A l`Office de Tourisme - Apidae

Eric CHAPAND
Directeur - Office de Tourisme & des Congrès
Valence Romans Sud Rhône Alpes
Atelier : Réflexion managériale
Fusionner et placer SITRA
au cœur de son organisation ?
Présentation générale
SITRA à l’Office de Tourisme, en quelques mots :
 L'Office de Tourisme & des Congrès de Valence Sud Rhône Alpes
gère 3800 fiches.
Mais c’est aussi, par an :
 13 200 fiches consultées
 16 000 recherches effectuées
 460 exports PDF
 170 envois d’emails.
 Gestion de 20 communes en saisie (51 communes à partir du 1er
janvier 2016)
 Tous les membres du personnel ont un code d’accès, personnalisé
selon leur utilisation propre de SITRA
Donc…
Terminée l’époque où une seule personne était
chargée de la mise à jour de Sitra pour un usage unique
des données vers le site internet…
Aujourd’hui Sitra est placé au cœur de
organisation, chacun en fonction de son métier.
notre
Il en résulte un gain de productivité mais surtout, un
gain de réactivité.
A l’Office de Tourisme
•
L’ensemble du personnel du service Accueil et Information saisit et met à jour
les fiches quotidiennement.
Il l’utilise aussi pour la création de ses agendas.
•
Le service Groupes, Congrès et séminaires utilise SITRA en consultation
uniquement. Utile lorsqu’il a besoin de connaitre la capacité de certaines salles,
les évènements… un outil facilitateur de vente en matière de « Tourisme
d’affaires ». Sitra permet de qualifier l’offre et de la diffuser auprès des clientèles
"affaires".
•
Le service Presse et Web l’utilise pour créer les filtres de la borne interactive
ainsi que pour le site Internet.
•
En quelque sorte, tous les membres de l’Office de Tourisme ont une utilisation
de SITRA adaptée à leur service.
Utilisation Accueil & Information
• Création d’agendas mensuels
• Listes enregistrées
• Exports pour les journaux (regards magazine,
Minizap…)
• Utilisation directe en vis-à-vis au quotidien
• Formation de nos socioprofessionnels avec
notre référente SITRA
Service Web :
site internet et borne interactive
Service Web:
Exemples de sélections créées par SITRA
Un nouveau contexte : La loi NOTRe
Fusion de plusieurs OTSI
L’Office de Tourisme de Valence a fusionné avec l’OT de Chabeuil et
celui d’Etoile sur Rhône en 2011 et 2015.
•
Problématique :
Comment l’Office de Tourisme s’est organisé autour Sitra lors de ces deux fusions ?
(cf. schéma ci-après)
•
La solution mise en œuvre :
L’office de Tourisme de Valence a l’entière propriété des fiches mais chaque
antenne touristique gère sa saisie sur son territoire.
•
Bénéfices :
Tout ceci a permis d’apporter une meilleure réponse aux attentes des différentes
clientèles;
A permis aussi d’optimiser la qualité d’accueil et de perception de l'information sur
l’ensemble de notre territoire.
Le fait d’être sur une seule base nous a facilité la tâche: pas de formation ou
d’adaptation des équipes à un nouvel outil
Fusion entre
les 3 Offices de Tourisme
Office de
Tourisme
d’Etoile sur
Rhône
Office de
Tourisme de
Chabeuil
Transferts de propriétés et
fusions des membres
via la FDOTSI 26
L’ Office de
Tourisme de
Valence
Au 01 janvier 2016…
• Nouveau challenge à relever :
L'Office de Tourisme & des Congrès de Valence Sud
Rhône-Alpes (SPL) fusionne avec Romans - Bourg de
Péage Tourisme (EPIC).
• Ce qui va changer :
- Idem 2011 – 2015 ;
- Donner plus de lisibilité à la destination ;
- Des usages multipliés (techniques et humains).
Organisation SITRA pour 2016
Merci de votre attention …
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