Gestion budgétaire

Processus budgétaire
• Un contrôle budgétaire dynamique
Beaucoup a été dit sur le besoin des sociétés de revoir leur processus budgétaire afin d’en alléger l’exercice et d’en améliorer l’efficacité. Un
nombre croissant d’entre elles étudie de nouvelles techniques de planification pour gérer l’incertitude reliée à un environnement
économique évoluant rapidement. Plutôt que de procéder par extrapolation des données historiques, les gestionnaires soulèvent le besoin
de travailler en synergie pour produire un budget et des prévisions alignées sur les objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisation.
De plus, les gestionnaires se doivent d’évaluer leur performance avec un budget basé sur le volume ou sur les inducteurs de production
réalisés; le budget dynamique prend là tout son véritable sens. Cette réalité est tout aussi vraie pour le secteur privé que pour le secteur
public. Les gestionnaires se doivent désormais d’établir des mesures de performance multidisciplinaires et d’en évaluer efficacement leur
évolution.
Les fonctions de gestion budgétaire totalement intégrées à l’architecture de la Suite Virtuo, permettent d’utiliser parallèlement la force
des fonctionnalités de gestion des coûts à celles de planification budgétaire. Ainsi, les gestionnaires peuvent désormais surpasser le
simple procédé d’extrapolation des données par une analyse réelle du comportement des coûts lors de tout changement de volume des
inducteurs d’un modèle. Le principe de base est la réutilisation du modèle de coûts de revient et de toutes les règles d’affaires
documentées afin de permettre aux gestionnaires de partir avec une longueur d’avance dans l’élaboration de leur budget et aussi de bien
comprendre l’impact de ses règles d’affaires sur les coûts d’ensemble de l’organisation et de ses coûts de revient.
Une gestion intégrée
La Suite Virtuo permet à tous les gestionnaires d’avoir accès à leurs données, d’en modifier le contenu à leur guise et d’en évaluer l’impact
instantanément. Ce mode d’opération incite les gestionnaires à s’intégrer davantage au processus, et surtout d’avoir une vision claire sur le
comportement des coûts de leur département respectif. Ainsi, ils peuvent mieux se concentrer sur l’évaluation des contraintes
économiques à venir, de façon à évaluer pertinemment les besoins en ressources et à optimiser les capacités de leurs ressources; selon
cette méthode, tous sont à la fois autonomes et intégrés.
Une fois le budget terminé, La Suite Virtuo analysera les liens de dépendance afin de ressortir les incohérences entre l’offre et la demande
des divers départements. Ces fonctionnalités se basent sur une structure qui prend en charge les problèmes associés aux systèmes
budgétaires traditionnels en reliant l’utilisation des ressources de l’entreprise (main-d’œuvre, ressources matérielles et financières) à sa
production (produits, services).
Une collaboration soutenue
La Suite Virtuo peut être aussi bien implantée dans une seule entité budgétaire qu’au niveau corporatif. Ainsi, tous les niveaux de la
direction disposeront d’un tableau de bord leur permettant de suivre l’évolution du processus budgétaire. Ce déploiement facilite la
vérification des divers plans et stratégies dans un environnement où les équipes travaillent conjointement pour réaliser des buts et des
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objectifs communs. La prévision, la planification des ressources, la modélisation de la capacité, la définition des objectifs, les mesures de
performance financières et opérationnelles, ainsi que l’aide à la décision font partie des fonctionnalités de la Suite Virtuo.
De nos jours, la majorité des organisations font appel à des tableurs, typiquement Microsoft Excel, pour la réalisation de leur budget.
D’autres utilisent un système conventionnel, pour gérer la saisie et/ou la consolidation du budget annuel. Cette méthode peut s’avérer
inefficace et consommer beaucoup de temps et de ressources. La collaboration interdépartementale est difficilement atteignable et ces
outils ne permettent pas de gestion opérationnelle en temps réel, ce qui n’apporte qu’une faible valeur ajoutée à l’entreprise.
La majorité des applications budgétaires Web de dernière génération ne fait qu’automatiser l’ancien système basé sur des tableaux Excel,
améliorant ainsi l’efficacité du processus, mais n’apportant aucune valeur supplémentaire. La Suite Virtuo permet aux gestionnaires
d’élaborer et de suivre un budget, de calculer rapidement des prévisions tout en optimisant l’utilisation des ressources. Toutes ces
caractéristiques ajoutent de la valeur à l’organisation car elles permettent de juxtaposer, en temps réel, les objectifs économiques et
opérationnels et d’obtenir ainsi une plus grande flexibilité pour réagir aux changements. La Suite Virtuo permet d’établir simultanément
un budget et un coût de revient. En contrepartie, l’utilisation de deux systèmes distincts rend quasi impossible la réconciliation en fin de
mois entre les coûts de revient réels et le budget. Cette réalité ajoute ainsi frustration et incertitude chez nos gestionnaires par rapport
aux résultats obtenus.
Un budget et des prévisions optimisés
Des mesures de performances sur des indicateurs précis peuvent être introduites dans la Suite Virtuo de façon à modéliser les relations de
cause à effet entre ce qui induit vos activités et vos ressources. Cette modélisation se fait à partir de règles d’affaires simples à construire,
permettant d’établir des liens entre les produits et les activités. La Suite Virtuo permet la modélisation d’éléments tels que les taux de
consommation, les durées de processus, les prix de vente et les commandes.
Analyse des écarts
Modèle budgétaire
des coûts
Utilisation du modèle
à jour à la planification annuelle
Amélioration continue
du modèle
Budget révisé
CYCLE
BUDGÉTAIRE
Simulation
Prévision
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Ces relations sont bien définies et utilisées par les gestionnaires pour effectuer des calculs préliminaires à leur saisie de budget. Toutefois,
intégrer ces liens au sein du système de planification budgétaire apportera les avantages suivants:
• Des prévisions instantanées peuvent être effectuées aussi souvent que vous le désirez et ne nécessitent plus la reconstruction des
informations de tous les gestionnaires des centres de coûts. Cela a pour effet de rendre l’organisation plus proactive aux opportunités
et aux menaces.
• La collaboration se réalise car les gestionnaires des centres de coûts prennent consciences de l’impact qu’ils ont les uns sur les autres.
Ils peuvent ainsi mieux collaborer pour développer en synergie un budget et des prévisions alignées sur une stratégie et des objectifs
communs.
• Le contrôle continu de la performance peut être effectué grâce aux fonctionnalités d’alertes intégrées de la Suite Virtuo. La solution
peut être paramétrée pour notifier les contrôleurs budgétaires que les valeurs de certains indicateurs clés s’écartent trop des valeurs
prédéfinies. Les alertes peuvent être déclenchées par d’autres centres de coûts, ce qui assure une meilleure réactivité, une plus
grande collaboration et un alignement à travers l’organisation.
• Des analyses d’écart beaucoup plus précises seront désormais disponibles aux gestionnaires. Les récents scandales financiers
combinés aux responsabilités accrues des Conseils d’Administration provoquent les administrateurs, et ceux-ci doivent être plus
conscients de la gestion courante et de mieux comprendre l’évolution de leur société. Ainsi, les gestionnaires sont bombardés de
nouvelles interrogations, ils doivent fournir un niveau d’information plus détaillé et doivent justifier davantage leurs décisions et
leurs actions. Une capacité accrue d’analyser les écarts budgétaires s’avère un objectif recherché par ces mêmes gestionnaires. Virtuo
permet cette granularité accrue de l’information disponible.
À Propos de MédiSolution
Fondée en 1974, MédiSolution, une filiale en propriété exclusive de Harris Computer Systems, est un chef de file des technologies de l'information. La Société offre des progiciels
de gestion intégrés (PGI) ainsi que des logiciels, solutions des clients du domaine des soins de santé et du secteur des services établis partout en Amérique du Nord.
Près de 300 organismes de soins de santé, du secteur public et du secteur privé ont recours aux systèmes de MédiSolution pour maximiser leur efficacité opérationnelle, réduire
leurs coûts et améliorer la prestation des services.
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