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TECHNOLOGIES
L’objectif des Lignes directrices n’est pas de remplacer le jugement professionnel
d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode fourre-tout de l’exercice
du droit. Sous réserve des dispositions de certaines Lignes directrices qui
mettent d’avant des exigences juridiques, réglementaires ou relatives au Code
de déontologie, la décision d’un juriste de ne pas se conformer à l’une ou l’autre
des Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu’elle ou qu’il a
manqué à son devoir d’offrir un service de qualité. Parallèlement, la conformité
auxdites Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d’un service de
qualité par une avocate ou par un avocat. La prestation d’un service de qualité
sera assujettie aux circonstances uniques de chaque dossier.
Introduction
Loi sur le Barreau, art. 41
Règlement admin. no 24
Règle 2.01
En sus des modifications rapides apportées aux modes d’accumulation et au
partage de l’information juridique, les nouvelles technologies ont contribué à
l’accélération des échanges de données1. Dans la pratique du droit, les avocates
et avocats doivent préciser si le recours à une nouvelle technologie de
l’information est nécessaire à l’amélioration de l’exercice du droit. La présente
Ligne directrice en matière de technologies fait le point sur les circonstances
dans le cadre desquelles l’utilisation des technologies de l’information est
obligatoire, comme dans le cas des enregistrements électroniques, ou est
simplement conseillée. La présente Ligne directrice, tout en rappelant aux
avocats et aux avocates de traiter des enjeux propres à la sécurité des
systèmes, à la gestion en cas de désastre et à la désuétude des diverses
technologies, les incite à s’ouvrir vers les nouvelles technologies pour répondre
avec efficacité aux attentes de leur clientèle et gérer leur cabinet de façon
rentable.
Recours obligatoire aux technologies
Systèmes
informatiques à
l’intention des cabinets
juridiques (ANG)
Ligne directrice sur le
service à la clientèle et
les communications
Ligne directrice sur la
gestion de dossiers
La présente Ligne directrice renferme des extraits de Guidelines on
Ethics and the New Technology2 du Barreau du Haut-Canada qui
n’avaient été déposées au Conseil en mars 2001 qu’à titre informatif.
L’avocate ou l’avocat devrait veiller à se conformer aux exigences
obligatoires relatives à l’utilisation des technologies de l’information dans
le cadre de l’exercice du droit, y compris mais non de façon limitative :
$ l’enregistrement électronique des transactions immobilières;
$ les exigences relatives au dépôt électronique ou les procédures
obligatoires des cours de justice ou autres tribunaux;
$ les exigences avancées dans le cadre du Projet d’intégration du
système judiciaire.
L’avocate ou l’avocat devrait connaître les dispositions juridiques ou
réglementaires qui gouvernent précisément les technologies de
l’information ou qui en sont reliées. Si la question se prête au champ de
pratique d’une avocate ou d’un avocat, elle ou il devrait examiner les
dispositions législatives ou autres qui s’appliquent au statut juridique des
signatures et des documents numérisés.
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Systèmes de soutien et service à la clientèle
Systèmes de
comptabilité des
cabinets juridiques
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’utiliser les
technologies de l'information pour lui permettre d’assurer à sa clientèle
une gamme de services complets de manière consciencieuse, prompte et
rentable. [Règle 2.01(1)(e) et Règle 2.01(2) du Code de déontologie]
L’avocate ou l’avocat pourrait notamment examiner la possibilité d’avoir
recours aux technologies de l'information suivantes :
Outils électroniques de recherche juridique
CanLII
Quicklaw
L’avocate ou l’avocat devrait analyser ses habiletés de recherche en vue
de découvrir si elles font appel à la Règle 2.01(1)(c)(i) du Code de
déontologie] :
$ outils de recherche juridique en ligne, tels que CanLII ou Quicklaw;
$ outils de recherche juridique sur Internet;
$ banques de données sur CD-ROM.
Systèmes ou services de gestion de documents électroniques
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
systèmes de gestion de documents électroniques tels que :
$ logiciels de soutien en matière de gestion de dossiers ou de litiges,
dans le cadre de litiges;
$ logiciels d’assemblage de documents pour créer divers formulaires et
documents juridiques.
Logiciel de soutien d’analyses
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
technologies de l'information qui appuient ses habiletés et fonctions
d’analyse, y compris les chiffriers électroniques et les calculatrices à
l’écran. [Règle 2.01(1) (c)(ii) du Code de déontologie]
Traitement de texte
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
logiciels de traitement de texte ou de reconnaissance vocale de façon à
ce que le processus global de rédaction soit accompli rapidement et de
façon rentable. [Règle 2.01(1)(e) et Règle 2.01(2) du Code de
déontologie]
Technologie des communications
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
technologies de l'information pour communiquer efficacement avec ses
clientes ou ses clients, en temps utile, de façon rentable et qui tient
compte des leurs capacités et de leurs attentes. À cette fin, elle ou il
pourrait examiner la possibilité d’utiliser l’ensemble ou quelques-uns des
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systèmes suivants [Règle 2.01(1)(d) et Règle 2.01(2) du Code de
déontologie] :
$ messagerie vocale;
$ courriel;
$ transmissions par télécopieur;
$ vidéoconférences ou conférences téléphoniques.
Ligne directrice sur la
gestion de dossiers
Ligne directrice sur la
gestion du temps
Systèmes de soutien et gestion du cabinet
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
technologies de l'information suivantes pour l’aider à se conformer aux
dispositions du Code de déontologie et aux Règlements administratifs
édictés en vertu de la Loi sur le Barreau [Règle 2.01(1)(g) et Règle
2.01(2) du Code de déontologie] :
Systèmes de gestion des banques de données
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des
systèmes-logiciels de gestion des banques de données en vue de :
$ préciser l’existence de conflits d’intérêts tels que définis à la Règle
2.04 du Code de déontologie;
$ conserver les données relatives à sa clientèle ou des listes de
dossiers pour gérer efficacement son cabinet. [Règle 2.01(1)(i) et
Règle 2.01(2) du Code de déontologie]
Systèmes d’établissement des horaires et de gestion du temps
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux
technologies disponibles en matière d’établissement des horaires et de
gestion du temps pour :
$ dispenser ses services et exercer les fonctions de gestion de façon
efficace [Règle 2.01(1)(e) et Règle 2.01(2) du Code de déontologie],
$ mettre en place un système de calendrier de rappel efficace.
Systèmes de comptabilité juridique et de facturation
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des
systèmes électroniques de comptabilité juridique et de facturation pour
l’aider à se conformer aux exigences relatives à la tenue de livres et à la
comptabilité. [Règlements administratifs no 18 et 19 et Règle 2.08 du
Code de déontologie]
Utilisation des technologies de l'information et personnel compétent
Au minimum, l’avocate ou l’avocat devrait connaître les grandes lignes
des fonctions primaires des technologies utilisées par le personnel du
cabinet ou, en cas de besoin, devrait pouvoir consulter quelqu’un de
compétent en la matière.
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Prestation de services juridiques sur Internet
Préséance de la loi de l’autre ressort
L’avocate ou l’avocat de l’Ontario qui exerce le droit dans un autre ressort
par l’intermédiaire d’Internet devrait :
$ respecter la législation de l’autre ressort et lui donner préséance,
$ éviter d’exercer le droit de façon non autorisée.
Conflits d’intérêts
Pour éviter les conflits d’intérêts dans le cadre de la prestation de services
juridiques sur Internet ou par l’intermédiaire du courriel, l’avocate ou
l’avocat devrait prendre les mesures nécessaires pour préciser l’identité
véritable des parties avec qui elle ou il transige.
Qualité en laquelle l’avocat agit
Une avocate ou un avocat qui communique avec quiconque dans le cadre
de sessions de clavardage, de groupes de discussion ou par le biais d’un
média électronique devrait veiller à ce que la qualité en laquelle elle ou il
agit soit établie, en autant que possible, avec qui elle ou il transige.
Une avocate ou un avocat devrait plus spécialement informer la partie
avec qui elle ou il transige qu’elle ou qu’il n’est pas en train d’offrir ses
services ou des opinions juridiques.
Conseil pratique :
confidentialité (ANG)
Confidentialité des communications
L’avocate ou l’avocat ayant recours aux moyens électroniques de
communication devrait veiller à se conformer aux exigences juridiques
propres à la confidentialité ou à la divulgation de renseignements
confidentiels. [Règle 2.03 du Code de déontologie]
Lorsque l’avocate ou l’avocat fait appel aux moyens électroniques de
communication pour transmettre un message en toute confidentialité à un
client ou pour transmettre un message confidentiel au sujet d’un client,
elle ou il devrait :
$ garder à l’esprit les outils disponibles pour minimiser les risques de
divulgation, de découverte fortuite ou d’interception de telles
transmissions,
$ faire appel dans la mesure du possible aux technologies visant à
minimiser ces risques,
$ utiliser et aviser le client d’utiliser des logiciels de cryptage pour
conserver la confidentialité des transmissions, lorsque l’information
contenue est des plus confidentielles,
$ se tenir au courant des normes de gestion et d’exploitation d’un
cabinet qui assurent une protection raisonnable contre la découverte
ou la divulgation fortuite des messages confidentiels transmis
électroniquement.
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Publicité et offre de services professionnels
Application des règles du Code de déontologie
Les publicités faisant la promotion des services offerts par une avocate ou
un avocat par le biais de diverses méthodes électroniques, que ce soit
notamment par l’intermédiaire d’un site Web, d’un babillard électronique
en réseau ou par courriel direct, tombent sous l’égide du Code de
déontologie, à la Règle 3.01 sur l’accessibilité des services juridiques, à la
Règle 3.04 sur la publicité, à la Règle 3.05 sur la publicité de la nature
des activités professionnelles et à la Règle 3.06 sur l’offre de services
professionnels.
Identification de l’avocat et média électronique
L’aspect réglementaire
du commerce
électronique des
cabinets juridiques
(ANG)
L’avocate ou l’avocat qui émet des observations par le biais de médias
électroniques accessibles au grand public devrait inclure son nom,
l’adresse postale de son cabinet, le ressort où elle ou il est habilité à
exercer le droit et l’adresse électronique d’au moins un avocat ou une
avocate responsable du message.
Portée de la publicité dans plusieurs ressorts
Lorsqu’une avocate ou un avocat est habilité à exercer le droit dans
plusieurs ressorts et que ceux-ci sont précisés dans le cadre des
observations effectuées sur média électronique, elle ou il veille à ce que
ladite publicité réponde aux règles traitant de la publicité de services
professionnels juridiques de chaque ressort.
Restrictions de communication
Une avocate ou un avocat peut offrir ses services aux clients potentiels
sous réserve de certaines restrictions relatives à l’établissement de
communications avec des clients qui, par exemple, sont vulnérables ou
qui n’ont pas eu le temps de se remettre d’un événement traumatisant.
[Règle 3.06(2)(c) du Code de déontologie]
Les interactions d’une avocate ou d’un avocat avec le grand public qui
sont incompatibles avec les intérêts de ce dernier, qui jetteraient le
discrédit sur la profession ou l’administration de la justice, comprennent
notamment :
$ la publicité de services professionnels par le biais de médias
électroniques où ladite publicité est distribuée directement ou
aléatoirement à un nombre important de groupes de discussion ou
d’adresses courriel;
$ l’affichage de messages électroniques dans des groupes de
discussion, sur des serveurs de listes ou sur des babillards
électroniques où l’en-tête diffère du corps du message.
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Contrôle de l’usage abusif des échanges électroniques
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de mettre en place
des politiques internes au cabinet et de les faire respecter relativement à
l’usage approprié des moyens électroniques de communication afin
qu’aucun contenu discriminatoire ne soit disséminé. Exemples de
politiques internes :
$ restrictions interdisant le téléchargement, le visionnement ou la
diffusion à l’interne ou à l’externe de matériel susceptible de choquer;
$ suppression obligatoire d’un tel matériel sur réception d’un document
non sollicité.
Prévention du piratage de logiciels
L’avocate ou l’avocat devrait se prémunir contre le piratage intentionnel ou
accidentel de logiciels. Outre le personnel de soutien, elle ou il possède
l’ultime responsabilité de la gestion et de l’organisation des ententes de
service des logiciels utilisés par le cabinet et de la conformité à ces
ententes.
L’avocate ou l’avocat devrait également se prémunir contre le piratage
accidentel de logiciels en lisant attentivement les dispositions des
ententes d’utilisation des logiciels exploités au sein du cabinet.
Mesures de sécurité
Les avocates et avocats devraient connaître les risques de sécurité
associés à l’utilisation dans leur cabinet des technologies de l'information,
dont :
$ la reproduction non autorisée de données numériques;
$ les virus informatiques qui peuvent détruire tant les données
numériques que les pièces d’équipement;
$ les pirates de l’informatique qui trouvent une porte d’accès aux
dossiers électroniques d’un avocat ou d’une avocate;
$ les pannes d’électricité et les tempêtes électriques qui endommagent
les pièces d’équipement et détruisent l’information numérisée;
$ le vol de grandes quantités de données numériques emmagasinées
dans des pièces d’équipement volées.
L’avocate ou l’avocat devrait mettre en place des mesures de sécurité
adéquates pour les protéger des menaces susmentionnées et, au besoin,
remplacer des pièces d’équipement et effacer certains dossiers
électroniques.
Mesures de sauvegarde et gestion en cas de désastre
Ligne directrice sur la
gestion de dossiers
L’avocate ou l’avocat devrait mettre en œuvre des mesures de
sauvegarde et des plans de procédures de reprise après incident en
matière de technologies de l'information. Elle ou il devrait examiner la
possibilité de mettre en place quelques-unes ou l’ensemble des politiques
et procédures suivantes :
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$ sauvegarde fréquente des données;
$ entreposage des disques ou cassettes de sauvegarde à l’externe et en
Entreposage et
élimination des
dossiers (ANG)
lieu sûr;
$ vérifications régulières visant à assurer la récupération des données;
$ assurance valide couvrant le coût de la récupération en cas de perte
de pièces d’équipement et de données numérisées.
Désuétude
L’avocate ou l’avocat devrait veiller à garantir l’accès futur de l’information
numérisée. La décision de sauvegarder les données critiques sur papier
ou sous format électronique est l’entière responsabilité de l’avocate ou de
l’avocat.
1. Barker, The Effective Use of Technology in the Practice of Law,
Canada Law Book Inc., 1998.
Eisen, Technology in Practice Second Edition, Thomson Professional
Publishing Canada, 1991
2. Adaptation pour l’Ontario de Guidelines for Ethics and the New
Technology, élaborées par la Law Society of Alberta et diffusées par
la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada. Le
Barreau du Haut-Canada les remercie cordialement de leur travail
dans le cadre de l’élaboration de ces lignes directrices..
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