DIU-INF-TEC_monito-c..

Le monitoring d’un
essai clinique
Amandine FAUQUEMBERGUE
6 février 2015
Le monitoring, c’est quoi ?
Surveillance de l’avancement d’un essai clinique.
Garantie que la conduite de l’essai clinique, les
enregistrements et les rapports sont réalisés
conformément :
- Au protocole
- Aux Procédures Opératoires Standards du promoteur
- Aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC)
- Aux obligations réglementaires en vigueur
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Le monitoring, pour quoi ?
§ 5.18.1 des BPC, les objectifs du monitoring sont de :
Vérifier que les droits, la sécurité et la protection des
patients qui se prêtent à la recherche sont satisfaits.
Vérifier que la recherche est conduite conformément au
protocole en vigueur, aux Bonnes Pratiques Cliniques
(BPC) et aux dispositions législatives et réglementaires en
vigueur.
Vérifier que les données rapportées sont exactes,
complètes et cohérentes avec les documents sources.
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Le monitoring, par qui ?
L’Attaché de Recherche Clinique (ARC) est :
- mandaté par le promoteur,
- assure le lien entre le promoteur et l’investigateur et
- rend compte au chef de projet.
Il est responsable du contrôle qualité de l’essai
(fiabilité et authenticité des données scientifiques recueillies)
et du bon déroulement de l’essai dans les centres.
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Le monitoring, comment ?
Selon le plan de monitoring
rôle du chef de projet.
Ce plan d’encadrement de la recherche est fonction :
- de la complexité de l’étude,
- de son niveau de risque (selon les promoteurs),
- du calendrier de visites des patients,
- du rythme d’inclusion.
Il doit ensuite être adapté à la qualité du travail de
chaque centre investigateur et/ou aux modifications
apportées au protocole.
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Le monitoring, quand ?
La première visite de suivi doit idéalement se dérouler
dans le mois qui suit la première inclusion dans chaque
centre (service clinique +/- pharmacie).
Elle est très importante car elle permet :
- De s’assurer du bon respect des procédures,
- De voir les erreurs et de les corriger avant l’inclusion
d’un trop grand nombre de patients,
- De rappeler les points importants du protocole,
- De modifier les circuits logistiques si nécessaire.
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La visite de monitoring
(1)
Mise à jour du classeur investigateur :
- Nouvelle version de protocole
- Autorisation de l’ANSM et avis favorable du CPP
- Mise à jour du FDF et des CV (voir diapo suivante)
- Correspondance (newsletters, mails…)
- Vérification du remplissage de la liste des patients
inclus et du registre des patients éligibles non inclus
- Ajout d’étiquettes d’inclusion vierges
- Mise à jour des feuilles de route
- Comptabilité des NIFC vierges et des CRF restants…
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La visite de monitoring
FDF annoté
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LISTE D’IDENTIFICATION DES PATIENTS INCLUS
«Essai randomisé multicentrique d’efficacité et de tolérance du traitement de l’accès
palustre simple d’importation par Riamet® versus Malarone®»
Pr. Bouchaud (SMIT, Hôpital Avicenne) et Dr. Houzé (Laboratoire de parasitologie, Hôpital Bichat)
Lieu de réalisation de la recherche :
Investigateur principal:
Nom
La liste des
patients inclus
Prénom
Date de
naissance
Numéro
d’inclusion
Date de l’inclusion
Cette liste ne doit pas
quitter le classeur
investigateur
C’est le seul moyen de faire la
concordance entre l’identité
complète du patient et son n°
d’inclusion dans l’étude
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Ce document confidentiel est conservé par l’investigateur principal dans un dossier spécifique à la
recherche et dans un lieu sécurisé.
Si critère(s) de non-inclusion... ou refus de participation…
Compléter la liste des
patients éligibles noninclus
(onglet 2 classeur investigateur)
Ce registre des patients éligibles et non-inclus est une obligation éditoriale
pour la publication des résultats de l’étude (flow chart).
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La visite de monitoring
(2)
Pour chaque patient inclus, l’ARC vérifiera :
1) Le consentement : son existence et sa conformité.
- Date, nom et signature notés par la personne concernée
- Version en vigueur à la date de signature
- Date de signature antérieure à tout acte lié à la recherche
- Paraphe présent sur chaque page de la note d’information (si la note
d’information est dissociée du formulaire du consentement)
- Date, nom et signature notés par l’investigateur (n°CNOM obligatoire)
- Signataire notifié sur le FDF
- Date au mieux le même jour que le patient
- Nombre d’exemplaires : 1 pour l’investigateur, 1 pour le patient, 1 pour le
promoteur (si dans les POS) sous enveloppe scellée signée par l’IP du
centre (parfois 1 exemplaire supplémentaire pour le laboratoire en cas
d’analyses génétiques).
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Des formulaires de consentement non-conformes ou
absents entraînent l’impossibilité d’utiliser les données
du patient.
Soyez vigilants dès le début pour vous éviter un travail inutile par la
suite (TEC, IRC : pensez à vérifier le consentement si vous êtes
présents au moment de l’inclusion)
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La visite de monitoring
(3)
Monitoring du consentement = étape incontournable
avant la vérification des données sources car c’est le
consentement du patient qui autorise l’ARC à consulter
son dossier médical.
En l’absence de consentement, aucun représentant
du promoteur n’est habilité à vérifier les données
sources.
PAS DE CONSENTEMENT = PAS DE MONITORING
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La visite de monitoring
2) La notification dans le dossier médical du patient
- des modalités d’information et de recueil de son
consentement pour
- sa participation au protocole X
- avant tout acte spécifique à la recherche.
Point important car ce sera la première chose
vérifiée en cas de perte de consentement.
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(4)
La visite de monitoring
(5)
3) Le respect des critères d’inclusion et de non-inclusion
4) Les EIG (Evènements Indésirables Graves)
Faire l’inventaire des EIG :
Les nouveaux EIG
→ Vérifier leur notification
→ Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter
Les EIG déclarés
→ Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up)
Remarque pour l’AP-HP : existence d’une grille EIG
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Exemple de grille EIG
Grille de Classification des Evénements Indésirables pour une Recherche Biomédicale portant sur un médicament ou un produit assimilé
Risque de la Recherche : I__B__I
Comité de Surveillance Indépendant :
Oui □
Non X
Grille d'EIG pour la Recherche Biomédicale (Art. R. 1123-54 du Code de la Santé publique)
Essai randomisé multicentrique évaluant l’efficacité et la tolérance du Riamet® par comparaison à la Malarone® dans le traitement de l’accès palustre simple d’importation – P081222
Essai MalaRia
NE PAS NOTIFIER PAR FAX au promoteur
A NOTIFIER SANS DELAI par l'investigateur au promoteur
(envoi du formulaire de déclaration d'EIG par fax au 01 44 84 17 99)
(pas de remplissage du formulaire de déclaration d'EIG)
mais à reporter sur les pages événements indésirables du CRF
Evénements autres
Effets Indésirables Non Graves
attendus
Connus pour être liés :
au(x) médicament(s) expérimental (aux)
ou aux procédures de la recherche.
1. EVENEMENTS POUVANT ETRE GRAVES
mais non liés aux médicaments(s)
expérimental(aux) ou aux procédures de la
recherche :
Description :
Tout ce qui est en rapport avec l'évolution
naturelle et habituelle de la pathologie
Hospitalisations programmées pour suivi etc…
2. EFFETS INDESIRABLES
EVENTUELLEMENT GRAVES MAIS BIEN
CONNUS, TRES FREQUENTS ET BIEN
MAITRISES DONT LA DECLARATION
N'APPORTERAIT RIEN A LA SECURITE
DES PATIENTS (exemple: aplasie
médullaire lors des chimiothérapies...) : à
ne pas notifier sauf si aggravation
(exemple: infection compliquant l'aplasie
médullaire...).
Nom, prénom et signature
de l'investigateur coordonnateur :
URC Paris Nord
et à reporter sur les pages événements indésirables du CRF
Effets Indésirables Graves attendus
Connus pour être liés :
au(x) médicament(s) expérimental (aux)
ou aux procédures de la recherche.
Description :
Description :
Liés au Riamet®
Liés au Riamet®
- allongement de l’intervalle QTc avec
retentissements cliniques détectés au
cours du suivi
-Céphalées
-Etourdissements
-Troubles du sommeil
-Anorexie
- Douleurs abdominales, diarrhées, nausées,
vomissements
Liés à la Malarone® :
-Céphalées
-Douleurs abdominales, diarrhées, nausées,
vomissements
Effets Indésirables Graves inattendus
Cette colonne se remplira au fur et à mesure des notifications par les
investigateurs.
Liés à la Malarone® :
- Hépatite
- Œdème de Quincke
- Choc anaphylactique
- Pancytopénie
Notifier tous les événements présentant l'un des critères de gravité*
noté ci-dessous, à l'exception de ceux identifiés dans les autres
colonnes
*Critères de gravité:
1- Décès
2- Mise en jeu du pronostic vital
3- Nécessite ou prolonge l'hospitalisation
4- Séquelles durables
5- Anomalie ou malformation congénitale
6- Evénement jugé grave par l'investigateur (raison à préciser)
ATTENTION : toute découverte d'une GROSSESSE au décours d'une
recherche biomédicale doit être immédiatement déclarée au promoteur
et fera l'objet d'un suivi jusqu'à l'accouchement.
Nom, prénom et signature du responsable de
l’URC :
Nom, prénom et signature
du référent projet :
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Nom, prénom et signature du
responsable pharmacovigilance :
Nom, prénom et signature
du coordonnateur médical :
Comment notifier un EIG ?
1) Compléter le formulaire d’EIG du CRF (papier, électronique) et le signer,
→ En cas d’absence de l’investigateur, tout le monde peut notifier un EIG au promoteur en indiquant son
nom et sa fonction (IDE, TEC…). Le formulaire devra ensuite être complété (imputabilité), daté et
signé par un investigateur.
2) Le faxer au promoteur (pôle pharmacovigilance en général) et ce, sans délai
(après si possible un appel téléphonique immédiat en cas de décès ou d’une menace vitale).
Remarque : en cas de décès notifié d’un sujet participant à la recherche, l’investigateur
communiquera au promoteur tous les renseignements complémentaires demandés :
compte-rendu d’hospitalisation…
Il faut tout ANONYMISER : indiquer uniquement le n° du patient + le nom de l’’étude
Exemple :
Numéro du patient : ____-______
(n° de centre / n° de randomisation)
Attribué par CleanWEB™ après inclusion
AUCUN Nom / Prénom, NIP, n° de sécurité sociale...
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La visite de monitoring
(6)
5) La randomisation / le respect du bras de randomisation
6) Les médicaments expérimentaux (ME)
Vérifier la gestion et l’attribution des traitements :
→ Durée et conditions de stockage adéquates
→ Approvisionnement suffisant pendant toute la durée de la recherche
→ Dispensation uniquement aux personnes se prêtant à la recherche et
aux doses spécifiées dans le protocole : voir ordonnance (parfois
imprimée via le logiciel de rando) + concordance traitement / rando
→ Réception, utilisation et retours contrôlés et documentés
→ Destruction des ME non utilisés conformément aux procédures
Vérifier que les instructions nécessaires concernant l’utilisation, la manipulation,
la conservation, et le retour des ME ont été données aux personnes qui se prêtent
à la recherche (notice, carnet patient…).
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La visite de monitoring
(7)
7) Le remplissage du CRF et en particulier le recueil des
critères de jugement.
Les données du CRF sont confrontées aux données sources
(dossier médical, cahier infirmier, résultats de laboratoire, compterendu d’échographie, de scanner, radio…) afin d’identifier :
→ Les erreurs de transcription
→ Les données illisibles
→ Les données manquantes (ex : report des EI)
→ Les déviations au protocole
→ Les EIG non notifiés
Assure la qualité et la véracité des données de la recherche.
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La visite de monitoring
(8)
Les corrections sur le CRF : se font avec l’investigateur ou
une personne habilitée (FDF)
La donnée à corriger est barrée tout en restant lisible
La nouvelle donnée est inscrite à proximité
Apposition du paraphe et de la date de la correction à côté
Exemple :
Nombre de jours d’antibiothérapie :
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0 2 8
La visite de monitoring
(9)
8) Répondre aux queries si le data est fait au fil de l’eau.
9) Discussion avec les équipes.
Entretien en fin de visite avec l’investigateur principal,
les collaborateurs, TEC, IDE, radiologue…
→ moment d’échange investigateur / promoteur.
(discuter des problèmes rencontrés dans le centre et
aider à trouver des solutions)
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Monitoring : et après ?
Suite à la visite de monitoring :
- L’ARC rédige un rapport de suivi selon le délai défini avec
le chef de projet ou selon les POS du promoteur.
- Le rapport de suivi mentionne la date, le lieu de recherches,
le nom de l’ARC et le nom des investigateurs ou des autres
personnes rencontrées ou contactées.
- Ce rapport fait état des observations et faits significatifs,
déviations et insuffisances constatées lors de la visite de
monitoring, conclusions, mesures prises ou à prendre à des
fins de conformité.
- L’ARC transmet son rapport au chef de projet et
- Envoie un mail de suivi au centre.
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Monitoring : et après ?
Le chef de projet :
→ Élabore
- des procédures, le plan de monitoring
- des documents types pour faciliter le monitoring des ARC
→ Établit
- des plannings et calendriers
- des tableaux de reporting
- des formulaires : rapport, check list …
→ Lit, corrige, valide les rapports
→ Prépare des newsletter, mailing
→ Vérifie le travail des ARC
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Visite de monitoring
Et le TEC / IRC dans tout ça ?
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Visite de monitoring
Le TEC / IRC assiste l’investigateur tout au long de
l’essai, de l’initiation à la clôture.
→ Concernant le monitoring, il peut être sollicité pour :
- la prise du RDV de monitoring
- la préparation des documents nécessaire pour la visite :
classeur investigateur, consentements, CRF, dossiers
médicaux ► anticiper la sortie des dossiers +++
- l’accueil de l’ARC et sa présentation aux équipes
- effectuer les corrections du CRF (si FDF ok)
- faire part des difficultés rencontrées dans le centre
→ Il sera également destinataire du mail de suivi.
→
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Des questions ?
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Visite de clôture
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Clôture, définition
La fermeture du centre intervient lorsque les
inclusions et le suivi des personnes incluses sont
terminés conformément au protocole ou de façon
prématurée selon la décision notifiée par le
promoteur.
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Clôture : Quand ? Où ?
La visite finale intervient une fois que tous les
sujets recrutés par le centre ont terminé l’essai.
Elle a lieu dans tous les centres qui ont été ouverts
et ont reçu du matériel / produit, qu’ils aient ou non
inclus des patients dans l’essai.
Cette visite met un terme à la participation du
centre.
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Clôture, fin prématurée
Arrêt de participation d’un centre :
- Absence d’inclusions ou trop faible recrutement,
- Départ de l’IP (non remplacé),
- Non respect du protocole, des BPC, voire fraude.
Arrêt prématuré de l’étude :
- Effets secondaires graves majeurs
- Inefficacité du traitement évidente ou perte de chance
dans un bras de l’étude (analyse intermédiaire,
comité de surveillance)
- Alerte des autorités pour l’utilisation d’un produit
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Visite de clôture, objectifs
Valider les dernières données (consentements, CRF, EIG,
perdus de vue, finalisation des listes, queries…)
Gestion des traitements et retours
Vérification de la présence de tous les documents
réglementaires, mise à jour si besoin
Récupération des documents à archiver par le promoteur
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Visite de clôture, objectifs
Inventaire du matériel de l’essai et reprise
Règles de publications
Rappel des obligations de l’investigateur
→ ARCHIVAGE (durée variable selon le type de recherche, voir diapo suivante)
→ AUDIT et INSPECTION possibles
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Archivage, durée ?
Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux : 15 ans
Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux de diagnostic in vitro : 15 ans
Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux incorporant une substance qui si
elle est utilisée séparément, est susceptible d’être considérée comme un médicament dérivé
du sang : 40 ans
Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain : 15 ans
Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain dérivés du sang : 40 ans
Pour les recherches portant sur des produits cosmétiques : 10 ans
Pour les recherches portant sur des produits sanguins labiles, organes, tissus d’origine
humaine ou animale, ou préparations de thérapie cellulaire : 30 ans
Pour les recherches portant sur des produits non mentionnés à l’article L.5311-1 du code de
la santé public : 15 ans
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Article L5311-1 du CSP
1° Les médicaments, y compris les insecticides, acaricides et antiparasitaires à usage humain, les préparations magistrales,
hospitalières et officinales, les substances stupéfiantes, psychotropes ou autres substances vénéneuses utilisées en
médecine, les huiles essentielles et plantes médicinales, les matières premières à usage pharmaceutique ;
2° Les produits contraceptifs et contragestifs ;
3° Les biomatériaux et les dispositifs médicaux ;
4° Les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro ;
5° Les produits sanguins labiles ;
6° Les organes, tissus, cellules et produits d'origine humaine ou animale, y compris lorsqu'ils sont prélevés à l'occasion d'une
intervention chirurgicale ;
7° Les produits cellulaires à finalité thérapeutique ;
8° Le lait maternel collecté, qualifié, préparé et conservé par les lactariums ;
9° Les produits destinés à l'entretien ou à l'application des lentilles de contact ;
10° (Abrogé) ;
11° Les procédés et appareils destinés à la désinfection des locaux et des véhicules dans les cas prévus à l'article L. 3114-1 ;
12° Les produits thérapeutiques annexes ;
13° (Abrogé) ;
14° Les lentilles oculaires non correctrices ;
15° Les produits cosmétiques ;
16° Les micro-organismes et toxines mentionnés à l'article L. 5139-1 ;
17° Les produits de tatouage ;
18° Les logiciels qui ne sont pas des dispositifs médicaux et qui sont utilisés par les laboratoires de biologie médicale, pour la
gestion des examens de biologie médicale et lors de la validation, de l'interprétation, de la communication appropriée en
application du 3° de l'article L. 6211-2 et de l'archivage des résultats ;
19° Les dispositifs à finalité non strictement médicale utilisés dans les laboratoires de biologie médicale pour la réalisation des
examens de biologie médicale.
URC Paris Nord
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Déroulement d’une clôture
Un courrier de fin d’étude est adressé à chaque centre
participant (direction de l’établissement, pharmacie,
services techniques, et investigateur).
La visite de fermeture du centre peut avoir lieu avant le gel de
base : dans ce cas l’investigateur est prévenu qu’il peut
recevoir des demandes de corrections différées.
Mise à jour par l’ARC du classeur investigateur (la
correspondance (copie), modifications substantielles, les
différentes versions du protocole, de la brochure
investigateur,...) → Liste complète dans les BPC.
URC Paris Nord
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Avant la clôture…
(1)
Contacts
- Prendre RDV avec l’investigateur principal du centre (tel, mail…)
- Prendre RDV avec la pharmacie du centre si possible le même jour
- Prendre RDV avec le laboratoire si besoin
→ Envoyer courriers Investigateur / Pharmacie / Labo de RDV
pour la visite de clôture précisant notamment :
* la date et l’horaire d’arrivée,
* les références de l’étude,
* les éléments essentiels pour optimiser la visite.
URC Paris Nord
36
Exemple de courrier clôture centre
Objet : essai XXXXX – PXXXXX
Visite de Fermeture du Centre n°02 – La Pitié Salpêtrière
Bonjour Dr XXXX,
Les inclusions de l’essai intitulé XXXXX, « Etude multicentrique
randomisée en double insu des effets de l’administration de
…………………. », se sont terminées le 26/11/2012. 31 patients ont été
inclus dans votre centre. La dernière visite de suivi prévue par le protocole
était planifiée pour le 28/05/2013.
Je vous informe par ce courrier que, comme convenu avec XXX et le Dr
XXXX, je viendrai à l’hôpital de la Pitié Salpetrière le mercredi 16 janvier
2014 à partir de 9h00 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre.
Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de :
• Mettre à disposition de classeur investigateur
• Mettre à jour la liste des patients inclus ainsi que la liste des patients
éligibles mais non inclus
• Réfléchir aux conditions d’archivage (lieu, boîtes d’archivage …)
• Imprimer toute la correspondance du centre en lien avec le protocole.
Encore merci pour votre participation.
Bien cordialement,
URC Paris Nord
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Exemple de courrier clôture pharmacie
Objet : essai XXXXXX – PXXXXX
Visite de Fermeture du Centre n°02 – La Pitié Salpetrière
Bonjour Mme XXXXX,
Les inclusions de l’essai intitulé XXXXXXX, « Etude multicentrique
randomisée en double insu des effets de l’administration de
…………………… », se sont terminées le 26/11/2012. 31 patients ont été inclus
dans votre hôpital. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était
planifiée pour le 28/05/2013.
Je vous informe par ce courrier que je viendrai, comme convenu avec
XXXXXXX, à la pharmacie de l’hôpital de la Pitié Salpetrière le jeudi 17 janvier
2014 à 16h30 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre.
Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de :
• Mettre à disposition de classeur pharmacie et les documents relatifs à
l’essai (fiches de retour pour destruction à l’AGEPS …)
• Mettre à disposition le cas échéant les coffrets de traitement XXX
retournés ou non utilisés restant à la pharmacie
• Réfléchir aux conditions d’archivage des documents de l’essai (lieu, boîtes
d’archivage …)
• Rassembler votre correspondance en lien avec le protocole.
Encore merci pour votre participation.
URC Paris Nord
38
Avant la clôture…
(2)
Préparation de la visite
Imprimer pour emporter :
- le dernier rapport de monitoring (aide pour voir ce
qu’il reste à mettre à jour, ce qui est en attente)
- les queries qui concernent le centre
- la liste de tous les EIG recensés dans le centre
Rq : comparer le tableau ainsi créé (ou transmis par le pôle PV du
promoteur) avec l’ensemble des feuilles EIG récupérées.
URC Paris Nord
39
Avant la clôture…
(3)
Préparation de la visite
Préparer pour emporter :
- Les enveloppes Promoteur de consentements,
- Une copie des courriers de RDV de Clôture,
- Un maximum de documents réglementaires et autres
correspondant aux classeurs Investigateur et
Pharmacie pour leur mise à jour,
- La liste des dates des précédentes visites afin de
pouvoir mettre à jour la monitoring log,
- Préparer en partie le rapport de clôture (à emporter)
URC Paris Nord
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Pendant la clôture…
(1)
Chez l’investigateur
- Vérifier la bonne documentation des EIG
- Récupérer les CRF vierges restants (vérifier le nombre par
rapport au nombre d’inclus) et les enveloppes de décodage
→ si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par ce
dernier (traçabilité +++)
- Mettre à jour le classeur investigateur (Cf. check list BPC)
→ signer la monitoring log et la faire signer par l’IP
- Récupération des exemplaires promoteur des consentements
sous enveloppe scellée datée et signée par l’IP (liste des
consentements présents notés au dos de l’enveloppe)
URC Paris Nord
41
Pendant la clôture…
(2)
CONSERVATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS SUR SITE INVESTIGATEUR
Classement
des documents
de l’essai dans
des cartons ou
boîtes d’archivage
mis à disposition
dans le centre
Etiquetage
Modèle ci-contre
URC Paris Nord
PROMOTEUR : Département de la Recherche Clinique et du
Développement de l’AP-HP
«
Essai XXXX »
« P – AOM »
« Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration ……………………… »
Boîte n° ___ / ___
Liste des documents archivés
Versions (n° et date)
……………………………………………….
…………………………………….
……………………………………………….
…………………………………….
……………………………………………….
…………………………………….
……………………………………………….
…………………………………….
Cette étude s’est terminée en ……………………………… (année X)
Ne pas détruire avant ………………………………… (année X + 15)
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Pendant la clôture…
(3)
A la Pharmacie
- Mettre à jour le classeur Pharmacie du centre (courrier RDV
de Clôture, documents réglementaires …)
- Récupérer une copie des formulaires de comptabilité des
traitements de l’essai.
---------------------------------------------------------------------------------Remarque importante : un monitoring régulier et bien fait
(suivi +++) = une clôture rapide
URC Paris Nord
43
Après la visite de clôture…
L’ARC, après sa visite, adresse un courrier de fermeture au
centre
à archiver dans le classeur investigateur.
Le chef de projet envoie les courriers officiels de clôture de la
recherche à l’attention des directeurs des hôpitaux, des
pharmaciens chefs, du CPP, et de l’autorité compétente.
URC Paris Nord
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Clôture, conclusion
Cette dernière visite :
- Met fin au travail effectué pour un projet donné,
- Permet également de faire un bilan de la collaboration
ARC / Investigateur.
Résultats de la Recherche :
Le promoteur envoie un courrier aux investigateurs pour les
informer des résultats globaux de la recherche.
URC Paris Nord
45
Check list clôture (BPC)
Brochure investigateur. Mises à jour de la brochure investigateur.
Documenter le fait que les nouvelles informations pertinentes
concernant les médicaments expérimentaux sont fournies au fur et
à mesure.
Amendements/modifications éventuels des documents suivants :
- protocole (page se signature, engagement scientifique…) et cahiers
d’observation ;
- document d’information et formulaire de recueil du consentement ;
- supports susceptibles d’être utilisés en vue du recrutement des
personnes ;
- autres supports de recueil des données.
URC Paris Nord
46
Check list clôture (BPC)
Amendements/modifications éventuels des documents suivants :
Documenter les révisions qui ont été effectuées sur ces documents
au cours de la recherche. Prouver l’adéquation entre la version des
documents mis à jour et le déroulement de la recherche.
Attestation délivrée par l’assureur.
La date à laquelle il est envisagé de commencer la recherche
Information des investigateurs de la fin de la recherche ou de son
arrêt anticipé. Documentation que l’investigateur a été informé de
la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé.
URC Paris Nord
47
Check list clôture (BPC)
Avis du CPP et avis du CPP pour toute modification substantielle
de la recherche. Documenter l’avis favorable du CPP
nécessaire à la mise en place de l’amendement.
Autorisation de l’AFSSAPS/ ANSM ou, à défaut, accusé de
réception de l’AFSSAPS indiquant, le cas échéant, la date à
laquelle, à défaut d’une autorisation expresse, la recherche est
réputée autorisée. Et également, Autorisation de l’AFSSAPS/
ANSM pour toute modification substantielle de la recherche et,
le cas échéant, la preuve de l’envoi à l’AFSSAPS/ANSM suivie
d’un délai de 35 jours, à défaut d’une autorisation expresse.
URC Paris Nord
48
Check list clôture (BPC)
CV des investigateurs et des collaborateurs impliqués dans la
recherche. Pour l’investigateur, permettre d’évaluer la
compétence et l’aptitude à diriger et surveiller la recherche.
Formulaire de Délégations de Fonctions : Document de recueil
des signatures et paraphes des personnes autorisées à saisir
ou corriger des données dans le cahier d’observation.
Permettre de vérifier que les données ont été recueillies dans le
cahier d’observation par des personnes autorisées.
URC Paris Nord
49
Check list clôture (BPC)
Procédures de levée de l’insu. Description de l’attribution des
traitements aux personnes et système permettant l’accès au
code de randomisation en cas d’urgence. Documenter le
système qui, en cas d’urgence, doit permettre d’identifier
rapidement le médicament expérimental pour une seule
personne qui se prête à la recherche à la fois.
Documentation de la notification au promoteur par l’investigateur
des événements indésirables conformément aux dispositions
législatives et réglementaires, ainsi qu’au protocole.
Rapport de la visite de mise en place de la recherche. Documenter
la revue des procédures et des modalités pratiques du
déroulement de la recherche, avec l’investigateur et l’équipe
impliquée dans la recherche.
URC Paris Nord
50
Check list clôture (BPC)
Monitoring Log complet
Liste complète de la correspondance des codes
d’identification des personnes incluses dans la
recherche avec l’identité de ces personnes. Permet à
l’investigateur d’avoir la liste exhaustive des
personnes ayant participé a la recherche, afin
d’accéder aux dossiers archives/ sources en cas
d’audit ou d’inspection. Cette liste doit être conservée
conformément aux dispositions législatives et
réglementaires en matière de confidentialité.
URC Paris Nord
51
Check list clôture (BPC)
Liste des personnes sélectionnées dans la recherche. Identifier
les personnes sélectionnées, ayant donné leur consentement et
ayant éventuellement déjà eu un premier examen, durant la
période de sélection de la recherche. Ces personnes ne sont
pas encore considérées comme incluses dans la recherche
biomédicale.
Liste chronologique des inclusions des personnes dans la
recherche. Faire l’état des inclusions chronologiques des
personnes dans la recherche ; les personnes sont identifiées
par leur numéro dans la recherche.
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Documents d’information et formulaires de recueil du consentement
complétés, datés et signés. Prouver que le consentement libre,
éclairé, recueilli par écrit de chaque personne qui se prête à la
recherche a été obtenu avant sa participation à la recherche, et
conformément à la loi. Objectiver l’accord donné par la personne
concernée aux personnes chargées du contrôle de la qualité
d’accéder aux données individuelles strictement nécessaires à
ce contrôle (original chez l’investigateur)
Documents sources. Prouver l’existence de la personne qui se prête
à la recherche et l’intégrité des données rapportées. Inclure les
documents originaux liés à la recherche, les traitements et les
antécédents de la personne.
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Cahiers d’observation complétés, datés et signés et tout autre
document/support servant au recueil des données. Attester que
l’investigateur confirme les données recueillies et transmises au
promoteur. (copie investigateur, original promoteur)
Queries / Requêtes : Documentation des corrections apportées au
cahier d’observation et à tout autre document/support servant
au recueil des données. Documenter les corrections et les
ajouts au cahier d’observation, ou à tout autre document/
support servant au recueil des données, par des personnes
dûment autorisées pour ce faire. (copie investigateur, original
promoteur)
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Documentation sur le gestion et la comptabilité des UT : vérifier
l’ensemble des ordonnances prescrites, la documentation de la
destruction des médicaments non utilisés
Document récapitulatif par personne se prêtant à la recherche
indiquant : les différents résultats avec la date et l’heure de
prélèvement et celle de l’exécution des analyses, les résultats
des échantillons de contrôle avec les mêmes renseignements
chronologiques, les éventuelles remarques ainsi que les
incidents survenus.
Documenter l’ensemble des résultats pour un type d’analyse
donné ; document réalisé par le biologiste conformément à
l’arrêté du 26 novembre 1999 modifié relatif à la bonne
exécution des analyses de biologie médicale.
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Valeurs ou bornes des valeurs de référence des
analyses de laboratoire ou des tests et examens
prévus dans le protocole en vue d’évaluer l’efficacité
ou la sécurité du médicament. Documenter les
valeurs de référence.
Document de gestion des échantillons biologiques
prélevés (le cas échéant). Permettre de connaître
l’identification et la localisation des échantillons
biologiques conservés, si des dosages/ analyses ont
besoin d’être refaits.
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Communications autres que les visites effectuées sur le
lieu de recherches :
lettres ;
comptes rendus de réunions ;
comptes rendus téléphoniques ;
messages électroniques ;
télécopies...
Documenter tout contact pertinent concernant la
gestion et la conduite de la recherche, les déviations au
protocole, les événements indésirables.
URC Paris Nord
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Check list clôture (BPC)
Rapport final :
Dans un délai d’un an suivant la fin de la recherche, un rapport
final est établi et signé par le promoteur et l’investigateur
coordonnateur. Tous les investigateurs sont informés des
résultats de la recherche par l’investigateur coordonnateur ou par
le promoteur. Il peut s’agir du résumé du rapport final.
URC Paris Nord
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Merci de votre
attention
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