Implantation des KATA - CISSS du Bas-St-Laurent

Implantation des KATAS au CSSS des Basques
Problématique
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2012 : Implantation de la mêlée d’équipe
dans tous les secteurs d’activités au CSSS des Basques
2013 – 2014 : Standardisation de l’animation de la mêlée d’équipe
et création d’un groupe de co-développement.
Constat :
– Version 1.0 peu dynamique
– Il est difficile de gérer les projets dont l’envergure dépasse le « just do it »
– Il est difficile de gérer plusieurs indicateurs
et leurs causes souches à même le petit tableau
– Il est difficile de faire des suivis sans perdre le fil conducteur
dans les activités d’amélioration continue
•
2014 – 2015 : Révision de la version 1.0 de la mêlée d’équipe
Objectifs
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Implantation et consolidation
de la version 2.0 de la mêlée d’équipe
Favoriser
la responsabilisation
des équipes
par l’anticipation
et la répétition
des cycles PDCA
Favoriser
des petites
initiatives
d’améliorations
au quotidien
Introduction
des KATAS
dans la mêlée
d’équipe 2.0
Méthodologie
Implantation de la mêlée d’équipe 2.0 incluant le KATA par le KATA
•
La direction générale a réalisé un KATA sur l’implantation du KATA.
Résultats
Analyse
LA VISION
Impact sur la culture organisationnelle
Implanter la mêlée d’équipe 2.0 dans tous les secteurs
et de façon quotidienne d’ici le 31 mars 2016
Facteurs facilitant l’implantation des KATAS au CSSS des Basques
CONDITION CIBLE
Implanter les KATAS à la DG, à l’hébergement, au SAD et au GMF d’ici le 31 mars 2015
OBSTACLES
➊
➋
➌
➍
➎
Manque de formation
Gestionnaire gêné d’animer un KATA
Tableau de bord absent des unités
Communication absente à l’ensemble de l’organisation sur la version 2.0
[email protected]
Déploiement à partir de la direction générale
•
Présence d’une gestion médico-administrative forte
•
Déploiement au sein de l’équipe médicale
•
Implantation d’une version 1.0 dont les impacts ont été positifs dans l’organisation
•
Culture d’amélioration continue au CSSS des Basques
•
Version améliorée de la mêlée d’équipe
•
Ouverture des gestionnaires, des chefs d’équipe,
des superviseurs cliniques à se mettre dans l’action sans tout maîtriser.
Absence d’un véritable processus d’animation
Divers cycles PDCA ont été réalisés via ce KATA
pour adresser les obstables et atteindre la condition cible
Impact sur la culture organisationnelle suite à l’implantation des KATAS
•
Meilleure synergie et pérennité des activités d’amélioration continue dans l’organisation
•
Leadership mobilisateur de la part des gestionnaires et chefs d’équipe
•
Sens de l’anticipation en voie de développement
•
Sens de la responsabilisation de l’ensemble des parties prenantes
Implantation des tableaux de bord dans les équipes terrain en janvier 2015
•
Pratique des rôles (apprenants – coach – second coach) via l’implantation de KATA
par du coaching direct avec un consultant expert en février 2015
Permet une meilleure standardisation des processus par la réalisation
de plusieurs cycles PDCA et ce, à même la réalisation du processus initial
•
Moins de Kaisen : réduction des coûts associés à la gestion de projet
➊
➋
➌
Formation KATA par le HEC en octobre 2014
➍
➎
➏
➐
Standardisation de l’animation du KATA mars 2015
Création d’un nouveau tableau de bord KATA en décembre 2014
Communication à l’ensemble des chefs d’équipe
sur la version 2.0 et son mode d’animation
Réalisation d’un lexique pour bien définir les termes en mars 2015
(KATA, mélée d’équipe 2.0, indicateurs de résultats,
indicateurs de processus, causes souches…)
SITUATION ACTUELLE
La situation actuelle évolue à chaque cycle de PDCA.
La situation actuelle prend en compte :
•
Le nombre de mêlées d’équipes 1.0
•
Le nombre de mêlées d’équipe 2.0
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Le nombre de KATAS réalisés / semaine / département
•
Le nombre d’idées retenues
•
Le nombre de stations visuelles dans l’établissement
Leçons apprises
•
Inverser les rôles d’apprenant et de coach : apprentissage enrichissant
•
Rigueur, persévérance, impliquer les gens dans le changement
•
Donner l’exemple
•
L’importance de se metrre à l’action
« L’important ce n’est pas d’être 100% parfait,
mais 100% meilleur ! ».
– Jean-Marc Legentil, 2013
RÉSULTATS À CE JOUR
PHOTO : Line Moisan, directrice générale, en compagnie du Dr Simon Delisle, DSP,
et de Sylvain Landry, du Pôle santé HEC Montréal,
devant le tableau tableau du KATA de la salle de contrôle au CSSS des Basques.
•
T0
T1
Mêlées d’équipe 1.0
9
0
Mêlées d’équipe 2.0
0
9
Idées d’améliorations retenues
0
0
KATAS réalisés
0
0
Stations visuelles
3
12
CONDITION
INITIALE
OBSTACLES
CONDITION
CIBLE
VISION
ET DÉFI
« L’arrogance ultime est de demander aux gens de terrain de changer
leur façon de travailler sans changer la façon de les gérer ».
– Traduction libre d’une citation de
John Toussaint,
ThedaCare Center for Healthcare Value,
Wisconsin