Termes de Réfénces

TERMES DE REFERENCE POUR L’INSTALLATION D’UN LOGICIEL ET LA FORMATION DES
RECIPIENDAIRES DE SUBVENTIONS DU PROJET USAID/Santénet2
CONTEXTE
USAID/Santénet2 est une composante essentielle de la quatrième phase de l’assistance de l’USAID au secteur santé
malgache.
L’intervention du projet SantéNet II se focalise sur les trois principales composantes ci-après, à savoir :
1- le renforcement des composantes clés du système santé ;
2- l’élargissement et renforcement de la participation communautaire dans l’établissement et l’atteinte des objectifs
communautaires de santé ;
3- et l’intégration des deux précédentes composantes pour l’obtention d’un impact national dans la réduction des
mortalités maternelles et infantiles ; du taux de fertilité ; de la malnutrition chronique chez les enfants de moins de
5 ans ; de la prévalence du paludisme parmi les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes, ainsi que le
maintien d’une faible prévalence du VIH.
Lors du précédent projet Santénet, 303 communes ont été
certifiées Kaominina Mendrika dans différentes régions de Madagascar avec la collaboration d’ONGs locales et
internationales pour les aider à obtenir leur certification en tant que Kaominina Mendrika.
Construisant sur ces acquis, USAID/Santénet2 a pour engagement de mettre en oeuvre une nouvelle
version de l’approche Kaominina Mendrika au niveau de 500 nouvelles communes. Cette stratégie
devrait être menée avec la collaboration d’ONGs locales ou internationales qui ont la capacité
d’atteindre les communautés et d’améliorer leur état de santé.
USAID/Santénet2 a procédé aux 4 Appels à Manifestation pour financer les activités d’USAID/Santénet2
Ces ONGs sélectionnées disposent déjà de compétence en gestion de fonds multi-bailleurs à travers leurs
interventions précédentes ou en cours.
Selon la révision de leur système financier, on a constaté que ces ONGs récipiendaires utilisent des logiciels de
comptabilité différents pour leur gestion financière. D’autres utilisent même le logiciel Excel.
Le Projet USAID/Santénet2 voudrait mettre en place un système de comptabilité standard, utilisant un même logiciel
de comptabilité autre qu’un simple logiciel Excel, pour tous les ONGs recipiendaires.
C’est dans ce cadre que USAID/Santénet2 sollicite l’assistance technique d’un consultant pour la conduite d’une
Formation sur le logiciel de Comptabilité : Ciel Compta Evolution pour les neuf (9) premiers récipiendaires de
subvention. Un contrat additionnel peut être octroyé pour fournir les mêmes services aux futurs récipiendaires.
OBJECTIF DE LA PRESTATION
Cette prestation a ainsi pour objet de :
- renforcer la capacité des ONGs récipiendaires en matière de gestion financière utilisant un logiciel de comptabilité
- Fournir aux récipiendaires de subvention, les ressources appropriées pour leur permettre de répondre efficacement
aux besoins internes et aux exigence de USAID/Santenet2 aussi bien que ceux d’autres bailleurs en général, en
matière de comptabilité et en matière de rapportage : produire des rapports adéquats en respectant les calendriers de
rapport
DESCRIPTION DE L’ACTIVITE
Sous la coordination et la supervision du Directeur Administratif et Financier du projet USAID/Santénet2, les
principales activités du consultant seront axées sur :
1- Pour les 8 récipiendaires de subvention sous les RFA#1 et 2, revoir toutes les exigences actuelles des bailleurs, y
compris USAID/Santénet2, en matière de comptabilité et de rapportage
2- Concevoir la mise en place et l’utilisation du logiciel selon les besoins de l’ONG récipiendaire incluant les
exigences de l’ USAID/Santenet2.
3- Installer le logiciel paramétré dans l’ordinateur de chaque Récipiendaire, ou leurs réseaux, si nécessaire.
4- Concevoir un programme de rapportage mensuel ( ou autres fréquences selon les exigences) pour répondre aux
besoins de rapportages internes et externes de l’ONG récipiendaire.
5- Préparer un manuel d’utilisation qui donnera une description détaillée sur comment le logiciel fonctionne, incluant
les traitements des transactions, les clôtures financiers mensuels et annuels, et la production des rapports.
6- Former le personnel de l’ONG récipiendaire sur l’utilisation du Ciel Compta :
- Comment créer une « Compagnie » (déterminer la meilleure façon de séparer les fonds de tous les bailleurs : les
séparer par compagnie ou selon un plan de compte.
- Comment créer le plan comptable : comptes principaux,
sous-comptes et comptes analytiques par Bailleur.
- Comment modifier/ajouter des comptes principaux, des souscomptes et des comptes analytiques
- Comment enregistrer les transactions
o Les virements reçus d’USAID/Santénet2 ou d’autres Bailleurs.
o Les versements (chèques ou cash ) reçus autre que de USAID/Santenet2 ou d’autres Bailleurs.
o Les payements par chèque et par caisse
o Les salaires
o Les avances
o Les régularisations d’avances.
- Comment utiliser les differents journaux ?
- Comment sortir des extraits de comptes
- Comment sortir les differents rapports
- Comment faire un rapprochement bancaire /
- Comment inserer et gerer le budget ?
- Autres points necessaires
7 - Effectuera jusqu'à 2,5 jours complets de suivi/d'assistance technique directe avec chaque récipiendaire de
subvention pour les aider dans l’installation, l’adaptation du manuel de l’utilisateur et continuer le suivi après la
mise en œuvre.
8 - Une mise en œuvre réussie avec les Bénéficiaires des cycles RFA 1 et 2 pourrait résulter un complément de
contrat pour effectuer des tâches similaires pour les Bénéficiaires des cycles 3
et 4.
RESULTATS ATTENDUS
- Le Logiciel Ciel Compta Evolution configuré et installé dans les ordinateurs de chaque Récipiendaire ou leur
réseau.
- Le Manuel d’Utilisation est préparé sur la base d’une utilisation adéquate du logiciel et du rapportage.
- Les responsables appropriés des Récipiendaires des Récipiendaires sont formés sur le logiciel Ciel Compta
Evolutioin
- Le Récipiendaire est capable d’utiliser avec succès le Logiciel pour répondre à leur besoins en comptabilité et en
rapportage.
PRODUITS LIVRABLES
A L’issue de cette prestation, il est attendu du consultant les produits livrables ci-après :
- Logiciel Ciel Compta Evolution parametré et installé dans les
ordinateurs des 9 recipiendaires ( ou leur reseau si nécessaire) .
- Un Manuel d’utilisation du Logiciel Ciel Compta Evolution est produit et approuvé par USAID/Santenet2
- Un Curriculum de Formation sur le logiciel Ciel Compta Evolution, comprenant le plan de session préparé et
validé par l’équipe Finance de USAID/Santenet2
- Un Rapport sur la compétence des Récipiendaires sur l’utlisation du logiciel Ciel Compta Evolution est préparé
après 3 mois.
DUREE DE L’ACTIVITE
La durée totale de la prestation est jusqu’à 30 jours estimés comme suit :
- 1 jour : collecte des informations de base sur les besoins de Santénet2
- 4 jours : paramétrage du plan comptable et des principaux rapports.
- 3 jours : préparation de l’avant-projet du Manuel d’utilisation.
- 2 jours : préparation du programme de formation et des matériels de formation.
- 1 jour : formation des Récipiendaires sur un programme principal.
- 2 jours par récipiendaire au bureau de chaque récipiendaire : installation du Logiciel dans tous les
ordinateurs des récipiendaires (et installation en réseau si nécessaire), formation adaptée aux récipiendaires,
mise à jour du manuel de l’utilisateur pour prendre en compte les requêtes spécifiques de chaque
récipiendaire
-
1/2 jour par récipiendaire pour le suivi et la préparation de d’un état sur le taux de succès/utilisation du
logiciel auprès de chaque récipiendaire.
SUPERVISION
Cette activité sera sous la supérvision du Directeur Administratif et Financier de USAID/santenet2
PROFIL
Le consultant doit remplir le profil suivant :
- Maîtrise parfaite du logiciel CIEL compta Evolution, (Ayant au moins 2 ans d’expérience) dans l’utilisation du
logiciel CIEL compta, notamment sur l’installation et paramétrage
- Bonne connaissance du PCG2005 et des flux comptable
- Connaissance sur la comptabilité non lucrative.
- Connaissance des règlementations rapportage de l’USAID
- Atout : Expérience sur Audit externe.
MODALITES DE SOUMISSION DE L’OFFRE
Le consultant doit élaborer une brève offre composée de :
- Détails des expériences et qualifications du consultant
- Nom, Téléphone et adresse email de 3 références qui a travaillé avec le consultant.
- Exemples de tout outil de formation déjà préparé.
- une proposition financière sur le service à fournir basée sur un taux journalier ( les coûts pour le transport,
hébergement, impression, ou autres coûts connexes seront payés par USAID/Santenet2 - L’offre est à adresser au USAID/Santénet2 ♦
Lot Y50S Bis Fort Duschene – Antanimora, Antananarivo ♦ Madagascar
Tel: + 261 20 22 331 44 ♦ Fax: + 261 20 22 331 39 ♦ BP: 3311
- ou à l’e-mail : [email protected]
- La date limite de soumission est le : 30 Septembre 2009