Présentation de la GED pédagogique de l`IUFM

Site de l'IUFM d'Alsace à Strasbourg France - Institut Universitaire de Formation de Maîtres
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Mis à jour le 12.11.2009
Présentation
de
Electronique
des
Documents
l'IUFM (GED)
la
Gestion
pédagogiques de
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Définition :
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, de classement, de stockage
et de diffusion des documents. La GED fait appel à des algorithmes de recherche des documents par pertinence (cf.
wikipédia) .
La GED à l'IUFM :
Dans le milieu de la formation, les enseignants et leurs étudiants, et les services administratifs (documentation,
informatique, production et diffusion multimédia, etc. ) ont besoin d'outils d'accompagnement professionnel pour mettre en
œuvre leur production, la recherche et la diffusion sur le web de leurs ressources. La GED pédagogique de l'IUFM d'Alsace
répond à ce besoin. Elle est accessible par le portail des ressources documentaires et pédagogiques. Ce portail donne accès,
suivant le profil (étudiant, stagiaire, formateur, référent, administrateur), en mode anonyme ou avec identification, aux
rubriques "Ressources pédagogiques" auxquelles l'usager a droit : ci-contre les menus accessibles pour un formateur.
Les moyens proposés :
des outils de création de ressources pédagogiques ("réservoir de ressources") : espaces web personnels, espaces web pour
les GTS / GTD, plateforme de travail collaboratif, des logiciels de bureautique et de création multimédia, etc.
des personnes ressources
le prêt de matériel multimédia
un dispositif simplifié de dépôt via le logiciel de GED qui prend en compte :
le respect d'une charte (droit d'auteur, droit à l'image, etc.),
la classification de la ressource et du public destinataire
l'avis d'un référent scientifique et pédagogique
un moteur de recherche puissant, avec possibilité d'une recherche fédérée : recherche simultanée dans la base de données
de la GED, dans les catalogues des médiathèques, dans les moteurs de recherche sur internet
des moyens de diffusion sur le web au travers d'un portail après identification ou non (accès anonyme = accès internet).
la possibilité dans un document pédagogique de faire des liens vers d'autres ressources ou documents (dans le respect des
droits d'auteur)
Quels types de documents peut-on déposer ?
Des pages web de son espace web personnel ou d'un des sites institutionnels de l'IUFM d'Alsace, de l'Université de
Strasbourg ou du site de l'académie de Strasbourg
Les documents issus d'un logiciel de bureautique (ou autre) au format d'origine ou encodé en pdf
Tous types de documents multimédias : animations, présentations, audios, vidéos, etc.
Le dépôt dans la GED se compose d'une notice descriptive (titre, résumé, etc.), d'un document principal (avec ou sans liens
hypertextes) et si nécessaire d'un ou plusieurs documents secondaires.
http://www.alsace.iufm.fr/web.ressources/web/aide_et_mode_emploi_ged/tout.php
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Le circuit du document :
Représentation des étapes pour l'élaboration de ressources pédagogiques
numériques :
Du document de travail à une ressource référencée dans la GED
Les personnels enseignants et administratifs disposent d'une GED administrative (dépôt de rapports, de compte-rendus, etc)
et d'une GED pédagogique. La plateforme de GED s'appuie sur un logiciel de gestion des ressources documentaires
spécifique (web). L'accès aux ressources pédagogiques est assuré par l'interopérabilité des données entre la plateforme de
GED et des espaces personnel de création de documents de travail, les espaces web personnels par exemple.
L'élaboration d'un document peut passer par l'espace web personnel de travail collaboratif proposé dans le portail (menu
"Créer / produire une ressource") . Il comporte un éditeur de pages web en ligne qui permet au(x) déposant(s), seul ou en
équipes, de préparer et de créer des documents de travail, d'avoir la possibilité d'intégrer des éléments de tout type (textes,
multimédias, etc.). Quand le formateur estime que son document peut être diffusé à un plus grand nombre, il le référence
dans la GED pour qu'il devienne une ressource accessible par le moteur de recherche de la GED pédagogique.
Le référencement (dépôt) dans la GED passe par :
l'accès au portail des ressources par le menu "Référencer une ressource dans la GED"
la rédaction d'une notice descriptive : chemin du document principal (url ou fichier) et éventuellement des documents
secondaires, rédaction d'un titre et d'un résumé, choix dans des listes du du public destinataire, de la discipline, du mode de
diffusion : internet / intranet, etc.
la sélection d'un référent scientifique et pédagogique pour demande d'avis. Il donnera son point de vue scientifique et
éducatif, il vérifiera le respect des droits d'auteurs et de publication en fonction de la ressource déposée. Par défaut toute
ressource déposée est visible instantanément en intranet (avec identification).
Le référent dispose de 15 jours pour donner son avis au déposant et à l'administrateur de la GED qui mettra, si la demande a
été faite (case à cocher dans la notice), la ressource en ligne sur internet.
L'administrateur GED veillera au bon respect de la charte de l'usage de la GED et pourra accompagner le déposant dans le
choix des outils les mieux adaptés à la conception du document (vidéo, audio, animations, etc.).
Le moteur de recherche :
Un moteur de recherche simplifié, ou par critères : discipline, plan de classement, date, type de médias, auteurs, etc., ou
une recherche fédérée (recherche simultanée dans plusieurs bases) est proposé.
La recherche se fait sur les éléments signalés dans la notice et sur les mots du document principal (recherche plein texte) :
une page web, les urls, un document texte, pdf, etc.
Le résultat de la recherche s'affiche sous forme d'une liste classée par pertinence avec possibilité d'accès direct à la
ressource. Un lecteur vidéo ou audio est affiché si nécessaire.
http://www.alsace.iufm.fr/web.ressources/web/aide_et_mode_emploi_ged/tout.php
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Quelques remarques :
Seuls les personnels enseignants et administratifs de l'IUFM pourront déposer des documents dans la GED, pas les
étudiants ni les stagiaires.
L'auteur s'engage à respecter la charte de la GED (droits d'auteurs, droit de l'image, citation des sources, etc.) et les
mentions légales du web de l'IUFM.
Le document, une fois déposé dans la GED ne pourra être modifié que sur demande de l'auteur à l'administrateur de la GED.
La ressource déposée dans la GED, devra l'être à partir d'un site web institutionnel (IUFM, UDS, académie de Strasbourg,
ministère). La ressource ne pourra pas être une redirection vers un site personnel.
A tout moment, l'auteur pourra demander l'accès sur internet ou la suppression de sa ressource dans la GED auprès de
l'administrateur GED.
Le référent et l'administrateur GED veilleront au respect de la charte et au caractère éducatif des documents déposés.
Francis FALCK
Direction des Usages du Numérique
IUFM Alsace
Veille technologique et innovation
http://www.alsace.iufm.fr/web.ressources/web/aide_et_mode_emploi_ged/tout.php
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