méthode qualitative,
axée sur des thèmes spécifiques tels que par exemple des critères du mieux légiférer, de la publication de guides pratiques, de la coordination et de la coopération inter
administrative, etc.
Définitions
Il est donc proposé d’élaborer, en tant qu’alternative au MCS, une méthode de sondages sur des indicateurs de la bureaucratie, qui serait dynamique et facile à utiliser par tous les ministères et administrations publiques en vue de déterminer les
charges administratives les plus lourdes pour les usagers parmi les procédures à
remplir dans un certain domaine et de discerner ainsi des freins au dynamisme, à
l’innovation ainsi qu’à la performance économique du Luxembourg.
41
L’objectif serait de créer un modèle standard pragmatique et applicable à toutes les
procédures administratives de l’Etat pour en mesurer la performance. Ceci permettrait d’identifier d’éventuelles lacunes et des améliorations à prévoir.
La simplicité et la rapidité, avec laquelle ces indicateurs standardisés pourraient être
utilisés et évalués aussi bien par les citoyens et les entreprises que par les agents
des administrations publiques, faciliteraient le mesurage régulier de l’innovation des
procédures et formalités de l’Etat.
réglementation
Par ailleurs, en appliquant les indicateurs déjà en phase de pré consultation lors de
l’élaboration d’une nouvelle réglementation, ceux-ci pourraient aider le législateur à
anticiper d’éventuels pré consultations en amont de la mise en œuvre pratique sur le
terrain de la future législation.
Réduction
Outils
Conclusion
42
Définitions
Conclusion MINISTèRE D'éTAT
43
Définitions
Réduction
Si vous êtes confrontés à des procédures administratives complexes ou si vous avez de
bonnes idées pour améliorer le flux des procédures et la transparence de l’Etat, envoyez
vos contributions au Département de la simplification administrative par le biais de la
rubrique « A votre écoute » disponible sur son site internet :
réglementation
Comment pouvez-vous contribuer
à la simplification administrative ?
Organisation
Conclusion
http://www.simplification.lu
[email protected]
Outils
ou directement par courriel :
Conclusion
44
Notes
MINISTèRE D'éTAT
45
Définitions
Organisation
réglementation
Réduction
Outils
Conclusion
46
Notes
MINISTèRE D'éTAT
47
Définitions
Organisation
réglementation
Réduction
Outils
Conclusion
Contact
Le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg
Ministère d'Etat
Département de la simplification administrative
4, Boulevard Roosevelt
L-2450 Luxembourg
t. +352 247-88162
f. +352 247-88169
[email protected]
www.simplification.lu

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