1 MSF Supply is the central purchasing service for Doctors without

MSF Supply is the central purchasing service for Doctors without borders Belgium.
Its 80 staff members provide a logistics service integrated with missions in the field: technical
support, management of client orders, calls to suppliers and purchase of material, quality
control, warehousing and shipment of goods to missions in the field. In 2011, we shipped
more than 20.000 m³ of material for populations victim of armed conflict or natural
catastrophes.
We are currently seeking to strength our organization with a
Desk Operation/ Order Officer
Purpose/Mission and nature
You are responsible for the execution and follow-up of orders for projects of MSF and
other humanitarian clients located in various countries, from order reception to physical
preparation of the merchandise.
You are the reference contact person (intra- and extra- departmental) within
MSF Suppy for all matters concerning order management.
You regularly conduct training (briefing/debriefing) of supply, medical and logistics
coordinators going abroad and other personnel connected with supply.
Your responsibilities:
Management of client orders
-
-
Receive orders sent by MSF missions and other humanitarian clients from their
portfolio.
Encode requested items with the help of pharmacists/technicians (Quality
Assurance).
Establish merchandise physical preparation dates (Ready-to-ship date) according
to the availability of items in stock, ordered items delivery dates, and planning in
the warehouse.
Coordinate out-of-stock item purchase linked to the orders being handled through
the revision of purchase files and in collaboration with the supply service.
Assure respect of client estimated budgets.
Stay in constant contact with shipping in order to best arrange shipment to the
missions.
Continue in responsibility for order follow-up for a group of countries and assure
communications with the cell and the missions.
Work in partnership with a group of countries and in close collaboration with
shipping.
Communication with the field and missions
-
Throughout order execution, you communicate to the mission all information
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-
connected to order preparation: budget variances, technical questions, preparation
deadline/delay.
You respond to all questions coming from the mission, headquarters, or from other
clients.
Technical support
-
Participate in briefings/debriefings as described in responsibilities.
Visit the field (short term) as needed to provide technical support when requested
by missions.
Participate in project committees organized by OCB headquarters.
Actively participate in the delineation of supply chain destinations and assure
service back-up.
Profile
-
Level of studies: Bachelor or equivalent
Experience in supply desirable
Ability to work in teams, diplomatic
Experience within humanitarian organizations desirable
Strongly motivated by humanitarian action
Very good ability in spoken and written French and English
Skilled using computer software (Word, Excel, PowerPoint,…)
Organized
Ready to work abroad for short periods
Conditions
-
Opening to be filled 01 July 2012
Work location: Brussels – Neder-over-Heembeek
Renewable full-time six-month contract
Salary according to experience + food vouchers, hospital insurance, group
insurance, 13th month, moving expenses, 26 days of leave.
How to apply
Please send a curriculum vitae and cover letter expressing your interest and motivation, with
reference to ‘deskop/PHC’ via email to [email protected] before the 29th of
June.
For further information on our activities, see www.msfsupply.be and www.msf-azg.be
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MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 80
collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique,
gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel, contrôle de qualité,
entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. En 2011,
nous avons envoyé plus de 20 000 m³ de matériel pour les populations victimes de conflits et
de catastrophes.
Nous recherchons actuellement pour renforcer notre organisation
un(e) Desk opération / Order Officer
Raison d’être / Mission et nature
Vous êtes responsable de l’exécution et le suivi des commandes pour des projets MSF et autres
clients humanitaires situés dans différents pays, depuis leur réception jusqu’à la préparation physique
de la marchandise.
Vous êtes l’interlocuteur de référence en interne (intra et extra département) et entre MSF Supply,
pour tout ce qui concerne la gestion des commandes.
Vous formez régulièrement les coordinateurs supply, médicaux et logistiques qui vont partir à
l’étranger et autres personnes liées à l’approvisionnement (briefing/débriefing)
Vos responsabilités :
Gestion des commandes des clients.
- Vous réceptionnez les commandes envoyées par les missions MSF et autres clients
humanitaires de son port folio.
- Vous encodez les articles demandés avec l’appui des pharmaciens/techniciens (Assurance
Qualité).
- Vous définissez les dates de préparation physique de la marchandise (date Ready-To-Ship)
selon la disponibilité des articles stockés, les dates de livraison des articles commandés et la
planification dans le magasin
- Vous coordonnez les achats des articles hors stock liés aux commandes traitées à travers la
rédaction des dossiers d’achats et en collaboration avec le service approvisionnement.
- Vous vous assurez du respect des budgets estimés par les clients.
- Vous êtes en relation constante avec le service des expéditions pour organiser au mieux le
transport vers les missions.
- Vous êtes responsable du suivi des commandes pour un groupe de pays et assurez la
communication avec la cellule et les missions.
- Vous travaillez en binôme par groupe de pays et en étroite collaboration avec les
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expéditions.
Communication avec les terrains et mission
- Tout au long de l’exécution de la commande, vous communiquez à la mission toute
information liée à la préparation des commandes: dépassement budgétaire, question
technique, délai/retard de préparation.
- Vous répondez à toutes les questions venant de la mission ou du siège de l’organisation ou
des autres clients.
Appui technique
- Vous participez aux briefings/débriefings comme décrit dans les responsabilités.
- Possibilité de visite d’appui technique sur le terrain (court terme) en fonction des demandes
des missions.
- Vous participez au comité de projet organisé par la maison-mère ’OCB.
- Vous participez activement à l’élaboration de la chaine approvisionnement de ses
destinations et assure le backup dans le service
Profil
Niveau d’études Bachelor ou équivalent
Expérience dans le supply désirée
Aptitude à travailler en équipe, diplomatie.
Expérience au sein d’organismes humanitaires souhaitée
Forte motivation pour l’action humanitaire.
Très bonne connaissance parlée et écrite du français et de l’anglais.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint,…).
Organisé
Prêt à aller travailler à l’étranger pour de courtes périodes.
Conditions
Poste à pourvoir pour le 1/07/2012
Lieu de travail : Bruxelles - Neder-over-Heembeek
Contrat à durée déterminée 6 mois temps plein, renouvelable.
Salaire selon expérience + chèques repas, assurance hospitalisation, assurance groupe, 13e
mois, frais de déplacement, 26 jours de congé.
Intéressé
Veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation avec référence deskop/PHC via le mail
[email protected] avant le 29 juin.
Pour plus d’informations sur nos activités www.msfsupply.be et www.msf-azg.be
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