candidatude

Candidature
Pour l’organisation d’un Forum FISU
For the organisation of a FISU Forum
2014
CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014 | 1
ORGANISATION D’UN FORUM DE LA FISU
1 Généralités
1.1 Le Forum de la FISU doit être organisé d’une manière digne et sans exploitation commerciale
excessive; il doit constituer un événement unique: aucune autre manifestation internationale,
éducationnelle, sportive ou festival ne peut avoir lieu dans ou près de la ville organisatrice pendant
la période du Forum ou immédiatement avant son début.
1.2 La FNSU et le Comité d’Organisation, au nom du pays candidat, s’engage à :
a) respecter les statuts de la FISU et à suivre les règlements du Forum.
b) obtenir de son gouvernement la garantie qu’il lui fournira toute la coopération nécessaire
pour le plein succès du Forum.
c) obtenir de son gouvernement la garantie formelle que tous les participants de tous les pays
ayant droit de participation ne rencontreront aucune difficulté à prendre part au Forum
ou/et à quitter le pays après sa clôture.
e) donner la garantie formelle que pendant la durée du Forum aucune réunion
ou démonstration politique ne se déroulera durant le Forum.
f) garantir les droits exclusifs de la FISU sur la diffusion du Forum FISU par télévision
et/ou tout autre moyen technique.
g) à protéger l’emblème et le brand de la FISU (le U officiel et les termes associés)
ainsi que l’emblème officiel du Forum au profit de la FISU.
2 CANDIDATURES
2.1 Le pays organisateur sera désigné par l’Assemblée Générale ou le Comité Exécutif de la FISU.
2.2 Les pays candidats enverront par écrit un dossier de candidature comprenant les documents requis
et répondant au “questionnaire” pour les pays candidats (voir le dossier de candidature ci-dessous).
Ils enverront un nombre suffisant de copies de leurs réponses au Secrétariat Général de la FISU.
2.3 Si le Comité Exécutif de la FISU juge nécessaire d’inspecter les lieux d’organisation proposés avant
une Assemblée Générale ou un Comité Exécutif de la FISU, les pays candidats doivent prendre à leur
charge les frais de voyage et de séjour du ou des délégué(s) chargé(s) de l’inspection.
2.4 Les pays candidats peuvent soutenir leur candidature par des discussions, des brochures, imprimés,
photos et films.
CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014 | 3
DOSSIER DE CANDIDATURE
CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Pour le dossier à prendre en considération, vous devez avoir les documents suivants, listés du Document A au Document F.
1 Généralités
DOCUMENT A : Répondre au questionnaire
Les candidatures à l’organisation d’un Forum doivent être présentées par une association membre, membre
effectif de la FISU. Le dossier doit comprendre les documents suivants et doit parvenir au Secrétariat
Général de la FISU dans les délais prévus :
a) DOCUMENT A : aux réponses complètes au questionnaire ci-joint; seront joints si possible des photos, des plans, des diagrammes etc. et particulièrement des informations détaillées sur le lieu de logements et du déroulement des séances..
b) DOCUMENT B : l’accord écrit du gouvernement du pays candidat de fournir toute la coopération nécessaire pour le plein succès du Forum et pour l’octroi des visas
nécessaires aux participants;
c) DOCUMENT C : une déclaration de l’association membre candidate attestant qu’elle
accepteet qu’elle s’engage à respecter les conditions d’organisation et, donnant en particulier toute garantie qu’aucune réunion ou démonstration politique n’aura lieu sur les mêmes installations que celles du Forum, ni aux lieux d’hébergement des participants
et enfin, qu’elle n’a pas l’intention de se servir du Forum dans un autre but que l’intérêt du
sport universitaire;
d) DOCUMENT D : l’engagement de la protection de l’emblème et du brand de la FISU
(le U officiel et les termes associés) ainsi que l’emblème officiel du Forum au profit
de la FISU.
e) DOCUMENT E : la garantie de la reconnaissance des droits exclusifs de la FISU sur la
diffusion du Forum par télévision, film ou autres moyens audio-visuels et photographiques.
f) DOCUMENT F : les garanties de remplir les obligations financières
Afin d’apporter à la FISU la garantie que cette candidature pour le Forum provient de l’Association Membre
de la FISU, et que cette dernière accepte d’organiser ce Forum les années paires (afin qu’il ne coïncide pas
avec les Universiades), dans l’esprit de la FISU et en respectant les règlements de la FISU concernant le
Forum.
Les annexes: photographies, cartes, diagrammes, etc, doivent accompagner les réponses au questionnaire,
RESUME DU QUESTIONNAIRE
Conditions générales
Sport, ville, dates, soutien des autorités, restriction de l’organisation, formulaire légal du CO
Organisation
Expérience d’autres événements internationaux
Finances
Frais de séjour par participant et par officiel, financement de l’événement, aide aux pays les moins
développés.
Infrastructures
Infrastructures existantes ou à construire/rénover, équipement de grande qualité.
Logement et restauration
Pour les participants et les représentants de la FISU.
Transports
Transports internationaux de la ville de résidence à la ville du Forum et en ce qui concerne les transports
locaux pour le Forum.
Services médicaux
Contrôle antidopage, assistance médicale.
Sécurité
Pour les participants sur les sites de réunion et de logement, contrôle à l’entrée, coopération avec les
départements locaux.
Presse, radio et télévision
Couverture de l’événement (écrite, électronique, photographique).
Formalités d’immigrations et de douanes
Assurer l’information concernant les modalités et faciliter le déroulement des procédures.
Activités culturelles et sportives
Organisation d’un programme culturel et sportif.
Promotion, opinion publique, héritage et vision
Expliquer les politiques et approches qui seront envisagées dans ces différents domaines.
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CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014 | 5
QUESTIONNAIRE
Accréditation
Garantir un système efficace en coopération avec la FISU
Livret du Forum
Garantir la préparation et la publication du Livret du Forum
Réunion et visite des membres de la CESU et du Secrétariat
Garantir la tenue et les conditions pour les réunions et visites
DOCUMENTS B, C, Réception de l’accord du gouvernement national et de la FNSU:
B. Gouvernement national
L’approbation écrite du gouvernement du pays concerné afin de s’assurer de toute la coopération nécessaire
à l’organisation réussie du championnat et à l’émission des visas nécessaires pour les participants.
Cela signifie que la FNSU doit obtenir des garanties formelles de son gouvernement selon lesquelles
il apportera la coopération nécessaire à la réussite du Forum.
Elle doit obtenir des garanties formelles de son gouvernement que tous les compétiteurs et les officiels de
tous les pays habilités à participer n’auront aucune difficulté à assister à l’événement ou à partir ensuite.
Enfin, elle doit obtenir des garanties formelles de son gouvernement selon lesquelles il apportera la coopération nécessaire à la sécurité de tous les participants pendant le Forum.
ASPECTS GENERAUX
1.
Quelle ville proposez-vous comme site hôte pour l’organisation de cette manifestation?
2.
Donnez quelques informations sur la ville candidate, sa grandeur, sa population, son climat,
le nombre d’universités et d’étudiants et tous les arguments qui plaident en sa faveur comme lieu
d’organisation de cette manifestation.
3.
Quelles dates proposez-vous pour l’organisation du Forum?
4.
Quelles sont les autres autorités publiques, non-gouvernementales, académiques et sportives de votre pays qui soutiennent votre Fédération Nationale du Sport Universitaire dans la candidature
de cette manifestation?
5.
Existe-t-il des lois, des coutumes, des règlements en vigueur dans le pays candidat ou la ville
candidate qui pourraient gêner d’une manière ou d’une autre l’organisation de la manifestation?
Le même traitement doit être réservé aux participants de tous les pays pouvant prendre part à la
manifestation.
ORGANISATION
6.
Disposez-vous d’un organisme suffisamment solide et expérimenté pour organiser la manifestation dans la ville candidate? Quel est la taille minimale de la structure qui sera mise en place, quels sont les opérateurs principaux envisagés et les acteurs clés de l’organisation ?
7.
Quelles autres manifestations importantes ont eu lieu dans la ville candidate dans les dix années précédentes?
C. La Fédération Nationale du Sport Universitaire :
Une déclaration selon laquelle l’association candidate respectera et adhérera aux conditions d’organisation
selon laquelle aucune réunion ou manifestation politique n’aura lieu au lieu ou sur d’autres endroits utilisés
pour le Forum, ni dans les lieux de résidence des participants et selon laquelle l’association candidate
n’utilisera pas le Forum à d’autres fins que les intérêts du sport universitaire;
DOCUMENTS D, E, F : Respect des réglementations de la FISU: logos, droits exclusifs,
garantie financière
FINANCES
8.
Pouvez-vous décrire les modes de financements du Forum ? Par le Gouvernement central, Fédéral, l’Etat, la Province, un département spécifique de la Mairie, le conseil communale, la FNSU,
les autorités académiques,… ou des fonds privés ?
L’engagement que l’emblème de la FISU (U officiel et termes associés) ainsi que l’emblème officiel du Forum seront protégés au profit de la FISU.
9.
Quel sera le budget total et opérationnel prévu pour l’organisation du Forum ?
E. Garantie de droits exclusifs
10. Quelles modalités pouvez-vous prévoir pour permettre une meilleure participation des pays qui ont
besoin d’une assistance ?
La garantie d’assurer les droits exclusifs à la FISU pour la diffusion internationale du Forum à la télévision,
sur film ou autre support audiovisuel ou photographique.
11. Quels est le montant des frais de participation que vous proposez, par personne par jour, pour les
participants si ce montant diffère des 60 euro habituellement définis par le Comité Exécutif ?
F. Garanties financières
12. Quels est le montant des frais de participation pour les « extra officiels »
(Toutes personnes dépassant le quota du nombre de participants par délégation tel que défini
par les règlements) ?
D. Logos
La garantie que le candidat paiera les obligations financières et plus particulièrement les coûts engendrés
par la préparation et l’édition du Livret du Forum.
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CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014 | 7
INFRASTRUCTURES
SECURITE
13. Quelles installations (salles de conférence, salles de séminaire etc.) existent déjà ou sont prévues dans
la ville candidate? Quelles sont les distances qui séparent ces installations des lieux d’hébergement
des participants, des membres de la Famille FISU et des VIP ?
27. Quel système allez-vous mettre en place pour garantir la sécurité des participants sur les sites du
Forum et sur les lieux d’hébergement? Comment assurerez-vous le contrôle des différents accès ?
14. Disposez-vous d’un équipement de première qualité nécessaire à l’organisation de conférences
internationales et que vous allez mettre à la disposition des participants du Forum ?
15. Décrivez les installations sportives qui seront mises à la disposition des participants ? Quelles sont les distances qui séparent ces installations sportives des lieux d’hébergement des participants et des membres de la Famille FISU et des VIP?
16. Décrivez le lieu qui accueillera la Cérémonie d’Ouverture du Forum ?
17. Quels sont les modalités prévues pour la traduction et l’interprétation dans les installations utilisées
durant le Forum ?
28. Quelle sorte de coopération prévoyez-vous d’établir avec les services de police de la ville candidate,
de la région ou du pays ?
PRESSE, RADIO ET TELEVISION
29. Quelles sont les dispositions qui seront prises pour la retransmission télévisée et radiophonique de la manifestation et la couverture écrite, photographique et électronique ?
FORMALITES D’IMMIGRATION ET DE DOUANE
30. Quelles sont les formalités d’immigration en vigueur dans le pays pour l’obtention d’un visa d’entrée ?
HEBERGEMENT ET RESTAURATION
18. Quelle sorte de lieux d’hébergement prévoyez-vous pour les participants ? Quels en sont les
capacités ? Quelles seront les installations offertes? Où se situent-elles ? Quelles sont les distances
qui séparent les lieux d’hébergements des participants et des officiels de l’aéroport et du lieu du
Forum?
19. Prévoyez-vous d’utiliser des lieux d’hébergements différents pour les délégations, les membres de la
Famille FISU et les VIP ? Si c’est le cas, pouvez-vous donner la liste et une description des différents
lieux ?
20. Quel type de restaurants mettrez-vous à la disposition des participants? Quelles-en seront les heures
d’ouverture? Pouvez-vous nous garantir que vous pourrez fournir un menu international tenant
compte des sensibilités et habitudes culturelles différentes (y compris les végétariens), et, si nécessaire, des menus alternatifs ?
TRANSPORTS
31. Pouvez-vous garantir l’octroi gratuit du visa d’entrée aux participants et aux membres de la Famille
FISU ?
32. Quels sont les vaccins requis pour toute entrée dans le pays ? Veuillez soumettre une liste incluant les
pays concernés par ces règles en matière de santé et de vaccination ?
33. Pouvez-vous assurer que les formalités de douane seront facilitées pour la manifestation ?
PROGRAMME DES ACTIVITES CULTURELLES
34. Quels programmes culturels prévoyez-vous durant le Forum ?
PROGRAMME DES ACTIVITES SPORTIVES
35. Quels programmes sportifs prévoyez-vous durant le Forum ?
21. La ville candidate dispose-t-elle d’un aéroport international et d’une gare ferroviaire suffisamment
proche et desservie ? Si non, à quelle distance se trouvent-ils? Joignez un descriptif des liaisons
aériennes internationales.
22. Quels seront les moyens de transport qui seront mis à la disposition des participants ?
23. Quelles dispositions pouvez-vous déjà prévoir pour réduire autant que faire se peut les frais de voyage des délégations ?
SERVICES MEDICAUX
24. Pourrez-vous assurer une assistance médicale suffisante pour l’ensemble de l’organisation ?
25. Quels sont les moyens dont vous disposerez (premiers soins, hôpitaux, ambulances, hélicoptères,
etc.) ? Quels organismes agréés pourront assurer cette assistance ?
26. Quelles sont les distances qui séparent l’hôpital des lieux d’hébergements du Forum et des installations sportives ?
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CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014 | 9
PROMOTION D’UN FORUM
36. Quelles stratégies et programmes en matière de promotion allez-vous dévelloper pour les habitants
de votre ville et région afin d’assurer la visibilité du Forum?
37. Quelles stratégies et programmes adopterez-vous en matière de communication afin de promouvoir
le Forum et la FISU auprès des étudiants (dans la ville, le pays et à l’international)
avant et pendant l’événement?
OPINION PUBLIQUE ET HERITAGE
38. Pouvez-vous décrire l’opinion générale envers la tenue du Forum au sein de la ville candidate?
ORGANISATION OF A FISU FORUM
39. Quel serait l’impact et l’héritage pour la ville pendant la phase post-Forum?
VISION POUR LE FORUM
40. Pouvez-vous décrire le concept et la vision pour le Forum 2014 et les raisons de soutenir la candidature?
ACCREDITATION
41. Si nécessaire, êtes-vous en mesure de fournir un système d’accréditation complet pour cette manifestation ?
LE LIVRET DU FORUM
1 General Terms
1.1 The FISU Forum must be staged in a dignified manner and without excessive commercialisation: it
must be staged as a separate entity and, if possible, no other international educational, sporting
events or festivals should take place in or near the host town or city during the period of the event
and, preferably, not immediately prior to the event.
1.2. On behalf of the host country, the FNSU and the Organising Committee must undertake to:
a) respect the statutes of FISU and adhere to the regulations of the Forum
b) obtain formal guarantees from the Government that it will provide the necessary cooperation for the success of the Forum
c) obtain formal guarantees from its Government that all the participants from all countries
entitled to participate will encounter no difficulties in attending the event or in leaving
the country afterwards
e) give formal guarantees that no political meetings or demonstrations will be held during
the Forum
f) ensure the exclusive rights of F.I.S.U. for the broadcasting of the Forum by television,
movie or other audio-visual means
g) commit themselves to protect the emblem (official U and associated terms) and brand
of FISU as well as the official emblem of the Forum to the benefit of FISU.
43. Etes-vous disposé à aider la FISU en fournissant des textes ainsi que la mise en page de cette
publication ?
REUNION ET VISITE DES MEMBRES DE LA CESU ET DU SECRETARIAT
2 Candidatures
44. Etes-vous disposé à accueillir les réunions de la Commission d’Etude du Sport Universitaire (CESU)
qui supervise et coordonne le Forum et à fournir le matériel et l’assistance adéquate pour la tenue de
ces réunions ? (habituellement une réunion se déroule 6 mois à 1an avant le Forum)
2.1 The organising country is chosen by the General Assembly or the Executive Committee of FISU.
42. Etes-vous disposé à soutenir la publication officielle d’un Forum de la FISU (le livret), dont la
longueur est de 300 pages environ en prenant en considération que chaque participant, membre de
la Famille FISU et VIP doit en recevoir un exemplaire et que dix copies supplémentaires doivent être
imprimées pour les archives de la FISU.
45. Etes-vous disposé à couvrir le logement, les repas et les transports locaux pour les membres de la
CESU et du Secrétariat de la FISU pour les visites d’inspection, les réunions de la CESU et pendant le
Forum ?
2.2 The candidate country shall deliver a written application including the required documents and the
bidding dossier answering the “Questionnaire for Candidate Countries”.
It shall send a sufficient number of copies of these documents to the general secretariat of FISU.
2.3 If the Executive Committee considers necessary to visit the proposed site and venues prior to the
meeting of the General Assembly or Executive Committee of FISU, the candidate countries shall be
responsible for the costs of travel and accommodation of the inspecting representative/s.
2.4 Candidate countries may present their bids only through report, booklets, printed matters,
photographs and films.
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CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014 | 11
BIDDING DOSSIER
1 Generalities
Candidatures to organise a FISU Forum must be presented by an effective Member Association of FISU.
The dossier should include the following documents and must be received by FISU within the
above-mentioned terms:
a) DOCUMENT A: complete answers to the enclosed questionnaire; photographs, maps,
diagrams, etc. should, if possible, be part of the answers to the questionnaire, especially
regarding the accommodation and event sites.
b) DOCUMENT B: the written approval of the Government of the country concerned in order to
ensure all the necessary cooperation for the successful staging of the Forum and for the
issue of the necessary visas to the participants;
c) DOCUMENT C: a declaration that the member association bidding will respect and adhere
to the conditions for the organisation of a FISU Forum and, in particular, provide a
guarantee that no political meetings or demonstrations will be held in the facilities used
for the Forum nor at the relevant accommodation sites and that they will not use the
Forum for any purpose other than in the interests of University Sport;
d) DOCUMENT D: the commitment that the emblem and brand of FISU (official U and
associated terms) as well as the official emblem of the Forum will be protected to the
benefit of FISU.
e) DOCUMENT E: the guarantee to ensure the exclusive rights of FISU for the broadcasting of
the Forum by television, video or other audio-visual and photographic means.
f) DOCUMENT F: the guarantee of the financial obligations.
CONTENTS OF THE CANDIDATURE DOSSIER
For the dossier to be considered, it is required to have the following documents, listed from Document A to
Document F.
DOCUMENT A: Answer the Questionnaire
Giving FISU the guarantee that this FISU Forum candidature comes from the Member Association of FISU,
National University Sports Federation, and agrees to organise this Forum in the even years (in order not to
coincide with the Universiade event), in the FISU spirit, and to adhere to the FISU regulations of the Forum
and follow the guidelines. The most complete answers to the following questionnaire; photographs, maps,
diagrams, etc. should, if possible, accompany the answers to the questionnaire, as well as documentation
on the facilities.
Finances
Cost of stay per athlete and official, funding of the event, help of the least developed countries
Facilities
Facilities existing or to be built/renovated, top-quality equipment.
Accommodation Sites and Restaurants
For participants and FISU representatives
Transportation
International transport from the native city to the host city, and local transportation for competitions
Medical Services
Anti-doping control, feminist control, medical assistance
Security
For the participants on competition and accommodation sites, control at entrance, cooperation with local
departments
Press, Radio and Television
Coverage of the event (written, electronic, photographic)
Immigration and customs’ procedures
To inform about the obligations and to help and ease to fulfil the procedures.
Cultural and Sport Activities
Organisation of a cultural and sport programme
Promotion, Public opinion, Legacy and vision
Explain planned policies that will be developed regarding these aspects.
SUMMARY OF THE QUESTIONNAIRE
Accreditation
To guarantee the implementation of a system in cooperation with FISU
General Terms
Sport, city, dates, authority support, organisation restrictions, legal form of OC
Forum Booklet
To guarantee the preparation and edition of the FISU Forum Booklet
Organization
Experience of other international events
Meetings and visits of CESU members and FISU Secretariat
To guarantee the hosting and the requirements for the meetings and visits
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CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014 | 13
QUESTIONNAIRE
DOCUMENTS B, C Receipt of agreement from the National Government and the FSNU:
B. The National Government:
The written approval of the Government of the concerned country in order to ensure all the necessary
cooperation for the successful staging of the FISU Forum and for the issue of the necessary visas to
participants.
It means that the FSNU must obtain formal guarantees from its Government that it will provide the
necessary cooperation for the success of the FISU Forum.
It must obtain formal guarantees from its Government that all competitors and officials from all countries
entitled to participate will encounter no difficulties in attending the event or in leaving afterwards.
Finally it must obtain formal guarantees from its Government that it will provide the necessary cooperation
for the safety of all the participants during the Forum.
C. The National University Sports Federation:
A declaration that the candidate association will respect and adhere to the organisation conditions set out
in the General Terms of the FISU Regulations and giving in particular a guarantee that no political meetings
or demonstrations will be held in the Stadium or other sports grounds used for the FISU Forum nor in the
accommodation sites of the competitors and that they will not use the FISU Forum for any purpose other
than in the interests of University Sport;
GENERAL TERMS
1.
Which town or city do you propose as the hosting site for the Forum?
2.
Give general information about the candidate city - its size, population, climate, number of
universities, student number, academic strengths of the universities - and all reasons to support its
candidature to organise the Forum.
3.
Which dates do you propose for the Forum?
4.
Which other governmental or non-governmental, academic and/or sports authorities of your country
support your National University Sports Federation in the candidature for this event?
5.
Are there any laws, customs or regulations of the candidate city or country which would limit,
restrict or interfere with the organisation of the Forum in any way? Similar entry and treatment must
be accorded to participants from all countries entitled to enter the Forum.
ORGANISATION
DOCUMENTS D,E, F,: Compliance with the FISU Regulations: logos, exclusive rights and financial guarantees
6.
Do you have an organisation with sufficient strength and experience to stage the FISU Forum in the
candidate city? What is the minimum size of structure/key support functions envisaged and potential
lead persons? 7.
Which other important international events have been organised in the candidate city in the last 10
years?
D.Logos
The commitment that the emblem of FISU (official U and associated terms) as well as the official emblem
of the FISU Forum will be protected to the profit of FISU.
E. Exclusive rights guarantee
The guarantee to ensure the exclusive rights of FISU for the international broadcasting of the championship
by television, movie or other audio-visual and photographic means
FINANCES
8.
How will the Forum be financed? By the central Government, the Federal Government, the State,
the Province, the Municipality department, the local council, National University Sports Federation,
Academic authorities, etc. or by private funds?
9.
What will be the overall and operational budgets foreseen for the organisation of the FISU Forum?
F. Financial guarantees
The guarantee that the candidate will cover to FISU the financial obligations, particularly the one linked to
the preparation and publication of the FISU Forum Booklet.
10. What kind of arrangements can you already foresee to enable and support the participation of
developing countries?
11. What is the participation fee – per person and per day – that you propose?
(If different from 60 euro)
12. What is the participation fee (if different from above) for extra officials? (that includes all persons
additional to the quota mentioned in the regulations)
FACILITIES
13. What facilities (conference rooms, seminar rooms, etc.) already exist in the candidate city?
What is the distance between these and the proposed accommodation sites for the participants,
officials, etc.?
14. Do you possess top quality equipment (IT/AV within conference/sport facilities and vehicles) necessary
to organise an international conference and that you can provide for the participants attending the
Forum?
14 | CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014
CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014 | 15
15. Describe sport facilities that the participants and officials will have access to? What is the distance
from these facilities to the accommodation sites?
PRESS, RADIO AND TELEVISION
16. Please describe to us the specific facilities you will use for the Opening Ceremony of the Forum.
29. What kind of arrangements can be made for television and radio broadcasting and for the written,
electronic and photographic coverage of the Forum?
17. What specific equipment and space do you foresee for the purpose of translation/interpretation in
each facility used for the Forum?
ACCOMMODATION SITES AND RESTAURANTS
18. What kind of accommodation will be provided for the participants? What is the capacity of each
facility? What is the location of the accommodation sites and at what distance do they reside from
the airport and conference/forum facilities?
19. Do you foresee using different accommodation for FISU Family members and VIPs, participants and
FISU Staff, and if so, please list and describe?
20. What kind of restaurant will be provided for the participants? When will it open and when will
it close? Can you ensure that you will provide international menu which is sensitive to different
cultures (including vegetarians) and any food alternatives?
IMMIGRATION AND CUSTOMS PROCEDURES
30. What are the immigration procedures currently in place in your country to obtain an entry visa?
31. Can you ensure that the entry visa will be free of charge for the participants and members of the
FISU Family?
32. Are any vaccination measures required to enter the country? Please submit a list of the countries
concerned by these specific health and vaccination rules.
33. Can you guarantee that custom formalities will be facilitated for the event (equipment, medical instruments and related products, etc.)?
CULTURAL PROGRAMMES
TRANSPORTATION
34. What kind of cultural programme do you foresee during the Forum?
21. Does your city have an international airport and train station? If not, at what distance are these
from the accommodation sites and event sites? Give a description of the international flight
connections.
SPORTS PROGRAMMES
35. What kind of sport programme do you foresee during the Forum?
22. What kind of transportation will be provided for the participants?
23. What kind of arrangements can you already foresee in order to reduce the travel costs for the
delegations as much as possible?
MEDICAL SERVICES
24. Can you assure sufficient medical assistance for the whole organisation?
25. What services will you provide at accommodation, conference facilities and sport facilities (first aid,
Emergency Medical Treatment (EMT), on-site physicians, hospitals, ambulances, helicopters, etc.)?
Which recognised organisation will guarantee this assistance?
26. What is the travel distance from the accommodation sites, sport facilities, and conference facilities
to the hospital(s)?
SECURITY
27. Which system will you install to assure the security of the participants at the event and the
accommodation sites? How will you assure the control of the different entrances?
PROMOTION OF THE FISU FORUM
36. What kind of promotional strategies and programmes will you initiate for the inhabitants of your city
and region in order to ensure the visibility of the FISU Forum?
37. What kind of communication strategies and programmes will you initiate in order to promote the
FISU Forum to the students (in your city, country, or internationally) before and during the event
PUBLIC OPINION AND LEGACY
38. Can you describe the general opinion of the candidate city regarding the project of hosting the FISU
Forum?
39. What would be the impact and legacy for your candidate city during the post-FISU Forum phase?
VISION OF THE FISU FORUM
40. Can you describe the concept and vision of the FISU Forum and reasons to support its candidature?
28. What kind of cooperation will you establish with the city, and the local regional and national police
departments?
16 | CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014
CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014 | 17
ACCREDITATION PROCESS
41. If necessary, would you be able to provide an accreditation system for this event?
FORUM BOOKLET
42. Are you ready to support the official publication of the FISU Forum (Booklet), which is approximately
300 pages and must be printed according to the number of participants, members of the FISU Family
and VIP’s (1 per each participant and 10 for FISU archives)?
43. Will you be able to assist FISU in providing texts and the layout for this publication.
MEETINGS AND VISITS OF CESU MEMBERS AND FISU SECRETARIAT
44. Are you prepared to host meetings of the Committee for the Study of University Sport (CESU)
who oversees and coordinates the Forum and to provide equipment and adequate assistance to host
these meetings? (Usually one meeting is conducted 6 months to 1 year before the Forum)
45. Are you prepared to cover the costs of accommodation, meals and local transportation for the CESU
members and the FISU Secretariat during inspection visits, CESU meetings and the Forum?
18 | CANDIDATURE For the organisation of a FISU FORUM | 2014
V3 2010
International University Sports Federation
Headquarters
Château de la Solitude | 54 Avenue Charles Schaller | B-1160 Brussels - Belgium
Tel +32 (0)2 6406873 | Fax +32 (0)2 6401805
FISU Office in Lausanne
Maison du Sport International
c/o FISU
Av. de Rhodanie 54 | CH-1007 Lausanne / Switzerland
Tel +41. 21 6143069
[email protected] | www.fisu.net | www.fisu.tv
20 | CANDIDATURE Pour l’organisation d’un FORUM FISU | 2014