Infor Expense Management

Infor Expense Management
Gérez tous vos coûts
Les dépenses engagées par le personnel représentent
un pourcentage notable de l’ensemble des charges
des entreprises. Dans un contexte économique difficile,
les sociétés qui n’assurent pas le suivi, l’analyse et la
maîtrise de ces dépenses se privent d’une occasion de
réduire leurs coûts.
Parmi les excès constatés, citons : les frais générés par
des déplacements superflus, les achats non autorisés,
les escomptes ou des rabais inutilisés, le manque de
contrôle dans les notes de frais ou la sous-estimation
des factures de temps et de frais pour les sociétés qui
refacturent les travaux de leurs collaborateurs. Il existe
d’autres coûts cachés, notamment la lourdeur des
tâches administratives inhérentes à la comptabilisation
des frais et des paiements, ou encore la négligence
due à l’absence d’application de la politique voyages
de la Société. Seules les entreprises novatrices
sachant maîtriser l’ensemble des dépenses engagées
par leur personnel et automatiser leurs processus,
constatent l’impact rapide sur leurrésultat
d’exploitation.
Sélectionnez les experts
Infor™ Expense Management représente beaucoup
plus qu’une simple solution de gestion des frais de
déplacement. Grâce à notre solution, vos
collaborateurs peuvent planifier et enregistrer leurs
voyages d’affaires, effectuer les réservations, émettre
et valider des bons à payer, imputer les dépenses sur
des centres de coûts ou des projets, voire calculer le
paiement des jours de congés et des heures
supplémentaires. Ces applications intégrées partagent
une interface unique et conviviale, ce qui facilite leur
apprentissage, leur utilisation et leur gestion.
Infor Expense Management vous assure ainsi une
maîtrise totale des dépenses engagées par vos
collaborateurs.
Avec cette solution, même les sociétés multinationales
les plus complexes peuvent automatiser leurs
processus de contrôle des dépenses et instaurer des
procédures centralisées; il s’en suit naturellement une
réduction importante des coûts administratifs.
Par ailleurs, notre solution améliore continuellement
vos processus et vos procédures par leur mise à jour
instantanée et complète et la prise en compte
simultanée des règles locales et des exigences
règlementaires. Vous utiliserez également notre
solution pour analyser les comportements des
voyageurs afin de mieux de négocier avec vos
fournisseurs.
Choisissez ce dont vous
avez besoin
Expense Management contient quatre modules de
base : Infor Expense Management Travel Plans,
Infor Expense Management Expense Reports, Infor
Expense Management Payment Requests, and Infor
Expense Management Timesheets). Chaque module
affiche les procédures en temps réel, alertant ainsi vos
collaborateurs sur les manquements lors de la saisie
des données, tout en leur permettant de se justifier ou
de procéder à des corrections avant de soumettre
leurs documents à l'approbation des responsables
concernés. Par ailleurs, les modules sont dotés d'un
workflow configurable, visant à faciliter l’alerte des
responsables, l’obtention des autorisations et le
déclenchement d'événements, par exemple l’émission
de billets d’avion ou le remboursement de frais.
Enfin, l’utilisation d’outils d’analyse vous permettra de
scruter la base de données pour y découvrir la
meilleure façon de rationaliser les dépenses.
Ces applications fonctionnent où que vous vous
trouviez : au bureau, sur la route, au bout du monde.
Multilingues et multidevises, elles acceptent tous les
formats internationaux de date et de devise et vous
permettent de respecter les règles et les procédures
propres aux filiales indépendantes ou aux zones
géographiques. Elles prennent également en compte
les spécificités des pays concernés : taux journaliers,
taxes locales, taux de TVA et indemnités kilométriques.
Expense Reports—visibilité et maîtrise
Notre solution automatisée, basée sur Internet, vous
permet d'en finir avec les tâches manuelles longues et
coûteuses, comme la création, l'approbation et la gestion
des notes de frais. Vous acquérez ainsi une visibilité et
une maîtrise indispensables dans le respect des
exigences comptables.
Infor Expense Management vous aide à :
Vos collaborateurs en déplacement peuvent travailler
hors connexion, à tout moment et en tout lieu pour créer
et gérer leurs notes de frais. L'utilisation des menus
déroulants et pré-remplis de l'application simplifie la saisie
des données, d'où un gain de temps et l'élimination
d'erreurs susceptibles de se produire lors de la rédaction
manuelle des notes de frais. Grâce à une rationalisation
du processus, Expense Reports enrichit les notes de frais
en exploitant des informations détaillées figurant sur les
transactions des cartes de crédit société concernant les
hôtels (adresse, tarif des chambres, taxes, frais de
téléphone, etc.), les billets d'avion (numéro du billet, date
de départ, aéroport de destination, etc.) ou la location de
voiture (adresse, contrat de location, date de prise en
charge, etc.).
• Accélerer le traitement des documents
Lorsqu'il reçoit une alerte e-mail dans sa boîte de
réception, le responsable n'a pas besoin de s'identifier
dans l'application pour ouvrir la note de frais ainsi que tout
document joint (reçus, projets de déplacement, etc.).
Par ailleurs, grâce à l'intégration en aval des systèmes
financiers, aucune autre saisie de données n'est requise
dès lors que la note de frais est acceptée. La comptabilité
est alors en mesure d'effectuer les remboursements très
rapidement, les vérifications de procédure ayant été
menées en amont.
Infor propose également, en option, la saisie numérique
des justificatifs des notes de frais, à savoir leur
récupération, leur numérisation et leur stockage pour
consultation ultérieure. Lors de l'envoi électronique des
reçus, par fax ou par envoi de fichiers numérisés vers une
adresse e-mail, la photo du justificatif est jointe à la note
de frais.
Associé aux meilleures pratiques de gestion, l'archivage
numérique permet aux entreprises de bénéficier de
nombreux avantages : réduction des délais, allègement
des tâches ; réduction du personnel requis pour le
traitement des notes de frais ; suppression des frais liés à
l'envoi des reçus par courrier et à leur stockage sous
forme imprimée ; rationalisation des processus de
contrôle et remboursement rapide des collaborateurs.
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• Améliorer le suivi des normes par
les employés
• Augmenter les économies
• Réduire les déplacements inutiles
• Accroître la précision de la facturation
du temps
• Obtenir plus de remboursement de
taxes étrangères
Travel Plans—approbation préalable des dépenses
La planification des voyages professionnels s’avère
souvent compliquée ; c’est pourquoi, les procédures qui
s’y rapportent sont généralement ignorées ou difficiles à
mettre en place. Le module Travel Plans vous aide à
regagner la maîtrise de cette activité et à la rentabiliser.
Qu’il s’agisse d’une réservation en ligne ou par
l’intermédiaire d’une agence de voyage, vos
collaborateurs sont alertés en cas de non-respect de la
procédure lors de la mise en place des itinéraires.
En effectuant les modifications nécessaires avant de
soumettre les prévisions de voyages – par exemple, en
privilégiant votre compagnie aérienne préférée pour
bénéficier de tarifs concurrentiels - vos collaborateurs
simplifient les critères d’approbation, d’où un gain de
temps et d’argent. Par rapport à la plupart des systèmes
financiers actuels, Travel Plans permet la saisie d’un plus
grand nombre de données concernant l’entreprise et son
personnel. Ces informations vous seront utiles pour
négocier des réductions avec vos fournisseurs, planifier
plus efficacement vos déplacements, voire éliminer tout
voyage superflu.
Payment Requests—réponse accélérée
Dans le contexte commercial actuel, où la réactivité est
primordiale, le personnel des entreprises est parfois
amené à procéder à des achats immédiats de biens et de
services en ne respectant pas le long processus des
demandes d’achats et des commandes. Comme ces
demandes ne font généralement pas l’objet d’un suivi,
il en résulte pour l’entreprise une vision incomplète des
dépenses engagées par le personnel. Grâce à Payment
Requests, cette lacune est désormais comblée.
Infor Expense Management
En outre, des économies substantielles sont réalisées
grâce à une réduction du volume de travail incombant au
personnel chargé des paiements. Le risque de double
saisi d'informations est supprimé. Par ailleurs, la validation
automatisée permet de s'assurer que les demandes sont
correctes, complètes et imputées aux centres de coûts ou
aux codes projets appropriés. Conçu pour un personnel
non financier, notre module est également utilisable par
les collaborateurs chargés des paiements ou des achats
pour entrer des informations destinées à d'autres
services.
Timesheets—simplification de la comptabilité
Dans de nombreuses entreprises, l'enregistrement précis
du temps de travail des salariés et des employés est
essentiel pour une re-facturation rapide des clients.
Néanmoins, cette fonction toute simple étant le plus
souvent gérée manuellement, elle est source d'erreurs et
génère une perte de temps. Notre module Timesheets
assure une simplification de ce processus.
Avec une gestion du temps plus performante et une
réduction des litiges liés aux erreurs, les entreprises qui
utilisent Timesheets constatent une efficacité accrue de
leurs cycles de facturation, une diminution de l’en cours
client et, de fait, une amélioration directe de leur résultat
d’exploitation. Timesheets constitue un remarquable outil
de suivi des projets, en assurant le contrôle des
ressources et de la rentabilité et en garantissant une
affectation rigoureuse des coûts.
Mobile device support
Les utilisateurs ont la possibilité de créer des rapports de
dépenses sur leur appareil mobile n'importe où, n'importe
quand, grâce à l’option Mobile device support d’Infor
Expense Management. Les managers peuvent également
visualiser et approuver les rapports de dépenses à partir
de leur appareil mobile. C'est non seulement un gain de
temps, mais donne aussi aux managers le même degré
de mobilité que leurs équipes pour une performance
maximale et une réponse rapide.
Flexible delivery options
Infor propose une gamme inégalée d'options de
déploiement afin que vous puissiez utiliser la puissance
d’Infor Expense Management de la manière qui vous
convient le mieux. Vous pouvez profiter d'une version
hébergée ou vous pouvez choisir une version licence de
l'application.
Infor Expense Management
Les clients d’Infor Expense Management
obtiennent généralement un retour sur
leur investissement en 9 à 12 mois.
Des résultats visibles
rapidement
En règle générale, des entreprises comme la vôtre, ayant
adopté notre solution Expense Management dans le
cadre d’un contrat de licence ou d’une exploitation sur
site, réalisent un retour sur investissement dans un délai
de 9 à 12 mois. Les avantages sont multiples :
• Meilleur respect des politiques relatives aux dépenses
par les collaborateurs
• Economies réalisées grâce à une négociation plus
efficace avec les fournisseurs et à une meilleure
utilisation des remises commerciales
• Réduction des achats et des déplacements superflus
• Réduction du nombre d'opérateurs pour le traitement
des documents
• Gain de temps réalisé par les collaborateurs
responsables de l’approbation
• Précision accrue des heures facturées aux clients et
des jours de congés payés au personnel
• Un montant de taxes étrangères remboursées
plus élevé
• Efficacité renforcée grâce à une identification
performante des TVA intérieure et étrangères
• Gain de temps réalisé par les employés lors de la
planification des déplacements, la saisie des notes
de frais et des relevés horaires, l’achat de biens et
de services
• Réduction des coûts administratifs
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Les modules de notre solution Expense Management
partagent une architecture commune et évolutive, basée
sur Internet et compatible avec vos systèmes existants,
qu’il s’agisse d’une solution de gestion financière, de
gestion des RH ou de la paie, de gestion de projets, voire
de systèmes du même type situés en aval de la chaîne.
Ces modules sont faciles à déployer. En outre, grâce à
SAT, le module d’administration, même les administrateurs
non spécialisés peuvent modifier les procédures et la
structure organisationnelle de l’entreprise. Désormais,
vous êtes novateur.
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infor.com
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À propos d'Infor
Infor transforme profondément la manière dont les informations sont publiées et utilisées dans les entreprises, en aidant
70 000 clients dans 194 pays à améliorer leurs opérations, à se développer et à s'adapter rapidement à l'évolution de la
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