LA RÉDACTION D`UN RAPPORT

SIÈGE SOCIAL, MONTRÉAL, FÉVRIER 1952
LA RÉDACTION
D’UN
RAPPORT
I
L peutarriverk la plupartde nousd’avoirà composerun rapport;
peut-être
un rapportfinancier
ou commercialou le compterendud’uneassemblée;ou mêmenotrerapporten qualitéde secrétaire
d’unorganisme
ou une analysede la situation
dans
uneusine.
Toutrapportsusceptible
de donnerlieu à une dg
cision,
ou d’influencer
la direction
;t agirdansun sens
ou un autre,estuneaffaire
délicate
et méritegrande
attention.
Il n’y a riende plusabsorbant
que les
recherches
pourse documenter
en vue de préparer
un
rapportde ce genre.
La perspective
n’ariend’effrayant,
mêmesi la tâche
est parfoisdifficile.
Commedansbeaucoupd’autres
cas,on peutvaincre
lesdifficultés
en lesattaquant
séparément.
Ce Bulletinse proposede montrer,pas
à pas,la manière
d’écrire
un rapport.
Touslesconseils
ne s’appliqueront
pasà chaquerapport,
maislesprincipesdemeurentles mêmes.
Avant de commencer
Il fautd’abord
s’appliquer
à ce quele rapport
soit
pratique.
Au lieude rabâcherde vieillesrengaines
ou de s’en tenirau mornecompterendud’uneconventionou d’uneassemblée,il est beaucoupplus
intéressant
d’avancer
desidéessolides
et originales.
Votretravailcommence
bienavantde touchervotre
plume.Il fautd’abordétablirvotredossier,
et en
celal’aidede votrepatronestessentielle.
Vousdevez
savoirexactementce qu’onvous donneà faire et
pourquoi.Les demandesde rapportdoiventporter
surunsujetprécis
et limité.
Voiciune simplemanièred’opérer:1) Comprenez
bience quevousavezà faire;
2).assurez-vous
detoutes
les sourcespossibles
de renseignement;
3) décidez
cellesquevousemploierez;
4) recueillez
lesdonnées
et les explications;
5) examinez
minutieusement
les
faits;6) synthétisez
ceuxquivousparaissent
accep7) prenezce quia traitau problème
et rejetez
La préparation
d’unbon rapportexigede l’assu- tables;
le reste;8) rédigezle toutsousformede rapport;
rance,de la ressource,
de la pauence,
et beaucoup
de
travail.
Le Dr EwenCameronditdanssonlivreIF’bat 9) résumezvos conclusions.
is Lire?que Mme Curiepossédaitl’intellect
d’un
savantde premierordreen mêmetempsque l’adresse
Il existeau moinsquatreobstacles
auxrecherches
d’untrèshabileouvrier
et la patience
d’uneexcellente nécessaires
à un rapport:
le temps,le personnel,
les
femme de ménage.C’est en cela que consistela
fondset les données.Il est important
que l’auteur
recettepourcaptiver
l’intérêt
desauditeurs
et des
fassede sonmieuxdansces limiteset qu’ilindique
lecteurs;
c’estla seulefaçonde fairede grandes pourquellede cescausesson rapportest incomplet.
découvertes.
Si le rapportestconsulté
quelques
annéesplustard(
il estbonqu’onsacheà quelles
difl~cultés
l’auteur
a
compléter
On peut diviserles rapportscommerciaux
en deux été en butte,pourpouvoirplusfacilement
le rapport.
grandescatégories
selonqu’ils’agitde simplesren- ou moderniser
seignements
ou de recherches.
Le rapportexigeramoinsd’effortde la part de
l’auteur
si celui-ci
ne perdpasde vuele butqu’ilse
Dansle premiercas,le rapporta pourbutde tenir
et refusede se laisser
détourner
pard’autres
la direction
au courantdesévénements,
desresultats propose
aspects
de
la
question,
si
alléchants
qu’ils
paraissent.
et des projets;dansle second,de donnerle compte
rendude vosenquêtes.
Le sujetpeutportersurn’imAesopGlim,bienconnude tousles agentsde puportequellebranchedesaffaires
humaines,
depuisla
parsesarticles
dansPrinters’
Ink,ditque,le
politique
auxrelations
ouvrières,
depuisl’étude
d’une blicité
invention
irréalisable
à l’analyse
d’unplanpouractiver problèmeune foisposé,la personnechargéede préla vented’unproduit.
parerun rapportdevraitprendrele tempsd’écrire
Le somtoutce qu’elle
saitsurle sujet.
"N’essayez
pasde 1é- direen quelquesmotsen quoiil consiste.
mairedoitêtreprécis,
bref,et se garder
de ne pasprosinersurlesmots."conseille-t-il.
"Entrez
dansles
détails.Prenezplaisirà écrirephrasesur phrase. mettreplusque le contenudu rapport.
Ditestoutce que voussavez-- expliquez
le problème
Quandvousarrivezà votreexposépréliminaire,
danstoussesaspects."
prenezsoinde le rédigerde manièreà vousdonner
L’obje«tiJ
uneclaire
idéede ce quevousavezà faire,
ce quivous
permettra
de
juger
sur
quels
points
vous
devezapEn préparant
le rapport,
il convient
nécessairementpuyeret de vousassurerque vousavezbien
faitvos
de tenircomptede l’usage
auquelil estdestiné
et du
recherches.
tempérament-de
la personne
à quiil s’adresse.
Lesuns
désirent
beaucoup
de détalls;
d’autres
se contentent La feuillequi accompagne
ce Bulletindonneune
de déductions;
ceux-cidemandent
destableaux
et des ideed’unexposé
relatif
à cetarticle.
On peutl’adapter
graphiques,
tandisqueceux-là
ne veulent
pasentendre à n’importe
quelrapportcommercial
ou autre,simpleparlerde statistiques.
L’auteur
d’unrapportdoitse
menten changeant
les rubriques.
demander:
"Ques’agit-il
de faire,au moyende quels
renseignements
par qui?"
Il n’estpasnécessaire,
dansce rapide,aperçu
de la
formedu rapport,d’entrerdansdes detailssur les
Le genrede rapportdont nous parlonsen ce moannexes,
la tabledesmatières,
l’index,
etc.,quinesont
ment-- celuiqui donnea la direction
desrenseigne- requisque pourles longsrapportset dontl’emploi
mentspourpermettre
à celle-ci
de prendreunedéci- vientnaturellement
k l’esprit
en casde besoin.
sion-estunesortede diagnostic.
Il décritlessymptômes,et donneuneinterprétation
qui sertde guide Rapportschronologiques
et recherches
à la direction
pourtrouver
le remède,
s’ily a lieu.
L’auteurd’unrapportayantpoursujetdes événementsarrangéspar ordrechronologique,
doit tenir
Il estpermisà l’auteur
d’unrapportde fairedes
comptedu faitque ces événements
se présentent
parrecommandations
dans deux cas seulement:quandon
le lui demande,et quandil estimeque ses connais- foisà la suitelesunsdesautressanstendreau même
de rechercher
quelssontlesrapports
sances,
sonexpérience
et autres
attributs
l’yautorisent.but.Il convient
entreeux sousle pointde vue de causeet effet.Le
rapportdoitmentionner
l’origine,
l’histoire
et la
Toutesles recommandations
portentla marquede
faireressortir
lepointcentral,
lepoint
la personnalité
de l’auteur
du rapport.
L’hommeavisé suitedesfaits;
ou en indiquele
feraunedistinction
entresesconclusions,
baséessur tournantqui marqueun changement
lesfaitsqu’ila découverts,
et sessuggestions,
bas~es besoin.
sur lesditesconclusions.
Les premièressont des
La plupartdes rapportschronologiques
ne sont
réalités,
lesderuières
sontcolorees
parsespropres
qu’unesuited’épisodes
et le pointde départdes reopinions.
cherches.L’utilitéd’un rapportne commenceque
nousformulons
des questions
et en cherchons
Si l’on fait des recommandations,
ellesdoivent lorsque
êtreclaires
et précises,
etdireexactement
ce qu’ilfaut la reponse.
faire,
quidoitle faire,
ou,quandet quelest1 objetde
Celanousamèneau rapportanalytique,
partantde
la recommandation.
l’idée
qu’ilexisteun problème
à résoudre,
et marchant
versdesconclusions
définitives.
Ce n’estpassimpleForme du rapport
mentun amasde données;il embrasseles faitspour
Voustrouverez
le rapport
plusfacile/L
écrire
si vous et contreet les évalueau moyende comparaisons
et
préparez
un squelette.
d’épreuves.
Commencezpar une phrasedécrivantla question
La préparation
d’unrapportde ce genreexigeun
ouvert.
L’auteur
esta la recherche
de la vérité,
faisant
I objetdu rapport.
Vousattirez
ainsil’attentionesprit
sur ce qu il y a de plusimportant.
Continuez
par des sansparti-pris
ou préjugés.
Il ne s’arrête
dansses
rubriquesp, rincipales
et secondaires,
emanantde
recherchesque lorsqu’elles
cessentde donnerdes
sansréelleimportance.
Au besoin,
il modifie
votrepremaere
phraseet conduisant
à la conclusion. résultats
sa thèseà mesurequ’ilavance,
poury adapter
lesnouvellesidéessuggérées
parsonetude.
Vous,serezsurprisde la façondontce planaideà
êtreprecis,à comblerles lacunesdansvos donnees
et vosarguments
et à raisonner
juste.
^Il est impossibled’entreprendre
une plus noble
tachequecelle"dedecouvrir
laverite
si obscure
qu’elle soit;de la reconnaître
sousn’importe
quelleforme
Quoique
celane soitpastoujours
le cas,c’estune
ellese manifeste;
de la formuler
honnêtement,
bonneintroduction
ou un bon résumépréliminaire étrange
d’erreur;
et de s’appuyer
surellepour
quifaitle succèsde beaufioup
de rapports.
Si l’atten- sanspossibilité
raisonnerinexorablement
et sans egard aux prétaondu lecteur
esteveillee
à ce point,il y a plusde
chancesqu’ilen poursuive
la lectureavecinterêt. jugés."
Même quandon est sûr que le rapportsera lu, par
Les recherches
commerciales
revêtentdifférentes
exemplêquandle sujetintéresse
particulièrement
un
formes.Ellespeuventservirà résoudre
un problème
membrede la direction,
il est toutde mêmebon de
de production
ou de distribution;
à trouverle moyen
d’effectuer
des économies;
ou bien,à la demandede
la direction,
à prognostiquer
les progrèscommerciauxd’uneindustrie,
leschangements
dansl’économiedu pays,ou l’évolution
technologique.
Touslesproblèmes
sontdifférents,
maisilsonttous
en commun certainessourcesde renseignements:
observation,
expérimentation,
livres,questionnaires,
interviews,
registres
d’usineet de comptabilité.
Il
s’agit,
pourfaireun bonrapport,
d’êtrepatient
dans
ses recherches,
de decouvrir
de nouvelles
avenueset
de chercher
des donnéesqui ont échappéauxautres.
Ellesont pourfonction
de découvrir
la vérité,de
trouver
cequ’ily a de mieuxà faire,
ce qu’ilfautfaire
L’importance
des renseignements
est variable.
De
et le moyende le faire.Et il est bonde se demander mèmequ’enjusticela paroled’untémoinoculairea
ensuite:
qu’arrivera.t-il
si nousfaisons
ceciou cela? plusde poidsquecelled’unepersonne
quiraconte
ce
qu’elle
a entendu
dire,ce sontlesresuitats
de l’obL’auteur
d’unrapport
peutêtresûrd’avoirfaitun
servation
et de l’expérimentation
quicomptent
le plus
bon travails’ila conscience
d’avoiranalyséplus dans les rapportscommerciaux
et autres.L’homme
minutieusement
que d’ordinairele problèmequ’on aviséemploie,
danstousles cas possibles,
cesdeux
lui a posé;s’ila présenté
lesfaitssousun aspect procédés
pourcontrôler
lesconclusions
d’autrui.
Son
jamaisriende remarquable
s’ilse
original
et pratique;
s’ila indiqué,
danssonrapport, travailn’offrira
différentes
lignesde conduite,
dont il a mûrement contente
de répéter
ce qued’autres
ontditavantlui,
examinélesconséquences
probables;
et si son rapport de croirequ’unechoseest vraieparcequ’ellepasse
n’estpas seulement
bienécritmais consisteen un
pourvraie,
et de ne se servir
quede livreset de docublocsolidede donnéessur lesquelles
on peutbaser mentsquireflètent
sespropres
idées.
desdécisions.
La valeurdes autressourcesde renseignements
de leurexactitude,
de leurbon sens,de la
Contentons-nous
de noterles catégories
spéciales dépend
validitéde leursraisonnements,
et du faitqu’ils
de rapports
analytiques
sansentrerdansdes détails. s’appliquent
au
problème
en
question.
L’étuded’uncasparticulier,
quoiqueincomplète
par
suitedu nombrerestreint
de conclusions
donton peut
Pourqu’unrenseignement
soitdignede foi,il faut
en tirer,a sonutilité
commepartied’uneplusgrande qu’ilsoitde bonnesource.
L’auteur
d’unrapport
devra
recherche,
et son étroitesse
mêmelui permetd’être passerde longuesheuresà recueillir,
arrangeret
plusapprofondie.
L’étudegénésique
retracel’évolu- interpréter
lesdonnées,
m et ensuite
à contrôler
leur
tionde sonsujet,en appuyant
surla suitecausale
des exactitude
et leurvaleur.
A quoisertde citerun auteur
événements.
La méthodecomparative
comportel’as- s’iln’apasla réputation
de connaître
sonaffaire.
Il
de s’appuyer
sur ce qu’adit un tel à
semblage
de données
significatives.
Sonprincip.al
dé- est dangereux
fautest la tendanceà choisirles donnéesqm nous moinsquetoutle mondesachequ’ilestsansparti-pris,
plaisent,
etla difficulté
de distinguer
entreellesavec à la page,et dignede confiance
soustouslesrapports.
discernement.
La rédaction du rapport
Lesauteursde rapports
et de recherches
trouveront Aprèsavoirrecueilli
et assemblé
touteslesdonnées
intérêt
à étudier
les"critiques"
militaires.
Celles-ci nécessaires,
resteà composer
le rapport.
procèdentlogiquement:
C’estle moment
où l’auteur
du rapport
sentle besoin
de
s’isoler.
John
Ruskin
se
servait
de
circulaires
pour
1. Le butà atteindre
décourager
lesvisiteurs,
lesinvitations
et leslettres.
Ellesdisaient:
"M.J. Ruskinse prépare
à entreprendre
2. Lesfacteurs
influant
surle résultat/t
atteindre un ouvragede grandeimportanceet par conséquent
vouspriede fairecommes’ilétaitmortpendantles
3. Moyens
deuxmoisprochains
en ce quiconcerne
lesvisiteset
A que nous pouvonsadopter
la correspondance."
B que peutadopterl’ennemi
Le talentlittéraire,
dansn’importe
queldomaine,
consiste
à présenter
un sujetavectoutel’exactitude
et
4. Le plan
la vigueur
possibles.
Essayons
pourle moinsd’écrire
nosrapports
commes’ilsnousintéressaient,
et nous
La méthodede préparerces critiques
est indiquée auronsplusde chancede lesrendreintéressants.
dansle FieldServicePocketBook,Part1, Pamphlet
La tâchede l’auteur
d’unrapport
consiste
à analyser,
No.4, publiéparle WarOffice,
Londres.
Lesfacteurs
relatifs
auxopérations
militaires
ne s’appliquent
pas grouperet mettreses donnéêsen bon ordre.Il faut
avantde pouvoir
tousà la vieindustrielle
ou sociale,
maisla mmuneuse qu’illesclasseet qu’illesarrange
de lesprésenter
intelligemment
à seslecteurs.
analyse
exigéeparlesautorités
militaires
estrecom- espérer
Pendantqu’elles
lui offrentune vued’ensemble
tout
mandeeà tousceuxqui fontdesrapports.
en étantencoreséparéesdansleurséléments,
il a
Sourcesde renseignements
l’occasion
d’apercevoir
lespièges
à éviter
etde trouver
la marcheà suivre.
La compilation
de donnéesest le fondement
de tous
Toutcela,il fautl’avouer,
ne s’acquiert
qu’avec
la
les bons rapports.ThomasEdisondonnele conseil
maiscertains
conseils
s’appliquent
à tous
suivant:
"Lapremière
choseà faireest de découvrir pratique,
lescas.
toutcequelesautres
savent
et de partir
de là."
Le rapportdoitêtrepratique.
Nous donnonscommunémentle nom de réalistes
à ceuxqui non seulementvoientles chosescommeellessontmatériellement,maisqui les acceptent
commetelles:en notre
qualité
d’auteurs
de rapports,
considérons-nous
plutôt
commeréalistes
dansle sensque nouscomprenons
les
chosescommenous les trouvons,et non pas comme
nousaimerions
lescroire.
Lesproverbes,
lesdictons
et lesbrillants
aphorismes sontdéplacés
dansles rapports.
Voicile sujetproprede l’Odysée
en 73 mots:"C’est
un hommeerrantà l’étranger
pendantplusieursannées,et poursuivi
parNeptune,
quile laisse
seulsurvivreà sescompagnons.
Pendant
ce temps,sesaffaires
de famille
sontdansun déplorable
état;sa fortune
est
dissipée
pardesp.rétendants
et sonfilsestentouré
d’embuches.
Il revlent,
échappant
à la tempête;
et se
faisant
reconnaître
de
quelques
amis,
il
attaque
¯ ses
¯
,.
¯
^
ennemas,qu ri massacre,
en sortantlm-memetrtomphantde la lutte."
EtAristote,
quinousdonnece chefd’oeuvrede condensation
dans sa Poétique,
ajoute:
"Voilàle fondmême du poème;tout le resten’est
qu’unesuited’épisodes."
Ne nous imaginonspas que le fait de nous être
livrésà des recherches
nousautoriseà affecterun
styleautrequeceluiquinousestnaturel.
En vérité,
pourqu’unrapport
soitutile,encore
faut-il
qu’onsoit
tentede le lire.Rienne nousempêched’êtreaussi
brillants
et intéressants
que possible,
tantquenous
observons
les règlesdu bonstyleet que nousrestons
dansle cadrede notresujetet du buta atteindre.
Un langageobscurmanquede force,et l’emploide
motsvagueset imprécis
courtle risquede faireperdre
toutesonutilité
à un rapport.
Ilestpermis,
jusqu’à
un
certain
point,de se servirdu jargonparticulier
à un
certain
métierou certaines
professions.
C’estsouvent
le seulmoyende se fairecomprendre
de ceuxà quile
rapportest destiné.Maisce genrede langagedoit
Le rapport
doitêtrecomplet.
Il fautavoirexaminé
la
êtreévitédanslesrapports
susceptibles
d’être
luspar
question
soustoutesses faces,avoirvu le bonet le
étrangères
au metier~
mauvais
côté,ce quiestparfait
et ce quiestimparfait, des personnes
cequiestà désirer
etcequiestà laisser.
Ilfautavoir
Le rapport
doitêtreintellectuellement
honnête.
Les
fournidespreuvesà l’appuide nos décisions
pourou
peséeset
contre.
Ne vouscontentez
pas d’uneopinion:
ce n’est donnéesdoiventen êtrescrupuleusement
évaluées,et l’auteurdoitsincèrement
peut-être
pasla bonne.
Cicéron
a ditqu’iln’ya rien.de exactement
s’appliquer
à
fairepreuve
desenscritique.
Il fautpour
si absurdeque quelqu’un
n’aitappelé~profond;
taen celaqu’ilétablisse
uneclaire
distinction
entrece qui
de si profond
quequelqu’un
n’aitappeleabsurde.
reposesurlesfaits,sespropres
opinions
et ce qu’il
Le rapport
doitêtreconcis.
Il peutcontenir
descen- avancecommehypothèses.
taines
de pagesou tenirsurunecartepostale:
ce n’est
Le rapport
doitêtreJacile
à llre.Nousne pouvons
pas
pasà sa longueur
qu’onle juge.La concision
ne con- compterque notrerapportseralu, simplement
parce
sistepasà faireusagedepeude mots,maisà traiter
le
que le sujetintéressenotreche£C’està nousde
sujetavecle moinsde mots possiblepourexprimer rendrenotrerapportnon seulement
clairmaisde le
l’idée
del’auteur.
présenter
sousune formeengageante.
Le rapportterminé
Unefoistermlné,
il estbonde mettrele rapport
de
côtéet de l’oublier
aussilongtemps
quepossible.
Si
nousessayons
de le corriger
et de le reviser
dèsque
nousavonsfinide l’écrire,
nousauronsunemémoire
tropfraîche
de ce quenousavonsl’intention
de dire,
et nousne verronspeut-être
pas lesfautesquenous
avonscommises.
Rappelons-nous
que WinstonChurchill,pendant
qu il etaitpremierministre
en tempsde guerre,
exigeaitque les membresde son cabinetfassenttenir
leursrapports,
mêmelesplusimportants,
en uneseule
page."C’est
fairepreuve
de paresse,"
dit-il
auministre
Voiciquelques
questions
qu’ilest bonde se poser
des Affairesétrangères,
"que de ne pas comprimer en faisant
la revision:
Est-ce-que
monrapport
respire
sesidéesdansun espaceraisonnable."
l’impartialité,
la largeur
de vueset la dignité?
Ai.je
faitpreuved’assezd’imagination
en présentant
les
Le rapport
doitêtreclair.
Seuleuneméthodiq.ue
pré- faits?
Ai-jerépondu
à touteslesquestions
quinaîtront
sentation
des faitspermettra
au lecteurde smvrece
sansdoutedansl’esprit
du lecteur?
que l’auteurconsidèreun bon raisonnement.
Une
bonne prose ne consistepas seulementen belles
Lisezle rapport
à hautevoix:s’ilestfacile
à lire,
phrases
harmonieuses;
il fautquelesidéessoientpré- vouspouvezcompterqu’ilserafacileà comprendre.
sentées
en bonordreet quechaquepartiedu raisonne- Si vous hésitezsur un mot, une expressionou une
mentsoità sa place.L’auteurmanqueson but quand phrase,
réfléchissez
avantde vousen contenter.
sesidéesne sontpascomprises.
"Lestyle",
ditBuffon,
"’estl’ordreet le mouvementqu’onmet dans ses
Finalement,
ne vousbercezpas dansl’idéeque la
pensées."
L’ordre,
c’est-à-dire,
la logique
desidées, rédaction
d’unrapport
estchosefacile.
leurenchaînement,
leurfond;le mouvement,
c’est-àCeluiqui arriveà s’exprimer
avecconcision
sans
dire,la vie,la forme.
perdreson butde vueun seulinstantm et qui,si la
La banalité
de styledénotele manqued’originaliténaturede son travaille permet,habilledes idées
dansun styleharmonieux
et pittoresque
m
chezl’auteur.
S’ilne montrepasd’imagination
dans originales
un miracle.
Il a simplement
sa prose,se dirason chef,comment
peut-ilen appli- n’apaspourcelaaccompli
travaillé
duret intelligemment.
querà l’analyse
de ce problème?
IMPRIMÊ
AU CANADA
par la Banque Royale du Canada