Fiche remboursement frais bénévoles

Le remboursement
des frais des bénévoles
Être bénévole en s'investissant dans une association implique parfois d'engager des frais (déplacement,
hébergement, documentation...)
Dès lors qu'ils sont exclusivement engagés pour le compte de l'association, tout bénévole, dirigeant ou
adhérent, peut en demander le remboursement.
Les conditions Il faut impérativement respecter certaines conditions :
• une décision expresse du CA
• les frais engagés doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées
• la production de justificatifs aux fins de vérification
Le
Il existe 2 types de remboursement des frais:
remboursement
1. le remboursement forfaitaire:
des frais
Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l'association peut opter
pour le versement d'une somme forfaitaire mais il est alors difficile d'en apporter la
preuve, sauf dans le cas de barèmes forfaitaires en vigueur (ex: indemnités
kilométriques )
2. le remboursement des frais réels:
Il s'agit du dédommagement des dépenses engagées par le bénévole devant respecter
3 conditions:
•
Etre remboursé à l'euro près (aucun arrondi)
•
Etre justifié (les justificatifs devant être conservés 3 ans en cas de
contrôle)
•
Etre justifiable(frais uniquement nécessaires au fonctionnement de
l'association)
Avant tout remboursement, le bénévole doit produire une note de frais
accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa
nature.
Frais
En vertu de l'art 81-1 du Code Général des Impôts, les bénévoles n'ont pas à intégrer
remboursés et dans leurs revenus imposables, les indemnités couvrant les frais réellement engagés.
Une réduction d'impôts égale à 66% des dépenses engagées dans la limite de 20% du
Impôts
revenu imposable(art 200-al 1 du CGI et instruction fiscale 5B-11-01 du 6 Mars 2001)est
accordée au bénévole qui opte expressément pour le non- remboursement des
frais(déplacements,hébergement,restauration)
Cet « abandon de frais » est considéré comme un don à l'association.
La démarche Il suffit au bénévole de fournir au trésorier une note de frais qui stipule en toutes lettres:
pour le bénévole « je,soussigné(e)..........certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et
les laisser à l'association en tant que don »
S'agissant des frais kilométriques, la réduction se calcule en appliquant le barème fixé
par l'administration fiscale(en 2009: 0,299€ du km pour les voitures et 0,116€ du km pour
les deux-roues)
La démarche
pour
l’association
A RETENIR
En fin d'année, l'association, si elle est reconnue d'intérêt général, établit pour chaque
bénévole concerné, un récapitulatif des frais « abandonnés » et remet un « reçu de don
aux œuvres » qui lui servira lors de sa déclaration de revenus.
Le trésorier devra enregistrer ces notes de frais dans la comptabilité(compte de résultat
réservé à cet usage) et les conserver pendant 6ans.
Pour mémoire, le décret du 29/09/2006 permet d'octroyer au bénévole des « chéquesrepas » (5,50€ au maximum en 2009) totalement pris en charge par l'association mais
exonérés de toute charge fiscale, cotisation et contribution sociale.
•
•
•
Éviter le remboursement forfaitaires de frais qui doit garder un caractère
exceptionnel
Avoir un justificatif et un motif réel
Pour la réduction d'impôts, vérifier les conditions exigées
Pour aller plus loin :
Article « Renoncer au remboursement de frais, quel intérêt pour le bénévole ? » sur le site de la FFME