summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
18 May 2016
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
HUMAN RESOURCES DIVISION, Recruitment, Development and Medical Branch
POSITION No.
:
HR-40
TITLE
:
Junior Technician (Recruitment)
GRADE
:
B-4
JOB CODE
:
A613
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for providing recruitment services. More precisely, he/she
is responsible for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Publishing vacancy notices in accordance with standards.

Assisting in maintaining and updating the recruitment web site, both intranet and internet, and ensuring
vacancies are posted and removed on-time on required sites.

Monitoring job applications, including database entries, acknowledgements, regrets and completion of
selection processes.

Monitoring the scheduling of interview panels and ensuring timely inputs from organizational elements of
shortlists/ selection panels.

Monitoring selection procedures and following-up on actions to ensure timely appointment of selected
candidates.

Maintaining the recruitment status schedule and monitoring closing dates of all vacancy notices and
advertisements.

Participating in selection panels, advising on selection procedures and writing interview reports.

Assisting in developing improvements for the overall recruitment process.

Assisting in the recruitment of temporary staff, service agency personnel and consultants; handling
applications and providing with the necessary assistance during selection process and monitoring the
utilization of this personnel.

Liaising closely with the other members of the Recruitment team and other colleagues of the Division in
order to coordinate smoothly and efficiently the recruitment actions process Agency-wide.

Liaising with other organizational elements on a variety of Human Resources (HR) issues, in particular on
recruitment matters.

Liaising with the appropriate staff in the Administrative Branch concerning follow-on actions for newly
selected staff.

Providing reports and statistics of recruitment actions, personnel movements and/or other reports and
statistics as required.
HR-40
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016

Maintaining the confidential "Recruitment Files".

Preparing correspondence related to applications and recruitment.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Replacing other staff members in his/her functional area of the Division as required.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in recruitment management normally acquired as a Senior Clerk after three to five years in the
Agency or in a similar organization.

Developed sense of human relations and ability to deal with personnel of various nationalities and
categories with tact and understanding.

Good knowledge of NATO and national rules in connection with recruitment and contracts.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Knowledge of, and operations experience with the HR module of SAP would be an asset.

Knowledge of, and experience with an E-recruitment platform would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
HR-40
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
18 mai 2016
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
POSTE N°
:
DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES, Branche "recrutement, développement et service
médical"
HR-40
TITRE
:
Technicien(ne) adjoint(e) (recrutement)
GRADE
:
B-4
CODE POSTE
:
A613
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire assure des prestations dans le domaine du recrutement.
Il (elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

publier des avis de vacance conformément aux normes ;

aider à tenir et mettre à jour le site Web du service de recrutement (Intranet et Internet) et veiller à ce que
les vacances de postes soient publiées sur les sites concernés et retirées de ceux-ci en temps voulu ;

assurer le suivi des candidatures, ce qui comprend les saisies dans les bases de données, les accusés de
réception, les courriers de refus de candidature et la clôture des processus de recrutement ;

assurer le suivi du calendrier des comités de sélection et veiller à ce que les contributions des éléments
organisationnels soient fournis en temps utile ;

assurer le suivi des procédures de sélection et des mesures à prendre afin de s'assurer que la
nomination des candidats sélectionnés soit effectuée en temps voulu ;

tenir à jour le calendrier des activités de recrutement et suivre les dates de clôture de tous les avis et de
toutes les annonces de vacance de poste ;

participer à des comités de sélection, fournir des conseils sur les procédures de sélection et rédiger des
comptes rendus d'entretien ;

aider à mettre en place des améliorations portant sur l'ensemble du processus de recrutement ;

aider au recrutement d'agents temporaires, de personnels d'agences de services et de consultants ;
traiter les candidatures et fournir l'assistance nécessaire au cours du processus de sélection et assurer un
suivi de l'utilisation de ce personnel ;

assurer une liaison étroite avec les autres membres de l'équipe de recrutement et avec d'autres agents
de la Division de manière que le processus de recrutement soit coordonné sans heurts et avec efficience
à travers toute l'Agence ;

assurer la liaison avec d'autres services pour ce qui concerne différentes questions relatives aux
ressources humaines (HR), plus particulièrement pour les questions de recrutement ;

assurer la liaison avec le personnel approprié au sein de la branche "administration et soutien" pour ce
qui concerne les mesures de suivi du personnel qui vient d'être sélectionné ;

fournir des rapports et des statistiques concernant les activités de recrutement, les mouvements de
personnel et d'autres rapports et statistiques selon les besoins ;
HR-40
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
620_16#2xx.docx

tenir à jour les dossiers "recrutement" confidentiels ;

établir la correspondance relative aux candidatures et au recrutement ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

remplacer d'autres membres du personnel travaillant dans son domaine fonctionnel au sein de la division.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience de la gestion des recrutements normalement acquise après trois à cinq ans de service en
qualité d'employé principal au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Sens aigu des relations humaines et aptitude à gérer avec tact et compréhension ses relations avec des
personnels de différentes catégories et de diverses nationalités.

Bonne connaissance des règles OTAN et nationales liées au recrutement et aux contrats.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

La connaissance du module "ressources humaines" du progiciel SAP constituerait un atout, de même
qu'une expérience de son exploitation.

La connaissance d'une plate-forme de recrutement électronique et une expérience dans ce domaine
constitueraient des atouts.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
HR-40
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016