Burkina Faso - Ppaaoburkina.com

MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
MANUEL DE GESTION DU GUICHET NATIONAL 2 : FINANCEMENT A
LA DEMANDE DU DEVELOPPEMENT ET DE L’ADOPTION DES
TECHNOLOGIES.
____________________________________________________________________________
Mai 2012
2
1. Objet du Manuel
Les nombreux défis de l’agriculture Burkinabè ne peuvent être relevés par les principales
structures nationales de recherche, qui, bien qu’ayant le monopole de droit ou de fait, ne
disposent pas de ressources humaines, financières et physiques suffisantes.
Pour permettre de mettre en synergie, d’organiser et de systématiser la coopération entre toutes
les structures ayant des compétences et capacités de recherche dans les domaines agricoles et
de placer la recherche dans un contexte de mondialisation, un système national de recherches
agricoles (SNRA) fonctionnel a vu le jour.
Le SNRA va contribuer à décloisonner les différentes institutions, favorisant ainsi l’émergence
d’équipes de recherches pluridisciplinaires et performantes, sur la base de leurs avantages
comparatifs. Pour consolider le système, l’option la meilleure est la mise en place d’un Fonds
National, « Financement à la demande du développement et de l’adoption des technologies »
dénommé Guichet national 2, finançant la recherche agricole et agro-alimentaire sur la base
d’une compétition saine et organisée entre les équipes de recherche.
Le présent Manuel Opérationnel a pour objet principal de définir les procédures de soumission,
de sélection et de contractualisation, de suivi et d’évaluation des projets de recherche soumis au
financement du Guinchet National 2. Il indique également le rôle respectif de chacun des
organes du Fonds à chacune des étapes du processus. De par son caractère dynamique et autant
que de besoins, il sera révisé et largement diffusé, en particulier aux soumissionnaires
potentiels.
2. PRESENTATION DU GUICHET NATIONAL 2
2-1. Cadre juridique
Le Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies sera géré par le Centre
National de la Recherche Scientifique et Technologique (CNRST), Etablissement Public à
caractère Scientifique et Technique et Culturel (EPSTC) doté d’une personnalité juridique et qui
jouit totalement d’une autonomie administrative et financière. Cependant, le CNRST est soumis
dans les limites des dispositions de ses statuts, à la tutelle administrative et financière du
Ministère de l’Economie et des Finances et à la tutelle technique du Ministère de la Recherche
Scientifique et de l’Innovation (MRSI
2-2. Objectif
Le Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies vise à renforcer les
programmes agricoles centrés sur les priorités, les mécanismes de financement transparents pour les
activités à la demande de R&D, au Burkina Faso et au niveau régional. Les activités concerneront la
filière fruits et légumes, et d’autres filières jugées prioritaires à la fois aux niveaux national et régional.
Le projet s’assurera que les activités conduites au niveau national sont pertinentes pour la région. Les
activités éligibles couvriront les principales contraintes au développement des filières. Les activités
pourraient porter sur les nouvelles technologies mais aussi sur celles dites sur le tas, qui pourraient avoir
un impact rapide.
2-3. Organes
Les organes du Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies
sont : le Comité de Pilotage du Programme du PPAAO (CP), le Conseil de gestion du Fonds
National de la recherche et l’Innovation pour le Développement (FONRID), le Comité
Scientifique et Technique (CST) du FONRID et la Direction du Contrôle et de la Coordination
Scientifique (DCCS) du CNRST.
3 de l’orientation des thématiques de recherche.
Le Comité de Pilotage est la structure qui décide
Après appel à projets, la sélection et l’approbation se font au niveau des instances du FONRID
et un compte rendu des travaux est fait au comité de pilotage du PPAAO. Le Comité de Pilotage
du PPAAO comprend 21 membres dont 15 avec voix délibérative et cinq (05) avec voix
consultative.
Le Conseil de gestion du FONRID (i) élabore la stratégie globale du fonds, (ii) approuve le
règlement intérieur, les manuels, les budgets et programmes de travail du fonds, (iii) décide des
thèmes des appels d’offre et du financement des activités de recherche.
Le Comité Scientifique et Technique formule et organise la politique et l’ensemble des affaires
scientifiques et techniques du fonds. Il est chargé, entre autres : (i) de la présélection et du
classement des propositions des équipes de recherche sur des critères de qualité scientifique, (ii)
du suivi et de l’évaluation technique des projets de recherche. Il peut proposer des thèmes
d’appel d’offre au Comité de pilotage. Le CST comprend 20 membres dont 16 nationaux, (04)
quatre de la sous-région, et s’appuie par ailleurs sur un groupe d’experts-évaluateurs choisis
intuiti personae au Burkina Faso, dans la communauté scientifique sous-régionale et
internationale.
La DCCS applique les décisions du CST. Il (i) prépare et soumet à l’adoption du CST les
projets de programme et de budget annuels d’activités du fonds, (ii) apporte aux équipes de
recherche toute l’assistance requise pour la bonne préparation des dossiers de soumission, (iii)
met en œuvre les décisions attributives du CST.
3. Ressources du Guichet national 2
Les ressources du Guichet national 2 seront dans un premier temps issus du PPAAO Burkina
Faso. Mais à terme, le guichet pourra être alimenté par des fonds d’origines diverses
(subventions de l’Etat, contribution des partenaires au développement et du secteur privé, dons,
legs…). Les fonds sont destinés aux activités de recherche, de fonctionnement du CST et de la
DCCS.
4. Mécanisme de financement des Projets de Recherche
Les projets de recherche financés par le Guichet national 2 sont destinés à la réalisation des
priorités nationales, spécifiquement axées sur la recherche-développement. Les projets seront
d’une durée d’une année en moyenne et au maximum de trois ans. La poursuite du financement
au-delà d’une année est dépendante de la décision du Comité de Pilotage du programme.
La soumission des projets passe par le mécanisme de l’appel d’offres.
La modalité d’appel d’offres, quant à elle, est la soumission, sur une base compétitive de
propositions de recherche répondant à des thèmes spécifiques lancés par le Comité de Pilotage
du PPAAO. En plus des équipes nationales qui peuvent soumissionner seules, elle est également
ouverte à tout organisme de coopération basée au Burkina Faso, ou institution extérieure
associée à une structure nationale.
Dans les deux cas un dossier d’appel à propositions précise :
1. Les conditions d’éligibilité des requêtes ;
2. Les dates de clôture des appels d’offres ;
3. Un formulaire de rédaction et les critères d’évaluation pour chaque type de projet de
recherche.
4
5. Soumission et Sélection des propositions de recherche
La soumission des projets est faite par les équipes de recherche sous le couvert de leurs
structures de tutelle.
Le CST procède à la présélection des propositions avec rigueur, impartialité, transparence en
deux phases successives. La première est anonyme et basée essentiellement sur la qualité
scientifique et technique de la proposition. En cas de succès, une seconde étape (phase
identifiée) permet d’examiner essentiellement la cohérence de l’exécution des activités et la
qualité des équipes de recherche. A l’issue de ce processus, le CST émet un avis motivé à
l’intention du comité de gestion.
Le comité de pilotage sur la base des recommandations du CST et de la pertinence des activités
décide de la sélection finale des propositions et des montants des subventions à allouer aux
soumissionnaires.
Les critères de sélection des projets sont relatifs, entre autres : (i) à la qualité scientifique et
technique des équipes et de la proposition, (ii) à la pertinence, l’impact (social, économique,
environnemental et genre) du projet, (iii) au caractère multidisciplinaire, l’expérience et la
compétence professionnelle des membres de l’équipe et à la coopération entre différentes
institutions, (iv) à la fiabilité du système de gestion financière des structures de tutelle des
équipes de recherche et leur capacité de contribution, (v) à la bonne gestion des terrains, des
sites d’expérimentation en milieu réel et des laboratoires.
6. Suivi évaluation des projets de recherche
Les projets financés par le Guichet national 2 font l’objet d’un suivi évaluation portant à la fois
sur les aspects techniques et financiers.
Le suivi technique est fait au plan interne sur la base des rapports transmis au Guichet national 2
par les équipes et au plan externe par des comités ad hoc commis par le Guichet national 2.
Le suivi financier est relatif à l’examen des dépenses engagées par rapport au programme
d’exécution technique et financière élaboré conformément aux contrats signés entre les
bénéficiaires et le Guichet national 2.
5
7. DOSSIER DE SOUMISSION
RECHERCHE-DEVELOPPEMENT
DES
PROJETS
DE
6
FICHE I –IDENTIFICATION DU PROJET
1. Titre du projet :
2. Référence de l'Appel à proposition
3. Thème de recherche :
4. Nom du coordonnateur :
5. Nom et adresse de l’institution du coordonnateur :
6. Noms et pays des institutions associées :
7. Coût du projet :
8. Durée du projet :
9. Résumé de la description du projet :
7
FICHE II –IDENTIFICATION DES EQUIPES
-------------------------------------------------------------------------------------1. Nom de l’institution :
2. Nature (INRA1, CNRA2, Université/faculté d’agronomie, autre entité n’ayant pas pour
principale mission la recherche) :
3. Adresse, téléphone, fax, adresse électronique de l’institution :
4. Nom et titre/qualification du responsable de l’institution :
5. Nom et titre/qualification du responsable de la gestion financière :
6. Nombre de chercheurs contribuant aux travaux de recherche (nationaux et expatriés) :
7. Proportion de chercheurs seniors (titulaire d’un doctorat avec au moins 5 années
d’expérience de recherche et un nombre appréciable de publications) :
8. Partenariats scientifiques avec des institutions de recherche (institutions du Sud, CIRAs,
IRAs et universités ) . En citer trois à cinq parmi les plus importantes :
9. Partenariats techniques avec des utilisateurs (projets et institutions de développement,
ONG, OP, PMEA, PMEI…) en citer trois à cinq parmi les plus importants) :
10. Infrastructures et équipements
11. Budget global annuel géré par l’institution
a. Subvention nationale :
b. Conventions et projets :
c. ressources propres (vente des produits de la recherche et prestations de services) :
12. Outils de gestion financière (existe-t-il un service de gestion administratif et financier ? le
service dispose-t-il d’un manuel de procédure comptable ?) :
Lieu……………………
Date…………………
INRA 1 : institut national de recherche agricole
CNRA 2 : centre national de recherche agricole
Signature……………………
8
FICHE III –ENGAGEMENT DES SIGNATAIRES
-------------------------------------------------------------------------------------Les soussignés (administrateur et bénéficiaires du Fonds Compétitif) s’engagent à :
1. démarrer le projet dans le mois qui suit la réception des fonds, coordonner la conduite des
activités du projet conformément au chronogramme établi, assurer ou veiller à la production des
différents rapports selon les canevas établis par la DCCS et dans les délais exigés, prendre toutes
mesures jugées utiles à l’exécution correcte du projet et en informer la DCCS, respecter les
dispositions du contrat relatives au droit de propriété intellectuelle sur les produits du projet ;
date ……………………
signature (le coordonnateur)
2. fournir, en qualité d’institution proposant principal, le personnel, les infrastructures, les moyens
de transport local, les équipements et les ressources financières couvrant les coûts indirects du
projet ou toutes dépenses non-éligibles ; assurer rigoureusement et en toute transparence, la
gestion des fonds du projet selon les règles et normes de gestion en vigueur dans mon institution
et transférer diligemment ceux destinés aux chercheurs et institutions associés ; signer des souscontrats avec les autres institutions bénéficiaires pour le partage des responsabilités et les faire
respecter, fournir les rapports financiers selon le canevas établi par la DCCS et dans les délais
exigés.
Date.
Signature (le responsable de l’institution proposant principal)
3. débloquer et transférer diligemment et conformément au plan de décaissement établi, les fonds
alloués à l’exécution du projet objet du contrat N°…………. approuvé par la DCCS ; faciliter la
concertation entre les participants au projet et respecter les clauses du contrat relatives au droit
de propriété intellectuelle sur les résultats du projet.
date ……………………………
signature (la DCCS )
9
FICHE IV –IDENTIFICATION DU COORDONNATEUR DU PROJET
--------------------------------------------------------------------------------------
1. Identité du coordonnateur
a. Titre :
b. Nom :
c. Prénoms :
d. Date et lieu de naissance :
e. Nationalité :
f.
Nom de la station d’attache :
g. Adresse, téléphone, fax, adresse électronique de la station d’attache :
2. Pourcentage de temps consacré à la recherche, à l’enseignement, à la vulgarisation, à la
production, à l’administration et autres occupations (à préciser) :
3. Parcours et expériences professionnels ( en commençant par les positions et expériences les
plus récentes) :
4. Travaux de recherche relatifs au thème ou au sujet de visé dans le projet (terminés ou en
cours) :
5. Formations et diplômes obtenus (niveau universitaire uniquement) :
6. Publications (les plus récentes et notamment celles relatives au domaine, thème et sujet de
recherche visés dans le projet) :
10
FICHE V – PLAN DE REDACTION DES PROJETS DE RECHERCHE
----------------------------------------------------------------------------------------------------------(Recherche-Développement)
PARTIE ANONYME
Cette partie donne les éléments d’appréciation de la proposition par l’équipe
d’évaluation et le CST ; pour assurer l’anonymat permettant une pré-évaluation
objective fondée sur la qualité scientifique et technique, les points 3 (justification) à
méthode à 6 (méthodologie) devront être présentés sans mention ni à identité des
acteurs impliqués dans l’exécution du projet ni à leur Institution. Au besoin, parler de
partenaire 1, Partenaire 2, Partenaire 3; Institution 1, Institution 2, Institution 3 etc..).
1. INFORMATIONS GENERALES SUR LE PROJET (2 PAGES)
1.1. Titre du projet
1.2. Domaine concerné
1.3. Résumé en Français et en Anglais
1.4. Site géographique
1.5. Durée
2. OBJECTIFS (1PAGE)
(Décrire de manière précise les objectifs généraux et les objectifs spécifiques du
projet)
3. JUSTIFICATIONS (2 PAGES)
3.1 Contexte
(Caractériser l’agro-système ou la filière concernée : structure, potentialités,
contraintes ; Analyser l’influence des factures climatique, politique, économique
et social sur les principales filières de la zone ; décrire les Programmes/Actions
de développement menés ou en cours dans la zone et analyser les difficultés
auxquelles elles sont confrontées.
3.2. Origine de la demande de recherche
(Décrire le processus d’identification et de formulation de la demande de recherche/développement ;
préciser le niveau d’implication des organisations de producteurs, des comités inter professionnels dans
ce processus).
3.3. Problématique
(Poser la problématique de Recherche/Développement ; rappeler l’ampleur
du problème : étendue géographique, populations concernées, importance
économique).
11
4. ETAT DES CONNAISSANCES (3 PAGES)
(Présenter les travaux menés ou en cours dans le domaine ; décrire les innovations
proposées pour satisfaire la demande exprimée ; souligner l’état d’élaboration de ces
innovations).
5. RESULTATS ATTENDUS (2 PAGES)
(Décrire les caractéristiques des technologies à mettre au point. Elles doivent être
cohérentes avec les objectifs spécifiques qui sont poursuivis).
6. BENEFICIAIRES ( 1 PAGE)
(Dire à qui peuvent bénéficier les résultats attendus et comment ?)
7. DESCRIPTION DES ACTIVITES DU PROJET (1PAGE)
(Identifier et décrire les activités de R/D qui peuvent être classées en deux types : (i)
activités opérationnelles, (ii) les activités de communication, de valorisation et de
formation).
8. METHODOLOGIE (1 PAGE)
(Donner de manière précise les démarches, méthodologies, approches scientifiques ainsi
que le matériel biologique (animal, végétal,…) et les instruments utilisés pour la
réalisation des travaux envisagés). Indiquer les dispositifs expérimentaux prévus, les
méthodes de collecte et d’analyse des données).
PARTIE IDENTIFIEE
9. INFORMATIONS SUR LES PARTENAIRES ET LES BENEFICIAIRES
(2 pages par partenaires/bénéficiaire)
(Pour chaque structure impliquée dans le projet, préciser les missions, activités, moyens,
mode de fonctionnement, points forts et points faibles).
10. STRATEGIES DE MISE EN ŒUVRE (5 PAGES)
(Préciser la répartition des tâches entre les différents partenaires/bénéficiaire et les
travaux en collaboration avec les utilisateurs (qui fait quoi ? où et comment ?)
11. PLANNING DES ACTIVITES (1 PAGE)
(Etablir le chronogramme des activités, y compris celles de valorisation)
12
12. CADRE LOGIQUE (2 PAGES)
Activité(s)
Indicateurs objectivement Moyens de
vérifiables
vérification
Conditions critiques /risques
Activité 1
Activité 2
Activité 3
Activité 4
…….
13. COMPOSITION DE L’EQUIPE DE RECHERCHE-DEVELOPPEMENT
(1PAGE)
(donner la liste des personnes impliquées dans l’exécution du projet et joindre les CV)
Prénom et Nom
Institution
Discipline
Diplôme (le plus élevé)
14. BUDGET (1 PAGE)
DESIGNATION DES POSTES
DE DEPENSE
I – FONCTIONNEMENT
Petit matériel agricole
Frais de voyage et de déplacement
Autres matériels et fournitures
Documentation et information
Services extérieurs
Entretien et réparation de véhicules
Carburant et lubrifiant
REPARTITION DU BUDGET
Partenaire 1
Partenaire 2
Partenaire 3
TOTAL
FCFA
13
II – PERSONNEL
Main-D’œuvre temporaire
Indemnités de déplacement
Autres
(structures sans
appui institutionnel)
III – INVESTISSEMENT
Matériel informatique
Mobilier et matériel de bureau
IV – FORMATIONS
V – VALORISATION DES RESULTATS
Sous-total
ST1
ST2
ST3
Coûts indirects (%)
A = % ST1
B = % ST2
C = % ST3
Sous-total
D = ST1 + A
E = ST2 + B
F = ST3 + C
BUDGET TOTAL
G=A+D
H=B+E
I=C+F
T=G+H+I
15. CONTREPARTIE DES DIFFERENTS PARTICIPANTS (2 PAGES)
(Indiquer la contribution apportée par chaque partenaire : personnel, locaux, parcelles expérimentales etc…)
16. REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES (2 PAGES)
14
FICHE VI – PLAN DE PRESENTATION DES RAPPORTS TECHNIQUES
Numéro de référence du contrat :
o
1. OBJECTIFS :
(veuillez préciser les objectifs généraux et les objectifs spécifiques du projet.
En particulier, on s’efforcera d’indiquer clairement les objectifs fixés, pour chaque activité, de manière
à faciliter le suivi scientifique et technique de l’exécution).
o
2. MATERIELS ET METHODES :
(Donner de manière claire et précise tous les éléments de la démarche scientifique et méthodologique
permettant de comprendre et de répéter les travaux menés dans les mêmes conditions).
Se référer à la description des travaux de recherche (formulaire de soumission) pour permettre une
appréciation des résultats obtenus.
o
3. RESULTATS :
(Veuillez indiquer, en termes quantitatifs et qualitatifs très concrets, les résultats obtenus pour chaque
activité menée. Veuillez à cet effet vous reférer aux résultats attendus affichés dans votre proposition
initiale et garder la même cohérence pour l’intitulé des activités et la répartition des tâches entre
institutions partenaires et/ou scientifiques d’une même équipe de recherche. Insister sur les aspects
valorisables en indiquant la forme de valorisation possible et les utilisateurs potentiels).
o
4. DISCUSSIONS / CONCLUSIONS :
(De la même manière que pour le point précédent, discuter les résultats obtenus par rapport aux
hypothèses de départ et aux travaux menés dans le domaine sur le plan national, régional et
international. Veuillez également donner les principales conclusions et les perspectives).
o
5. RELATIONS EXTERIEURES
(Mentionner les congrès, colloques, symposia, voyages d’études, sessions de formations et animations
scientifiques auxquels les membres de l’équipe de recherche ont participé dans le cadre du projet.
Indiquer aussi le nombre de stagiaires et d’étudiants encadrés, ainsi que leurs structures
d’appartenance). Dans le cas des projets de recherche appliqués et de recherche-développement, faire
‘etat des thèmes et des bénéficiaires des sessions de formation.
o
6. PUBLICATIONS / VALORISATION DES RESULTATS :
(Donner les références des publications effectuées par l’équipe à partir des travaux menés.
Distinguer : les projets de publications scientifiques dans des revues à comité de lecture, les
communications, fiches techniques, posters, films, rapports divers…)
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FICHE VII PLAN DE PRESENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS
GUICHET 2 : Financement à la demande du développement et de l’adoption des
Technologies
Numéro de référence
GUICHET NATIONAL 2
du contrat :
TITRE : (Intitulé du Projet de recherche)
PERIODE :
I – SUIVI DU BUDGET
RUBRIQUE
BUDGETAIRE
MONTANT
ALLOUE
REALISATIONS
SOLDE
TAUX DE
REALISATION
Coûts directs 1
Coûts indirects
Total
I – SUIVI DE LA TRESORERIE
MONTANT DE
L’ALIMENTATION
REFERENCES
CHEQUE
DATE
Le coordonnateur
Le comptable de l’Institution
De l’équipe de recherche de tutelle du coordonnateur
SOLDE
DE TRESORERIE (A
REPORTER)
Le responsable de l’Institution
de tutelle du coordonnateur
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FICHE VIII - PROCEDURE DE SELECTION ET D’EVALUATION DES
PROPOSITIONS DE RECHERCHE
Toutes les propositions reçues avant la limite de la clôture seront évaluées.
La DCCS contrôlera que les propositions satisfont à la totalité des critères d’éligibilité. Si un seul n’est
pas satisfait la proposition sera exclue.
Chacune des propositions éligibles est analysée individuellement par deux évaluateurs, désignés par le
Comité de Pilotage parmi les membres du CST pour faire un rapport conjoint avec commentaires et
note sur 100 points, à partir des six critères suivants :
- pertinence : sur 25 points (une note inférieure à 13/25 est éliminatoire)
- qualité scientifique et technique : sur 25 points
- impact : sur 15 points
- partenariat : sur 20 points
- gestion : sur 10 points
- budget : sur 5 points
Les rapports d’évaluation seront analysés par le Conseil Scientifique et Technique (CST) qui élaborera
un projet de liste de propositions classées par ordre de valeur. Le CST soumettra la liste des
propositions au Comité de Pilotage en vue de la décision de sélection. Le Comité de Pilotage
sélectionnera pour financement les propositions qui seront considérées comme les meilleures en
fonction du montant global alloué à cet appel à propositions.
A l’issue de la décision du Comité de Pilotage, la DCCS sera chargée de la négociation avec le
coordonnateur des propositions sélectionnées afin d’établir le contrat de subvention.
La DCCS a pouvoir de signer ce contrat avec le coordonnateur qui représente l’ensemble du
consortium.
Comme mentionné dans le chronogramme ci-dessous, le processus dans une année normale devrait
démarrer le 15 avril avec le lancement de l’appel à propositions et se clôturer en avril-mai de l’année
avec la signature des contrats.
Pour le premier appel, une règle exceptionnelle sera établie qui consiste à donner au CST le pouvoir de
définir les thèmes de l’appel et de faire la sélection des propositions à financer. En outre, à titre
exceptionnel ce premier appel qui sera lancé dès que possible, ne sera ouvert que pendant un à deux
mois au lieu des quatre de la règle générale.
8. Critères d’évaluation des propositions
Trois niveaux de critères seront appliqués dans le processus d’évaluation des propositions soumises au
Guichet national 2 : les critères généraux d’éligibilité, les critères techniques et les critères financiers.
8-1 Critères généraux
a) Prise en compte de la filière fruits et légumes et des autres filières jugées prioritaires.
Toute proposition doit obligatoirement être en relation avec la filière fruits et légumes ou les
autres filières jugées prioritaires et avec les thématiques identifiées dans l’appel à proposition.
b) participation d’un partenariat inter-institutionnel
Chaque proposition doit démontrer un partenariat tant dans sa préparation que dans sa mise en
œuvre. Elle doit comprendre aussi obligatoirement la participation d’au moins deux types
d’acteurs différents (chercheurs, ONG, OP, Secteur privé, Universités…) dont obligatoirement
une institution nationale de recherches agricoles d’un pays de la sous-région. Le consortium peut
aussi inclure des chercheurs des CIRA et des IRA si besoin. Seuls les acteurs d’institution de la
sous-région sont éligibles en tant que proposant principal ou coordonnateur. Une attention
particulière sera accordée aux propositions incluant une composante formation afin de renforcer
les équipes qui apparaissent les plus faibles dans le projet.
c) identification du coordinateur et du consortium du projet
Les documents de la proposition doivent clairement spécifier quelle est l’entité qui sera
coordonnateur du projet et celles qui seront ses partenaires dans la mise en œuvre. La
proposition doit comporter une fiche d’identification avec les noms et les institutions de tous les
participants, spécifiant l’expertise et l’expérience de chacun des acteurs. L’absence de ces
documents rendrait la proposition inéligible.
d) durée du projet et montant financier
La durée des projets soumis au Guichet 2 sera de minimum 1 an et maximum 2 ans.
Le montant alloué à chaque projet sera compris entre un minimum de 20 000 000 FCFA et un
maximum de 40 000 000 FCFA en fonction de la nature de la recherche proposée et du nombre
de partenaires.
e) engagement des partenaires
Les propositions doivent indiquer clairement les ressources humaines, financières et en matériels
qui seront fournies par les différentes équipes impliquées dans le projet, étant entendu que le
projet vise à donner, une valeur ajoutée aux travaux réalisés par chacune des équipes au plan
national. La proposition doit inclure les engagements signés de la part de chacun des participants
indiquant clairement les ressources mobilisées.
f) conformité avec les règles de présentation des projets
Les propositions doivent respecter les procédures indiquées dans l’appel à propositions et dans le
manuel. Tout document manquant justifiera le rejet de la proposition.
19
8-2 Critères techniques
Tous les projets ayant satisfait aux critères d’éligibilité seront évalués à partir des critères techniques afin
de déterminer la pertinence et la faisabilité globale du projet. Les critères utilisés seront regroupés en
différents domaines :
a)
qualité scientifique et technique
Les objectifs de la proposition doivent montrer clairement comment ils répondent à une
priorité définie dans l’appel à proposition. A ce titre, la proposition doit présenter une stratégie
innovatrice et cohérente. La problématique doit montrer comment ce projet répond à la
demande des utilisateurs. Les hypothèses de recherche doivent être clairement définies et la
méthodologie pour les vérifier, rationnellement structurée. Le calendrier doit être réaliste et les
indicateurs de résultat et d’impact doivent être clairement définis. Les proposants doivent aussi
démontrer leur niveau de connaissance du sujet par la citation d’une bibliographie succincte et
pertinente. La proposition de recherche doit également faire apparaître le processus de
valorisation des résultats (productions scientifiques, adoption des technologies).
b) diffusion et valorisation des résultats
Les propositions doivent expliquer clairement les modalités envisagées pour la diffusion et la
valorisation des résultats obtenus pendant le projet.
c)
qualité du partenariat
Au delà du nombre de partenaires, il s’agit d’évaluer la qualité du partenariat de la proposition
au niveau national et /ou sous-régional. Les évaluateurs devront donc apprécier :
- Le processus participatif mis en œuvre dans l’élaboration du projet
- La composition du consortium et notamment la diversité de ses composantes,
- La complémentarité et la qualité de l’interaction des différentes composantes du
consortium.
d)
capacité de gestion financière et institutionnelle
Il s’agit ici d’évaluer la capacité de gestion des différentes équipes :
i) la valeur intrinsèque des équipes (formation, expérience dans le domaine de
recherche visé…) ;
ii) la capacité du coordonnateur à gérer un projet (gestion technique, administrative
et financière) et animer une équipe de l’envergure du projet et sa capacité à conduire
une coopération nationale, trans-nationale et inter-institutionnelle Sud-Sud.
e) impact social économique et financier
L’évaluation sociale portera sur les possible effets du projet sur l’emploi, et sur les revenus et
plus généralement l’amélioration du bien être social des groupes cibles. Le projet devrait
favoriser la participation la plus large des différents acteurs avec une attention particulière
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accordée au genre. Le projet devrait aussi mentionner les possibles impacts négatifs potentiels
sur d’autres groupes que les groupes cibles.
Les résultats attendus des projets doivent aussi contribuer à l’accroissement de la productivité,
à l’amélioration de la production en quantité et en qualité, et au développement économique
national et de la sous-région. La mise en évidence dans les projets du potentiel d’adoption des
résultats et de la possibilité d’auto vulgarisation des résultats par effet de tâche d’huile, sera
d’un grand poids dans l’appréciation de la pertinence.
f) impact environnemental
Les évaluateurs doivent s’assurer que la mise en œuvre du projet et mieux, l’application des
résultats attendus ne constituent pas un problème pour l’environnement et particulièrement
pour la préservation des ressources naturelles. A cet effet, les projets doivent obligatoirement
comporter un indicateur vérifiable de l’impact sur l’environnement.
8-3Critères financiers
Un budget doit être présenté clairement. Son montant doit être justifié par rapport aux actions envisagées
dans la proposition.
Il doit aussi faire apparaître la partie demandée au Guichet 2 et la partie qui sera fournie par les différents
acteurs.
Les dépenses éligibles sont celles liées aux coûts directs des activités de recherche à savoir :
La main d’œuvre occasionnelle ;
Les frais de déplacement (transport et perdiem) ;
Les frais de documentation, d’analyse de laboratoire, d’analyse bio métrique et
d’autres appuis fournis par une autre institution;
Les intrants agricoles et le petit équipement agricole ;
Les produits et petits équipements de laboratoire ;
L’équipement informatique et de télécommunication ;
Les pièces de rechange de véhicules et motos ;
Les frais d’entretien/réparation de véhicules et motos ;
Les frais de carburant et lubrifiant ;
Le mobilier et matériel de bureau ;
Les coûts de formation, de réunions et d’ateliers,
Les frais de maintenance des équipements et infrastructures mis à la disposition
du projet ;
Les frais de dissémination et valorisation des résultats (ateliers, publications
etc…).
Il importe de préciser que les fonds alloués ne sauraient couvrir ni le fonctionnement
normal des institutions hôtes, ni le salaire des chercheurs, ni les gros investissements
(véhicules, construction…)
21
9. Préparation et établissement des contrats
Comme indiqué ci-dessus c’est la DCCS qui est chargée de la négociation et de la signature des contrats
dont les éléments constitutifs à titre indicatif sont :
L’objet du contrat ;
Les produits attendus du contrat que sont les rapports d’avancement (techniques et financiers), le
rapport final, les publications, les formations réalisées, les ateliers de diffusion des résultats au profit
des utilisateurs etc.. ;
La durée du contrat ;
Le montant alloué à chacun des partenaires associés dans le contrat
Le droit de propriété des résultats ;
Les échéances de décaissement des fonds ;
Les obligations de la DCCS (décaissement à temps des fonds…);
Les obligations des bénéficiaires du fonds et du coordonnateur en particulier la production des
rapports techniques et financiers…;
Les obligations particulières de l’institution hôte (mise à disposition des infrastructures et
équipements, gestion transparente des fonds alloués) ;
Sous réserve des cas de force majeure, les pénalités applicables en cas de défaillance des
bénéficiaires sont, en fonction de la gravité : la suspension du financement, l’arrêt du contrat et la
décision de non-éligibilité des défaillants à d’autres cycles d’appel d’offre.
Parmi les éléments de contrat proposés ci-dessus, il importe d’insister sur quelques-uns uns,
notamment la clarification des responsabilités des parties contractantes, les modalités de décaissement
des fonds alloués, les cas de forces majeures et les rapports :
9-1. Clarification des responsabilités des parties contractantes
Les signataires du contrat sont la DCCS, le coordonnateur du projet et le responsable de l’institution à
laquelle appartient le coordonnateur. Ils sont entièrement responsables de la bonne gestion des projets,
condition indispensable pour une plus grande adhésion des contributeurs et pour la durabilité de ce
mécanisme de financement.
La DCCS doit veiller au respect des échéances de décaissement des fonds, qui conditionne la mise
en œuvre et l’exécution normale du projet. Il doit exploiter en temps réel les rapports provenant des
coordonnateurs en vue d’assurer le suivi régulier du projet. Il a la responsabilité de diligenter les
évaluations et les audits externes et en conséquence, de mettre en place les équipes d’évaluateurs en
veillant scrupuleusement à leur profil.
Le coordonnateur a la responsabilité globale de la gestion du projet. En sa qualité de chef de projet,
il doit rester en contact permanent avec les autres membres du consortium pour :
o veiller à l’exécution correcte et dans les délais prévus, des opérations de recherche et
o Collecter les informations nécessaires à la production des rapports techniques et financiers.
Il doit prendre les dispositions nécessaires pour faciliter le travail des auditeurs et des évaluateurs.
C’est à lui qu’incombe la charge de produire les rapports d’étape et le rapport de fin de projet.
Le responsable de l’institution du coordonnateur s’est engagé par document écrit à mettre les
facilités locales à la disposition du projet et à assurer son bon fonctionnement. Dans le cadre de cet
engagement, il a en particulier la responsabilité :
o de la mobilisation des fonds alloués au projet ;
o de la mobilisation de la contre partie ;
o de la gestion financière du projet ;
o de l’allocation des fonds aux institutions associées.
o des rapports financiers en relation avec le coordonnateur.
22
La relation entre l’institution du coordonnateur et les autres institutions partenaires peuvent être définie à
l’aide de ce contrat à établir entre eux.
9-2. Modalités de décaissement des fonds alloués
Le financement sera versé à raison de 30% dès la notification de l’approbation du programme
d’exécution technique et financière. Les autres décaissements de fonds seront fonction des rapports
techniques et financiers produits et approuvés.
Après la signature du contrat, l’institution signataire adresse à la DCCS une requête couvrant la totalité
du coût des équipements.
9-3. Forces majeures
Les cas de force évoqués dans les éléments constitutifs du contrat sont des cas hors de maîtrise des
institutions bénéficiaires. Il s’agit notamment des cas de guerre, de calamités naturelles, d’incendie,
pouvant entraver l’exécution normale du projet.
Ces cas peuvent donner lieu à une suspension du financement ou au plus à un arrêt du contrat mais non à
une décision de non-éligibilité des institutions concernées aux prochains appels.
9-4. Rapports
Le contractant principal devra accuser réception des premiers fonds débloqués par la DCCS. La date
d’envoi de la première avance par la DCCS constitue la date de démarrage des activités du projet. Trois
types de rapports sont exigés pour la bonne gestion du projet. Le rapport de démarrage, les rapports
d’avancement, et le rapport de fin de projet.
Rapport de démarrage
Ce rapport qui est adressé par le coordonnateur du projet à la DCCS trois (03) mois après l’envoi de la
première tranche de fonds, permet de rendre compte du démarrage effectif du projet et de décrire les
conditions de ce démarrage.
Rapports d’avancement
Les rapports d’avancement permettent d’assurer le suivi constant de l’exécution du projet. Ils sont
adressés tous les 6 mois à la DCCS par le coordonnateur du projet avec le visa du responsable de
l’institution signataire. Ce rapport comporte un volet technique établi par le coordonnateur à partir des
éléments fournis par les équipes du consortium et un volet financier établi par le gestionnaire de
l’institution signataire du contrat en relation avec le coordonnateur. La clarté du volet financier
conditionne le décaissement des fonds pour le semestre suivant.
Rapport de fin de projet
Le rapport final porte sur l’exécution de l’ensemble du projet et du budget. Il est établi sous la
responsabilité du coordonnateur et doit parvenir à la DCCS au plus tard un mois après la fin de la période
d’exécution prévue dans le document de projet.
Dans tous les trois cas, le coordonnateur devra établir un échéancier lui permettant de collecter les
éléments provenant des institutions associées afin de préparer et d’envoyer des rapports consolidés dans
les délais prévus.
23
10. Procédure de suivi-évaluation
La DCCS a besoin de contrôler l’efficience du Guichet national 2 par l’évaluation des projets.
Chaque proposition doit mentionner un plan de suivi-évaluation avec le budget nécessaire qui ne peut
dépasser 7 % du montant total de la proposition. Ce suivi-évaluation consistera à entreprendre des
analyses, des études de cas ou autre approche afin de mesurer le degré de réalisation par rapport aux
indicateurs mentionnés dans la proposition.
La DCCS évaluera les résultats du projet de recherche à l’issue de l’exécution du projet. Ce travail se
fera tout d’abord à partir de l’analyse du rapport final qui devra indiquer le degré de réalisation des
objectifs. En outre, la DCCS pourra ordonner des évaluations externes de certains projets en utilisant les
services de consultants indépendants.
L’ensemble de ces résultats d’évaluation seront consignés dans une banque de données gérée par la
DCCS. Cette banque de données servira de référence pour l’évaluation de la capacité institutionnelle de
la DCCS à gérer ce Fonds et servira aussi de source d’information sur la recherche et le transfert de
technologie dans le pays.
24
ANNEXES
25
ANNEXE I. Guide pour l’élaboration des Propositions
Les éléments constitutifs de la proposition de recherche sont regroupés ici en trois parties. La première
partie relative à l’identification de projet et des proposants est intitulée informations générales, la
deuxième partie est relative à la formulation du projet et la troisième aux moyens nécessaires.
Ces trois parties doivent obligatoirement être remplies car elles constituent la proposition. Toute partie
non remplie rendra la proposition non éligible.
Informations générales
Cette partie comporte :
La fiche d’identification du projet (Voir Fiche 1 ci-dessus 1 page)
Cette fiche permet d’afficher en une page, les composantes essentielles du projet, à savoir : le titre (sur
une ligne au maximum et libellé de façon à refléter clairement les objectifs du projet), le thème dans
lequel s’inscrit le projet parmi ceux retenus pour cet appel d’offre, le nom du coordonnateur, les noms et
pays des institutions participantes (en commençant par le proposant principal), le coût, la durée et un bref
résumé du contenu du projet (le résumé doit être le plus concis possible et resté dans la limite des 300
mots).
La fiche d’identification des différents participants (Voir Fiche 2 ci-dessus)
Elle permet de présenter les institutions afin de connaître leur potentiel scientifique et institutionnel. Elle
comporte : le nom, la nature (INRA3, CNRA4, Université ou faculté des sciences agricoles, secteur privé,
ONG…) et l‘adresse de l’institution, le nom et la qualification du responsable de l’institution, le nombre
de chercheurs dont dispose l’institution (nationaux et expatriés), la proportion de chercheurs seniors, les
partenariats scientifiques (avec d’autres institutions de recherche, en citer trois parmi les plus
importantes) et techniques (avec des projets et institutions de développement, des ONGs, des OPs… en
citer cinq parmi les plus importants), le budget global annuel géré par l’institution (subvention nationale,
conventions, projets, ressources propres par la vente des produits de la recherche et par les prestations de
services…), le nom et la qualification du responsable de la gestion financière, les outils de gestion.
L’engagement des signataires du projet ( Voir Fiche 3 ci-dessus 1 page )
Trois personnalités sont appelées à engager leur responsabilité pour la bonne exécution du projet. Il
s’agit du :
o
Coordonnateur du projet (engagement par rapport à l’exécution du projet dans les délais prévus,
à la production des rapports selon le canevas et l’échéancier définis, à la transparence dans
l’usage à faire des résultats…) ;
o
Responsable de l’institution du coordonnateur (engagement par rapport à la mise à disposition
des infrastructures et équipements de l’institution, à la prise en charge des dépenses nonéligibles au Fonds compétitif, à la gestion financière) qui représente l'ensemble des institutions
du consortium.
L’engagement de ces deux premiers intervient dès la soumission de la proposition.
INRA 3 : institut national de recherche agricole
CNRA 4 : centre national de recherche agricole
26
o
La DCCS qui, après la sélection, s’engage à assurer les décaissements réguliers, à faciliter la
concertation entre les participants au projet et à respecter les clauses du contrat relatives au droit
de propriété intellectuelle sur les résultats.
La fiche d’identification du coordonnateur du projet ( Voir Fiche 4 ci-dessus 3 à 4 pages)
Elle donne, de la manière la plus détaillée possible, toutes les informations permettant d’apprécier la
capacité du coordonnateur à jouer son rôle central dans le projet et comporte les parties suivantes :
o
L’identité de l’intéressé (titre, nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, station
d’attache, adresse, téléphone, fax, adresse électronique) ;
o
Pourcentage de temps consacré à la recherche, à la vulgarisation, à la production, à
l’enseignement, à l’administration et autres occupations (à préciser) ;
o
Son parcours et son expérience professionnels en commençant par la position et les expériences
les plus récentes. Les recherches menées en partenariat doivent apparaître avec les noms des
institutions partenaires et des principaux chercheurs ; celles relatives au thème ou au sujet de
recherche visé dans le projet doivent être mentionnées, qu’elles soient achevées ou en cours.
o
Sa formation et ses qualifications (prendre en compte uniquement les formations et diplômes
universitaires, de même que les stages les plus importants en commençant par les plus récents) ;
o
Ses publications. Il s’agit des principales publications parmi les plus récentes et notamment celles
relatives au domaine, thème et sujet de recherche visés dans le projet.
La fiche d’identification des chercheurs associés (1 page)
Les informations contenues dans cette fiche sont moins détaillées que celles du coordonnateur et ne
portent que sur l’identité et les qualifications des chercheurs associés .
Contenu scientifique et technique
Le contenu S&T de la proposition doit être présenté selon la structure suivante:
Contexte (2 pages)
Le contexte mettra en évidence, grâce à une bonne revue bibliographique, les travaux antérieurs réalisés
dans le domaine visé, le lien avec les activités de recherche prévues dans le projet et surtout le souci
d’éviter le double emploi. Le contexte devra également montrer le potentiel de recherche régionale et les
expériences de coopération réussies et qui justifient en partie le montage de partenariat proposé.
Problématique (1 page)
La problématique, en mettant clairement en évidence la nature de la contrainte à lever, doit montrer
comment ce projet répond à la demande des utilisateurs, en quoi la demande est régionale et pourquoi
la réponse à cette demande doit se faire par la recherche et surtout par la recherche régionale.
27
Bénéficiaires (1 page)
Il faut énumérer toutes les catégories de bénéficiaires des résultats du projet (producteurs, petites et
moyennes entreprises de transformation ou de commercialisation, industriels, consommateurs…) et
préciser dans quelle mesure ces résultats peuvent faire leur promotion au niveau régional.
Objectifs et résultats attendus (2 à 3 pages)
Dans cette partie déterminante du projet, on doit formuler avec précision les objectifs de développement
qui sont des objectifs globaux (2 au maximum) et des objectifs spécifiques (4 au maximum) découlant
des contraintes ayant motivé la demande de recherche.
Les résultats attendus doivent être logiquement en rapport avec les objectifs spécifiques. Ils sont
formulés en terme de connaissances à développer, de technologies à mettre au point, de formation à
acquérir, de capacité institutionnelle à renforcer, de partenariat à développer…
Description des activités du projet (4 à 5 pages)
Les activités doivent permettre d’atteindre un résultat donné. Elles sont donc décrites en liaison directe
avec les résultats attendus. Il s’agit des activités de recherche et de formation, mais aussi des activités de
suivi-évaluation et des activités de valorisation des résultats obtenus (publication, diffusion des résultats
par des canaux appropriés).
Méthodologie et plan de recherche (1 à 2 pages)
Les activités regroupées en composantes cohérentes, sont conduites suivant une méthodologie
rationnellement structurée, et décrite avec clarté. Il s’agit notamment :
o
o
o
o
Du dispositif expérimental et des observations à faire pour les recherches en laboratoire et au
champ (station et milieu réel) ;
Des méthodes d’échantillonnage, de choix des sites et d’établissement des questionnaires pour les
enquêtes ;
Des méthodes de dépouillement et d’analyse des données ;
Des approches de transfert des résultats aux utilisateurs…
Les partenariats (1 à 2 pages au maximum + un tableau expliquant les relations entre les
partenaires)
Le document doit être assez explicite sur les types de partenariats que veut promouvoir le projet :
o
o
Partenariat entre différentes catégories d'acteurs (chercheurs, ONG, OP, secteur privé…) ;
Partenariat régional et éventuellement international
Dans cette partie la complémentarité entre les différentes équipes et les modalités de coopération
entre elles doivent être clairement présentée.
Chronogramme des activités (Fiche I-a : 1 à 2 pages)
Le chronogramme doit être présenté de manière à avoir une planification rigoureuse des activités par
mois ou par trimestre sur toute la période que couvre le projet.
Diffusion et valorisation des résultats
Un plan de diffusion et de valorisation des résultats doit être présenté de façon concrète et réaliste
28
Les Moyens
Moyens nécessaires au projet
La description des moyens nécessaires à la réalisation du projet facilitera l’élaboration du budget. Il
s’agit des moyens :
o
o
o
humains : chercheurs, techniciens et personnel de soutien ;
physiques : infrastructures et équipement ;
financiers pour les déplacements, le payement du personnel occasionnel, l’achat de petits
équipements et de consommables…
Moyens déjà disponibles
La disponibilité de certains de ces moyens, conditionne l’octroi du fonds. C’est pourquoi il est nécessaire
de les répertorier au niveau des institutions hôtes. Ces moyens constituent, logiquement la contrepartie
fournie par ces institutions et consistent notamment en personnel permanent et équipement utilisables par
le projet.
Budget (fiche I-b )
Le budget fera apparaître le coût total du projet et la demande au Fonds Compétitif. Pour rappel les
seules rubriques éligibles sur FC sont :
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
L'équipement (petits équipements agricoles, équipements informatiques et de télécommunication,
petit équipement de laboratoire) ;
Les intrants agricoles et produits de laboratoire ;
La maintenance des infrastructures et équipements utilisés par le projet ;
La main d’œuvre occasionnelle ;
Les transport et déplacements (perdiem) ;
Les pièces de rechange de véhicules et motos ;
Les frais d’entretien/réparation de véhicules et motos ;
Les frais de carburant et lubrifiant ;
Le mobilier et matériel de bureau ;
La documentation ;
Les analyses de laboratoire, analyses biométrique et autres services fournis par une institution
tiers ;
L'édition (rapports et publications) ;
Les ateliers, les séminaires et la formation ;
Plan de décaissement des fonds alloués
Le plan de décaissement précisera le montant à débloquer au démarrage, périodiquement et à la fin du
projet. Une avance de 30% sera octroyée dès la notification de l’approbation du programme d’exécution
technique et financière. Les autres décaissements de fonds seront fonction des rapports techniques et
financiers produits et approuvés.
Cadre logique (fiche I-c : 2-3 pages)
Le cadre logique est formulé sous forme d’un tableau synoptique présentant les indicateurs
objectivement vérifiables d’atteinte des résultats et/ou de réalisation des activités, de même que les
sources de vérification.
Références bibliographiques (1 page)
Il s’agit de la bibliographie relative aux travaux les plus importants effectués sur le thème ou le sujet de
recherche ces dernières années qui permet de mesurer le degré de connaissances et d’information des
proposants sur le sujet.
Fiche I-a : Chronogramme des activités
Années et Trimestres
Année 1
1
Activité 1
Activité 2
Activité 3
Activité 4
Activité 5
Activité 6
2
Année 2
3
4
1
2
3
4
Fiche I-b : Budget
1°) par année
Lignes budgétaires
Année 1
T*
FC*
Année 2
T
FC
Année 3
T
FC
Total
T
FC
Personnel
MO permanente
M-O occasionnelle
Déplacement
Fonctionnement
Intrants agricoles
Produits de laboratoire
Autres consommables
Analyses de laboratoire
Analyses biométrique
Documentation/ Edition
Poste et télécommunication
Autres services consommés
Transport
Carburant et lubrifiant
Entretien et réparation
Equipement
Equipements agricoles
//
de laboratoire
//
informatiques
// de télécommunication
Equipement existant
Formation
Séminaires/ateliers
Stages de courte durée
Formations
0
0
0
0
31
Valorisation
Publications
Ateliers de diffusion
Total
2°) Par institutions
(même format et mêmes lignes budgétaires)
* T = coût total (participation de l’institution + FC)
* FC = Fonds compétitif
Fiche I-c : Cadre logique
Résultats
Résultat 1 :
Objectif spécifique 1
Activités
Activités 1 :
Activités 2 :
Activités 3 :
Résultat 2:
Activités 1 :
Activités 2 :
o Objectif spécifique 2 Résultat 1 :
Activités 1 :
Activités 2 :
Activités 3 :
Activités 4 :
Indicateurs
objectivement
vérifiables
Sources de
vérification
Principales
Hypothèses
34
ANNEXE II. FORMULAIRE D'ACCUSE DE RECEPTION
Numéro / code :
Références de l’appel d’offre
Année de lancement :
Thème choisi :
Titre du projet:
Proposition
Zone de couverture :
(citer pays abritant le site principal et les sites secondaires)
Durée :
Références
principal
du
proposant Institution :
Coût :
Adresse :
Pays :
Dépôt de dossier
Date:
Signature :
(responsable institution proposant
principal)
Accusé de réception
(partie à remplir par la DCCS et Date:
photocopie de la fiche à retourner
au proposant principal)
Signature :
Numéro de dossier :
(attribué dans l’ordre de réception des dossiers)
35
ANNEXE III. FORMULAIRES DE REQUETES FINANCIERES
Fiche III- a : Requête pour l’obtention de la première avance du financement
(à formuler dès la notification de la sélection du dossier par la DCCS)
N° dossier / contrat :
Titre du projet :
Coordonnateur :
Nom et adresse de l’institution :
Total fonds alloués (FCFA) …………………..
Prévision des dépenses pour la 1ère période (3 premiers trimestres de l’année 1)
Lignes
Budgétaires
Trimestre 2
Bancaire :
Adresse à laquelle les fonds sont transférés
Postale :
Autre :
Date :
Signature :
le Coordonnateur
le Responsable de l’institution
36
Fiche III-b : Requête pour l’obtention d’avances semestrielles
N° dossier / N° contrat :
Titre du projet :
Coordonnateur :
Nom et adresse de l’institution :
Total fonds alloués (FCFA) …………………..
Reliquat avant la requête (FCFA)……………..
Prévision des dépenses pour la 2ème période1 (2ème semestre de l’année 1)
Lignes budgétaires
Trimestre 3
Trimestre 4
Total
Avance totale demandée
(FCFA)
Bancaire :
Adresse à laquelle les fonds sont transférés
Postale :
Autre :
Date :
Signature :
1
le coordonnateur
le responsable de l’institution
: la 3ème période correspond au premier semestre de l’année 2
la 4ème période correspond au deuxième semestre de l’année 2
la 5ème période correspond au premier semestre de l’année 3
la 6ème période correspond au deuxième semestre de l’année 3, dernière année du projet. La requête
couvre le dernier reliquat et n’est formulée qu’au dépôt du rapport final.
37
ANNEXE IV. RAPPORTS
Fiche IV-a : Canevas du rapport financier
N° dossier / contrat :
Titre du projet :
Coordonnateur :
Nom et adresse de l’institution :
Total fonds alloués (FCFA) …………………..
Reliquat au dernier rapport (FCFA) …………………..
Rapport financier du 1er semestre de l’année 1(2)
Lignes budgétaires
Trimestre 1
Trimestre 2
Dépenses totales dans la
période (FCFA)
Cumulé des dépenses à
ce jour
Reliquat par rapport
aux fonds alloués.
Date :
Signature :
le coordonnateur
2
le gestionnaire de l’institution
les rapports suivants seront intitulés :
1. rapport financier du 2ème semestre de l’année 1
2. rapport financier du 1er semestre de l’année 2
3. rapport financier du 2ème semestre de l’année 2
le responsable de l’institution
Total
38
Fiche IV-b : Guide pour l’élaboration des rapports techniques
Deux types de rapports sont prévus dans le cadre de la gestion des projets soumis à la DCCS. Quelle que
soit leur nature, ils comportent deux parties : une partie relative à l’identification du projet avec le
numéro de dossier ou de contrat, le titre du projet, la durée, la date de démarrage, le nom du
coordonnateur et les références de son institution ; et une partie concernant le rapport proprement dit.
39
Fiche IV-b1 : Guide pour l’élaboration des rapports d'avancement
N° dossier / contrat :
Titre du projet :
Date de démarrage :
Durée du projet :
Coordonnateur :
Nom et adresse de l’institution :
Rapport couvrant l’exercice du ….. / au …..
Sa composition se présente comme suit :
1. Introduction
La plus brève possible, elle décrit les conditions générales d’exécution du projet pour la période couverte
par le rapport, et la tendance progressive ou régressive de la réalisation des activités.
2. Objectifs du projet
Rappeler les objectifs globaux et spécifiques du projet. Insister sur les objectifs spécifiques en relation
avec les activités programmées pour la période couverte par le rapport.
3. matériel et méthode
Décrire brièvement la démarche scientifique utilisée pour les travaux de recherche, de même que les
moyens matériels mis en œuvre.
4. Exécution technique du projet
Il s’agit de décrire l’exécution des activités par rapport au chronogramme établi et d’insister sur les
évolutions constatées par rapport au début du projet ou par rapport à l’exercice précédent, la résolution
des difficultés apparues précédemment et les progrès enregistrés.
5. Résultats
Par rapport aux résultats attendus, le rapport annuel devra préciser ceux obtenus et les quantifier. Il s’agit
de développer de façon détaillée les résultats obtenus liés à la mise au point de technologies, à la
production de connaissances, à la formation…, ainsi que ceux concernant la valorisation.
6. Partenariats
Au-delà des aspects communicationnels, ce chapitre doit mettre en relief les efforts de construction et/ou
de renforcement des partenariats prévus dans le projet, notamment en terme de participation des entités
impliquées, de leur complémentarité, de partage ou de mise en commun des ressources expériences...
7. Administration et gestion financière du projet (voir rapport d’avancement)
Il sera annexé au rapport annuel, un rapport financier établi sur le modèle de la fiche IV.a et couvrant la
période du rapport.
40
Fiche IV-b2 : Guide pour l’élaboration du rapport final
Le rapport final suit le même schéma que le rapport annuel, mais les chapitres comportent plus de détails,
car il porte sur l’ensemble du projet. Deux nouveaux chapitres apparaissent dans le rapport final. Ils
sont consacrés respectivement à :
8. La discussion des résultats
Ce chapitre permet de caractériser les résultats par rapport aux objectifs du projet et d’analyser les
prochaines étapes en termes de valorisation des résultats et d’approfondissement des connaissances.
9. La valorisation des résultats
Les publications scientifiques faites dans le cadre du projet ou en préparation seront mentionnées. Les
actions de vulgarisation entreprises et programmées seront également mentionnées dans ce chapitre.
(Joindre la liste des publications, fiches techniques et autres supports de valorisation produits dans le
cadre du projet).
41
ANNEXE V. EVALUATION
Fiche a. Formulaire d’évaluation phase 1 (Eligibilité)
Cette phase de l’évaluation est réalisée par la DCCS
1. - Réception avant clôture
oui – non
(Si non préciser la date de réception)
2. Le thème de la proposition est en conformité avec le thème de
l’appel à proposition
oui – non
(Si non explique pourquoi)
3. La dimension régionale de la proposition est respectée (3 pays
de la sous région représentée)
oui - non
(Si non explique)
4. Présence de deux catégories d’acteurs au moins avec au moins
un utilisateur de résultat de recherche (les différentes
catégories d’acteurs sont les centres nationaux les IRA
les universités, les ONG, les OP, le secteur privé)
- La proposition est éligible
(Si 1 critère parmi les 4 n’est pas rempli la réponse est non)
oui – non
oui – non
42
Fiche b: Formulaire d’évaluation phase 2 (évaluation scientifique et technique)
L’évaluation est faite par des évaluateurs (au minimum 2 pour chaque proposition), nommés par le CP
pour chaque proposition et qui travaillent :
-
dans un premier temps individuellement
dans un deuxième temps en groupe pour établir le rapport d’évaluation conjoint du groupe, avec
commentaires et notation.
Seul ce dernier rapport sera retenu dans le processus de sélection, les rapports individuels ne servant que
d’outils pour la discussion au niveau de panel.
Le contenu de formulaire d’évaluation à utiliser est le même au niveau individuel et au niveau de panel.
La seule différence est dans le titre du rapport et dans le fait que le rapport du panel doit être daté et signé
par chacun des évaluateurs du panel.
L’évaluation sera réalisée à partir des cinq groupes de critère mentionnés dans le Manuel du Fonds
compétitif et décrits ci-dessous.
Toute proposition obtenant une note inférieure à 13/25 dans le domaine de la pertinence sera éliminée
Fiche d’évaluation individuelle et conjointe.
1. Pertinence
-
Identification des problèmes à résoudre
Nature de la demande
Importance nationale
Importance régionale
25
10
5
5
5
2. Qualité scientifique et technique
-
Clarté des objectifs
Etat des connaissances sur le sujet
Faisabilité de la méthodologie proposée
Clarté et réalisme de plan de travail
Méthodes de diffusion et valorisation des résultats
25
6
4
6
5
4
3. Impact
-
Environnement
Social5
Economique6
Financier7
15
7
4
3
1
5
Impact social : Créatiom d’emplois, renforcement de capacité, sécurité alimentaire et nutritionnelle, équité sociale, réduction
des conflits.
6
7
Impact économique : am’elioration des revenus, création et accès au marché, amélioration de la compétitivité.
Impact environnemental : Conservation des eaux, couvert végétal et sols, protection et am’elioration de l’environnement, lutte
contre les nuisances et pollutions.
43
4. Partenariat
-
Diversité du partenariat
Dimension nationale et régionale
Compétence et complémentarité de l’équipe
20
7
7
6
5. Gestion
-
Capacité de gestion technique
Capacité de gestion financière
10
4
6
6. Budget
-
Réalisme du budget
Equilibre entre partenaires / contributions
5
3
2
44
ANNEXE VI - DECISION ATTRIBIUTIVE
____________________________________________________________________________________
MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
Guchet national 2 : « Financement à la demande du développement et de l’adoption des technologies »
NOTIFICATION A LA DECISION ATTRIBUTIVE DE LA SUBVENTION No : PPAAO –
LE COMITE DE PILOTAGE DU PPAAO
VU le document de projet ;
VU le décret portant composition et nomination des membres du Comité de pilotage du PPAAO ;
Vu le manuel des procédures administratives, fiancières et comptables du PPAAO fixant les règles
d’organisation, de fonctionnement et d’attributions des subventions du Guichet national 2 ;
VU l’avis du CST du Guichet national 2 stipulé en son procès-verbal en date du………………….
Vu le procès-verbal du Comité de Pilotage en date du………………………………………………
45
DECIDE
Article Premier : Objet de la subvention
A la demande de (Nom de l’institution de tutelle du coordonnateur du projet) en date du……
Le PPAAO apporte son concours pour l’exécution du projet de recherche no (numéro de référence),
intitulé : (Titre complet du projet de recherche) et dont les caractéristiques techniques et financières sont
précisées dans ladite requête.
Article 2 : Montant, nature et modalités de la subvention
Sur la base des estimations fournies par le (les) bénéficiaire (s) à l’appui de sa (leur) demande, le
concours du PPAAO est fixé à un montant total de (en chiffres et en lettres) FCFA, réparti entre les
différents partenaires comme suit……………………………….
Article 3 : Conditions particulières
Les conditions particulières de l’attribution sont, le cas échéant, décrites ci-après :
Le Président
du Comité de Pilotage du PPAAO
46
ANNEXE VII - INVITATION A LA NEGOTIATION DE CONTRAT
____________________________________________________________________________________
MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
----------------------------------------------------------------------------------Guchet national 2 : « Financement à la demande du développement et de l’adoption des technologies »
Le comité de pilotage du PPAAO, après étude des propositions qui lui sont parvenues, a la plaisir de
vous informer que votre projet no (numéro de référence attribué par la DCCS), intitulé (Titre du projet
de recherche) a été retenu.
Pour nous permettre de finaliser le contrat, en tenant compte du rapport d’évaluation ci-joint, vous
voudrez bien vous rapprocher de la Direction de la Coordination et du Contrôle Scientifique, dans les
meilleurs délais, pour entamer la phase de négotiation.
Le Directeur de la Coordination
et du Contrôle Scientifique
47
ANNEXE VIII – CONTRAT ENTRE LE GUICHET NATIONAL 2 ET LES EQUIPES
DE RECHERCHE
_______________________________________________________________________
Contrat
Entre :
L’équipe de recherche N°……..sise………………………. , représentée par ( Nom et titre du
responsable de la structure de tutelle du Coordonnateur de l’équipe) ;
Et :
Le Guichet National 2 au Centre National de la Recherche Scientifique et Technologique
(CNRST), représenté par la Direction du Contrôle et de la Coordination Scientifique.
VU le rapport d’évaluation du Conseil Scientifique et Technique du Guichet National 2 en date
du ………..
VU la décision attributive du Comité de Pilotage du Programme N°……….en date du……
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : IDENTIFICATION DE L’EQUIPE DE RECHERCHE
L’équipe de recherche représentée par (Nom du Coordonnateur) de (Dénomination de l’Institut
ou Etablissement) est associée à la DCCS/CNRST pour (Nombre d’années en chiffre) (en
lettres), correspondant à (aux) année(s) civile(s)……………
Cette association prendra effet à compter de la date de signature du présent contrat. Le numéro
de code Guichet national 2 de l’équipe est le suivant : Guichet national 2-……..
ARTICLE 2 : COORDINATION DE L’EQUIPE DE RECHERCHE
Le coordonnateur de l’équipe de recherche pour la durée du présent contrat est l’interlocuteur
principal du Guichet national 2 et, à ce titre, assure la gestion de l’ensemble des moyens à la
disposition de l’équipe conformément aux procédures de (Dénomination de l’Institut ou
Etablissement). Il signe des sous-contrats avec chacun des partenaires impliqués et les transmet
à la DCCS pour approbation. Il veille à la répartition des Fonds reçus entre les différents
partenaires, tel que stipulé dans la Fiche IV du présent manuel. Il coordonne la rédaction des
rapports tel que stipulé à l’article 8 du présent contrat. En cas d’interruption du mandat du
coordonnateur pendant la durée du contrat d’association, la nomination de son remplaçant est
effectuée après consultation des instances statutairement compétentes et acceptation par les
parties signataires du présent contrat. En l’espèce, cette nomination fait l’objet d’un avenant au
présent contrat.
48
ARTICLE 3 : PERSONNELS
La composition de l’équipe de recherche n°……..est donnée à la Fiche II du présent manuel
dont elle fait partie intégrante. Les modifications apportées à la composition du personnel de
l’équipe sont signalées au Directeur de la DCCS par le Coordonnateur de l’équipe dans le mois
qui suit celles-ci. De manière générale, le Directeur de la DCCS est dégagé de toute
responsabilité quant à la gestion du personnel de l’équipe. En particulier il ne saurait être
considéré comme responsable des accidents et des maladies professionnelles survenant à ce
personnel dans l’exercice de ses fonctions.
ARTICLE 4 SUIVI-EVALUATION
Les modalités de suivi-évaluation, annexées au présent contrat, indiquent les périodes et le type
d’informations requises. L’équipe de recherche n°………..fournira tous les documents et
rapports qui pourront lui etre demandés par le Comité de Pilotage du Programme et ses
differentes instances durant la période de validité du présent contrat.
L’équipe de recherche accueillera toute mission de Suivi-Evaluation que le Comité scientifique
et technique jugera opportune.
L’équipe de recherche pourra être évaluée par le CST du Guichet National 2. Cette structure
examinera les activités de recherche programmées par l’équipe durant l’année en cours.
A cette occasion, le coordonnateur de l’équipe fournira un rapport d’étape et exposera, ou fera
exposer par les chercheurs concernés, les résultats scientifiques obtenus. Il présentera les
perspectives ainsi que le bilan financier et organisera une visite de son (ses) laboratoire(s). Sur
la base de ces examens et documents mis à la disposition, le CST formule des avis et
recommandations.
ARTICLE 5 : AFFECTATION DES MOYENS
Le Comité de gestion du Guichet national 2 attribue une subvention de recherche selon des
modalités définies dans la lettre de notification de l’attribution de la subention qui fait partie
intégrante du contrat au même titre que le plan de financement, les périodes de décaissements
et les conditions qui sont liées à ces décaissements.
Le Guichet national 2 financera la totalité des couts directs et indirects à hauteur de …………..
Le financement sera versé à raison de 30% dès la notification de l’approbation du programme
d’exécution technique et financière et le reste en fonction des rapports techniques et financiers
reçus et approuvés.
ARTICLE 6 : CLAUSE DE BONNE FIN
Le bénéficiaire prendra toutes mesures appropriées pour assurer, dans les meilleures conditions
économiques, techniques et financières, la bonne exécution du projet de recherche dont la
réalisation lui incombe, en vertu de l’engagement qu’il a souscrit dans le cadre de sa requête.
ARTICLE 7 : DEPENSES ET ETAT D’AVANCEMENT.
Le bénéficiaire prendra toutes dispositions utiles pour que soient poursuivies, sur les plans
budgétaire, financier et comptable, les opérations relatives au concours du Fonds.
Des réunions périodiques auront lieu pour permettre de faire le point de l’avancement des
travaux de recherche.
49
ARTICLE 8 : JUSTIFICATION DES FONDS ALLOUES
Les coûts directs et les coûts indirects seront justifiés sur la base des dépenses effectuées. Dans
les rapports financiers, les couts indirects peuvent être justifiés indépendamment du niveau
d’exécution des coûts directs.
ARTICLE 9 : COMPTES RENDUS, REVUE A MI-PARCOURS ET RAPPORT FINAL
Le bénéficiare de la subvention devra présenter régulièrement des rapports annuels ainsi qu’un rapport à
mi parcours et un rapport final sur l’exécution technique et financière des activités de recherche ayant fait
l’objet de la subvention du Guichet national 2. Le défaut de production d’un rapport entraînera la
suspension de tout versement ultérieur et ce, jusqu’à ce que le bénéficiaire ait régularisé sa situation.
Le rapport final devra être déposé au plus tard dans les trois mois qui suivent la fin de l’exécution du
projet.
ARTICLE 10 : PUBLICATIONS ET PROPRIETE INTELLECTUELLE
Les brevets sont pris par la structure de tutelle du coordonnateur de l’équipe de recherche, en son nom et
à ses frais, mention étant faite toutefois du nom des participants à l’invention. En cas de recherche
collaborative entre plusieurs structures de recherche, les brevets sont pris par la structure de tutelle du
coordonnateur de l’équipe de recherche, en son nom et à ses frais, mention étant faite toutefois du nom
des inventeurs et de leur institution.
Le Guichet national 2 pourra participer aux frais de dépôt de brevet. Dans ce cas il peut bénéficier des
dividentes issues de l’exploitation desdits brevets selon les modalités à définir conjointement par
avenant.
50
ARTICLE 11 : DISPOSITIONS FINALES
Le présent contrat est établi en quatre exemplaires originaux dont un exemplaire est remis au responsable
de a structure de tutelle du coordonnateur de l’équipe de recherche, deux exemplaires au Directeur de la
Coordination et du Contrôle Scientifique (DCCS) et un au coordonnateur de l’équipe de recherche.
Il prend effet dès sa date de signature.
Fait à Ouagadougou, le
Les signataires :
Le Président
Du Comité de Pilotage du PPAAO
Ou par délégation
Le Directeur de la Coordination
et du Contrôle Scientifique
Le Responsable de la structure
de tutelle du coordonnateur
de l’équipe de recherche
Le Coordonnateur
de l’équipe de recherche
51
ANNEXE IX : NOTIFICATION DU REJET
__________________________________________________________________________
MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
Guichet National 2 « Financement à la demande du développement et de l’adoption des
technologies ».
Le Comité de Pilotage du PPAO/BURKINA, après étude des propositions qui lui sont
parvenues, a le regret de vous informer que votre projet n° (numéro de référence du projet),
intitulé (titre complet du projet) n’a pas été retenu.
Nous vous prions de trouver ci-joint le rapport d’évaluation de votre projet qui vous permettra
certainement de l’améliorer.
En vous remerciant de l’intérêt que vous portez au Guichet national 2 , nous vous encourageons
à répondre à nos prochains appels à propositions.
Le Directeur de la DCCS
52
ANNEXE X : FORMULAIRE STANDARD POUR L’EVALUATEUR DES PROJETS
DE RECHERCHE
______________________________________________________________________
MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
Guichet National 2 « Financement à la demande du développement et de l’adoption des
technologies ».
(Revue périodique, Revue à mi-parcours et Evaluation finale)
________________________________________________________
Grille de notation
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Qualité scientifique des résultats :
Corrélation entre les activités et les objectifs :
Qualité de la compétence technique acquise :
Respect des procédures du Guichet national 2 :
Respect des clauses du contrat entre l’équipe et le Guichet National 2
Qualité scientifique des produits publiés :
Participation multidisciplinaire à la réalisation :
Corrélation entre les activités de production et les objectifs fixés :
Moyenne :
Observations de l’évaluateur :
Signatur
53
ANNEXE XI : AVIS ET RECOMMANDATIONS DE L’EVALUATEUR
_________________________________________________________________________
MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DE
L’HYDRAULIQUE
MINISTERE DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVAION
……………
…………………
SECRETARIAT GENERAL
SECRETARIAT GENERAL
……………………
CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE
PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L’OUEST
(PPAAO/WAAPP) – BURKINA FASO
Fonds Compétitifs National – PPAAO Burkina Faso
Guichet National 2 « Financement à la demande du développement et de l’adoption des
technologies ».
_______________________________________________________________
1. Avis motivé sur la situation du projet de recherche dans les domaines suivants :
-
Cohérence : les activités du projet sont elles encore articulées avec les priorités de la
politique d’intervention du Guichet national 2 et à la politique de développement
agricole et agro-alimentaire du Burkina Faso ?
-
Pertinence : ce projet de recherche répond-il toujours à un besoin de réel de l’Etat et des
utilisateurs des résultats de la recherche ? La demande exprimée est-elle toujours
actuelle ?
-
Efficacité : les objectifs affichés sont ils en voie d’être atteints ?
-
Efficience : Existe-t-il une bonne adéquation entre les ressources dégagées et les
réalisations ?
-
Impact : les répercussions du projet de recherche sont elles satisfaisantes ?
2. Recommandation de l’évaluateur :
-
Maintien du projet de recherche tel quel
-
Réorientation du projet de recherche
-
Arrêt du financement
Signature de l’évaluateur :