Animer une réunion

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Comment animer une réunion ?
Voici quelques éléments simples concernant l’animation et la conduite de réunion (commission,
GT, etc). Bien sûr, pour certains, il s’agit de choses connues depuis longue date, mais un petit
rappel ne peut pas faire de mal !
1. Avant la réunion : bien préparer
Avant toute chose, il est toujours important de bien préparer une réunion (quels sont les objectifs de la
réunion, qui inviter, quels supports utiliser...).
Ensuite, il faut lancer la convoquer, et comme on sait qu’il est toujours difficile de faire venir les gens, mieux
vaut leur présenter des documents clairs, bien présentés et pas trop nombreux (ordre du jour#, lieu, date,
heure de la réunion, ... ).
On peut se poser les questions suivantes :
• Pourquoi faire cette réunion (les objectifs) ?
Par exemple, impliquer les gens dans une campagne (qu’ils s’engagent concrètement) ou discuter de
l'avancement des projets d'une commission.
• A quel public vais-je m’adresser ? On doit chercher à adapter sa préparation et son discourt en
conséquence (commission qui fonctionne bien, novice, partenaires... ).
• Quels sont les points à voir (l’ordre du jour) ? Voir fiche spécifique
• Que dire sur chacun des points à traiter ?
Bien sûr, il convient de préparer à l’avance ce qu’on va dire, ce qu’on veut présenter et qui s'en chargera,
les réactions que l’on veut susciter...
• Quel temps consacrer à la réunion ?
En fonction des différents points à aborder, du nombre de participants (et donc autant d’interventions), il
faut calculer le temps de réunion et surtout le tenir. Rien de plus désagréable de finir une réunion 1 heure
en retard, ça ne donne pas envie de revenir ! Si c'est sur un temps de midi (de 12h45 à 14h), il faut être
efficace, car le temps effectif de réunion est limité.
• Quels supports utiliser ? On peut par exemple des documents à remettre aux participants, des schémas
à faire sur tableau...
2. Pendant la réunion : bien animer.
L’animateur de la réunion joue un rôle bien plus important que l’on pourrait croire. En effet, c’est lui qui va
conduire la réunion, donner la parole aux participants, synthétiser et recadrer le débat s’il se disperse trop.
Bref, il est donc important d’être clair, concis et précis.
Voici quelques étapes à suivre (liste non exhaustive et à adapter au type de réunion que vous menez).
Fiche : Comment animer une
réunion ?
Assemblée Générale des étudiants de Louvain
Rue des Wallons, 67 ■ 1348 Louvain-la-Neuve ■
Fiche disponible en ligne sur : www.aglouvain.be/formations
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Exemple d’étapes à suivre lors d’une réunion
Commencez par un tour de table pour que chacun puisse se présenter et dire brièvement ce qui
l’amène ici (essentiellement si les gens ne se connaissent pas).
Rappelez les objectifs de cette réunion et l’ordre du jour. Demandez aux participants s’ils ont des
points supplémentaires à aborder qui ne figurent pas dans l’ordre du jour, ou s’ils veulent en
changer l’ordre (par degré de priorité...).
Trouvez un rapporteur qui pourra ensuite faire un compte rendu de la réunion (important). L’idéal est
de trouver cette personne avant.
Abordez les différents points à traiter en donnant les éléments clés, des précisions...
Donnez la parole à chacun. Il est mieux que les participants lèvent la main pour prendre la parole.
Ca fait peut être un peu scolaire mais ça évite la cacophonie !
Après chaque point abordé, recensez les décisions prises pour s’assurer qu’il n’y a pas de
malentendus et précisez qui fait quoi.
Fixez un objectif et une date pour la prochaine réunion (à vos agendas !)
A la fin de la réunion, remerciez les participants de leur venue et précisez-leur qu’ils recevront le
compte rendu par mail.
Petits trucs !
Faites circuler une feuille d’émargement pour noter le nom des participants et leurs
coordonnées.
Pour tenir l’ordre du jour, vous pouvez nommer un « gardien du temps ».
Celui-ci sera chargé de signaler que le traitement d’un sujet doit en arriver à sa conclusion.
Peaufinez l’introduction et la conclusion.
N’hésitez pas à vous munir de supports visuels si nécessaire (diapos, film), un projecteur
est disponible au prêt des permanents.
De temps en temps, faites suivre vos réunions d’un repas ou d’un verre. Il est bien de créer
des espaces de communication informels et conviviale.
3. Après la réunion : la restitution
Après une réunion, il est important de rédiger un compte rendu. Ce n’est pas à l’animateur de le faire (qui
ne peut pas animer et prendre les notes à la fois) mais plutôt à un rapporteur (voir étape 5 ci-dessus).
L’idée est de mettre par écrit les éléments importants des différents points à aborder lors de la
réunion (les points-clés des débats, les décisions, qui fait quoi). Ensuite, envoyez à chaque participant ce
compte rendu. Essayez si possible de le faire rapidement. Vous pouvez profiter de cet envoi pour rappeler
la date de la prochaine rencontre.
Fiche : Comment animer une
réunion ?
Assemblée Générale des étudiants de Louvain
Rue des Wallons, 67 ■ 1348 Louvain-la-Neuve ■
Fiche disponible en ligne sur : www.aglouvain.be/formations