GRAND PARIS recrute Un Chargé d`accueil et courrier (H/F)

L’Etablissement Public Territorial VALLEE SUD – GRAND PARIS
recrute
Un Chargé d’accueil et courrier (H/F)
Cadre d’emplois des adjoints administratifs
Limitrophe de Paris, situé dans le sud des Hauts-de-Seine, l’Etablissement Public Territorial
Vallée Sud – Grand Paris a été créé le 1er janvier 2016 par la loi portant nouvelle
organisation territoriale de la République. Issu de la fusion de 3 intercommunalités,
il rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Chatillon,
Clamart, Malakoff, Fontenay-Aux-Roses, Montrouge, Le Plessis-Robinson et Sceaux)
représentant 395 000 habitants, engagés autour d’un projet fédérateur de valorisation et de
mise en commune de ressources et de compétences.
Missions
Au sein de la direction des assemblées, affaires juridiques, commande publique ; rattaché à
la responsable des assemblées, le chargé d’accueil et courrier assure les missions
suivantes :
•
•
•
•
Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier « arrivé » (courrier, mail, et fax)
au sein des services via l’application ELISE
Expédier le courrier « départ »
Suivre le circuit des parapheurs mis en signature
Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics et partenaires
au sein de la structure.
► Gérer et diffuser des informations
• réceptionner, traiter, enregistrer et diffuser le courrier postal et électronique
• scanner, photocopier et faxer des documents
• préparer les bacs à courriers sortant pour le passage de la Poste
• mettre à jour des fiches de diffusion des supports de presse
► Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone.
• recevoir, orienter ou accompagner tout public (visiteurs, livraisons, etc.) se présentant à
l'accueil.
• apporter les renseignements de premier niveau (horaires d'ouverture, organisation,
fonctionnement courant)
• orienter les appels vers les services ou organismes compétents, prendre les messages
• mettre à jour les présentoirs à brochures
► Participation aux autres tâches du service
• participer à l’accueil des élus du territoire lors des différentes réunions des assemblées
• accueillir le public lors des manifestations particulières et des commissions en soirée
• participation aux activités du service assemblées (numérotation et apposition du paraphe
sur les recueils et registres) et aux tâches administratives diverses
• gérer l’affichage des panneaux extérieurs
• déplacements ponctuels à prévoir pour déposer ou récupérer des plis
Profil
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), de la messagerie électronique
(Outlook).
- Capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe (niveau bac requis),
- Savoir s’adapter à la diversité des situations et des interlocuteurs,
- Savoir filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation, sens pratique, autonomie, sens du service
- Discrétion professionnelle et qualités relationnelles
- Capacité à gérer des priorités dans un contexte de forte activité
Spécificités du poste
Poste à temps complet
Candidature
Veuillez envoyer votre candidature, CV et lettre de motivation :
- Par courrier à :
Monsieur le Président de l’Etablissement Public Territorial Vallée Sud – Grand Paris
28 Rue de la Redoute 92260 Fontenay-aux-Roses
ou
-Par courriel à : [email protected]
2