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DESCRIPTION DE TÂCHES
DESCRIPTION DE TÂCHES SECRÉTAIRE / RÉCEPTIONNISTE Sous la direction de : Subordonnés : SECTION DE L’EMPLOYÉ Directeur des finances Aucun * note : l’emploi du masculin dans ce document n’a d’autres fins que d’alléger le texte DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE Répondre au téléphone, acheminer les appels, accueillir les visiteurs et effectuer diverses tâches de secrétariat. TÂCHES PRINCIPALES Réception et secrétariat Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit Répondre au téléphone, acheminer les appels et prendre correctement les messages Effectuer diverses tâches de secrétariat Comptes à recevoir Photocopier les factures pour demande de remboursement de taxe sur les carburants Envois postaux Comptes à payer Classer les factures Faire les envois postaux des paiements aux fournisseurs Calculer la ventilation par équipement sur les factures de livraison de diesel aux chantiers États financiers mensuels et annuels (Excavations Lafontaine et Carrière Rive-Sud) Créer des budgets de contrat au grand livre Commis de la paie Faire le triage des rapports de temps des chantiers et inscrire les heures des équipements sur le GAR-15 Entrer le numéro des nouveaux employés dans les formulaires appropriés sur informatique Système qualité Assister l’adjointe administrative dans la mise à jour de la documentation Rédiger des documents à la dactylographie Ressources humaines Effectuer l’entrée de données : absences, etc. Effectuer le suivi des anniversaires, envoyer carte de souhaits Faire les étiquettes pour l’ouverture de dossier des employés QUAPER-20-65 DRH 2008-08-29 Page 1 sur 3 DESCRIPTION DE TÂCHES SECRÉTAIRE / RÉCEPTIONNISTE Aider à la rédaction et l’élaboration du journal le Regard Effectuer le classement dans les dossiers des employés Rédiger des lettres à la demande du conseiller en ressources humaines Dresser les cahiers d’embauche Maintenir la liste téléphonique à jour Faire l’ouverture des nouveaux chantiers à la CSST sur internet, ainsi que dans notre formulaire (MMC-50) Effectuer toutes tâches reliées au support du département ressources humaines Effectuer de la recherche de formation, en faire l’inscription et faire le suivi dans le cahier formation TÂCHES SECONDAIRES Vérifier les télécopies et les distribuer aux destinataires Mettre à jour les différentes listes telles que la liste de téléphone et la liste des contrats Expédier le courrier postal et par messagerie Ouvrir le courrier, traiter et estampiller les documents reçus, les trier et distribuer Prendre les enveloppes de chantier et les distribuer Préparer et recevoir les valises de courrier interne entre Lévis et Sainte-Claire Commander les fournitures de bureau Alimenter les équipements de bureau en papier et cartouches Faire le suivi des achats d’essence par carte de crédit Classer et archiver les documents Tâches diverses Contribuer, par son attitude, à créer un climat favorable au travail en équipe Exécuter d’autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction Afficher les réunions ou faire des réservations pour des réunions Exécuter d’autres tâches ou demande des GP, administration, garage et contremaîtres QUAPER-20-65 DRH 2008-08-29 Page 2 sur 3 DESCRIPTION DE TÂCHES SECRÉTAIRE / RÉCEPTIONNISTE Date de rédaction : Mise à jour : Classe d’emploi : SECTION RÉSERVÉE À L’EMPLOYEUR 2005-10-04 2008-04-03 PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Scolarité : DEP en secrétariat ou technique de bureautique Expérience : 1 à 2 années d’expérience dans des fonctions similaires Connaissance des logiciels informatiques : suite MS Office, Internet un atout Habiletés Bon communicateur, facilité d’expression et bon langage Bonne adaptation au changement Grande capacité d’écoute Sens de l’organisation et des responsabilités Bon esprit d’équipe Bonne gestion des priorités Bonne connaissance de la langue française Maîtriser Word, Excel et Publisher (un atout) Capacité à mener plusieurs tâches de front Habitudes de travail Ponctualité Se présenter de manière professionnelle Maintenir un espace de travail propre et ordonné Être très organisé Attitude Courtois et serviable Discret et diplomate Avoir le sourire dans la voix Accueillant et chaleureux Esprit présent QUAPER-20-65 DRH 2008-08-29 Page 3 sur 3
