Assistant(e) de Direction (contrat en alternance)

 Assistant(e) de Direction (contrat en alternance) CONTEXTE A partir de fin 2017 et pour une durée de 20 ans, Oc’Via Maintenance sera en charge de la surveillance, de la maintenance préventive et corrective et du renouvellement de la ligne ferroviaire du contournement entre Nîmes et Montpellier (CNM). Ce sera la première ligne à grande vitesse exploitée en France avec un trafic mixte (voyageurs et marchandises). Oc’Via Maintenance interviendra sur l’ensemble du patrimoine du CNM : la voie, la caténaire, la signalisation, les télécommunications, les bâtiments, les ouvrages d’art, en terre et hydrauliques. Oc’Via Maintenance est une Société par Actions Simplifiée (SAS) dont les actionnaires sont les mêmes que ceux d’Oc’Via Construction qui a en charge la conception et la construction de la ligne : Bouygues Travaux Publics, DTP Terrassement, SPIE Batignolles, ALSTOM TRANSPORT et COLAS RAIL. La société se structure pour répondre aux exigences contractuelles de performance et de disponibilité de la ligne. Pour appuyer l’équipe de Direction, Oc’Via Maintenance se dote d’un(e) assistant(e) de Direction. MISSIONS PRINCIPALES ET RESPONSABILITES Assistance à l’ensemble de l’équipe de Direction (5 personnes)  Enregistrer et gérer le classement administratif et technique sur un système de Gestion et d’Echange de Données (GED)  Administrer la GED  Rédiger des courriers administratifs  Rédiger les comptes rendus de réunion du comité de direction  Créer un système de suivi des courriers entrants et sortants  Rédiger des procédures de sécrétariat général  Mettre en forme et codifier l’ensemble des formulaires de l’entreprise  Concevoir des outils de suivi d’activité, des tableaux de bord et les mettre à jour  Organiser les déplacements de l’équipe à la demande  Organiser des réunions à la demande  Gérer l’accueil  Rechercher des informations professionnelles ou réglementaires  Produire une information structurée sur une thèmatique donnée  Proposer des solutions suite à l’identification d’un problème  Assurer le suivi de dossiers  Contribuer à l’amélioration de l’organisation pratique de l’entité  Etablir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons 1
Tâches spécifiques du Pôle QSE  Contribuer à la qualité du système d’information  Participer au référencement de l’ensemble de la documentation Tâches spécifiques du Pôle RH  Organiser la logistique des recrutements et de la formation  Prendre les RDV des visites médicales et mettre à jour le tableau de suivi  Mettre à jour les tableaux de bord liés à la gestion du personnel Tâches spécifiques de la Direction Technique  Organiser et classer l’ensemble de la documentation technique (plans, notices, dossiers de réception, …) Tâches spécifiques de la Direction des Opérations  Organiser et classer l’ensemble de la documentation opérationnelle : documents d’organisation, documents d’opérations (plannings prévus‐réalisés, demandes d’interceptions, suivi administratif des sous‐traitants, etc …)  Support aux collaborateurs pendant le cursus d’intégration formation : logistique de déplacements, gestion des problématiques liées (demande et production de documents) PROFIL ET PREREQUIS  Praparation d’un diplôme de niveau BAC +2  Aisance indispensable avec les outils informatiques et le pack Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)  Capacité à prendre des initiatives  Capacité à aller rechercher l’information et à solliciter les personnes ressources  Envie d’acquérir de nouveaux savoir‐faire et de découvrir un nouvel environnement  Capacité d’adaptation  Autonomie  Rigueur  Réactivité 2