importance du circuit des DMI en dépôts vente - Euro

INFORMATISATION DE LA TRACABILITE DES DISPOSITIFS MEDICAUX
IMPLANTABLES : IMPORTANCE DU CIRCUIT DES DMI EN DEPOT- VENTE.
AS. Pinet 1, J. Checkimanin 1, J. Baron 2,E. Robert 1 , C. Hoarau 3, T. Hoarau 4, C. Angama 1, V. Barbin 1 , N. Do-Van-Lanh1 .
1Pharmacie GHSR, 2Bloc Opératoire , 3Exploration Endoscopie , 4Cardiologie
Introduction
Dans le cadre du Contrat de Bon Usage du médicament et des produits et prestations, la Pharmacie doit pouvoir tracer tous les Dispositifs Médicaux
Implantables (DMI) dès leur réception. Cependant, certains dispositifs étaient livrés directement aux services, la traçabilité par la Pharmacie se faisait donc
à posteriori.. Depuis septembre 2009, l’informatisation du circuit des DMI (logiciel PHARMA Computer Engineering) s’est faite conjointement à une
réorganisation des flux logistiques entre les services détenteurs de DMI afin d’optimiser leur gestion et de sécuriser leur traçabilité, impliquant une saisie et
un ré-étiquetage des produits dès réception par la pharmacie.
Méthode/ Résultat
Au sein de cette démarche, nous avons réalisé un état des lieux des DMI au bloc opératoire, dans les services de cardiologie, de pneumologie, d’endo-digestif
pour une mise à jour des données. Les principales étapes étaient les suivantes : extraction des données informatiques, inventaire physique, récupération des
données manquantes, mise à jour des contrats de dépôts vente, régularisation des DMI (450 sur 1700).La récupération de données manquantes s’est faite grâce
à un document préétabli envoyé par fax ou par mail aux fournisseurs .Les difficultés rencontrées lors du recueil de ces données ont été listées (figure 1):
l’élément le plus difficile à recueillir étant l’indication (manquant dans 98% des cas).
Renseignements
demandés aux
fournisseurs pour la mise
à jour des DMI en dépôt
•Libellé fournisseur
•Référence fournisseur
•Quantité en dépôt-vente
•LPP
•Indications
•Date de péremption
•Numéro de lot/série
•Prix HT
Résultats après inventaire des DMI en dépôt-vente (Figure 1)
Réponse immédiate
N lot/série manquants
Moins de références dans le stock physique/listing
Plus de références dans le stock physique/listing
Manque réactivité
Prix HT manquant
Code LPPr manquant
Indication manquante
Réponse en totalité apres plusieurs relances
Founisseurs contactés
1 (4%)
7 (30%)
8 (35%)
9 (39%)
11 (48%)
13 (56%)
14 (60%)
22 (96%)
22 (96%)
23
0
5
10
15
20
25
CIRCUIT DES DMI EN DEPOT-VENTE (Figure 2)
Ré étiquetage par N° de lot
(code barre, libellé,
référence, DLU)
± création/mise à jour
référence produit +++
Délivrance
Réception
Pharmacie Services
Livraison
Gestion des DMI en dépôt et
stockés dans les services
(péremption, inventaire), alerte
(rappel de lots)
Fournisseur
Transmission
références,
Quantités
Traçabilités
Besoin patient
Intervention
Pharmacie
Gestion des DMI en
dépôt-vente
Incrémentation
automatique
du stock
et n° lots à partir
de la réception
(pharmacie)
IBODE/CADRE DE
SANTE
Retour de fiche de traçabilité
par patient (références,
Quantités, indications)
+ fax fournisseur
Commande
DMI hors GHS :
Indications Contrat de Bon Usage
Transmission Fichcomp
Sortie informatique nominative: Scannage par douchette des codes à barres - Date de pose  UF
 patient (N séjour), DMI / N de lot, péremption.
Commande générée automatiquement pour les DMI en dépôt permanent
Validation pharmaceutique et envoi fournisseur
Discussion/Conclusion
L’informatisation du circuit des DMI ainsi que la mise à jour des produits en dépôt vente nous a permis d’éliminer certaines étapes de saisie, d’améliorer
la traçabilité sanitaire des DMI (figure 2). Cependant, la création informatique lors de la réception des produits (saisie de nouvelle référence, nouveau
numéro de lot et/ou série, date de péremption) reste une charge importante qu’il ne faut pas négliger. Il serait fortement souhaitable que les dispositifs
médicaux implantables intègrent un système d’identification du produit harmonisé comme la codification GS1.
20èmes JOURNEES EUROPHARMAT, Toulouse, 12,13 et 14 Octobre 2010