Demande de propositions pour l`organisation de l`arbre de

Direction Générale de l'Administration et du Patrimoine
Direction du Budget et des Approvisionnements
DEMANDE DE PROPOSITIONS
AO/Z00/DBA/048/2015
POUR L'ORGANISATION DE L'ARBRE DE NOËL 2015 DU SIEGE DE LA BCEAO
AOUT 2015
Avenue Aboulaye FADIGA
BP 3108 - Dakar - Sénégal
Tel. (221) 33 839 05 00 / Fax. (221) 33 823 93 35
www.bceao.int
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1 - Contexte
La Banque Centrale des États de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO) est un établissement public
international dont le Siège est situé à Dakar, au Sénégal.
Dans le cadre de sa politique sociale, la Banque Centrale envisage d'organiser, au cours du
mois de décembre 2015, l'Arbre de Noël en faveur des enfants du personnel du Siège, au
Centre aéré de la Banque sis à Yoff.
2 - Objet
Le présent dossier de demande de propositions a pour objet d'une part, d'indiquer le détail des
prestations à fournir et, d'autre part, de définir les modalités et critères de sélection de
prestataires spécialisés dans les domaines de l'emballage, de la fourniture de goûter et de la
décoration.
Il convient de signaler que l'Arbre de Noël concerne des enfants âgés de 0 à 14 ans.
3 - Conformité
Toute proposition qui ne répondra pas explicitement aux exigences du présent dossier de
demande de proposition sera rejetée pour non-conformité sans préjudice pour la Banque
Centrale.
4 - Allotissement
Le dossier est subdivisé en trois (3) lots distincts comme suit :
–
lot 1 : Emballage des cadeaux
Les propositions devront être établies sur la base des prestations ci-après :
- emballage et étiquetage de 1.600 jouets en une semaine (au maximum) ;
- fourniture du matériel d'emballage approprié, à savoir : une quinzaine de coloris au moins de
papiers d'emballage grand format et de rubans, trente-cinq (35) rouleaux de scotch
transparent et trente-cinq (35) rouleaux de corde ;
- chargement des jouets dans un container au Siège de la BCEAO ;
- déchargement des jouets au Centre Aéré de la BCEAO à Yoff ;
- répartition des jouets par Direction au Centre aéré de la BCEAO.
–
lot 2 : Fourniture de goûters pour les enfants
Les propositions de prestation devront être établies sur la base de 1.300 paquets contenant :
- gâteaux ;
- jus de fruit ;
- autres friandises.
L'ensemble de ces produits devra faire l'objet d'un emballage approprié.
–
lot 3 : Décoration du Centre aéré de la BCEAO
La décoration concernera l'intérieur de la salle polyvalente et l'allée menant de l'entrée du
Centre à la salle polyvalente qui devra abriter cette manifestation.
Les soumissionnaires pourront faire des propositions pour un ou plusieurs lots.
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5 - Profil des prestataires
Le marché sera confié à une personne physique ou morale qui devra justifier de toutes les
autorisations réglementaires relatives à l'exercice de l'activité pour chaque lot et disposer de
solides références pour la prestation, objet de la proposition.
En outre, ce prestataire devra disposer du matériel adéquat et avoir des ressources humaines
suffisantes, qualifiées, expérimentées et dont les spécialités couvrent tous les domaines
d'intervention concernés.
Les copies de l'ensemble des documents attestant des autorisations, des références et des
expériences devront être jointes à la proposition.
6 - Durée de validité des propositions
La validité des propositions devra être d'au moins quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la
date de dépôt des plis. Par conséquent, les soumissionnaires resteront engagés par leurs
propositions pendant toute cette durée.
7 - Langue de soumission
Les propositions ainsi que toutes les correspondances et les documents concernant la
soumission, échangés entre les soumissionnaires et la Banque Centrale, devront être rédigés
en langue française.
8 - Frais de soumission
Les soumissionnaires supporteront tous les frais afférents à la préparation et à la présentation
de leurs propositions. La Banque Centrale ne sera en aucun cas responsable de ces frais ni
tenue de les régler ou de les rembourser, quelle que soit l’issue de la consultation.
9 - Monnaie de soumission et de paiement
La monnaie utilisée est le franc CFA.
10 - Prix de la soumission
10.1 La BCEAO se réserve le droit de procéder à une vérification du caractère raisonnable des
prix proposés dans le cadre de la présente procédure. Une conclusion négative (des prix
déraisonnablement élevés ou anormalement bas) pourrait constituer le motif de rejet de la
proposition, à la discrétion de la BCEAO.
10.2 Les prix indiqués par les soumissionnaires seront, durant l'exécution du marché, fermes
et non révisables.
11. Présentation des propositions
Les propositions, établies en trois (3) exemplaires (un original et deux copies), devront être
présentées sous double enveloppe fermée, l'enveloppe externe portant la mention « Appel
d'offres relatif à l'organisation de l'Arbre de Noël 2015 du Siège de la BCEAO ».
Les enveloppes, intérieure et extérieure, doivent être adressées à Monsieur le Directeur du
Budget et des Approvisionnements.
Les enveloppes intérieures comporteront, en outre, le nom et l'adresse du soumissionnaire.
Chaque exemplaire des offres sera présenté en quatre (4) parties distinctes comme suit :
•
lettre de soumission ;
•
présentation du prestataire ;
•
proposition technique ;
•
proposition financière.
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11.1. - Présentation de la société
La lettre de soumission jointe en annexe devra être signée par le soumissionnaire ou son
représentant.
11.2. - Présentation du prestataire
Les soumissionnaires devront fournir les informations ci-après :
•
présentation du prestataire ;
•
principales références similaires ;
•
références financières (chiffres d'affaires et résultats des trois (3) derniers exercices).
11.3. - Proposition technique
Les propositions techniques devront être présentées conformément aux dispositions ci-après :
•
Méthodologie et approche de réalisation de la prestation ;
•
Descriptif des tâches ;
•
Organisation de l’équipe d’intervention et les curriculums vitae des intervenants ;
•
Tout autre document que le prestataire jugera nécessaire à la bonne compréhension et
à la qualité de sa proposition.
11.4. - Proposition financière
L'offre financière doit être exprimée hors taxes et hors douane en francs CFA et comprendre
l'ensemble des services proposés.
Toute prestation ou tout service proposé par le prestataire dans son offre et pour lequel aucun
prix n’est fourni, sera considéré comme inclus dans l’offre principale et ne donnera pas lieu à
une facturation supplémentaire.
12. Date et lieu de dépôt des propositions
Les propositions devront être déposées au Siège de la BCEAO, à l'Avenue Abdoulaye
FADIGA - BP : 3108 DAKAR - Sénégal, au bureau 509 du 5 e étage de la Tour le vendredi 11
septembre 2015 à 17 heures TU au plus tard, délai de rigueur.
13. Documents à fournir
Les soumissionnaires devront fournir dans leurs propositions copie des documents attestant
du statut juridique, du numéro d'immatriculation de la société ainsi que les références
bancaires conformément au schéma ci-après :
Code Banque ;
•
Code guichet ;
•
N° du compte ;
•
Clé RIB ;
•
IBAN ;
•
SWIFT.
Ils devront en outre communiquer les nom et prénoms du mandataire légal ainsi que la
fonction occupée dans la société.
•
14. Ouverture de plis et évaluation des propositions
Une Commission des Marchés procédera à l'ouverture des plis, à la vérification de la
conformité, à l'évaluation et au classement des propositions reçues.
Il n'est pas exigé de garantie de soumission. Les pièces administratives et financières attestant
de la régularité de l'entreprise soumissionnaire ainsi que de sa capacité financière pourront
être exigées avant la passation du marché.
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Pour l'évaluation des propositions, la Banque Centrale prendra en compte les ajustements
apportés au prix, le cas échéant, pour rectifier les erreurs arithmétiques. S'il y a contradiction
entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi.
L’évaluation des propositions sera faite à travers les critères ci-après :
•
la qualité de la présentation de la proposition ;
•
la qualification et l'expérience des intervenants ;
•
la précision dans la description des tâches ;
•
l'organisation de l’équipe d’intervention ;
•
la souscription d'une police d'assurance responsabilité civile.
Les soumissionnaires ayant les meilleures propositions pourront être conviés à des
négociations sur leurs propositions financières selon des modalités qui seront communiquées
ultérieurement.
15 - Attribution du marché
La Banque Centrale se réserve le droit de ne pas attribuer le marché. En conséquence, elle
peut accepter ou rejeter toute proposition ou annuler la procédure de consultation en rejetant
toutes les propositions, à tout moment, avant la signature du contrat.
Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l'offre technique est jugée conforme au
dossier d'appel d'offres et dont l'offre financière ressort la plus économiquement avantageuse
pour la Banque Centrale.
16 - Notification des résultats
Le marché sera notifié au soumissionnaire retenu et un contrat de marché pourrait lui être
soumis pour signature. La date de signature du contrat par les deux Parties constitue le point
de départ des délais contractuels d'exécution du marché.
17. Confidentialité
Dans le cadre de la présente mission, chaque Partie s'engagera à préserver le caractère
confidentiel de toute information communiquée comme telle. Ainsi, le prestataire sera tenu
notamment, de :
✔ garder confidentiels tous documents et informations de quelque nature qu'ils soient,
qui lui seront communiqués par la BCEAO ou dont il aura eu connaissance, quels
qu'en soient la forme, le support et le contenu, dans le cadre de l'exécution de ses
prestations ;
✔ n'utiliser ces documents et informations qu'aux seules fins d'exécuter le marché. En
conséquence, même après la cessation du contrat, le prestataire ne pourra les
communiquer à des tiers ou les exploiter dans ses relations avec ceux-ci, sans avoir
obtenu, au préalable, l'autorisation écrite de la BCEAO ;
✔ prendre les dispositions nécessaires, notamment auprès des membres de son
personnel appelés à prendre connaissance de ces documents ou à connaître ces
informations, et dont le prestataire répondra entièrement en la matière, pour prévenir
et éviter leur divulgation à des tiers, de quelque manière que ce soit ;
✔ restituer sans délai à la demande de la BCEAO, au terme de l'exécution de la
présente mission ou à la date de sa prise d'effet, les documents, rapports et données
et autres informations qu'elle jugera confidentiels.
18 - Modalités de règlement
Les règlements seront effectués à cent pour cent (100%) après réalisation des prestations et
sur présentation de la facture.
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Toutefois, si le prestataire le désire, un acompte de trente pour cent (30%) pourrait lui être
versé à titre d'avance forfaitaire contre production d'une garantie à première demande,
délivrée par un organisme financier de premier ordre reconnu par la BCEAO et le reliquat, à la
fin de la prestation.
19 - Compléments d'information
Pour toute demande d'éclaircissement, les candidats pourront prendre l'attache de la Direction
du Budget et des Approvisionnements, par courriel au moins cinq (5) jours avant la date limite
de remise des offres à l'adresse : [email protected].
La BCEAO se réserve le droit de ne pas donner suite à toute demande de renseignements
parvenue au-delà du délai de clôture.
Les questions formulées ainsi que les réponses fournies seront communiquées à tous les
candidats.
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Annexe : Formulaire de soumission de la proposition technique
Lieu, Date
A l'attention de :
A MONSIEUR LE DIRECTEUR DU BUDGET ET DES APPROVISIONNEMENTS
BP 3108 DAKAR
BCEAO/SIEGE
Objet : Sélection de prestataires pour l'organisation de l'Arbre de Noël 2015 du Siège de la
BCEAO
Je, soussigné (Nom et Prénoms), agissant en qualité de (indiquer qualité), propose de fournir
les services pour l'organisation de l'Arbre de Noël du Siège de la BCEAO, selon les conditions
ci-après :
•
Lot n°1 : Emballage des cadeaux ;
•
Lot n°2 : Fourniture de goûters aux enfants ;
•
Lot n°3 : Décoration du Centre Aéré de la BCEAO sis à Yoff.
Je déclare par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette
proposition sont authentiques et accepte que toute déclaration erronée puisse conduire à ma
disqualification.
Ma proposition engage ma responsabilité et, sous réserve des modifications résultant des
négociations du marché, je m'engage, si ma proposition est retenue, à effectuer les
prestations qui m'incombent.
Signature