PROCÉDURE PROJETS 2011/2012 Projets financés par le lycée

PROCÉDURE PROJETS 2011/2012
Projets financés par le lycée
Quelques rappels et consignes à respecter si vous organisez une sortie pédagogique ou un projet d’un
autre type financé par le lycée.
PRÉPARATION DU PROJET
Vous devez constituer votre « dossier projet » : il se compose de la fiche action renseignée, des devis
et du budget prévisionnel. Ces documents sont accessibles sur le site du lycée ou auprès de Cyrille sur
simple demande ([email protected]).
Vous renseignez la fiche action.
Vous joignez tous les devis (bus, devis de musées, prestations d’intervenants extérieurs, etc.).
Pour les transports, joignez impérativement trois devis de compagnies différentes (c’est imposé par la
réglementation).
Pour vous faciliter le travail, voici quelques numéros de sociétés mais vous pouvez évidemment en
solliciter d’autres : Voyages BAUDART à BILLY-MONTIGNY : 0321202275, WESTEEL Voyages à
SALLAUMINES : 0321134040, Voyages ROSE : 0321200006, FOUACHE Voyages à BREBIERES :
0321500849.
Attention, si vous prévoyez un « pot » ou une « collation », il ne faut pas oublier de le budgéter.
Vous complétez le document budget prévisionnel afin que le C.A. ait une lisibilité des coûts
de votre projet :
- vous complétez le document Excel « Budget prévisionnel pour les sorties ou voyages
scolaires » si vous programmez une sortie dans le cadre de votre projet,
- ou le document « budget prévisionnel sans sortie » si votre projet se déroule
exclusivement au lycée.
Vous remettez votre dossier en trois exemplaires :
-
un à M. le Proviseur qui présentera vos projets devant le C.A.
un à l’Intendance qui vérifie l’état des crédits et vous indique si votre projet est envisageable.
un à Cyrille qui centralise les infos.
Il est essentiel que votre dossier soit complet pour que le projet soit présenté devant
le Conseil d’Administration.
DÈS QUE LE PROJET EST VALIDÉ
Si votre projet est validé par le C.A., vous vous rapprochez de l’Intendance.
Un bon de commande (pour les sorties en bus, réservations de billets de spectacles, paiements divers)
est alors établi et signé par la Direction. Il faut donc anticiper et ne pas s’y prendre au dernier moment
pour que l’Intendance puisse procéder aux réservations diverses (bus, tickets, etc.). En aucun cas vous
ne réservez par vous-même.
Pour les bus, l’Intendance passe commande 15 jours avant le voyage. Passez donc par les bureaux de
l’Intendance. Deux vérifications valent mieux qu’une !
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QUELQUES JOURS AVANT LE PROJET
Vous remettez la fiche repas pour l'Intendance 8 jours à l’avance.
Si vous avez des ½ pensionnaires dans votre effectif, indiquez à l’Intendance le nombre de paniers
repas à préparer et l’heure de départ du bus. N’oubliez pas de préciser le nombre de musulmans,
végétariens, régimes alimentaires particuliers, etc. Les paniers préparés sont à retirer à la cuisine ½
pension juste avant le départ. Vous pouvez utiliser le document fiche repas pour l’Intendance
accessible sur le site du lycée ou auprès de Cyrille sur simple demande ([email protected]).
Attention, si l’un de vos élèves nécessite un suivi médical (diabète par exemple), rapprochez-vous des
personnels de santé afin de prendre les dispositions nécessaires.
Vous distribuez les autorisations parentales aux élèves et les récupérez signées.
Pensez à les distribuer aux élèves bien avant la sortie. Les élèves qui n’ont pas fait signer ce document
restent au lycée avec un travail. Dans ce cas, se rapprocher d’un C.P.E. et donner les consignes.
Vous envoyez un mail de rappel (date, projet, classe) à Cyrille la semaine précédant la
sortie de sorte à ce que la sortie soit inscrite sur l’Agenda de la Direction. Cela permet parfois d’éviter
les courts circuits lorsque plusieurs classes participent à plusieurs choses, le même jour. C’est déjà
arrivé. Si des intervenants extérieurs sont reçus au lycée, il faut prévenir au moins un membre de la
Direction.
LE JOUR DU PROJET
Juste avant le départ, n’oubliez pas de faire l’appel et de laisser au C.P.E. de votre
classe un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre. Donnez les consignes pour les élèves qui
restent au lycée. Les C.P.E. doivent être en mesure à tout moment de fournir la liste des élèves qui
sont en sortie et ceux qui restent au lycée. Il est bon de rappeler aux élèves que le règlement intérieur
s’applique, même lorsque les élèves sortent du lycée : respect du code de la route lors des
déplacements, rappel de la loi pour les vols, etc.
Si vous êtes amenés à faire des dépenses le jour du projet, il faut au préalable
l’accord de l’Intendance. Par ailleurs, la facture doit être au nom du lycée (pas au
votre). Sinon, il n ‘est pas possible de se faire rembourser.
APRÈS LE PROJET
Vous complétez la fiche bilan du projet.
Et vous la retournez à M. le Proviseur ou à Cyrille qui transmettra.
Tous les documents du « dossier projet » sont accessibles sur le site du lycée ou
auprès de Cyrille sur simple demande.