Quand les collectivités locales passent à la GED

PERFORMANCE MÉTIERS
Les outils logiciels
Quand les collectivités locales
passent à la GED
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@AB-"8ACC$)?&'1".&"2)$2A.&1)0'"3A"C&C)!$"3&'8".!"$!.&1)0'8"
comptables des collectivités avec la Trésorerie Générale.
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JA!" .&" K0??A'&A1>" 3!" 20??A'!8" 3A" /!1)1" K&AB" !'" L0$mandie a anticipée.
responsables n’étaient pas tous présents en permanence, il fallait cependant qu’ils accèdent à leurs documents
de travail d’où ils se trouvaient. Dans
un premier temps, un VPN (réseau
privé virtuel) apportait un moyen d’accès, mais pas aux courriers. J’ai pu, à
l’époque de notre recherche - avant
2006- examiner le fonctionnement de
certaines solutions de GED proposées
sur le marché, je leur ai trouvé deux
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de la structure des documents intégrés
à la GED, qui ne pouvaient plus être
lus avec les logiciels d’origine, tels que
Word de Microsoft ou Acrobat d’Adobe.
En second lieu, le classement, donc ensuite la recherche des documents pouvaient entraîner quelque confusion...
par exemple si tel document, disons
une facture d’achat, est indexé par le
système de GED sur le nom d’en-tête
de la société émettrice, et que celle-ci
La mairie du petit Caux
La Communauté de communes du Pe-
virtualisés), et un outil logiciel GED.
tit Caux est une structure intercommu-
Sur une échelle nationale, la Commu-
!"#$%&'()#$# $*!('#+,-./! 0&#1$# '.#$
nauté de communes du Petit Caux se
Dieppe et Le Tréport. Elle regroupe 18
situe à un niveau statutaire important
2-//( #%$ 3# 4&.- $ 5$ 666$ 7!8&'! '%9$
du département de la Seine-Maritime.
Malgré sa taille modeste, la Communauté de communes couvre une zone
relativement riche et en pleine évolution. Collectivité dynamique qui dispose d’un budget important compte
tenu de sa taille et de compétences
élargies, elle gère un parc d’infrastructures routières et de bâtiments particulièrement important. Ce dynamisme se
par l’ampleur des compétences qu’elle
#:#.2#$;$#""#$2-(4.#$"!$<#%'&- $0#$"!$=#tite-enfance, le secteur sportif, la voirie
(70 Km de routes), les zones côtières
et, de façon plus classique, les zones
0>!2'&4&')%$ )2- -/&?(#%1$ ">-@A2#$ 0($
tourisme, 7 groupes scolaires où l’on
compte un millier d’élèves. Directeur
des systèmes d’information, M. Albert
Pontillon est aussi doté de responsabi-
possède plusieurs marques ou entités
(Orange / France Télécom), des recherches n’aboutissent pas, ou alors
une petite différence dans la saisie du
nom recherché déclenche la création
de trois ou quatre dossiers pour un
même fournisseur, d’où un éparpillement inutile. »
Sélectionner et déployer la solution
La veille technologique faisant partie de
son action courante, M. Pontillon avait
répertorié une douzaine de GED différentes au moment de faire un choix (en
B66C9D$ E- $ !''# '&- $ %>#%'$ A:)#$ =!.'&culièrement sur la GED « Novaxel »
qui d’emblée semblait présenter des
avantages déterminants par contraste
traduit également au niveau technolo-
lité sur la téléphonie et l’énergie.
gique à travers l’effort d’équipement in-
« Au départ, nous sommes venus à
observés par lui dans les GED du mo-
formatique particulièrement important
la GED pour des raisons pratiques,
/# '$;$"!$/-0&A2!'&- $0#$"!$%'.(2'(.#$0($
(287 ordinateurs en réseau, 8 serveurs
explique Albert Pontillon, en effet les
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QUALITÉ RÉFÉRENCES
OCTOBRE 2013
avec les deux défauts généralement
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PERFORMANCE MÉTIERS
!" #$%" &'(')*'" )'" +,-./'" 0!1" 2'"
il peut soudain le devenir alors
document, qui reste dans sa struc-
qu’il paraissait anodin au jour J.
ture d’origine ; il y a simplement une
Je me rappelle un courrier signa-
compression pour un gain de place
lant que l’étal d’un camelot sur le
sur disques. « C’est une sécurité pour
marché débordait sur la chaus-
l’acheteur qui, en cas de besoin, pour-
sée. Cela semblait alors peu de
ra toujours ressortir ses documents
chose, mais quelques mois plus
dans leur état d’origine», précise Albert
tard un accident est survenu à
Pontillon. « Quant au système de clas-
cause de cela, et ce courrier de-
sement, l’outil s’est avéré imbattable
venait une pièce importante. »
grâce à un raisonnement de base tout
!"#$%&$'($)!$%&$*&*!"&##!$+
simple
représentant
Albert Pontillon
vice en service. »
Il faut savoir que le passage au Pro-
l’arborescence
« Je suis satisfait de constater, après
sous la forme familière de l’armoire
sept années d’exploitation, que les
d’un bureau avec ses étagères, ses
deux principales qualités que j’avais
2 (PES V2) sera effectif à la date du
classeurs, ses dossiers… En une de-
tocole d’Echanges Standard Version
attribuées à notre GED dans la phase
8'&"9!):.'&";<8=7">2",?2.@'"A"-B+!(B&.!-
mi-journée de manipulation tout le
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2.1'&" 2'1" C*D" 5,+0(!?2'14" 1*00&.+!)("
monde peut comprendre, et j’imagine
simplicité et capacité d’ouverture. Au-
que le système peut s’adapter à tout
la circulation du papier dans le rela-
jourd’hui, après un usage intensif, je
type de client utilisateur dans le public
0!12"3"45)1'!-"/"#'4+(%('$"!'",4+(%('$6"7!-
ou le privé. De plus, la fonctionnalité
puis nos premiers pas, nous avons pu
de visualisation du document à l’écran
évoluer vers un accès web à distance
est un facilitateur indéniable. »
et intégrer la signature électronique
sionnel,…). « Grâce à son avance
La Communauté de communes met
des documents au travers de l’accord
dans la dématérialisation, notre Com-
dans sa GED un maximum de docu-
!" 8)942!%" 49!&" :;4.+!-<(=*" /" 1*"
munauté de communes a été choisie
ments. « Ma philosophie est que tout
clic pour une signature ! Par le work-
comme collectivité test tandis qu’hélas
document est important" 34" 5,)/'" 67"
>)?"(*'$=-$@"*)1#"0)19)*#"A4(-!"%!"#1(-
Pontillon. « Soit il est objectivement
vi et la gestion de nos documents dans
important au premier instant T, soit
leur cheminement de validation de ser-
tions comptables avec la Trésorerie
Générale (bulletins de paie, factures,
compte administratif, budget prévi-
beaucoup de collectivités sont encore
au tout papier. Aujourd’hui, à un an et
demi de la mise en place du PES V2,
je ne peux que les encourager à se
L’exemple de la Mairie de Schlierbach
« Dans une mairie nous brassons beaucoup plus de papier que dans une
entreprise de dimension équivalente », témoigne Mathieu Litzler, secrétaire
général de la commune alsacienne de Schlierbach (1200 hab.). Exerçant une
activité professionnelle, le premier magistrat n’est pas en permanence en mairie, aussi faut-il qu’il accède aux documents en tout lieu. Le partage des dossiers concerne les marchés publics comme les dossiers techniques des chantiers, les dossiers comptables et leurs pièces administratives… Depuis juillet
2012, 100% du courrier entrant est scanné, la dématérialisation est totale.
D’autres types de documents, comme les permis de construire, sont traités
en GED. Toutes les éditions de papiers utiles que le temps d’une réunion sont
éliminées. « Pour les factures d’achats, Novaxel a installé des scripts facilitant
leur introduction en comptabilité et leur transfert à la Direction Générale des
Services, avec des annotations en post-it électronique si nécessaire. » Les
échanges dématérialisés seront étendus avec les partenaires extérieurs pri:[email protected]"5,++'"2'"E&B1,&"F*?2.54"2!"G'5'(('"-'1"H.)!)5'1"'("2!"F&BI'5(*&'"37
J&BB'"A" K,)"')"8LLM4"N,:!D'24"1,5.B(B"-*"@&,*0'"O.1.!(.:4"B-.('"*)"2,@.5.'2"
de GED (gestion électronique de documents) du même nom qui compte plus
-'";<<"<<<"*(.2.1!('*&17" P,*(.2".)(Q@&'"-'1"+,-*2'1"-'"R,&SC,R4"-'"5,)(&T2'"
-'"5,+02B(*-'"0,*&".-')(./'&"2'1"-,5*+')(1".)'D.1(!)(14"-'" 6%"!:'5"@'1(.,)"
des codes à barres et la consultation des dossiers sur iPhone. L’intégration
-'1"5'&(./5!(1"B2'5(&,).U*'14"-B2.:&B1"0!&"JV!+?'&W.@)4"')"I!.("B@!2'+')("*)'"
#$%"X"-'"5,)/!)5'"37"
doter d’une GED ouverte permettant
une arborescente numérique capable
de répondre ensuite à la règlementation PES V2, » insiste Albert Pontillon.
« Nous allons tout droit vers le sans
papier intégral. Nous allons ainsi intégrer une zone parapheur permettant
de valider nos documents dans leur
494*&$!" 41" '-49!-#" 1" ?)-B>)?@" !'"
notre GED novaxel, qui peut être vue
actuellement comme un système d’archives vivantes et dynamiques, est en
passe de devenir, en plus, le coffre-fort
sécurisé de nos documents. »
F. P.
QUALITÉ RÉFÉRENCES
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