electronic bid submission

ELECTRONIC BID SUBMISSION
Simplify With Paperless Bid Submission
Bid submission is the highest priority process in the entire proposal
process, yet it can be the most error prone. Mistakes often cost suppliers
opportunities. MERX Electronic Bid Submission eliminates these risks,
streamlines the bid submission process and reduces costs associated with
printing, courier fees, receiving and evaluating proposals.
What is Electronic Bid Submission?
Electronic Bid Submission is the electronic transfer of proposal bid data
between a potential supplier and a contracting authority. The MERX
Electronic Bid Submission feature allows suppliers to submit bids/proposals
online via MERX. Buyers are then able to download all electronic bids
submitted for a particular opportunity.
HIGHLIGHTS
BUYERS
>>
Buyer posts tender
to bid electronically
Supplier prepares
electronic response
Acquires electronic PIN
to submit electronically
SUPPLIERS
Proposals are opened,
evaluated and awarded
>>
Buyer retrieves proposals
once tender closes
>> >>
• Lower preparation cost
• Changes can occur before closing
• Proposal cost savings
• Complete audit report
• Reduce or eliminate paper
• Pricing strategy is not affected by
location of bid reception
• Lower than the cost of a courier and
no risk of being non-compliant due
to courier error
• Supports dispute resolution
Supplier downloads the
tender documents
>> >> >> >> >> >>
• Complete electronic process
• Secure file transmission
• PIN enabled
• Complete audit trail
• Reduce or eliminate paper
• No risk of file tampering
• Overcome limitations of email
• Supports dispute resolution
Easy to use
Logs into MERX to submit
response prior to closing
Provides a complete audit trail of the entire process
The Best of Both Worlds
Change takes time. Buyers must adapt business processes to take full advantage
of Electronic Bid Submission. MERX provides optimum flexibility to provide buyers
with the option to support traditional bid receipt, electronic bid submission or both.
MERX has all the resources necessary to assist organizations with the transition to
Electronic Bid Submission.
Ready to see how it works?
1-800-964-6379 or
[email protected]
Tutorial on how to submit: www.merx.com/tutorials
Supplier Guide: http://marketing.merx.com/Support/EBSGuide.pdf
EBS PIN Sign up: http://tenders.merx.com/RequestEBSPIN
ENVOI DE SOUMISSION ÉLECTRONIQUE
Une transmission simplifiée et sans papier
La transmission d’une soumission est la partie la plus importante du
processus de réponse à un appel d’offres. Traditionnellement, cette
étape cruciale comportait son lot d’erreurs; erreurs qui n’étaient pas sans
conséquence pour les soumissionnaires. Le processus de soumission
électronique de MERX élimine ces risques, simplifie le processus de
transmission et réduit les coûts associés à l’impression, à l’envoi, à la
réception et à l’évaluation des soumissions.
Qu’est-ce qu’une soumission électronique?
Comme son nom l’indique, la soumission électronique consiste à
transmettre le contenu d’une soumission de façon électronique du
fournisseur potentiel aux autorités contractantes. Ainsi, les fournisseurs
peuvent transmettre leur soumission en ligne via le site de MERX. Les
acheteurs sont en mesure de télécharger toutes les soumissions reçues
pour un appel d’offres en particulier.
FAITS SAILLANTS
ACHETEURS
L’acheteur affiche son appel
d’offres de façon électronique
>>
Les fournisseurs préparent
leurs réponses
>>
Chaque fournisseur obtient son
NIP pour pouvoir soumissionner
électroniquement
>>
FOURNISSEURS
>>
Buyer retrieves responses once
tender closes
>>
>> >>
Responses are opened,
evaluated and awarded
Chaque fournisseur doit utiliser
son NIP pour transmettre leur
soumission avant la date et
l’heure de fermeture
>>
• Coûts de préparation moindres
• Permet des changements de
dernières minutes
• Réduction des coûts de propositions
• Rapport d’audit complet
• Reduction ou élimination de papier
• La stratégie de prix n’est pas
affectée par l’emplacement de la
réception de l’offre
• Moins cher qu’un envoi par
messagerie et aucun risque d’erreur
Les fournisseurs intéressés
téléchargent les documents
>>
• Processus entièrement électronique
• Transmission des données sécurisée
• NIP personnalisé
• Processus complet de vérification
• Réduction ou élimination du papier
• Aucun risque de documents falsifiés
• Aucune limitation liée à la transmission
par courriel
• Prise en charge des différends
Facile à utiliser
Rapport d’audit complet disponible tout au long du processus.
Le meilleur des deux mondes
Les acheteurs doivent adapter leur processus d’affaires s’ils veulent profiter
pleinement des avantages qu’offre le processus de soumission électronique. Chez
MERX, nous sommes conscients que tout changement demande une certaine
période d’adaptation, c’est pourquoi nous offrons la possibilité aux acheteurs de
recevoir les soumissions papier, les soumissions électroniques ou les deux. Par
ailleurs, nous mettons à la disposition de ceux qui le souhaitent toutes les ressources
nécessaires pour les aider dans leur transition vers la soumission électronique.
Pour plus d’information
1-800-964-6379 ou
[email protected]
Visionnez notre tutoriel : www.merx.com/tutoriels
Guide du fournisseur : http://marketing.merx.com/Support/EBSGuide.pdf
Obtenez votre NIP : http://tenders.merx.com/DemandeNIP