Event Checklist / Liste de incontournables de l`évétnement

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Event Checklist / Liste de incontournables de l’évétnement
Name / Nom
Venue / Lieu
Province/Chapter / Province/Bureau de secteur
Date
Time / Heure
Committee / Comité
Chair / Président
Committee Members (list of names) / Membres du comité – (liste des noms)
Volunteers (on site) – (list of names) / Bénévoles (lors de l’événement) – (liste des noms)
PRE-PLANNING & LOGISTICS / PLANIFICATION ET LOGISTIQUE :
HAVE YOU THOUGHT OF THIS? / AVEZ-VOUS PENSÉ À CES CHOSES?
When planning your event, please ensure that all designers who will be speaking at the event are Registered (Professional, Régulier) members.
À l’étape de la planification, veuillez vous assurer que tous les designers qui effectueront des présentations lors de l’événement sont
des membres enregistrés (praticiens).
1. BUDGET PLANNING / PLANIFICATION DU BUDGET
Estimate vs actual (template provided by IDC) /
Estimation vs réalité (gabarit fournit par les DIC)
Sponsorships / Commandites
Prepare sponsorship levels details for IDC distribution / Préparation du
détail des niveaux de commandites pour la distribution des DIC
Sponsorship levels and amounts / Niveaux de commandites et montants
Benefits / Privilèges
Sponsorships/Level deadlines / Commandites/Dates limites
selon les niveaux
Prepare committee for sponsorship calls / Préparation du comité pour les téléphones
concernant les commandites
Include all logos/names where appropriate / Inclusion de tous les
logos/noms appropriés
Ensure all benefits are being honoured / S’assurer que tous les privilèges soient honorés
2. EVENT INFO & REGISTRATION / INFORMATION SUR L’ÉVÉNEMENT ET L’INSCRIPTION
Prepare event details and information summary for IDC distribution / Préparation des détails de l’événement et bilan des informations pour la distribution des DIC
Registration deadline /
Date limite des inscriptions
Ways to register /
Frais d’inscription
Registration fee
Méthodes
d’inscription
Website copy
Rédaction du
site Internet
Logos
Images/Pictures / Photos
Others / Autres
3. FACILITIES & CATERING / AMÉNAGEMENT, ÉQUIPEMENT ET TRAITEURS
Contracts / Contrats
Venue Contract / Contrat avec le lieu de l’événement
Contact Name / Personne-ressource
AV Contract /
Contrat audio-visuel
Deposit $ / Dépôt $
Contact Name / Personne-ressource
Microphone
Screen
Écran
Lapel
Boutonnière
Other
Autre
Final Balance / Solde fi nal $
Room/Event Set-up (if applicable) /
L’aménagement des salles de conférences (le cas échéant)
AV Equipment / Équipement audio-visuel
LCD Projector
Projecteur ACL
Laptop
Portable
Date Required / Date requise
Podium
Classroom Style /
Salle de classe
Rounds / Un cercle
Cocktail Style / Cocktail
Registrations set-up /
L’aménagement du
poste d’inscription
Prize/raffle/donation tables /
Tables pour des prix, des
tirages, des collectes de fonds
other (please specify): Tables pour
des prix, des tirages, des collectes
de fonds
Event Rentals / Locations pour l’événement
Catering / Traiteur
Catering Contract /
Personne-resource
Allergies supplied to caterer /
Allergies Informations fournies
aux traiteurs concernant les allergies
Number of people /
Nombre de personnes
Deadline for final number for caterer /
Date limite pour fournir les nombres
au traiteur
Yes / Oui or / ou
No / Non
Type of rentals needed (list all that apply):
Types de locations nécessaires (fournir une liste):
Who is Bringing What? / Types de locations nécessaires (fournir une liste):
Other Contracts / Autre contrats
Photographer
Photographe
Transportation
Transports
Other
Autres contrats
Event Package / Trousse de l’événement
On Site Team / Équipe au site de l’événement
List of registered attendees / Liste des participants inscrits
Name Tags and Certificate of Completion if applicable /
Porte-noms et certifi cats de réussite, le cas échéant
Attendee Receipts / Reçus pour les participants
Blank payment/Registration Forms / Formulaire d’inscription
avec pré-paiement ou paiement sur place
Arrival team and time /
Équipe présente à l’arrivée et horaire
Set-up signage graphics and/or ppt presentation /
Installation de la signalisation et/ou des
présentations powerpoint
Departure team / Équipe présente
à la fermeture
Duties for Volunteers on the day of /
Fonctions des bénévoles le jour même
de l’événement
Envelope with return address / Enveloppes avec adresse postale de retour
Spare Name Tags for registrations at the door / Porte-noms en surplus
pour les inscriptions à l’entrée
4. PERMITS / PERMIS
Alcohol Use/Liquor permit / Alcool
Outdoor permit / Activités extérieures
Temporary Food Facility Sponsor Permit
/ Fournisseurs alimentaires temporaires
(commandite)
Citywide Special Event Permit / Événements spéciaux
Music license / Licence pour la musique
Tents or Canopy Structure Permits / Installation d’une tente ou d’un auvent
Fireworks/Special Effects/Laser Permits / Feux d’artifice, effets spéciaux et lasers
5. COMMUNICATIONS PLAN / PLAN DE COMMUNICATIONS
Date of first announcement / Date de la
première annonce de l’événement
Date for last chance reminder / Date du
rappel de dernière chance de participer
Social Media Promo / Médias sociaux
Provide hashtags and social media platforms / Promotion sur les médias sociaux
Twitter
Newsletter / Bulletin
No / Non
Hashtag / Mots-clics
Facebook
Yes / Oui or / ou
Yes / Oui or / ou
Other / Autres
No / Non
What month(s) / les mois envisagés
6. POST-EVENT / POST-ÉVÉNEMENT
Finalize Budget / Finaliser le budget
Collect outstanding payments /
Recueillir les comptes payables
et recevables
Collect receipts /
Collecter les reçus
Follow-up payments /
Faire le suivi des paiements
Post-event summaries for IDC communications /
Bilan post-événement pour les communications des DIC
Thank yous to sponsors/volunteers /
Remerciements aux commanditaires
et aux bénévoles
Event photos / Photos de l’événement
Set-up post event survey (if applicable) /
Préparation du sondage post-événement
(le cas échéant)