summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
09 August 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
ANALYTICS AND IMPLEMENTATION OFFICE
POSITION No.
:
AI-1
TITLE
:
Principal Management Analyst
GRADE
:
A-4
JOB CODE
:
A63
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent manages the Analytics and Implementation Office (AI) and is responsible to the Chief of Staff
(COS) for performing a wide range of executive support functions and management analyses. He/she is
responsible for developing and executing studies in support of business operations and support functions
across the Agency. He/she works with the executive management team on strategic planning and business
optimization. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Leading the Analytics and Implementation Office (AI) team to deliver high quality analyses and innovative
solutions to business challenges.

Providing objective advice and analyses to senior management on a range of challenging and sensitive
issues.

Working closely with senior leadership to market Agency capabilities, create new business, improve
operations and optimize organizational efficiency.

Developing, promoting, implementing and exploiting Information Knowledge Management (IKM)
capabilities, tools, techniques and practices throughout the Agency.

Providing technical support and analyses in development of the Agency’s Organization & Personnel
Establishment (O&PE) to include determining appropriate classification of positions.

Developing implementation plans for approved studies and establishing controls to measure
effectiveness.

Leading, planning, and conducting Lean process improvement events to optimize processes and increase
capacity. These events may require project management, change management, group facilitation,
process mapping, data mining, and statistical analyses.

Preparing presentations, briefings and reports for senior management on the results of studies, reviews,
investigations, surveys or analyses.

Leading or participating in policy formulation, resource planning, fact-finding assignments and working
groups.

In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved
operations and missions, on a case-by-case basis, by travelling to associated theatre/mission locations,
especially where Agency personnel are/will be serving.
AI-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Providing executive support to the COS, serving as lead action officer and trusted agent for a wide range
of sensitive projects.

Leading preparation for high-level meetings i.e. Managers’ Conferences, Logistics and Finance,
Administration and Audit (LogFAA) Committees and Agency Supervisory Board (ASB).

Serving as Secretary to meetings and working groups when the COS is the Chairperson, including
development of meeting agendas, minutes and tracking of task completion using the Agency’s Task
Management System (TMS).

Leading and conducting operational audit studies to determine data-driven manpower requirements with
focus on operational efficiency and effectiveness.

Enabling an efficient and effective organization through implementation of Lean thinking, education and
process improvement events.

Enhancing business operations by enabling an information and knowledge sharing culture through
implementation of IKM projects and tools.

Participating in business development through an integrated corporate marketing approach and the
estimating of required resources to take on new business.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree preferably in management sciences or business administration equivalent to Master's.

Excellent communication skills with ability to speak and write clearly and convincingly to achieve desired
outcomes.

Excellent human relations with ability to conduct interviews with maturity, tact, discretion and sound
judgment.

Ability to develop efficient and effective solutions, in a resource constrained environment, to complex
problems (particularly in terms of organization and manpower efficiency).

Ability to develop policy and Key Performance Indicators (KPIs) to gauge performance and to engage
problems early to mitigate risk.

Ability to think outside the box and create innovative solutions to complex business challenges.

Ability to multi-task and work effectively under pressure while producing high-quality products under
short-notice deadlines.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Training and experience in developing efficient organizations/processes using organizational design
theories or Lean process improvement techniques.

Training and experience in leading and conducting operational audit manpower studies in large
organizations, preferably within NATO or a Ministry of Defence (MOD).

Training and experience in leading and implementing IKM projects and tools to improve business
operations and processes in large organizations, preferably within NATO or a MOD.
AI-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

At least seven years of experience as a senior staff officer leading teams and working projects/tasks in
direct support to executive management, preferably within a NATO or MOD headquarters.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Professional certifications in Lean Management, Change Management, Project Management and
Knowledge Management would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organization.
Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives.

Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit
of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national
policy.
AI-1
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
9 août 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU "ANALYSE ET MISE EN ŒUVRE"
POSTE No
:
AI-1
TITRE
:
Premier(-ère) analyste de gestion
GRADE
:
A-4
CODE POSTE
:
A63
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Le (La) titulaire gère le Bureau "analyse et mise en œuvre" (AI) et, sous la direction du chef d'état-major, est
chargé(e) d'une large gamme de fonctions en matière de soutien exécutif et d'analyses de gestion. Il (Elle) est
chargé(e) de l'élaboration et de l'exécution d'études en appui des fonctions opérationnelles et de soutien dans
l'ensemble de l'Agence. Il (Elle) travaillera avec l'équipe de gestion exécutive sur la planification stratégique et
l'optimisation des activités. Le (La) titulaire exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

diriger l'équipe du Bureau "analyse et mise en œuvre" (AI) en vue de fournir des analyses de grande
qualité et des solutions innovantes aux défis liés aux activités ;

fournir à la direction des analyses et des avis objectifs sur un ensemble de questions difficiles et
sensibles ;

travailler en étroite collaboration avec la direction afin de promouvoir les capacités de l'Agence, de créer
de nouvelles activités, d'améliorer les opérations et d'optimiser l'efficience organisationnelle ;

élaborer, promouvoir, mettre en œuvre et exploiter des capacités, des outils, des techniques et des
pratiques en matière de gestion des informations et des connaissances (IKM) dans l'ensemble de
l'Agence ;

fournir un soutien et des analyses techniques dans le cadre de l'élaboration du tableau d'organisation et
d'effectifs de l'Agence, et notamment définir un classement approprié des postes ;

élaborer des plans de mise en œuvre pour des études approuvées et établir des contrôles afin d'en
mesurer l'efficacité ;

diriger, planifier et mener des actions d'améliorations de processus suivant la méthode Lean afin
d'optimiser les processus et d'augmenter les capacités. Ces actions peuvent nécessiter de la gestion de
projet, de la gestion du changement, de l'animation de groupe, du mappage de processus, de
l'exploration de données et des analyses statistiques ;

élaborer à l'intention des cadres de direction des exposés et des rapports destinés à présenter les
conclusions des études, revues, enquêtes, inspections ou analyses effectuées ;

piloter la formulation de politiques générales, la planification de ressources, des missions d'enquêtes et
des groupes de travail ou participer à ces activités ;

conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service selon les besoins
et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en
se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de l'Agence
y est ou y sera en service ;
AI-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
980_16#2xx.docx

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées
qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

fournir un soutien exécutif au chef d'état-major, jouer le rôle de principal responsable et d'agent de confiance
pour une large gamme de projets sensibles ;

diriger la préparation de réunions de haut niveau, à savoir les conférences des chefs de service, les réunions
des Comités logistique et financier, administratif & d'audit (LOG/FAA) et celles du Comité de surveillance
d'agence (ASB) ;

faire fonction de secrétaire lors des réunions et des groupes de travail présidés par le chef d'état-major, ce qui
comprend notamment l'établissement de l'ordre du jour et des procès verbaux des réunions et le suivi du
travail réalisé au moyen du système de gestion des tâches (TMS) de l'Agence ;

orienter et mener des études à l'aide d'audits opérationnels afin de déterminer, sur la base des données
recueillies, les besoins en effectifs, en ayant en point de mire l'efficience et l'efficacité opérationnelles ;

promouvoir une organisation efficiente et efficace en mettant en place des actions de réflexion, de formation
et d'amélioration des processus liées à la méthode Lean ;

renforcer les activités opérationnelles en favorisant une culture du partage des informations et des
connaissances grâce à la mise en œuvre de projets et d'outils IKM ;

participer au développement des activités selon une approche intégrée de marketing d'entreprise et à
l'estimation des ressources nécessaires à la prise en charge de nouvelles activités.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures, de préférence dans les domaines des sciences du management ou de
l'administration des affaires, équivalant à un master.

Excellentes compétences en matière de communication assorties d'une aptitude à s'exprimer oralement et par
écrit avec clarté et de manière convaincante permettant d'obtenir les résultats souhaités.

Excellent sens des relations humaines et aptitude à mener des entretiens avec maturité, tact, discrétion et
discernement.

Aptitude à mettre au point des solutions efficientes et efficaces à des problèmes complexes (notamment en ce
qui concerne l'efficience en matière d'organisation et de main-d'œuvre) dans un environnement où les
ressources sont soumises à des contraintes.

Aptitude à élaborer des politiques générales et des indicateurs clés de performance permettant de mesurer les
prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques.

Capacité à réfléchir de manière non conventionnelle et à apporter des solutions innovantes à des défis
professionnels complexes.

Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en
fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en matière
d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Formation et expérience en matière d'élaboration d'organisations et de processus efficients en s'appuyant sur
des théories de conception organisationnelles ou des techniques d'amélioration de processus recourant à la
méthode Lean.

Formation et expérience en matière de pilotage et de réalisation d'études d'effectifs à l'aide d'audits
opérationnels dans des organismes de grande taille, de préférence au sein de l'OTAN ou d'un ministère de la
Défense.

Formation et expérience en matière de pilotage et de mise en œuvre de projets et d'outils IKM destinés à
améliorer les activités et les processus opérationnels dans des organismes de grande taille, de préférence au
sein de l'OTAN ou d'un ministère de la Défense.
AI-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016

Expérience d'au moins sept années acquise en tant qu'officier d'état-major de niveau supérieur
responsable de la direction d'équipes et de la réalisation de projets/tâches pratiques en appui direct de la
gestion exécutive, de préférence au sein d'un quartier général de l'OTAN ou d'un ministère de la Défense.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Des certifications professionnelles dans les domaines de la gestion optimisée (Lean Management), de la
gestion du changement, de la gestion de projets ainsi que de la gestion des connaissances constituerait un
avantage.
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques
au sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans
stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'Agence.

Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et
capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur
travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.
AI-1
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016