remboursement de frais principe remboursements deduction fiscale

A.D.V.
GUIDE DES BIBLIOTHÈQUES SONORES
410-01
Octobre 2014
REMBOURSEMENT DE FRAIS
PRINCIPE
Si, par définition, le bénévole ne doit pas s’enrichir dans le cadre de son activité associative, il est
admis qu’il puisse être dédommagé des dépenses engagées pour le compte de l’Association.
Toutefois, les remboursements de frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées.
Les frais engagés par le bénévole sont remboursés sur présentation de factures justificatives
(billets de train, notes de restaurant, etc.)
Les collaborateurs bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui
leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des
dépenses réellement engagées. Cette indemnisation peut valablement revêtir un caractère
forfaitaire si l’approximation par rapport aux frais réels est suffisante.
REMBOURSEMENTS
Les remboursements de frais sont effectués, sur justificatifs, dans la limite des valeurs acceptées
par le Conseil et qui sont actuellement les suivantes :
- Voiture : 0,40 € le km, limité à 1 100 km par déplacement, péages sur justificatifs.
- Train et avion : billets 1ère classe avec ou sans carte d’abonnement
- Hôtel et petit déjeuner : Paris :120€, Province : 90€.
- Restaurant : 27 €
Voir modèles de note de frais page 410.4 pour les BS et 410.5 pour les missions nationales.
DEDUCTION FISCALE POUR ABANDON DE FRAIS
Dans la pratique, certains collaborateurs bénévoles ne se font pas systématiquement rembourser
tous les frais qu’ils engagent, ne souhaitant pas faire supporter ces charges à l’association.
La loi de finances rectificative n° 2000-656 du 13 juillet 2000, JO du 14, p.10808, article 2,
modifiant l’article 200 du code général des impôts, prévoit que les associations peuvent délivrer
des certificats de déduction fiscale à ceux de leurs membres qui ont engagé des frais pour le
compte de l’association et qui renoncent à en demander le remboursement.
Pour en bénéficier, les frais engagés doivent avoir un lien direct avec les buts de l’association, ils
doivent être constatés par des justificatifs avec note de frais conforme au barème de déduction
fiscale édité, chaque année, par le Ministère des Finances. Ils doivent être comptabilisés dans les
dépenses, le même montant étant inscrit au crédit (aucune incidence sur le compte de résultat). Le
membre de l’association qui bénéficie de cette procédure doit, par écrit, renoncer au
remboursement de ces frais. Un cahier de présence aux permanences devra être tenu par les BS
qui en transmettront une copie à la Trésorerie Nationale avec les demandes de certificats fiscaux.
Le logiciel Thierry Dumas permet la tenue de ce cahier qui peut être édité à partir du menu « Voir
une fiche », saisir le nom du bénévole, puis, sur sa fiche, cliquer sur le bouton en bas
« présence », on peut alors « imprimer ». A défaut de ce document, un tableau du modèle page
410/3 peut être rempli.
La procédure d’application au sein de l’association sera la suivante :
Les notes de frais, modèle 410 / 2, visées par le président ou le trésorier de la BS et les justificatifs
seront adressés fin janvier au Trésorier National. Si plusieurs notes concernent la même personne,
il sera établi un bordereau. Après vérification, le Trésorier National délivrera les certificats de
déduction fiscale correspondants. Ces certificats seront adressés aux intéressés avant la date
limite de dépôt des déclarations de revenus. La comptabilité nationale intègrera ces frais en
comptabilité en débit et en crédit dans les comptes de l’année.
Les demandes ne seront prises en compte que lorsque la comptabilité de l’année sera parvenue à
la trésorerie nationale.
Ne peuvent bénéficier de remboursement de frais ou de déduction fiscale que les membres actifs,
à jour de leur cotisation