Rôle du greffe dans les conseils de prud

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Rôle du greffe dans les conseils de prud'hommes
Le conseil de prud'hommes, est une juridiction composée de juges de statuts différents, employeurs
et salariés du secteur privé, qui sont amenés à travailler, je dirai plutôt à collaborer, avec des agents
du greffe qui sont des agents du service public.
Les conseillers doivent dire le droit, rendre la justice et le greffe s'occupe de toute la partie
administrative, inscription des dossiers, convocations des parties aux audiences, notifications des
décisions mais aussi de l'assistance des magistrats aux audiences.
Cette fonction d'assistance des conseillers à l'audience peut parfois être source de difficultés lorsque
les uns et les autres, greffiers ou conseillers, ne connaissent pas très bien leur rôle respectif.
Cette formation a pout but de définir le plus précisément possible les fonctions du greffe et
notamment du greffier afin de permettre une collaboration efficace entre le greffe et les conseillers.
IL convient, avant d'aborder cet aspect des fonctions du greffier, de connaître les différents grades et
statuts des agents du greffe.
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Les greffiers en chef ou Directeurs de greffe
Recrutement
Les greffiers en chef sont recrutés par voie de concours. Il existe principalement, deux grandes
voies d'accès au corps des greffiers en chef et greffiers des services judiciaires: le concoUrs
externe d'une part, et le concours interne d'autre part .Ce dernier est réservé aux agents de la
fonction publique ayant servi l'État durant un certain nombre d'années (4 ans de service
public au 1er janvier de l'année du concours)
Le concours externe de greffier en chef est réservé aux titulaires d'un diplôme d'un niveau II
(bac + 3). Dans chaque situation les lauréats suivent une formation de 18 mois alternant
périodes de scolarité à l'École Nationale des greffes de Dijon et stages en juridiction. Le
concours interne est accessible sans condition de diplôme.
Fonctions :
Le greffier en chef est un agent de la fonction publique, de catégorie A.
Dans les plus importantes fonctions, le greffier en chef est nommé directeur de greffe d'une
juridiction. Assisté de greffiers en chef, il dirige les services d'une juridiction. Il est chargé de
l'affectation des personnels, participe à l'élaboration des budgets, en assure l'exécution et veille à la
bonne gestion des moyens matériels, des locaux et équipements.
le greffier en chef est dépositaire des minutes et archives au sein de la juridiction, il en assure la
conservation.
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Il peut exercer ses fonctions à la Cour de cassation, dans une cour d'appel, dans un tribunal de
grande instance, un tribunal d'instance, un conseil de prud'hommes ou un conseil départemental
d'accès au droit.
Selon sa juridiction d'appartenance, il possède des attributions propres: au tribunal d'instance, en
matière de cession de salaire et de saisie de rémunérations, de procuration de vote, de certificat de
nationalité française, de consentement à adoption, d'appositions de scellés et de vérifications des
comptes de tutelles; au tribunal de grande instance, en matière de pièces à conviction, d'aide
juridictionnelle (vice-présidence du bureau) ainsi qu'à l'occasion de différentes déclarations dans le
domaine du droit de la famille (autorité parentale, changement de nom).
Le greffier en chef peut être nommé Directeur Délégué à l'Administration Régionale Judiciaire des
Services Administratifs Régionaux. Il y exerce des fonctions de responsable de la gestion budgétaire,
des ressources humaines, de la formation et responsable de la gestion informatique.
Il peut enseigner à l'Ecole Nationale des Greffes. Missions ou études peuvent lui être confiées à
l'administration centrale du ministère de la Justice ou autres structures administratives.
Dans les conseils de prud'hommes le Directeur de greffe n'est pas sous l'autorité du Président mais
sous son contrôle (article R.1423-37 du Code du travail) Cela veut dire que le Président exerce un
contrôle à postériori. Il pourra cependant demander au directeur de greffe des explications en cas de
dysfonctionnement du greffe, par exemple retard dans la notification des décisions ou dans l'envoi
des vacations etc ....
Les greffiers
Recrutement:
Le concours externe de recrutement de greffier est accessible aux diplômés bac + 2. Cependant il est
rare de réussir au concours sans être au moins titulaire d'une licence de droit ou d'une maîtrise.
Aucune condition d'âge n'est exigée.
Le concours interne est réservé aux agents de la fonction publique ayant quatre ans d'ancienneté au
1er janvier de l'année du concours.
Par examen professionnel, dans la limite du cinquième des nominations, ouvert aux agents et aux
adjoints administratifs relevant du ministère de la justice qui exercent ou ont exercé durant deux
années les fonctions de greffier dans les conditions de l'article R. 812-12 du code de l'organisation
judiciaire ou de l'article R. 512-33 du code du travail, et ce dans la période de trois ans précédant le
1er janvier de l'année d'ouverture de l'examen. Les candidats doivent justifier d'au moins neuf ans
de services publics à la même date.
Les mères et pères d'au moins trois enfants qu'ils élèvent ou ont élevés effectivement peuvent
également faire acte de candidature, sans remplir les conditions de diplôme exigées (loi W 80-49q. ($",
1er juillet 1980 modifiée, décret W81-317 du 7/04/81)
les greffiers recrutés par concours reçoivent à l'École nationale des greffes une formation initiafe
professionnelle de dix-huit mois.
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Les greffiers recrutés par examen professionnel ou par détachement reçoivent à l'École nationale des
greffes une formation continue professionnelle de douze mois.
Fonctions:
Fonctionnaire de catégorie B placé sous l'autorité du greffier en chef, le greffier a pour missions
principales l'assistance du magistrat à l'audience et l'authentification des actes juridictionnels.
Au civil et au pénal, le greffier est présent à toutes les étapes de la procédure. Il est responsable du
respect et de l'authenticité de celle-ci. Il enregistre les affaires, constitue les dossiers, prévient les
parties des dates d'audience et de clôture, dresse les procès-verbaux, rédige des actes et met en
forme les décisions. Il assiste le magistrat à l'audience. Son rôle est essentiel puisque toute formalité
ou acte accompli en son absence pourrait être frappé de nullité.
Au-delà de la transcription fidèle des débats à l'audience, il est responsable du respect et de
l'authenticité de la procédure tout au long de son déroulement. Aussi est-il souvent qualifié, de
« technicien de la procédure », ou de « notaire de la juridiction»
Outre ces fonctions d'encadrement (en pratique assez marginale, même si elle tend à s'accroître ... ), le
greffier des services judiciaires est un technicien de la procédure, chargé d'assurer la mise en forme
des dossiers et des jugements ainsi que leur conservation et leur archivage (tâche qui, pour être
perçue comme secondaire, n'en concerne pas moins des volumes considérables: plus de 500 km
d'archives ont été recensés dans les juridictions françaises en 2007). Il occupe également des
fonctions d'accueil et d'information des justiciables.. Ils authentifient les actes juridictionnels dans les
cas et suivant les conditions prévus par le Code de l'organisation judiciaire, le Code du travail ou les
textes particuliers. Il est garant du bon déroulement de la procédure à l'audience. Sa présence y est
indispensable. Il doit consigner ce qui est rapporté, en toute indépendance. A cet égard, un jugement
qui ne comporte pas la signature du greffier est nul. Il est remarquable que le greffier, comme le
représentant du Parquet (Procureur) sont généralement disposés de part et d'autre de la formation
de jugement, pour marquer les rôles et fonctions de chaque acteur de l'audience
Les greffiers exercent des fonctions d'assistance du magistrat dans le cadre de la mise en état des
dossiers et des recherches documentaires. Ils rédigent des projets de décisions et de réquisitoires
selon les indications des magistrats.
Ils exercent des fonctions d'accueil et d'information du public, ainsi que des fonctions d'enseignement
professionnel.
Les greffiers du premier grade exercent aussi des fonctions d'encadrement en qualité de chef de
greffe. les greffiers peuvent également exercer des fonctions d'adjoint au chef de greffe ou de chef
de service. Ils accomplissent les actes de gestion qui s' attachent à ces fonctions.
les greffiers peuvent également exercer, à titre accessoire ou temporaire, des tâches administratives
nécessaires au fonctionnement des juridictions notamment en matière de gestion des personnels et
des moyens matériels ainsi que de gestion financière et budgétaire
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Les autres personnels de greffe
Placés également sous l'autorité du greffier en chef de la juridiction, les fonctionnaires de catégorie C
appartiennent à différents corps interministériels, répartis entre une filière administrative (les agents
administratifs et les adjoints administratifs) et une filière technique (les agents des services
techniques, les ouvriers professionnels, les conducteurs d'automobiles). Ils concourent au
fonctionnement des différents services du greffe: parquet, service correctionnel, service civil,
fonctions administratives ...
Les agents de la filière administrative, appelés personnels de bureau, sont chargés de l'exécution des
tâches administratives et travaillent en étroite collaboration avec les greffiers chargés de les
encadrer.
A titre exceptionnel et temporaire, ils peuvent, après avoir prêté serment, être chargés des fonctions
dévolues aux greffiers, en particulier l'assistance aux audiences et l'authentification des actes.
Comme on l'a vu, le manque d'effectifs rend cette pratique courante, même si aucune estimation
fiable n'a pu être fournie.
Les agents des services techniques et les ouvriers professionnels sont chargés de l'exécution du
service intérieur et de tâches de maintenance. Ils peuvent contribuer à l'exécution de tâches
administratives.
Le rôle du greffier dans la procédure prud'homale
Accueil du public
L'accueil du public est une fonction importante dans les juridictions. Devant les conseils de
prud'hommes les salariés qui ne sont pas assistés d'un avocat ou d'un représentant syndical sont un
peu désemparés face aux sanctions dont ils ont fait l'objet dans leur entreprise et viennent souvent
au greffe demander des renseignements sur leurs droits. lorsqu'ils s'entendent dire que le greffe
n'est pas habilité à les renseigner sur leurs droits mais uniquement sur la procédure, ils ne
comprennent pas d'autant que l'appellation conseil de prud'hommes est synonyme pour certains
d'organisme donnant des conseils.
Il faut donc faire preuve de pédagogie et orienter le justiciables vers les organismes habilités à les
renseigner sur leurs droits éventuels, syndicats, inspection du travail, avocats ....
Le greffe doit par contre informer le justiciable sur le déroulement de la procédure prud'homale et
les délais.
Si le demandeur veut enregistrer sa requête devant un conseil qui n'est pas compétent
territorialement, l'agent qui est à l'accueil doit lui indiquer quel est le conseil de prud'hommes
compétent. Si cependant l'intéressé veut néanmoins inscrire son dossier, le greffe n'étant pas juge
de la recevabilité des demandes doit prendre l'inscription.
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Il en va de même en ce qui concerne les chefs de demandes
Enregistrement des dossiers
R.1452-1 :- Le conseil de prud'hommes est saisi soit par une demande, soit par la présentation
volontaire des parties devant le bureau de conciliation.
R.1452-2: - La demande est formée au greffe du conseil de prud'hommes. Elle peut être adressée
par lettre recommandée. Outre les mentions prescrites par l'article 58 du code de procédure civile, la
demande mentionne chacun des chefs de demande.
Le greffe délivre ou envoie immédiatement un récépissé au demandeur. Ce récépissé, ou un
document qui lui est joint, reproduit les dispositions des articles R. 1453-1, R. 1453-2, R. 1454-10 et
R. 1454-12 à R. 1454-18.
R.1452-3: Le greffe informe le demandeur des lieu, jour et heure de la séance du bureau
de conciliation à laquelle l'affaire sera appelée:
1 Soit verbalement lors de la présentation de la demande;
0
r
Soit par lettre simple.
Le greffe invite le demandeur à se munir de toutes les pièces utiles.
R.1452-4: - Le greffe convoque le défendeur devant le bureau de conciliation par lettre
recommandée avec avis de réception. Il lui adresse le même jour une copie de cette convocation par
lettre simple.
la convocation indique:
1 Les nom, profession et domicile du demandeur;
0
r
Les lieu, jour et heure de la séance du bureau de conciliation à laquelle l'affaire sera
appelée;
3 Les chefs de la demande;
0
4 Le fait que des décisions exécutoires à titre provisoire pourront même en son absence, être prises
0
contre lui par le bureau de conciliation au vu des éléments fournis par son adversaire. Elle invite le
défendeur à se munir de toutes les pièces utiles. Cette convocation, ou un document qui lui est joint,
reproduit les dispositions des articles R. 1453-1, R. 1453-2, R. 1454-10 et R. 1454-12 à R. 1454-18.
Inscription au rôle
Le dossier est inscrit au rôle du bureau de conciliation ou de jugement selon que le préliminaire de
conciliation est obligatoire ou non. La section compétente sera déterminée en fonction du code APE
de l'entreprise. Le dossier se verra alors attribué un numéro de RG ( registre général).
Préparation des audiences
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Le greffier classe ses dossiers par audience en y insérant la demande et les copies des convocations
des parties. Il en assure le suivi en agrafant les accusés de réception dès leur retour au greffe et en
classant dans le dossier les éventuels courriers que les parties feraient parvenir au greffe avant
l'audience. Il indique pour chaque audience le nom des conseillers et du greffier.
Assistance des juges lors de l'audience de conciliation:
Préparation de l'audience avec le Président:
En principe, un quart d'heure avant l'audience le greffier voit avec le Président ou les deux
conseillers l'état des dossiers, l'accusé de réception est rentré signé par le défendeur ou est revenu
« non réclamé » ou « NPAI » ou « refusé » ce contrôle permet de vérifier le respect du contradictoire
pour le cas où le défendeur ne se présenterait pas.
Appel du rôle:
Les affaires sont appelées selon leur numéro de RG en sachant qu'il est néanmoins d'usage dans
certains conseils de prud'hommes, de faire passer en priorité les avocats dans l'ordre d'ancienneté
d'inscription au barreau.
Pour chaque affaire le greffier doit noter aux dossiers si les parties sont présentes, absentes,
représentées ou assistées. Les éventuels pouvoirs de représentation et accréditifs des syndicats
doivent être remis au greffier après vérification par le Président et sont classés au dossier de
procédure.
Déroulement de l'audience, le greffier peut-il intervenir? Que doit-il noter? :
Lors de l'audience de conciliation, le greffier n'a pas à intervenir. C'est le Président qui dirige
l'audience. Cependant le greffier étant le garant du respect de la procédure, peut-être amené à ce
titre à intervenir lorsqu'il y a un non respect de celle-ci. Ex : le demandeur fait une demande de
condamnation provisionnelle au titre de l'article R.1454-14 et le Président ne déclare pas l'audience
publique ou les conseillers ne se prononcent pas sur la demande par une décision motivée.
La consignation des déclarations des parties est une tâche qui incombe en propre au greffier.
C'est à celui-ci d'apprécier d'une part, sous quelle forme il doit traduire les déclarations des parties
et d'autre part sur quel document (dossier ou registre d'audience) il y lieu de porter les notes.
le contrôle du Président est un contrôle a posteriori. Il peut demander au greffier de donner lecture
des notes qui ont été prises et, en cas de contestation émanant soit des parties, soit du Président ou
de l'autre conseiller, il peut faire apporter par le greffier les compléments ou les modifications qu'il
estimera utiles.
Dans la pratique le greffier ne note que les demandes nouvelles ou la modification des demandes
initiales et éventuellement les demandes reconventionnelles ou les exceptions de procédure bien
qu'elles ne soient pas de la compétence du bureau de conciliation.
La rédaction du procès-verbal de conciliation ou de non conciliation est faite par le greffier
sous la dictée du Président. Il en est ensuite donné lecture aux parties avant qu'elles y apposent leur
signature.
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Assistance des juges devant le bureau de jugement:
Préparation de l'audience avec le Président et les conseillers
Avant l'audience le greffier informe les conseillers de l'état du dossier. les conseillers
prennent connaissance du dossier et des éventuels demandes de renvoi formulées par les
parties.
Ils prévoient en commun, avec le greffier, les dates de prononcé des décisions en fonctions
de leurs dates de délibéré ainsi que les dates d'audiences où les dossiers renvoyés pourront
être réenrôlés.
Appel du rôle
Dès l'ouverture de l'audience, après lecture éventuelles des décisions prononcées, le greffier
procède à l'appel du rôle des affaires audiencées. Il prend note de la présence des parties, de
leur absence, ou de leur représentation.
Selon les pratiques de la juridiction, le greffier ou le Président indique aux parties les dates
de renvoi des dossiers. La décision de renvoyer ou non un dossier est une décision que doit
prendre le bureau de jugement et dans laquelle le greffier ne doit pas s'immiscer.
Prise de notes
Pendant l'audience les parties peuvent solliciter que soient actées certaines déclarations.
Seul le Président du bureau de jugement peut demander au greffier d'acter les déclarations
des parties. Dans ce cas le greffier doit les noter au dossier ou au registre d'audience.
le greffier doit également noter spontanément toutes modifications des demandes initiales
formulées au cours des débats ainsi que les exceptions de procédure et fins de non recevoir
soulevées par les parties.
Si le bureau procède à une audition de témoins à la barre, le greffier doit consigner leurs
dépositions dans un procès-verbal.
Rôle du greffier après l'audience:
Mise en forme de la décision remise au greffe par le conseiller chargé de la rédaction.
Après avoir délibéré, les conseillers désignent parmi eux celui qui rédigera la décision. En
principe ce sera le Président mais rien n'interdit que cette tâche soit confiée à un autre
membre du bureau de jugement.
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Le rédacteur remet ensuite sa décision au greffier de la section. La rédaction peut-être
manuscrite ou dactylographiée.
Le greffier vérifie la conformité de la décision avec le relevé de délibéré signé des quatre
conseillers. Ce relevé qui n'est pas obligatoire évite de rendre des décisions non conformes
au délibéré du fait qu'il comporte la décision et le montant des sommes allouées. La
pratique qui consiste à établir pour chaque décision un relevé de délibéré devrait donc être
généralisée.
La mise en forme par le greffier de la décision suscite de nombreux débats tant chez les
greffiers que chez les conseillers.
Le greffier, garant du respect de la procédure doit retracer le déroulement de celle-ci et doit
indiquer les différends chefs de demandes, dans leur dernier état c'est-à-dire celles
formulées lors de l'audience de jugement (c'est ce que l'on appelle le chapeau du jugement)
Le reste de la décision incombe aux conseillers et à eux seuls. Si la décision remise au
greffier ne lui semble pas conforme au droit, il ne peut la modifier. Il peut attirer l'attention
du rédacteur sur telle ou telle incohérence juridique, le conseiller décidera alors s'il
modifiera ou non sa décision.
La mise en forme doit s'entendre de la correction orthographique et grammaticale mais pas
au-delà.
Il est exact, que les greffiers dans les conseils de prud'hommes ne travaillent pas avec des
magistrats professionnels aguerris et formés à la rédaction et ont tendance de ce fait à se
substituer au conseiller rédacteur qui ne maîtrise pas toujours, la formulation juridique.
Ce type de comportement disparaîtra lorsque tous les conseillers se seront familiarisés avec
le syllogisme juridique et rendront au greffe des décisions motivées qui ne nécessiteront pas
la moindre retouche.
Néanmoins lorsque les relations greffiers et conseillers sont normalisées, c'est-à-dire lorsque
chacun respecte l'autre et connaît sa fonction, le fruit d'une bonne collaboration entre le
technicien du droit qu'est le greffier et le magistrat occasionnel qu'est le conseiller permet
de rendre d'excellentes décisions et un bon fonctionnement de la juridiction
Notifier la décision aux parties
Le prononcé en audience publique d'une décision prud'homale permet de connaître le résultat de
l'action judiciaire (art 450 à 453 du CPC, art R.1454-14 et R.1454-25 CdT)
Il s'agit d'une simple information puisque c'est seulement par la notification écrite que les parties
sont officiellement informées. La notification est l'envoi par le greffe du CPH ou de la C.A. par LRAR
de la décision rendue (Article R1454-26 : Les décisions du conseil de prud'hommes sont notifiées aux
parties par le greffe de ce conseil ou de la cour d'appel au lieu de leur domicile. La notification est
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faite par lettre recommandée avec avis de réception sans préjudice du droit des parties de les faire
signifier par acte d'huissier de justice.)
Les parties sont verbalement informées des mesures d'administration judiciaire avec émargement au
dossier ou par lettre simple.
A cet égard il faut savoir qu'aucun texte n'impose au greffier de notifier dans un délai donné les
jugements contradictoires, cependant si le jugement n'a pas été notifié dans le délai de deux ans de
son prononcé, la partie qui a comparu n'est plus recevable à exercer un recours à titre principal après
expiration dudit délai (art 528-1 du CPC)
D'autre part l'art 478 du CPC prévoit que "Le jugement par défaut ou le jugement réputé
contradictoire au seul motif qu'il est susceptible d'appel est non avenu s'il n'a pas été notifié dans les
six mois de sa date".
Effet de la Notification :
-les parties connaissent officiellement la décision intervenue
-le conseil est dessaisi et les délais de recours commenceront à courir
Si le secrétariat-greffe n'est pas diligent, chaque partie peut procéder à la signification de la décision
par voie d'huissier (651 et 680 du CPC " la notification peut toujours être faite par voie de
signification alors même que la loi l'aurait prévue sous une autre forme»
Notifier les états de recouvrement d'aide juridictionnelle (décret du 19/12/9
La partie condamnée aux dépens qui ne bénéficie pas elle-même de l'aide juridictionnelle est tenue,
sauf dispense totale ou partielle accordée par le juge, de rembourser au Trésor, dans la proportion
des dépens mis à sa charge, les sommes avancées par l'Etat au titre de l'aide juridictionnelle. La
partie tenue aux dépens dans les cas prévus par la loi est assimilée à la partie condamnée aux
dépens. (Modifié par Décret n02012-66 du 20 janvier 2012 - art. 22)
Le recouvrement des sommes avancées par l'Etat au titre de l'AJ est effectué par le comptable
assignataire au vu d'un état de recouvrement qui est établi et notifié à la personne contre qui les
sommes sont à recouvrer par le greffier en chef ou le secrétaire de la juridiction concernée.
•
Modifié par Décret n02012-1247 du 7 novembre 2012 - art. 59
Le recouvrement des sommes avancées par l'Etat au titre de l'aide juridictionnelle est effectué par le
comptable-assignataire au vu d'un titre de perception établi et rendu exécutoire par l'ordonnateur
compétent. Le titre de perception est notifié à la personne contre qui les sommes sont à recouvrer
par les comptables publics.
Le montant des sommes à recouvrer est exigible le dernier jour du deuxième mois qui suit la
notification de l'état de recouvrement.
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•
Dans le mois de la notification, le redevable peut faire opposition auprès du greffe ou du secrétariat
de la juridiction concernée, soit par déclaration orale contre remise d'un récépissé, soit par
LRAR.L'opposition est formée et instruite selon les règles prévues aux articles 117 à 119 du décret na
2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, et produit les
mêmes effets. (décret du 7/11/12)
En cas d'opposition, le greffier en chef ou le secrétaire de la juridiction concernée en avise sans délai
le comptable assignataire. L'exercice d'une voie de recours suspend la procédure de recouvrement. Il
est statué sur l'opposition dans les conditions prévues par les articles 709 et suivants du CPC :« Le
Président de la juridiction statue par ordonnance au vu du compte vérifié et de tous autres
documents utiles, après avoir recueilli les observations du défendeur à la contestation ou les lui avoir
demandées». Lorsque la décision est passée en force de chose jugée, une copie en est adressée au
comptable assignataire.
Un nouvel état de recouvrement est établi lorsque la décision statuant sur la voie de recours modifie
la charge des dépens.
La saisie des vacations, des frais de déplacement et le remboursement des salaires maintenus
a) Le vacations:
Dans les conseils de prud'hommes le greffe doit gérer les vacations versées aux conseillers, ainsi que
le remboursement des salaires maintenus pour les salariés qui viennent siéger pendant leur temps
de travail. Ces tâches représentent un travail important de recueillement des données et de
vérification.
L'indemnisation des activités prud'homales et des frais de déplacement est régi par la circulaire du
Ministère de la justice et des libertés en date du 16 septembre 2009.
Lorsqu'un conseiller intervient dans le cadre de ses activités prud'homales qu'elles soient liées à la
fonction (ex: prestation de serment, assemblées générales etc... ) ou qu'elles soient liées à l'activité
juridictionnelle (ex: préparation des dossiers préalable à l'audience, audiences, délibérés etc .. ) il
perçoit une indemnisation qui prend la forme soit de vacation, soit de maintien du salaire.
Pour pouvoir en bénéficier, le conseiller doit renseigner pour chaque mois un relevé individuel des
temps d'activité (modèle Cerfa W13704*03) sur lequel il note chaque fois qu'il exerce une activité
prud'homale, la date, l'objet, l'heure de début et l'heure de fin, la durée totale, si c'est pendant ou
en dehors du temps de travail et le temps de transport. Il doit également indiquer pour les
rédactions le ou les WRG des dossiers et éventuellement la date de l'autorisation de dépassement de
la durée normale. Il est signé par le conseiller pour chaque activité.
Ce relevé doit être rempli avec soin par le conseiller puisque c'est sur les données qui y figurent que
s'établira le règlement des vacations.
Dès lors, chaque conseiller est amené à compléter son relevé individuel des temps d'activité (annexe
1) au fur et à mesure du déroulement de la procédure.
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Le temps de préparation de l'audience sera mentionné lors de l'audience d'examen des dossiers, le
temps d'étude de dossier sera mentionné après le délibéré. Le temps de rédaction des ordonnances
de référé et de jugement peut être noté au fur et à mesure de sa réalisation (temps de rédaction puis
temps pour la signature et relecture). Toutefois, pour être indemnisable, le temps global consacré à
la rédaction de ces décisions ne doit pas dépasser les durées fixées au 1er alinéa de l'article D. 142366 ou doit avoir été accordé par le président du conseil.
Le conseiller signe son relevé individuel des temps d'activité et le remet au greffe après chaque
audience (annexe 1).
Lorsque la majorité des membres du bureau de jugement et l'ensemble des membres de la
formation de référé décident de procéder à l'étude d'un dossier afin de préparer le délibéré, le
président de la formation devra compléter la fiche sur l'étude de dossier jointe à chaque dossier
(annexe Il) des informations suivantes:
-la date de l'autorisation éventuelle de recourir à l'étude postérieure du dossier;
-l'identité des conseillers désignés;
-la durée de cette étude avec, s'il y a lieu, l'autorisation de dépassement donnée par la formation de
référé ou le bureau de jugement.
La fiche sur l'étude de dossier devra être signée par l'ensemble des membres de la formation.
Les conseillers qui ont été désignés pour procéder à cette étude de dossier devront joindre une copie
de la fiche sur l'étude de dossier à leur relevé individuel des temps d'activité.
Par ailleurs, le président de la formation de référé ou du bureau de jugement devra remplir la fiche
sur le délibéré qui permet de déterminer les dossiers qui ont fait l'objet d'un délibéré.
Enfin, le conseiller chargé de la rédaction qui a déclaré un temps de rédaction de jugements ou
d'ordonnance de référé supérieur aux durées fixées à l'article D. 1423-66, alinéa l, devra également
joindre une copie de la décision du président du conseil de prud'hommes à son relevé individuel des
temps d'activité.
Chaque fin de mois, le greffier se section ou le greffier en chef, regroupera par section les relevés des
conseillers pour en faire la saisie informatique et les transmettre au service administratif régional de
la cour d'appel.
La rédaction des décisions peut désormais s'effectuer à l'extérieur du conseil de prud'hommes. Le
conseiller rédacteur indiquera sur son relevé individuelle temps passé à rédiger. L'indemnisation
doit se faire selon le temps réellement passé sans pouvoir excéder 5 heures pour un jugement,
trente minutes pour un procès-verbal de conciliation et une heure pour une ordonnance de référé.
Lorsque le rédacteur d'un jugement, compte tenu par exemple de l'absence de difficulté de fait et de
droit parvient à rédiger en moins de cinq heures ou d'une heure pour une ordonnance de référé, il
doit déclarer le temps qu'il a effectivement passé pour rédiger. Il ne s'agit pas d'une faculté offerte
au conseiller mais d'une obligation légale.
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A l'inverse, lorsque le conseiller chargé de la rédaction d'un jugement ou d'une ordonnance de référé
a consacré à la rédaction un temps supérieur à 5 heures ou 1 heure, il lui appartient de saisir le
président de la formation compétente pour obtenir une indemnisation supérieure. Celui-ci adresse
alors une requête au président du conseil de prud'hommes afin d'obtenir l'octroi d'un temps
d'indemnisation supérieur. Cette décision suppose une autorisation au cas par cas.
La saisine du président du conseil doit indiquer l'identité du rédacteur, le temps effectivement
consacré à la rédaction et les raisons qui justifient le dépassement.
Le Président du conseil dispose d'un délai de huit jours pour se prononcer après avoir consulté le
vice-président, par respect du paritarisme. Il vérifiera que le temps consacré n'est pas excessif au
regard de la complexité du dossier. Si le Président accord le dépassement, il en indique la durée et
restitue le dossier et la minute au greffier en chef qui adresse copie au président de la formation
concernée et au conseiller chargé de la rédaction.
Le conseiller complétera son relevé individuel en indiquant le temps accordé par le Président et la
date de sa décision.
L'étude d'un dossier postérieure à l'audience à laquelle l'affaire a été examinée et préalable au
délibéré n'était auparavant pas indemnisable. Elle est désormais possible si la formation de référé ou
le bureau de jugement le décide majoritairement (pas de recours possible au juge départiteur).
Lorsqu'elle est décidée l'étude est confiée à deux membres de la formation en respectant la parité.
Dans ce cas l'article 0.1423-65 prévoit pour les deux conseillers désignés, un temps indemnisable de
1 h 30 par dossier en 8J et 30 minutes par dossier en référé.
Le contrôle de la demande
Comme pour toutes les autres dépenses de l'Etat, la demande d'indemnisation est contrôlée par les
président et vice-président du conseil, ainsi que par le greffier en chef, directeur de greffe.
Les articles D. 1423-58 et D. 1423-59 disposent, en effet, que le greffier en chef, directeur de greffe,
est responsable du recueil des informations, de la vérification et de la certification des demandes de
remboursement. Le président du conseil de prud'hommes ou, à défaut, le vice-président contrôle
également en les visant les états que lui transmet le greffier en chef.
Cette répartition des responsabilités entre le greffier en chef et le président du conseil des
prud'hommes, dont la nécessaire et confiante collaboration est indispensable au bon
fonctionnement de la juridiction, doit permettre de rationaliser la gestion budgétaire et la dépense
d'ensemble.
Ces contrôles apparaissent nécessaires dans l'intérêt des conseillers prud'hommes, d'autant que les
trésoreries générales exercent aujourd'hui un contrôle très approfondi des demandes de
remboursement et peuvent être amenées à refuser leur paiement.
a) Pouvoirs, compétences et responsabilités du greffier en chef
le greffier en chef, directeur de greffe, doit exercer des prérogatives essentielles de vérification et de
certification des demandes de remboursement sous le contrôle du président du conseil de
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prud'hommes, à l'instar des responsabilités identiques rencontrées au sein des juridictions de droit
commun.
Cette compétence administrative et comptable du greffier en chef, directeur de greffe, est distincte
du contrôle de légalité qu'opère le président de la juridiction en visant les états qui lui sont
présentés.
Le rôle et les responsabilités du greffier en chef, directeur de greffe, concernent les tâches suivantes:
- en début de mandature, et chaque début d'année, il lui incombe de recueillir toutes informations
utiles sur le statut professionnel de chaque conseiller salarié ou employeur (retraité, demandeur
d'emploi, en activité, salarié ou rétribué à la commission, exerçant en dehors de tout établissement,
salarié en service posté, continu ou discontinu, domicile, lieu de travail, distance kilométrique et
durée moyenne de transport entre le conseil et l'entreprise et le conseil et le domicile, mode
habituel de transport,etc.). Il s'agit de toute information utile à l'indemnisation des conseillers et aux
remboursements de salaires (annexe VII : fiche individuelle de situation) ;
-le directeur de greffe transmet le recours prévu à l'article D. 1423-66, alinéa 2, au président du
conseil. Il joint à la requête le dossier et une copie de la minute. Il s'assure du respect du délai de huit
jours (art. D. 1423-66, al. 3), il notifie la décision au président du bureau de jugement et au conseiller
chargé de la rédaction. Le directeur de greffe tient un état des dossiers soumis à l'examen du
président;
- à l'issue des diverses activités prud'homales, et notamment des audiences et délibérés, chaque
conseiller prud'homme doit remettre au greffe le relevé individuel des temps d'activité
indemnisables ainsi que les états de frais de transport et de déplacement. A la fin de chaque mois,
sur la base des éléments ainsi recueillis, le directeur de greffe établit l'état des vacations et des frais
de déplacement qu'il certifie en vue de leur transmission au président du conseil de prud'hommes;
- s'agissant du remboursement des salaires maintenus et des charges sociales et avantages y
afférents, l'employeur doit chaque mois adresser au greffier en chef de la juridiction une copie du
bulletin de salaire et un état contresigné par le salarié, mentionnant les absences de l'entreprise
ayant donné lieu à maintien de rémunération et autres éléments nécessaires au calcul du montant
du remboursement (art. D. 1423-59).30 OCTOBRE 2009. -JUSTICE 2009/5 - Texte 25/29 - Page
BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
Le directeur de greffe doit alors vérifier la concordance entre cet état et les absences durant le travail
mentionnées sur le relevé individuel des temps d'activité indemnisables du conseiller prud'homme
salarié, augmentées du temps de trajet. A cet effet, le directeur de greffe devra pouvoir accéder à
tout renseignement utile auprès des conseillers comme auprès des chefs d'entreprise lorsque
apparaissent des difficultés techniques ou la nécessité d'obtenir des informations complémentaires.
Néanmoins, le directeur de greffe n'a pas à délivrer d'attestation à l'employeur pour justifier des
heures d'activité prud'homale d'un conseiller salarié.
Dans tous les cas, le directeur de greffe, responsable de la vérification et de la certification des:
demandes de remboursement, transmet les états au président du conseil de prud'hommes ou,à
défaut, au vice-président, aux fins de contrôle et visa.
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Lorsqu'il rencontre une discordance entre les états soumis à sa vérification, le directeur de greffe
saisit le président du conseil de prud'hommes aux fins de règlement de la difficulté.
A l'issue de chaque exercice budgétaire, le directeur de greffe adresse au premier président de la
cour d'appel et au procureur général, chefs de la cour d'appel et ordonnateurs secondaires, un
rapport annuel sur la situation des dépenses relatives à l'indemnisation des conseillers, au
remboursement des salaires maintenus et aux frais de déplacement.
b) Pouvoirs, compétences et responsabilités du président du conseil de prud'hommes
Le président ou, à défaut, le vice-président du conseil de prud'hommes exerce des responsabilités
essentielles au fonctionnement, à l'organisation et à la bonne marche du conseil, afin de garantir
tout à la fois une légitime indemnisation des charges des conseillers prud'hommes, et la maîtrise de
l'utilisation des fonds publics.
Ils procèdent à l'examen et au contrôle des états présentés par le directeur de greffe en vue de
s'assurer de la parfaite légalité des éléments déclarés.
A l'issue de ce contrôle, le président ou, à défaut, le vice-président du conseil donne son visa et
restitue les documents ainsi visés au directeur de greffe, en vue de leur transmission pour paiement
à l'autorité compétente.
En cas de difficulté, une concertation entre le directeur de greffe et le président du conseil permettra
de parvenir à une solution conjointe et consensuelle.
C'est néanmoins aux président et vice-président qu'incombe la responsabilité de résoudre les
difficultés en raison du pouvoir qu'ils tiennent de leur fonction.
Le président y procédera, en concertation avec le conseiller concerné, le plus souvent avec le viceprésident, en vue de rechercher la solution la plus juste en conformité avec les textes et le souci du
bon fonctionnement du conseil.
Cependant, lorsque aucune solution ne paraît pouvoir être mise en oeuvre malgré la concertation
engagée, l'article D. 1423-70 prévoit la saisine par le directeur de greffe ou le président du conseil de
prud'hommes des chefs de la cour d'appel pour connaître des difficultés évoquées.
c) Le rôle des chefs de la cour d'appel ou de leurs délégataires
Si aucune solution aux difficultés ne se dégage, le directeur de greffe ou le président ou viceprésident du conseil saisit le premier président de la cour d'appel et le procureur général près cette
cour.
Une saisine conjointe du directeur de greffe et du président ou vice-président, réunissant l'ensemble
des éléments échangés et énumérant éventuellement les solutions envisageables, est à privilégier
dans l'intérêt d'une bonne administration de la juridiction et d'une résolution rapide de la difficulté
rencontrée.
Le premier président et le procureur général, ou leur délégataire (le plus fréquemment le directeur
délégué à l'administration régionale judiciaire), arrêtent alors les sommes dues en leur qualité
d'ordonnateurs secondaires conjoints après avoir recueilli tout élément propre à les éclairer.
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Après examen des réponses apportées à leur requête, les ordonnateurs secondaires décident de la
mise en paiement de l'indemnisation sollicitée par le conseiller ou de son rejet.
b) Le remboursement des salaires maintenus
L'article 01423-59 DU Code du travail édicte le principe du maintien du salaire du conseiller salarié
pour l'exercice des ses fonctions prud'homales pendant le temps de travail.
Un conseiller prud'homme en arrêt de travail pour maladie ou accident ne peut exercer ses fonctions
pendant cette période. Il devra informer le greffe de sa situation et de la date de reprise du travail.
L'employeur est remboursé mensuellement par l'Etat des sommes dues au titre du maintien du
salaire de son employé.
Afin d'éviter que des demandes tardives ne viennent désorganiser la gestion du budget opérationnel
de programme de la cour d'appel, l'article L.1442-6 du Code du travail prévoit que les demandes de
remboursement de salaires maintenus, doivent être adressées au greffe du conseil de prud'hommes,
avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'absence du salarié de l'entreprise. A défaut la
demande de remboursement est prescrite. Le délai de forclusion court à compter du 1er janvier de
l'année suivant la date de la naissance de la créance de l'employeur.
Le conseiller n'est tenu de se rendre à son entreprise avant de siéger au conseil ou d'y retourner
après avoir siégé que pour une durée de travail supérieure à une demi-heure, temps de transport
compris.
Les employeurs ont la possibilité de solliciter de l'Etat le remboursement des salaires et accessoires
payés au conseiller pour la durée de ses absences de l'entreprise ainsi que des charges patronales qui
s'y rattachent. Les avantages afférents aux salaires comprennent notamment les droits relatifs aux
congés payés, à la retraite, à la protection sociale, à l'ancienneté et aux primes.
Dès réception de la demande de remboursement au greffe, le directeur de greffe vérifie la
conformité de la demande de remboursement avec le relevé individuel de vacations du salarié
concerné. Il vérifie que la demande est correctement remplie, que le calcul est correct et que la
salarié a signé la demande de remboursement.
Si le calcul n'est pas correct ou la demande n'est pas signée, la demande de remboursement est
retournée à l'employeur avec une lettre indiquant le motif du retour.
Si le nombre d'heures de remboursement sollicité ne correspond pas avec le nombre d'heures
ouvrant droit à indemnisation qui figurent sur le relevé de présence, le directeur de greffe doit en
parler avec le conseiller. Si aucun accord n'est trouvé, le Président du conseil de prud'hommes est
saisi. Toute difficultés rencontrée par le directeur de greffe ou par le président dans la certification
ou le contrôle de la demande de remboursement de salaires maintenus ou le montant des vacations
dues à un conseiller, après qu'ils se sont informés, est portée à la connaissance du premier président
et du procureur général de la cour d'appel. Ces derniers déterminent le montant des sommes dues
au salarié concerné.
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REGIME D'INDEMNISATION DES CONSEILLERS PRUD'HOMMES
Circulaire du 16 Septembre 2009 (décret du 5/07/11)
Les activités liées à
La prestation de serment
L'installation du conseil
Participation aux assemblées générales, aux
assemblées de sections ou à la formation restreinte
R.4123-27
Réunions préparatoires à ces assemblées prévues par
le Règlement intérieur
Participation à l'audiÈmce solennelle de rentrée
la fonction prud'homale
Indemnisée pour la durée totale
Idem
Idem
Art D.1423-68 : indemnisation annuelle limitée à 3
réunions par an d'une durée totale ne pouvant excéder 6
heures quel que soit le type d'AG
Indemnisée pour la durée totale
Les activités juridictionnelles
Etude préparatoire des dossiers préalable à
Bureau de conciliation: 30 minutes par audience
l'audience par le Président de la formation ou le
Bureau de jugement: 1 heure par audience
conseiller désigné par lui
formation de référé: 30 minutes par audience + 30
minutes si il ya + de 30 dossiers inscrits au rôle
Les mesures d'instruction R.1423-55 Conseillers
Le temps passé par le conseiller rapporteur à l'exercice de
rapporteur
sa mission est indemnisé sur ses déclarations
La participation aux audiences de référé, de
Le temps est indemnisé à compter de l'heure de début
conciliation, jugement et départage
d'audience prévue dans la convocation moins 15 minutes
et 15 minutes au-delà de l'heure de fin d'audience
Cas d'annulation d'audience due à l'absence d'un
Les conseillers présents sont indemnisés de leur temps de
conseiller
transport et du temps passé pour ouvrir l'audience et
renvoyer les affaires
Etude d'un dossier postérieure à l'audience. La
La durée indemnisable est de 1H30 par dossier en BJ pour
décision requiert l'accord d'au moins 3 conseillers
les deux conseillers désignés et 30 minutes par dossier en
pour le BJ et un consensus des 2 en référé
référé. La durée est fixée par le BJ ou la formation de
référé sans autre recours possible
Cas du délibéré annulé en raison de l'absence
Les conseillers présents sont indemnisés de leur temps de
imprévue de l'un des membres de la formation de
transport et du temps d'attente qui paraît ne pas pouvoir
jugement
excéder 15 minutes
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Le temps de rédaction
Le temps de rédaction. La rédaction peut désormais
L'indemnisation a lieu sur simple déclaration à hauteur de
être effectuée à l'extérieur du conseil. Il comprend le
-
temps passé à rédiger plus le temps de relecture et
signature ( 0.1423-66)
30 minutes pour un PV de conciliation
5 heures pour un jugement
1 heure pour une ordonnance.
Ces durées ne sont pas des forfaits le régime indemnitaire
institue une indemnisation au réel
Si le conseiller chargé de la rédaction estime ces
La saisine du Président du conseil indique l'identité du
durées insuffisante il doit saisir le Président de la
rédacteur, le temps effectivement passé à la rédaction et
formation compétente qui adresse une requête au
les raisons qui justifient le dépassement. Le Président du
Président du conseil afin d'obtenir un temps
conseil a huit jours pour se prononcer après avis du vice-
d'indemnisation supérieure
président. S'il octroie une durée supérieure il en indique
la durée. S'il ne l'octroie pas la durée est de 5 heures
maximum
Cas particulier des séries de dossiers: une durée
De 2 à 25 décisions: 3 heures
maximale s'ajoute à la durée de rédaction de la
de 2 à 50 décisions: 5 heures
première décision de la série évaluée selon l'art
2 à 100 décisions: 7 heures
· 0.1423-66
Les activités administratives du Président et du Vice Président du conseil
Conseil comportant 40 conseillers ou moins
17 heures par mois
Conseil comportant plus de 40 et moins de 60
26 heures par mois
conseillers
Conseil comportant 60 conseillers et plus
39 heures par mois
Conseils de Bobigny, Marseille, Lyon et Nanterre
60 heures par mois
Conseil de Paris
72 heures par mois
Les activités administratives des Présidents et Vice-Présidents de section
Conseil de prud'hommes de Paris
52 heures par mois
CPH de Bobigny, Lyon, Nanterre et Marseille
60 heures par an
CPH
20 heures par an
Billancourt,
au-
delà de 100 durée de 9 heures augmentée de 3 heures par
tranche de 100 décisions
d'Aix
de
en
Provence,
Créteil,
Bordeaux,
Grenoble,
Lille,
BoulogneMeaux,
Montpellier, Nice, Rouen et Toulouse
Article 01423-66-1
Le temps que le président d'audience de la formation de référé ou du bureau de jugement peut avoir
consacré à la relecture et à la signature des décisions mentionnées au g du 2° de l'article R. 1423-55
est fixé à quinze minutes par dossier.