RAPPORT FINAL PROJET 0T - ANNEXE 22 - Plan de - CSSS-IUGS

ANNEXE 22
Adopté au comité directeur paritaire le 27 avril 2009
PLAN DE COMMUNICATION
COMMUNICATION
Organisation du travail et revalorisation
revalorisation des pratiques en soins de longue durée
1)
Contexte
Né du regroupement successif de trois établissements, le CSSS-IUGS a, depuis sa création en 2005, principalement concentré ses efforts
sur la conception de son plan stratégique et sur la mise en place de son plan d’organisation. Soucieux de la qualité des soins et des
services offerts ainsi que de l’environnement de travail de ses équipes oeuvrant auprès de la clientèle hébergée, l’établissement achève
actuellement la réorganisation de toutes ses unités de soins de longue durée.
Toutefois, certains enjeux ont amené le CSSS-IUGS à mettre en place un projet de réorganisation du travail en soins infirmiers :
o
o
l’entrée en vigueur de la loi 90 modifiant le rôle et les responsabilités de plusieurs professionnels;
le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre rendant plus difficiles l’attraction, le recrutement et la rétention des employés.
Ce projet, déjà expérimenté avec succès au Centre d’hébergement St-Joseph, mènera à la revalorisation des pratiques en soins de
longue durée et à l’implantation de pratiques uniformes dans toutes les unités de soins de longue durée, facilitant ainsi l’adaptation du
personnel devant se déplacer sur différentes unités. La continuité des soins sera ainsi également améliorée. Le projet sera implanté
progressivement dans l’ensemble des unités de soins de longue durée de l’établissement. Cette démarche se poursuivra ensuite dans
d’autres secteurs du CSSS-IUGS.
En préparation depuis quelques mois, la mise en œuvre du projet de réorganisation du travail sera intensifiée et accélérée grâce à une
subvention du ministère de la Santé et des Service sociaux (MSSS). Ce projet, que le MSSS souhaite voir réalisé d’ici juin 2010, sera
mené de façon paritaire; un atout important pour optimiser le succès de ces changements majeurs.
2)
Enjeux
a) Offrir de la formation et du soutien dans l’adaptation au changement
La réorganisation du travail et la revalorisation des pratiques en soins infirmiers auront un impact important dans la pratique des gens.
Actuellement, il est difficile pour les équipes d’en concevoir les avantages. Un soutien important devra être apporté aux personnes
concernées. De la formation clinique est bien sûr prévue mais elle devra être accompagnée de plusieurs mesures de soutien afin que les
changements soient compris, acceptés et assimilés.
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b) Veiller à la bonne compréhension de l’information
Les maîtres d’œuvre du projet mais aussi et surtout les gestionnaires des équipes concernées devront s’assurer que les messages
diffusés soient bien compris. Les mécanismes de communication devront permettre aux employés de s’exprimer sur le sujet et de
soumettre leurs questions et leurs préoccupations. L’information devra aussi être adaptée en fonction du niveau de compréhension qui est
différent selon les individus et les groupes.
c) Diversifier les moyens de communication
Le recours à l’information écrite est inévitable. Cependant, l’information entourant ce projet devra avant tout être transmise verbalement :
ponctuellement par les responsables du projet et régulièrement par les gestionnaires de chacune des équipes concernées. Ces derniers
devront considérer l’information écrite comme un support lorsqu’ils auront à diffuser l’information et à expliquer les concepts.
d) Adopter une séquence d’implantation optimale
La séquence d’implantation devra influencer positivement le projet en donnant la possibilité aux équipes de s’inspirer de l’expérience
vécue par les collègues qui les ont précédés dans ce projet. De plus, selon leur structure, certaines des équipes ressentiront davantage
d’impacts lorsque ce projet sera implanté.
e) Définir les rôles en matière de communication
communication
Outre la direction de l’établissement et les gestionnaires en soins de longue durée, plusieurs instances sont impliquées dans le projet. Il
sera important de définir les messages ainsi que les responsables de leur diffusion. Ce projet étant paritaire, les modalités de
communication en tiendront compte.
f)
S’assurer de joindre toutes les personnes concernées
Les employés non détenteurs de postes devront absolument être informés du projet et de son avancement ainsi que des modalités de
soutien. Tous les titres d’emploi autres qu’infirmières et infirmières auxiliaires concernés devront être visés : préposés aux bénéficiaires et
agentes administratives. Les professionnels, autres que le personnel de soins, ainsi que les médecins devront aussi être informés.
g) Considérer le contexte de pénurie et de mobilité des ressources
La mise en œuvre du projet et les messages le concernant devront tenir compte de ces réalités; l’objectif étant d’optimiser la qualité et la
continuité des soins et des services.
3)
Objectifs
Objectifs de communication
a) Assurer une prise en charge collective mais organisée de la communication dans ce projet;
b) Soutenir toutes les personnes et tous les groupes qui seront appelés à transmettre de l’information en lien avec ce projet
(gestionnaires, instances syndicales, conseils professionnels, etc.);
c) Optimiser la compréhension du projet par les groupes et les personnes concernés;
d) Susciter une opinion positive envers le projet ainsi que des comportements favorables à sa mise en place.
3
4)
Publics cibles
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
5)
Gestionnaires
Personnel des unités de soins des centres d’hébergement
Personnel de la liste de rappel détenant un titre d’emploi visé par le projet
Instances syndicales
Conseils professionnels : CII, CIIA, conseil paraprofessionnel, conseil multidisciplinaire, CMDP
Résidents des centres d’hébergement
Membres des familles et répondants des résidents
Responsable du bénévolat
Comité des usagers
Personnel et médecins
Stratégies de communication
L’implication des gestionnaires et des instances syndicales dans la mise en œuvre de ce plan de communication est plus que jamais
nécessaire et garante de son succès. En ce sens, le plan prévoit des outils de communication qui leur viendront en aide. À cela
s’ajouteront les moyens de communication de masse habituellement utilisés dans l’établissement (La Missive, dépliants, affiches, tournée,
etc.).
La diffusion de l’information devra aussi être faite à un rythme soutenu, minimalement aux deux semaines. Comme mentionné dans la
section Enjeux, la communication interpersonnelle devra prendre beaucoup de place dans ce projet. Ainsi, des moyens de communication
adaptés à cette stratégie seront envisagés (témoignages sous forme de rencontres ou de vidéo, par exemple).
L’information transmise devra bien sûr renseigner sur le projet et son avancement en plus de convaincre les gens de ses avantages pour
eux, au quotidien.
Le premier message diffusé consistera en une mise à niveau quant à l’information sur le projet réalisé à St-Joseph et sur les modalités de
la loi 90 sur le rehaussement des pratiques.
6)
Thème de la campagne
Le projet sera associé à une thématique positive et rassembleuse ainsi qu’à une image distinctive. Le thème sous-entend la
responsabilité des gens de s’informer sur le projet et d’y participer. Il souligne aussi le caractère graduel de son implantation.
Vers la revalorisation des pratiques en soins de longue durée
Pas à pas, jje
e m’informe et j’y participe
Trois mots clés seront aussi utilisés dans les outils de communication :
Arrêter
S’informer
Avancerr
Avance
Section 7 à jour le 15 avril 2009
7)
4
Actions de communication
Plusieurs actions de communication sont déjà prévues et d’autre pourront s’ajouter au cours du projet, selon les besoins : napperons dans
les plateaux des cafétérias, tableaux d’affichage, diffusion de messages dans les boîtes vocales virtuelles et sur les écrans multimédias,
deux nouveaux outils de communication qui seront implantés en 2009-2010.
Thèmes
7.1 Présentation
du plan de
communication
communication
Outils de
communication
N/A
7.2 Lancement du La Missive en bref
projet
7.3 Information
globale sur le
projet et son
déploiement
Messages
Convenir du projet de plan de
communication, de sa bonification
et de sa mise en œuvre.
Publics cibles
Comité directeur
paritaire
Responsable et
collaborateurs
Service des
communications
Échéancier
26 janvier 2009
Annonce du projet dans le
Tout le personnel
contexte général de réorganisation
du travail au CSSS-IUGS
Direction générale /
Service des
communications
27 février 2009
Présentation aux
chefs d’unités,
coordonnatrices et
gestionnaires SLD
Projet réalisé à St-Joseph
Loi 90
Projet d’organisation du travail
Modalités de soutien et de
formation
Plan de communication
Chefs d’unités
Coordonnatrices
Gestionnaires
SLD
Groupe de travail
communication / Service
des communications /
DSPPAPA (François
Cloutier) / DG
26 mars 2009
Dépliant
Contexte du CSSS-IUGS
Démarche sur une année
Démarche paritaire (liste des
membres du comité directeur
paritaire)
Groupes de travail
Plan de communication
Tous
Groupe de travail
communication / Service
des communications
Mai 2009
Rencontre
d’information
Refaire le point sur le projet
Séquence de déploiement
(si possible)
Plan de communication et rôle des
gestionnaires
Chefs d’unités
Coordonnatrices
Gestionnaires
SLD
Chargée de projet /
Service des
communications
Juin 2009
5
Thèmes
7.4
Sensibilisation
au projet
7.5 Soutien aux
gestionnaires
7.6 Tournée
d’information
Outils de
communication
Affiche
Messages
Extraite du dépliant
Publics cibles
Tous
Responsable et
collaborateurs
Groupe de travail
communication / Service
des communications
Échéancier
Mai 2009
Groupe de travail
communication / Comité
consultation et soutien /
Service des
communications
Juin
(lors de la
rencontre
d’information,
voir 7.3)
Guide de
communication
Chefs d’unités
Suggestions pour aider les
gestionnaires à informer leurs
équipes : calendrier de rencontres
en fonction de trois étapes (préimplantation, implantation et
bilan), thèmes à aborder, penser à
tous les quarts de travail et au
personnel à temps partiel, etc.
Boîte vocale
Message du chef d’unité
enregistré dans une boîte vocale à
l’intention de ses équipes :
modalités d’implantation,
encouragement, soutien, etc.
Stand dans les
trois centres
d’hébergement
concernés
Nature et progression du projet
Membres du
personnel
Personnel SLD
Professionnels
concernés
Groupe de travail
communication / Service
des communications /
Comité de consultation et
de soutien / Groupes de
travail / représentants
syndicaux / chefs d’unités
SLD
Automne 2009
et hiver 2010
(en fonction de
l’implantation
du projet)
Progression du projet
Tout le personnel
Service des
communications /
DSPPAPA / DRHI /
représentants syndicaux /
chefs d’unités SLD
Toutes les
parutions
7.7 Suivi du projet La Missive
Express
Rencontres
régulières dans
tous les services
Messages sur les
boîtes vocales des
personnes ou
équipes
concernées
6
Thèmes
7.8 Collecte et
analyse des
commentaires et
suggestions
Outils de
communication
Boîte verrouillée
sur chaque unité
en implantation
Boîte vocale du
819 821-6933
Messages
Assurer aux membres du
personnel une manière d’exprimer
leurs commentaires et de poser
leurs questions. Le contenu de la
boîte sera lu par le groupe de
travail communication et par le
chef de service concerné et un
suivi systématique sera assuré à
tous les messages signés.
Publics cibles
Équipes SLD
Responsable et
Échéancier
collaborateurs
Groupe de travail
À compter de
communication / Service
la première
des communications / Chef implantation
de service et comité
d’implantation de chaque
unité concernée
Les messages laissés sur la boîte
vocale seront écoutés par le
Service des communications et
retransmis au chef de service
concerné en vue d’un suivi.
7.9
Reconnaissance
À déterminer
Souligner les réalisations des
équipes
Équipes SLD
À déterminer
En fonction de
la séquence
d’implantation
7.10 Bilans
Rencontres dans
les unités de soins
tenues par les
chefs d’unités
Valider l’efficacité des actions de
communication, transmettre les
constats au Groupe de travail
communication qui effectuera les
suivis.
Chefs d’unités
Équipes SLD
Groupe de travail
Après chaque
communication / Comité de implantation
consultation et de soutien