L`origine et les objectifs du document de normalisation Afnor

L’origine et les objectifs
du document de normalisation Afnor
La commission de normalisation française dédiée au management des systèmes qualité (groupe miroir du comité technique de l’ISO qui a élaboré la
série de normes internationales dites ISO 9000) a pour rôle de représenter le
point de vue français dans les travaux internationaux mais aussi de contribuer
à la rédaction de documents de normalisation aidant les organismes – qu’il
s’agisse d’entreprises, d’associations, d’administrations… – dans la compréhension et la mise en œuvre des différents chapitres des normes ISO 9000.
Nous parlons ici des normes ISO 9000 au pluriel, car il existe trois normes fondamentales depuis leur révision en 2000 : « ISO 9000 : 2000 », « ISO 9001 :
2000 », « ISO 9004 : 2000 », … et d’autres fascicules plus spécialisés.
En ce qui concerne les exigences générales exposées dans la norme « ISO
9001 : 2000 », le document stipule au § 4.1 que l’organisme doit « assurer
la disponibilité des ressources et des informations nécessaires au fonctionnement et à la surveillance des processus ».
Le § 6.5 de la norme « ISO 9004 : 2000 » est plus explicite et indique six
étapes clés dans le traitement de l’information :
- identifier ses besoins en information ;
- identifier et avoir accès aux sources d’information internes et externes ;
- convertir les informations en connaissances utiles pour l’organisme ;
- utiliser les données, les informations et les connaissances pour établir ses
stratégies et atteindre ses objectifs ;
- assurer une sécurité et une confidentialité adaptées ;
- évaluer les avantages tirés de l’utilisation des informations afin d’améliorer
la gestion des informations et des connaissances.
La commission de normalisation de l’Afnor a souhaité produire un document
de normalisation qui développe cette démarche ; les travaux du groupe d’experts (qualiticiens et consultants en organisation documentaire) mis en place
en 2002 pour le rédiger ont abouti à la publication en mars 2004 du « fascicule de documentation » (FD) X 50-185 : Management de l’information.
L E M A N A G E M E N T D E L’ I N F O R M AT I O N
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Chapitre 1
Ce document de normalisation n’a aucun caractère obligatoire : il s’agit plutôt
d’un guide méthodologique et pratique destiné à une grande variété d’organismes (« …à tout type d’organisme, quels que soient la taille et le secteur
d’activité »). Il vise plutôt les directions des organismes, les managers, et a
pour but « de fournir des pistes de réflexion pour la mise en place de dispositions de management de l’information en tant que support à la fonction de
direction, aux fonctions opérationnelles et aux autres fonctions de support de
l’organisme » (§ 1 du FD).
Plan du fascicule de documentation X 50-185 (mars 2004)
◆
Objet
Domaine d’application
◆ Terminologie
◆ Le management de l’information
◆ Évaluer les besoins en information
◆ Identifier et avoir accès aux sources internes et externes
◆ Convertir les informations en connaissances utiles
◆ Utiliser les données, les informations et les connaissances pour établir ses
stratégies et atteindre ses objectifs
◆ Assurer une sécurité et une confidentialité adaptées
◆ Évaluer les avantages pour en améliorer la gestion
◆ Mettre en œuvre dans la durée
◆ Annexes
◆ Index
◆
◆ Quels sont les enjeux de ce document
de normalisation ?
Alors qu’il y a quelques années les organismes pouvaient se contenter de
mobiliser d’une part des informations scientifiques et techniques et d’autre
part des informations économiques, et de mettre en œuvre quelques dispositifs simples de gestion de l’information, le contexte a fortement évolué ces
dernières années et les organismes, confrontés à un univers de travail plus
complexe, doivent désormais mobiliser une typologie large d’informations provenant de sources plus diversifiées. La « maîtrise » de l’information (faire en
sorte que les différents acteurs au sein de l’organisme disposent des informations utiles à leur activité au bon moment et sous une forme exploitable)
devient elle-même plus compliquée.
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L’ o r i g i n e e t l e s o b j e c t i f s d u d o c u m e n t A f n o r
Ici, la gestion de l’information n’est qu’un « paramètre » du système de
management de la qualité. Il en est de même dans d’autres modèles de
management tels que celui développé par l’European Foundation for Quality
Management. Certains auteurs, tels que Manuel Castells, vont plus loin et
placent la capacité à générer, traiter et utiliser l’information au centre des
compétences que les entreprises doivent posséder pour survivre dans le
contexte économique actuel.
Quoi qu’il en soit, ce document de normalisation a le mérite d’appréhender la
problématique de l’information au niveau global de l’organisme, de distinguer
ce qui relève du processus informationnel de ce qui relève du pilotage et
d’aborder une question de fond, celle de la contribution effective de l’information au développement ou à la performance de l’organisme.
◆ Comment ce document se situe-t-il par rapport
à d’autres normes méthodologiques ?
Il s’agit d’un document offrant une approche « globale » du management de
l’information ; il couvre, dans une logique d’emboîtement, les données, l’information, les documents et les preuves. En conséquence, il « coiffe » plus
ou moins d’autres normes méthodologiques :
- il prend en considération la production interne des documents et évoque
sans les détailler la norme européenne NF EN 82045-1 « Gestion des documents – Partie 1 : Principes et méthodes » consacrée à la production et à la
gestion du cycle de vie des documents techniques ainsi que la norme française expérimentale XP X 50-435 « Gestion documentaire. Concepts
généraux » ;
- il prend aussi en considération le records management, traité en détail dans
les deux parties de la norme internationale ISO 15489, notamment en ce qui
concerne les « informations et archives vitales » à préserver pour la reprise
d’activité après accident ;
- il chevauche en partie la norme australienne HB 275-2001 « La gestion des
connaissances. Un projet cadre pour réussir à l’ère des connaissances » (traduite en français dans le recueil de normes Gestion des connaissances), dans
la mesure où le management de l’information inclus, selon le FD, « la conversion des informations en connaissances utiles pour l’organisme » (mais la
gestion des connaissances ne se limite pas à cette conversion, elle concerne
aussi la valorisation des compétences et d’autres aspects) et la « capitalisation de l’expérience » (FD X 50-190) ;
- tout en donnant ou rappelant les principes de base, il renvoie vers des
normes complémentaires plus détaillées telles que la norme française expéri-
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Chapitre 1
mentale X 50-053 « Prestations de veille », qui donne des indications sur les
relations contractuelles avec les prestataires de veille ou le guide de bonne
pratique BP Z 74-500 « Sécurité des informations stratégiques. Qualité de la
confiance. Comment préserver la confidentialité des informations ».
Schématiquement, le management de l’information couvre quatre types complémentaires de « gestion » de l’information :
- l’information documentaire, classiquement focalisée sur l’information formelle d’origine externe et mise à disposition de façon neutre ;
- la veille stratégique et l’intelligence économique, également focalisées sur
l’information externe mais plutôt informelle et traitée de façon plus orientée
(information incitant à la performance) ;
- le records management, qui coiffe une grande partie de l’information formelle interne ou reçue de l’externe, mais plutôt en tant que « preuve » d’une
activité ;
- la gestion des connaissances, qui coiffe également l’information interne
(produite ou appropriée) mais plutôt en tant que support de savoirs et de
savoir-faire, donc incluant de l’informel, et est associée à un processus de
création de valeur.
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