The Nation Municipality Public Library Board Procès

Conseil d’administration de la Bibliothèque Publique de la Municipalité de La Nation
The Nation Municipality Public Library Board
Procès-verbal / Minutes
Réunion ordinaire / Regular meeting
Le jeudi 15 septembre 2016 à 19h / Thursday, September 15th ,2016 at 7 pm
Succursale St Isidore Branch
Présences / Attendance:
France Lamoureux, présidente / Chairperson
Lucie Piché, membre / Member
Joanne Côté-Pilon, membre/Member
France Séguin, membre/Member
Jessica Dubois, membre/Member
Suzanne Leblanc, membre / Member
Jeanne Leroux, directrice générale / Chief Executive Office
Regret / Regrets
Francis Brière, conseiller municipal / Municipal Councillor
1. Mot de la présidente
1. Call to Order
La présidente déclare la réunion
ouverte à 19 heures. Félicitations à
France Séguin pour la venue d’un
premier bébé qui est attendu pour le
mois de février 2017.
The Chairperson called the meeting to order at 7
pm. Congratulations were extended to France
Séguin who will welcome a baby in February
2017.
2. Modifications à l’ordre du
jour
2.Additions to Agenda
10.1 SBOS Réunion des
administrateurs le 4 octobre 2016 à la
succursale Rockland de la bibliothèque
publique de Clarence Rockland
10.1 SOLS Library Board members meeting
Tuesday October 4th, 2016 at the Rockland
Branch of the Clarence Rockland Public Library
10.2 Heures d’ouverture Succursale St
Isidore
10.2 St Isidore Branch Opening Hours
10.3 Budget 2017
10.3 Budget 2017
2. Adoption de l’ordre du jour
3.Approval of Agenda
Proposée par : Suzanne Leblanc
Secondée par : Joanne Côté-Pilon
Proposed by : Suzanne Leblanc
Seconded by : Joanne Côté-Pilon
4. Conflits d’intérêts
4. Conflicts of Interest
Il n'y avait aucun conflit d’intérêt.
There were no conflicts.
5. Adoption du procès-verbal de
la réunion du 9 juin, 2016.
5. Approval of the minutes of the
meeting of June 9th, 2016.
Proposée par : Lucie Piché
Appuyée par : Joanne Côté-Pilon
Proposed by : Lucie Piché
Seconded by : Joanne Côté-Pilon
6. Questions découlant du
procès-verbal du 9 juin, 2016.
6. Questions related to minutes of
June 9th, 2016.
6. Limoges : Le comptoir de service sera
refait seulement lorsque les rénovations de
la succursale de St-Isidore commenceront
pour être plus efficace et afin d’avoir un
meilleur coût d’achat.
6. Limoges Branch: The service counter will be
revamped once we have the renovations started in
St Isidore so we can order all the material at the
same time and get a better price.
10.2 Cadeau de l’Université d’Ottawa
Les trois items sont en exposition dans
chacune des succursales, en plus d’une
photo des autres. Nous avons reçus
plusieurs commentaires des clients à
propos de ces objets imprimés 3-D .
10.2 Gifts from UOttawa: The three (3) items are
now displayed one at each branch with a picture
of all three (3) items. Many positive comments
were received from clients about the 3D printer
produced items.
7. Affaires découlant des réunions
précédentes
Aucune
7. Business arising from previous
Meetings
None
8. Rapport
8.
Report of C.E.O.
Highlights and accomplishments
Meetings of Note
Workshop and conferences
(See attached report)
de la directrice
générale
Réalisations Réunions
importantes Ateliers et
congrès (voir rapport en annexe)
9. Rapport financier
Que le rapport financier du 30 juin, 31
juillet et 31 août, 2016 soit adopté tel
que reçu.
9. Financial report
That the financial report dated June 30, July 31
and August 31 2016 be adopted as is.
Proposée par : Joanne Côté-Pilon
Appuyée par : France Séguin
Proposed by : Joanne Côté-Pilon
Seconded by : France Séguin
10.
Affaires nouvelles
10.1 10.1 SBOS Réunion des
administrateurs le 4 octobre 2016 à
Rockland : Il y aura une rencontre pour les
membres du comité dans la région de
Prescott-Russell. Celle-ci aura lieu à la
bibliothèque publique de Rockland, le 4
octobre 2016, à 19 heures. L’agenda sera
disponible sous peu et sera transmise aux
membres par courriel. SVP laisser savoir
votre intérêt à Jeanne si vous désirez
participer à cette rencontre.
10.2 Heures d’ouverture (succ. StIsidore)
Après plusieurs demandes de la clientèle la
succursale sera dorénavant ouverte en
matinée un matin semaine. Les jeudis
matins de 10 heures à 11h30. Cette
consigne sera en vigueur seulement à la
nouvelle succursale.
10.3 Budget 2017:
L’ébauche du budget 2017 doit être remise
à la trésorière par vendredi le 27 septembre
2016. Les membres notent qu’on devra
adresser la question des heures
supplémentaires à déployer à Limoges
étant donné l’achalandage qui a augmenté
depuis le début des classes
(septembre2016). Deplus, il ne faut pas
oublier de prévoir l’ouverture officielle de
la nouvelle succursale de St-Isidore.
10.
New Business
10.1 SOLS Library Board members meeting
Tuesday October 4th, 2016: There is a meeting
planned for Library Board members from various
Library Boards in Prescott Russell. Meeting to
take place Tuesday October 4th, 2016 at the
Clarence Rockland Public Library at the Rockland
Branch at 7pm. Agenda will be available shortly
and will be sent to members. Please advise Jeanne
if you plan to attend.
10.2 St Isidore Branch Opening Hours:
Many requests have been received from clients
that they would appreciate the St Isidore Branch
being open one morning per week. Therefore once
the Branch is moved to the Scotia Building we
will be open on Thursday morning from 10am to
11:30 am.
10.3 Budget 2017: The 2017 budget is due in
to the Treasurer by Friday September 23rd, 2016.
Members mentioned that the issue discussed
about the Limoges Branch support for the school
due to the increase in enrollment needs to be
included in the Budget and discussed with
Municipal Council. Also we need to include the
Official Opening of the St Isidore Branch which
will be in 2017.
11. Correspondance
Aucun
11. Correspondance
Nil
12. Prochaine réunion
12. Next Meeting
Jeudi le 13 octobre,
2016 à 19h
Thursday October 13th ,
2016 at 7pm
13. Levée de l’assemblée
L’assemblée s’est terminée à 20h00
Proposée par : Lucie Piché Appuyée
par : France Séguin
13.
Adjournment
The meeting adjourns at 8 pm
Proposed by: Lucie Piché
Seconded by: France Séguin
Bibliothèque Publique de la Municipalité de La Nation The
Nation Municipality Public Library
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Rapport de la directrice générale
Chief Executive Officer Report
Juin, Juillet, Août 2016 June, July, August
Réalisations / Highlights & Accomplishments
● Programme d’été 2016 : Le programme d’été a été un grand succès
cette année. Nous avons eu des surprises au niveau de publicité avec le
spécial dans Le Review. Nous avons aussi eu la visite de Radio Canada
qui faisait des capsules pour Facebook. Le journaliste Christian Millette
est venu le mercredi le 15 juin à la succursale St Isidore et le mardi 28
juin au club de lecture au camp d’été à l’aréna de St Isidore. Merci à
France Lamoureux qui est venue nous aider et lire un livre aux enfants.
La participation a été très bonne à tous nos programmes. Nous sommes à
compiler les statistiques en ce moment /// Summer program 2016: The
summer program was a great success this year. We had a few surprises in
terms of advertising with the special that was done by The Review. We
also had the visit of Radio Canada that was doing capsules for their
Facebook page. The reporter Christian Millette was at the St Isidore
Branch on Wednesday June 15th and returned on Tuesday June 28th to do
another capsule to the summer camp at the St Isidore Arena during the
library reading club program. Thank you to France Lamoureux who
came to help and did story time for the children at the summer camp.
Participation was excellent this year at all the programs. We are
presently compiling the statistics.
● Étudiante d’été : Nous remercions Tanya Duval, notre étudiante d’été
qui a fait un superbe travail avec les enfants. En plus, elle a fait un
superbe travail avant le début du programme d’été, avec la numérisation
de tous les procès verbaux du Comité de bibliothèque et l'organisation du
matériel pour les bricolages en vue du déménagement de la succursale St
Isidore. Tanya retourne pour sa dernière année d’étude à l’université en
vue d’être enseignante et nous lui souhaitons bonne chance dans ses
études. Elle continuera à entretenir notre page web à jour au besoin ///
Summer student : We would like to thank Tanya Duval, our summer
student who did a superb job with the children. She also did a super job
prior to the start of the summer program with the digitization of all the
historic Library Board minutes and organized the arts and crafts to facilitate
the move of the St Isidore Branch. Tanya is returning to University to
complete her last year for her teaching degree. We wish her the best of luck
in her studies. She will hopefully continue to work on our webpage when
required during the fall and winter.
● Tableaux d’affiches : Bientôt, on installera aux succursales de Limoges
et de St Albert, un tableau d’affiche pour annoncer les passes de musées
disponibles en prêt et également pour afficher les nouvelles que nous
recevons régulièrement des musées ainsi que des activités saisonnières.
Souvent nos clients ne sont pas au courant que ces passes sont
disponibles alors ceci servira à en faire l'annonce /// Bulletin boards :
Shortly we will install a bulletin board at the St Albert and the Limoges
Branches that will be dedicated to the ‘Museum’ news and advertising to
our clients that we loan Museum passes that allow for free admission to
all Ottawa area museums for families. Our clients are often not aware that
we offer this service therefore this will promote this service and will also
allow our clients to be aware of what programs are running at what
museums.
● Enquête annuelle sur les bibliothèques de 2015 pour octroi opérationel
: On travaille présentement sur l’enquête annuelle pour 2015 pour obtenir
notre octroi opérationel. Cette année on doit soumettre un certificat
d’assurance avec notre enquête /// Annual survey for 2015 for
operational grant : We are presently working on the submission of our
Annual survey for 2015 to the Ministry so that we will receive our
operational grant. This year we are required to submit a certificate of
insurance which is a new requirement.
● Succurale St Albert : Nous avons installé un autre télécopieur qui nous
a été donné par une compagnie d'Ottawa qui ferme ses portes. Nous
avons aussi récupéré des diviseurs de bureau pour installer à l’arrière où
est situé le bureau de travail. Ceci donnera une apparence plus organisée
et divisera la section publique de la section de travail /// St Albert
Branch : We installed another fax machine that was given to us by an
Ottawa company that is closing its office. We also received some office
dividers that will be located at the back where the staff working desk is
located. This should divide the public area from the staff work area and
provide for an organized professional look.
●
Succursale Limoges : L’inscription à l’école St Viateur pour l'année
scolaire 2016­17 est de 320 étudiants, en ce moment. L’école a installé
une classe dans la salle de conférence situé dans la bibliothèque faute
d’espace. Ceci veut aussi dire que Monique Théorêt, qui dessert les
étudiants de l’école, le mardi de 9h à 2h, va avoir un surplus d’élèves qui
empruntent des livres avec une rotation des classes à chaque deux
semaines /// Limoges Branch : Enrollment at the Limoges St Viateur
school for the academic year 2016 -17 is currenty at 320 students. The
school has established a classroom with the conference room located in
the library due to a lack of space in the school. This also means that
Monique Théorêt who provides library service to the students on
Tuesdays from 9am to 2pm will be serving 37 more students on a two
week rotation basis.
● Succursale St Isidore : Nous avons finalement été avisé que la date du
transfert et l’enregistrement du titre foncier pour l’édifice Scotia sera
faite en date du vendredi 9 septembre 2016. Entre temps, nous
continueons de faire du ménage dans nos filières, livres, et matériel de
bricolage en vue du prochain déménagement. La maquette avec les
affiches et l’inscription sur la plaque ont été approuvé par le conseil
municipal et son attaché en pièce jointe, à ce rapport /// St Isidore
Branch : We were finally advised that the date for transfer and
registration of the deed for the Scotia Bank building will happen on
Friday September 9th, 2016. We continue to clean up files, books and
arts and crafts material due to the move that will occur shortly. The
signage for the building and the text for the plaque have been approved
by municipal council and are attached to this report.
● Page web de la bibliothèque www.nationmunbiblio.ca: Nous avons
maintenant une liste des nouveautés sur la page web ainsi que les
couvertures des nouveautés. Merci à Jessica Dubois Brabant, Collège St
Lawrence, Cornwall pour son aide avec ce projet. Nous explorons
maintenant l’achat d’un ‘APP’ en vue de la troisième partie de l’octroi de
technologie qui devrait être annoncée bientôt par le gouvernement de
l’Ontario /// Library Web page www.nationmunbiblio.ca : We now have
a monthly list of new acquisitions on the web page and a scroll bar with
images of book jacks of new items. Thank you to Jessica Dubois Brabant
from St Lawrence College Library, Cornwall for all her help with this
project. We are now exploring the purchase of an “APP” since we are
awaiting the forthcoming announcement of the third part of the
Technology Grant from the Ontario Government