Donations, events and tickets | NBLA Guidelines and

Donations, events and tickets | NBLA Guidelines and instructions Following these instructions will help us all stay organized. We’ll provide the tools necessary to make it easier to promote our events and fundraising activities while collecting valuable information from participants and our Liberal membership. Email addresses are critical for us to keep in contact with members and supporters. They cut down our costs as we can rely less on standard mail to send fundraising letters, thanks yous and notices. Accurate recording of your received donations and ticket sales is an important part of fundraising successfully and makes the NBLA’s accounting easier. Prompt submission of all forms and payments will help our office process riding portions and reimbursements faster. Ticket/Event Forms | ​
Specific forms will be provided to sell tickets. Please use them and fill them out legibly. The information provided is necessary to record transactions, update guest lists, process payments and generate tax receipts (if applicable.) Follow instructions for submission. Please submit promptly and with payment. Most of our events are fundraisers. Money collected is a donation to the NBLA. Please ensure that all corporate donors are incorporated or limited companies. Please specify if the company donating meets this criteria. Eg: ABC Company Inc., instead of ABC Company. FYI: LJR Club membership is a donation to the Liberal Association and there is a specific form to use for this fundraising initiative. When someone chooses to join the LJR Club, they are making an annual contribution of $500. This is not a reception ticket or a one­event purchase. NOTE: Partnerships are not allowed to make donations. However, the partners can donate as individuals. If there is no clear company distinction, the owners and/or partners can donate as individuals. Please be sure to collect their complete information, including address, phone number and email for our records. Payments and donations |​
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Please forward all cheques and forms with credit card details to the NBLA for processing as soon as possible. When selling tickets to an event, please collect amounts at time of sale. Arrange for any cash to be delivered in person. Cheques can be made payable to the New Brunswick Liberal Association or NBLA. It is acceptable if a cheque is written to a specific riding association. All contributions made to the riding associations must be accounted for centrally. All donations collected through fundraising, ticket sales and/or event sponsorship must be accounted for centrally. Riding associations are not to deposit these funds into their own accounts. Do not use cash received for payment of any expenses. NOTE: We cannot accept cash over $100 as per the PPFA (Political Process Financing Act.) Please encourage people to donate by cheque or credit. Event expenses | ​
Please submit all costs associated with your events to the NBLA office. Include all receipts. The NBLA will pay for/reimburse the costs. We try to do so within 7 days of receipt of the expense submission. You can scan and email receipts or fax to the office. Hard copies must follow in the mail, along with event forms, payments and guest logs. Goods and services/in kind donations | ​
Please record all goods and services donated. These must be recorded ​
as a contribution and must be issued an official goods and services receipt from the NBLA. If a service (eg: printing), product (eg: venue), or prize is donated, please request an invoice from the supplier indicating the actual cost or the fair market value of the item or service. These donations ​
do count​
towards the cost of every event we hold. Information disclaimer | ​
If you are asked, information is not shared with any entity outside of the NBLA. We use emails, addresses and phone numbers to send thank you letters, invites, notices, and provide general communication as needed. Please contact the office at 506­453­3950 or 1­800­442­4902 if you have any questions. We will be here to support you in any way we can. We will work together as a team to ensure every event across the province is successful and that our fundraising efforts are maximized. Thank you! Dons, événements et billets | Lignes directrices et directives de
l’ALNB
En suivant ces directives, nous pourrons tous être organisés. Nous fournirons les outils
nécessaires pour faciliter la promotion de nos événements et nos activités de prélèvement de
fonds tout en recueillant des renseignements valables des participants et de nos membres
libéraux.
Les adresses courriel sont essentielles pour garder un lien avec les membres et les
sympathisants. Cela nous aide aussi à réduire nos dépenses en dépendant moins sur la poste
en papier pour envoyer des lettres de prélèvement de fonds, des remerciements et des
annonces.
Un registre précis de vos dons et des ventes de billets est indispensable pour le succès de nos
levées de fonds et pour faciliter la comptabilité à l’ALNB.
La remise expédiée de tous les formulaires et paiements aide notre bureau à traiter plus
rapidement la part de remboursement qui revient à la circonscription.
Billets/Formulaires pour événements | Des formulaires spécifiques seront fournis pour
vendre des billets. Veuillez les utiliser et les remplir de façon lisible. Les renseignements
fournis sont nécessaires pour inscrire les transactions, ajuster la liste des invités, traiter les
paiements et émettre les reçus d’impôt (au besoin). Veuillez suivre les directives pour nous
acheminer votre documentation. Veuillez remettre le tout avec les paiements dans les plus
brefs délais.
La plupart de nos événements sont des levées de fonds. Les fonds recueillis constituent un
don à l’ALNB. Veuillez assurer que toutes les entreprises qui font un don ont le statut incorporé
ou limité. Veuillez préciser si l’entreprise désirant faire le don qualifie à ce titre, par exemple,
Entreprise ABC Inc., au lieu de Entreprise ABC.
À titre de renseignement : Les adhésions au Club LJR constituent un don à l’Association
libérale et un formulaire spécifique existe pour cette initiative de financement. Lorsqu’une
personne choisit de joindre le Club LJR, elle fait un don annuel de 500 $. Ceci ne consiste pas
d’un achat de billet à une réception ou à un événement unique.
NOTE: Les sociétés en nom collectif ne sont pas permises de faire des dons.
Cependant, les associés peuvent faire des dons à titre d’individus.
Si l’on peut établir qu’il ne s’agit pas d’une corporation, les propriétaires et/ou les associés
peuvent donner à titre d’individus. Assurez-vous de recueillir toutes leurs coordonnées, y
compris l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel, pour nos dossiers.
Paiements et dons | Veuillez nous transmettre à l’ALNB tous les chèques et les formulaires
contenant les données de carte de crédit pour le traitement dès que possible. Lorsque vous
vendez des billets pour un événement, veuillez recueillir les argents au moment de la vente.
Faites des arrangements pour que l’argent comptant soit livré en personne.
Les chèques peuvent être payables à l’ordre de l’Association libérale du Nouveau-Brunswick ou
ALNB. Nous acceptons les chèques émis au nom d’une association de circonscription
particulière.
Tous les dons aux associations de circonscription doivent être comptabilisés au bureau central.
Tous les dons recueillis par le biais de levées de fonds, de vente de billets et/ou de commandite
d’un événement doivent être comptabilisés au bureau central. Les associations de
circonscription ne doivent pas déposer ces fonds dans leur propre compte bancaire.
Ne pas utiliser l’argent comptant recueilli pour payer toute dépense que ce soit.
NOTE : Selon la Loi sur le financement de l’activité politique, nous ne pouvons pas
accepter des dons dépassant 100 $ en comptant. Veuillez encourager les gens à donner
par moyen de chèque ou carte de crédit.
Dépenses des événements | Veuillez remettre au bureau de l'ALNB tous les coûts associés à
vos événements. Y inclure tous les reçus. L'ALNB s'acquittera des paiements ou des
remboursements associés aux coûts. Nous tentons de faire ceci dans un délai de 7 jours
suivant réception des dépenses.
Vous pouvez numériser les reçus et les envoyer par courriel ou par télécopieur au bureau. La
documentation en papier doit ensuite être envoyée au bureau par la poste, accompagnée des
formulaires de l’événement, des paiements et de la liste de présence.
Dons de biens et services/contributions en nature | Veuillez garder une liste de tous les
biens et services donnés. Ceux-ci doivent être inscrits comme un don et un reçu officiel pour
biens et services doit être émis par l'ALNB.
Si un service (imprimerie, etc.), un produit (une salle), ou un prix est donné, veuillez demander
au fournisseur une facture qui démontre le coût réel ou la juste valeur marchande de l'article ou
du service.
Nous devons tenir compte de ces dons dans le coût de chaque événement que nous
organisons.
Avertissement au sujet des renseignements | Si l’on vous demande, les renseignements
recueillis sont à l’usage interne seulement et ne sont pas mis à la disposition d’organismes à
l’extérieur de l’ALNB. Nous utilisons les adresses courriel, les adresses postales et les
numéros de téléphone pour envoyer des lettres de remerciement, des invitations, des annonces
et des nouvelles générales au besoin.
Veuillez communiquer avec le bureau au 506-453-3950 ou 1-800-442-4902 si vous avez
des questions.
Nous serons là pour vous soutenir de toute façon que ce soit. Nous travaillerons ensemble en
équipe pour assurer la réussite de chaque réception dans toutes les régions de la province et pour
maximiser nos efforts de prélèvement de fonds.
Merci!