Procès-verbal de la réunion du conseil d`administration de l

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l'ACEI tenue par téléconférence
le 16 juin 2005 à 10 h 00, heure d'Ottawa.
Administrateurs présents : Paul Andersen (vice-président), Richard Anderson, Malcolm
Andrew (membre d'office), John Demco (trésorier), Michael Geist , Mark Jeftovic , Ron
Kawchuk, Jim Mercer, Ross Rader (secrétaire), Jean Sébastien, Bernard Turcotte (membre
d'office)
Administrateurs absents: Clyde Beattie (président), Eleanor Jang, Margaret Osborne
Invité : Kim von Arx (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l'ordre du jour
Les membres du conseil d'administration conviennent que l'ordre du jour distribué avec le
matériel pour la réunion soit modifié pour inclure les points suivants : 4.1 Spéculation sur les
noms et 4.2 Projets de média.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Kawchuk, et adoptée à l'unanimité.)
2. Réforme - Points discutés
2.1 Une personne - un vote
Comme mentionné et convenu à la réunion du conseil d'administration du 7 juin 2005 à StJohn's, il est recommandé que toute personne physique puisse voter une fois dans le cadre de
toute activité de l' ACEI. Il s'ensuit une discussion concernant le processus de validation d'une
personne quelconque et B. Turcotte explique au conseil d'administration que l'information
fournie ne représente qu'un concept général et que le personnel doit poursuivre ses travaux sur
cette question. R. Anderson suggère qu'une catégorie de membres soit créée, où ces derniers
choisiraient eux-mêmes le niveau de leur statut et recevraient des courriels en conséquence. M.
Geist convient que cette méthode favoriserait et assurerait la participation de ceux et celles qui
sont vraiment intéressés.
1. Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de modifier la
Convention d'enregistrement - Titulaires pour instituer une politique d'une personne - un vote
concernant toutes les activités des membres de l'ACEI et d'y inclure des procédures officielles
pour la validation des participants.
(Motion proposée par J. Mercer, appuyée par M. Jeftovic, et adoptée à l'unanimité.)
2. Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel d'inclure une catégorie de
membres dans le cadre de la consultation publique, où seules les personnes intéressées et
authentifiées en feront partie.
(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par R. Rader, R. Rader s'abstenant, et adoptée.)
2.2 Composition du conseil d'administration
M. Jeftovic propose, dans le cadre de la stratégie de transition, que tous les administrateurs en
place démissionnent et que les membres réélisent un nouveau conseil d'administration à la
prochaine élection. Après une discussion portant sur les postes actuels et un examen de ceux-ci,
M. Jeftovic retire sa motion. Les membres du conseil d'administration conviennent que la
stratégie de transition, telle que proposée par M. Jeftovic, soit débattue dans le cadre de la
consultation publique.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de consulter les membres
au sujet de la composition du conseil et des stratégies de transition suivantes : 1) tous les
mandats des administrateurs désignés se termineront à la fin à la fin de l'exercice 2005-2006 et
tous les administrateurs élus demeureront en poste jusqu'à la fin de leur mandat; 2) le conseil
d'administration actuel démissionnera après l'élection de 2006 et 3) des nouveaux postes seront
affectés en rotation sur une période de trois ans de la façon suivante : cinq (5) administrateurs
élus parmi les candidats du Comité des mises en candidature et un (1) administrateur élu parmi
les candidats des membres; trois (3) administrateurs élus parmi les candidats du Comité des
mises en candidature et un (1) administrateur élu parmi les candidats des membres; et, enfin,
trois (3) administrateurs élus parmi les candidats du Comité des mises en candidature et un (1)
administrateur élu parmi les candidats des membres.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Kawchuk, et adoptée à l'unanimité.)
2.3 Comité des mises en candidature
Le conseil d'administration examine la composition du Comité des mises en candidature et B.
Turcotte informe le conseil que les organismes sélectionnés et le nombre de postes seront
déterminés à une date ultérieure. La consultation publique permettra de peaufiner le concept du
Comité des mises en candidature et plus de détails seront disponibles après cette consultation.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de consulter les membres
au sujet du concept du Comité de mises en candidatures qui comprendra 25 membres et qui aura
un quorum de 15 membres.
(Motion proposée par J. Demco, appuyée par R. Rader, et adoptée à l'unanimité.)
2.4 Élections
Le conseil d'administration discute des communications entre les candidats et les électeurs et M.
Geist demande que le forum public ne soit pas annulé. Il est recommandé cependant que le
forum public soit amélioré, peut-être en tenant une téléconférence, et que cette étape de l'élection
fasse partie de la consultation publique.
R. Kawchuk recommande que tout candidat qui se présente à l'élection signe une déclaration
confirmant qu'il n'est en conflit avec aucun(e) autre administrateur(trice) en place et que le
Comité des mises en nomination tienne compte de la Politique sur les conflits d'intérêts en
procédant à la désignation des candidats.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de consulter les membres
au sujet des modifications proposées aux règles d'élection, telles qu'amendées.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par R. Rader, et adoptée à l'unanimité.)
2.5 Consultation publique
1. Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de consulter, du 7 juillet
2005 environ au 7 septembre 2005 environ, les membres au sujet des modifications proposées au
Règlement. Le personnel devra présenter au conseil un rapport détaillé des résultats de la
consultation d'ici la mi-septembre 2005.
2. Il est proposé que le conseil d'administration reporte la réunion du 14 septembre 2005 au 27
septembre 2005.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par J. Mercer, et adoptée à l'unanimité.)
3. Réforme - Points non discutés
3.1 Lettres patentes
Ce point a été reporté à la fin de la réunion.
3.2 Président
Il est proposé que le conseil d'administration soit élu pour un mandat de trois ans. Les
administrateurs conviennent qu'un mandat de trois ans assurera une meilleure continuité et
stabilité de l'organisme.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel d'inclure les modifications
proposées au poste de président dans le cadre de la consultation publique concernant les
modifications au Règlement.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par M. Jeftovic, et adoptée à l'unanimité.)
3.3 Rémunération des membres du Comité des mises en candidature
B. Turcotte recommande au conseil d'administration que les membres du Comité des mises en
candidature reçoivent une rémunération fixe pour leurs services, ce qui favorisera le recrutement
d'organismes et de membres.
Motion proposée par R. Rader, et appuyée par J. Sébastien, visant à inclure la proposition de
rémunérer les membres du Comité des mises en candidature dans le cadre de la consultation
publique concernant les modifications au Règlement. R. Anderson et M. Geist ne sont pas
d'accord avec la recommandation et, après discussion, R. Rader retire la motion.
3.4 Limite au nombre de registraires ou de personnes affiliées aux registraires au conseil
d'administration
Il est recommandé au conseil d'administration qu'une limite du nombre maximal
d'administrateurs qui sont des registraires ou des personnes affiliées aux registraires soit fixée et
d'inclure cette modification dans le cadre de la consultation publique. Le conseil d'administration
aborde la composition proposée du Comité des mises en candidature mentionné au point 2.3 et
convient que si les membres du Comité des mises en candidature sont des organismes nommés,
les risques d'une surreprésentation par un groupe d'intérêts quelconque seront négligeables.
Motion proposée par R. Rader, et appuyée par M. Geist, visant à inclure la proposition de limiter
le nombre de registraires ou de personnes affiliées aux registraires au conseil d'administration
dans le cadre de la consultation publique concernant les modifications au Règlement. (Motion
opposée par R. Anderson, J. Demco, M. Geist, M. Jeftovic, R. Kawchuk, J. Mercer, R. Rader,
J. Sébastien, et rejetée.)
3.5 Rémunération des membres du conseil d'administration
Il est recommandé au conseil d'administration que les membres du conseil d'administration
reçoivent une indemnité journalière concurrentielle pour leurs services au conseil. Les
administrateurs conviennent que cette question doit être soulevée dans le cadre de la consultation
publique en fournissant les résultats d'une enquête menée sur les pratiques des organismes sans
but lucratif et des organismes internationaux responsables des domaines de tête de code de pays
(ccTLD) en matière de rémunération de leurs administrateurs. Les membres du conseil
d'administration conviennent également que les exigences liées à cette question ne doivent pas
être incluses dans le cadre de la consultation publique, mais plutôt définies par le conseil
d'administration lui-même à une date ultérieure.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel d'inclure la proposition de
rémunérer les administrateurs avec l'enquête précitée dans le cadre de la consultation publique
concernant les modifications au Règlement.
(Motion proposée par J. Sébastien, appuyée par R. Kawchuk, opposée par M. Jeftovic, J. Mercer
et R. Rader, et adoptée)
La réunion est ajournée à 12 h 10 jusqu'au lundi 20 juin 2005 à 10 h 15.
Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l'ACEI tenue par téléconférence
le 20 juin 2005 à 10 h 15, heure d'Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen (vice-président), Richard Anderson, Malcolm
Andrew (membre d'office), Clyde Beattie (président), John Demco (trésorier), Michael Geist ,
Mark Jeftovic , Ron Kawchuk, Jim Mercer, Ross Rader (secrétaire), Jean Sébastien, Bernard
Turcotte (membre d'office)
Administratrices absentes : Eleanor Jang , Margaret Osborne
Invité : Kim von Arx (ACEI)
Secrétaire de séance: Lynn Gravel (ACEI)
La réunion est ouverte à 10 h 15, heure d'Ottawa.
4. Approbation de l'ordre du jour
Les membres du conseil d'administration conviennent que les points suivants demeurent à l'ordre
du jour à traiter : les Lettres patentes, l'annulation de noms, et la spéculation sur les noms.
(Motion proposée par J. Demco, et appuyée par P. Andersen.)
5. Réforme - Points non discutés
5.1 Lettres patentes
K. von Arx propose qu'une modification mineure soit apportée au paragraphe sur les objets de la
Corporation dans les Lettres patentes de l'ACEI (disponibles an anglais seulement) en
supprimant le mot « registration » (enregistrement). Elle souligne que cette modification
favorisera les discussions à une date ultérieure si l'ACEI considère d'élargir ses fonctions au-delà
de ses activités opérationnelles actuelles.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de procéder à des
consultations afin de modifier les objets de la Corporation dans les Lettres patentes de l'ACEI en
supprimant le mot « registration » (enregistrement).
(Motion proposée par M. Geist, appuyée par J. Sébastien, opposée par R. Rader, P. Andersen et
M. Jeftovic s'abstenant, et adoptée.)
6. Autres questions
6.1 Annulation de noms
B. Turcotte informe le conseil d'administration qu'un registraire a reçu une demande pour
l'enregistrement d'un grand nombre de noms .ca. La personne qui a fait cette demande surveille
ensuite la fréquence d'utilisation de ces noms sur l'Internet et les annule s'ils sont rarement
utilisés au sein du délai de grâce de sept jours. Pour résoudre ce problème, il est recommandé au
conseil d'administration que les annulations par les registraires soient limités, n'importe quel
jour, à 10 à 15 p. 100 des noms de domaine enregistrés en moyenne par jour au cours de la
dernière semaine ou du dernier mois par un registraire.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel de mettre en oeuvre le
concept précité, en collaboration avec le représentant du Committee of Canadian Internet
Registrars, pour limiter les annulations par les registraires en s'appuyant sur la moyenne
quotidienne au cours des 30 derniers jours avec un minimum d'une annulation par jour.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par J. Mercer, et adoptée à l'unanimité.)
6.2 Spéculation sur les noms
B. Turcotte fait savoir au conseil d'administration qu'un petit nombre de titulaires ont
communiqué avec l'ACEI concernant des enregistrements multiples.
On peut s'inquiéter de ce que l'ACEI puisse devenir la prochaine cible pour ces accapareurs de
noms de domaine point-ca car les noms de domaine point-com bon marché commencent à
devenir rares et des exploitants bien nantis cherchent à utiliser leur expertise et leur argent pour
monopoliser de nouveaux marchés TLD. B. Turcotte propose plusieurs stratégies pour résoudre
ce problème et demande au conseil administration d'accepter, comme mesure temporaire,
d'établir de nouvelles limites sur les enregistrements de noms de domaine par tout titulaire.
À la lumière de cette discussion, J. Mercer propose qu'un groupe de travail technique soit créé
pour élaborer une stratégie à long terme. Ce groupe de travail comprendra P. Andersen,
R. Anderson, J. Demco, M. Jeftovic, R. Kawchuk, J. Mercer et R. Rader.
Il est proposé que le conseil d'administration demande au personnel, aux fins de stabilité, de
limiter le nombre total d'enregistrements chaque jour en attendant les recommandations du
groupe de travail.
(Motion proposée par J. Mercer, appuyée par M. Geist, opposée par R. Rader, M. Jeftovic
s'abstenant, et adoptée.)
7. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d'administration aura lieu à Ottawa le 3 octobre 2005.
8. Clôture
En l'absence d'autres questions, la séance est levée à 11 h 55.