Procès-verbal de la réunion du conseil d`administration de l

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l'ACEI tenue à l'hôtel Westin, à
Ottawa, le 1 er novembre 2005 à 10 h 00, heure d'Ottawa.
Administrateurs présents : Paul Andersen (vice-président), Richard Anderson, Malcolm
Andrew (membre d'office), Clyde Beattie (président), John Demco (secrétaire), Robert Ford,
Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Jim Mercer ( par téléconférence ), Margaret Osborne, Bill
Reid, Debi Rosati (trésorière), Bernard Turcotte (membre d'office)
Invité : Kim von Arx (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l'ordre du jour
Il est résolu que l'ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion soit adopté. (Motion
proposée par R. Kawchuk, appuyée par J. Demco et adoptée.)
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 3 octobre 2005
Il est résolu que le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration du 3 octobre 2005 qui
a été distribué avec le matériel pour la réunion soit adopté, avec la correction demandée à la
formulation du point 7.5, Rapport sur les obligations statutaires.
(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par M. Geist et adoptée, R. Ford s'abstenant.)
3. Règlement révisé
Le président avise les administrateurs qu'il restait deux points à discuter lors de la dernière
réunion du conseil d'administration : la représentation des intérêts du public dans la composition
et la nomination des membres du Comité des mises en candidature, et l'élection des
administrateurs par les membres au moyen d'un bulletin de vote divisé (les candidats nommés
par le Comité des mises en candidature d'un côté, et les candidats choisis par les membres de
l'autre). Le président rappelle aussi aux administrateurs que le délai requis pour l'étude des
amendements proposés au Règlement et toute consultation ultérieure pourraient retarder
l'Assemblée spéciale des membres.
M. Geist s'inquiète de ce que les amendements proposés dans le contexte de la réforme du cadre
de gouvernance soient promis à l'échec parce que les contrôles appropriés ont été supprimés. Il
demande instamment au conseil de reconsidérer la mise en ouvre des changements proposés, en
envisageant de reporter leur mise en ouvre ou en considérant d'autres modèles.
R. Anderson fait remarquer que toute solution proposée devra tenir compte du faible taux de
participation aux élections passées et du fait que les élections peuvent être facilement manipulées
par certains membres. Le nouveau modèle devra garantir que le conseil d'administration est
composé de personnes compétentes et assurer le niveau de transparence et d'imputabilité requis,
ce qui signifie qu'il faut renforcer le rôle du Comité des mises en candidature.
Les discussions qui suivent portent particulièrement sur la composition du conseil et sur la façon
d'assurer une large représentation des parties prenantes au sein du conseil d'administration.
Après d'autres discussions, les membres du conseil d'administration conviennent que la totalité
des douze postes au conseil d'administration seront élus. Ils conviennent également que :
• le Comité des mises en candidature sera composé de 7 à 13 membres nommés par le conseil
d'administration;
• les membres du Comité des mises en candidature seront nommés pour un mandat de trois ans;
pour le premier mandat, 50 % des membres seront nommés pour un mandat de trois ans et 50 %
des membres seront nommés pour un mandat de deux ans. Les remplaçants seront nommés pour
un mandat de trois ans;
• 33 % des membres du Comité des mises en candidature seront issus d'organismes à but non
lucratif et d'organismes non gouvernementaux et un membre représentera le gouvernement du
Canada;
• tous les membres du Comité des mises en candidature devront se conformer à la Politiques
relative aux conflits d'intérêts et à la Politique sur les liens financiers entre administrateurs; et
• la composition du Comité des mises en candidature reflétera une diversité de provenances
géographiques et culturelles et un équilibre entre les sexes et les secteurs d'activité.
Le conseil d'administration approuve l'élection des administrateurs par les membres au moyen
d'un bulletin de vote divisé et convient que 9 des 12 administrateurs seront élus parmi les
candidats nommés par le Comité des mises en candidature, et 3 des 12 administrateurs seront
élus parmi les candidats choisis à l'issue du processus de nomination par les membres.
J. Mercer propose que les administrateurs soient obligés de divulguer toute rémunération reçue,
refusée ou versée à un organisme de bienfaisance de leur choix. R. Ford appuie la motion pour
qu'elle soit débattue. À l'issue de la discussion qui suit, les membres conviennent que les
administrateurs devraient avoir le choix de divulguer ou non toute rémunération reçue en faisant
enregistrer leur décision à cet effet au procès-verbal d'une réunion du conseil. Tous, sauf J.
Mercer, s'opposent et la motion est rejetée.
L. Mackan-Roy propose que des lieux éloignés soient désignés pour permettre aux membres de
participer aux assemblées et de voter. On demande au personnel d'explorer cette possibilité et de
faire part de ses recommandations au conseil d'administration.
J. Mercer quitte la réunion.
Il est résolu que le conseil d'administration adopte les amendements proposés au Règlement, tels
que présentés dans les documents, avec les modifications susmentionnées concernant le Comité
des mises en candidature.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, P. Andersen et R. Anderson
s'abstenant.)
Le conseil d'administration convient de convoquer une Assemblée spéciale des membres. Il
convient également de consulter les membres sur les amendements proposés lors de l'Assemblée
spéciale des membres.
4. Autres questions
Aucune autre question n'est soulevée.
5. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d'administration aura lieu à Vancouver le 2 décembre 2005.
6.Clôture
En l'absence d'autres questions, il est proposé par J. Demco et appuyé par R. Anderson que la
séance soit levée à 15 h 30.