Convoquer une réunion

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Quelques idées pour convoquer une réunion
Des gens qui ne lisent pas leurs mails, qui n’y répondent pas, qui ne remplissent pas les doodles, qui ne
« savaient » pas qu’il y avait réunion, qui n’y vienne pas… C’est le quotidien de tout responsable de
commission ou de groupe de travail.
Quelque « trucs » permettent bien souvent d’améliorer la communication entre le responsable et les
membres du groupe. En voici quatre :
1. Un titre accrocheur : ne nommez pas tous vos mails « Invitation réunion Comission sociale » ou
« Quelques infos Comens ». Soyez originaux. Parlez directement du contenu du mail « Ca va
chier avec le Doyen Psycho » ou utilisez n’importe quelle formule accrocheuse ou originale (une
citation ?)
2. N’envoyez pas un mail anonyme. Il faut le personnaliser au maximum. Cela implique deux choses :
a. Ne pas envoyer le mail à une mailing list visible de 40 personnes. En voyant le nombre de
destinataire, aucun ne se sentira personnellement concerné. Or ils doivent se sentir
indispensables. Il vaut mieux mettre dans la colonne des destinataires une adresse bidon (par
exemple [email protected]) et mettre les 40 destinataires en « copie cachée » (Cci ou Bcc).
b. Parler en « tu » : ne pas utiliser « vous » dans sa formulation mais « tu » afin que chacun
prenne conscience de l’importance de sa présence ! « Bonjour, Comme tu le sais,… ». Ne pas
exagérer tout de même (pas de « Salut à TOI !!! » à 58 personnes)
Si le nombre de destinataire n’est pas trop grand, on peut envoyer un mail personnalisé ou un
message facebook à chacun (en copiant/collant le corps principal et en rajoutant des petits détails).
3. Etre au courant de qui viendra/qui ne viendra pas, en terminant chaque mail par une question du
type : « est ce que tu peux déjà me dire si tu pourras être là ou pas ? »
4. Respecter un timing : Pour convoquer une réunion, il faut d’abord en fixer la date. Si ce n’est pas
une réunion d’urgence, un doodle (http://www.doodle.com) est la pratique courante. Il faut l’envoyer
environ une semaine et demi avant la zone de date souhaitée, pour que les gens n’aient pas déjà leur
agenda trop chargé (si l’on veut réunir des académiques il faut prévoir plus (un bon mois)). Ainsi
celui-ci peut être rempli en environ 3 jours et la date de la réunion peut être envoyée environ une
semaine à l’avance. Par après, un mail de rappel est à envoyer quelques jours avant
Fiche
:
Convoquer
une
réunion
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES ÉTUDIANTS DE LOUVAIN
Rue des Wallons, 67 ■ 1348 Louvain-la-Neuve ■
Fiche disponible en ligne sur : www.aglouvain.be
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et un sms la veille/le jour même. Il est très important de ne pas utiliser que les mails qui sont un
canal de communication moins efficace que les sms ou les appels.
Par ailleurs, il faut moduler l’approche en fonction de l’attrait de la réunion. Une réunion pour ranger l’AGL
est peu sexy et il faut appeler tout le monde pour être sur de sa présence. Alors qu’une réunion de création de
comité est suffisamment attractive pour se passer de gros dispositifs.
D’expérience, combiner ces quelques aspects augmente la présence aux réunions. Mais cela n’est pas
suffisant : rendre les réunions attractives (par leur thème ou leur méthode) reste l’ingrédient principal de la
présence à celles-ci !
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