GED Clarisse

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GED Clarisse

CLARIS SE
GESTION EL ECTR ONI QU E DE S DO CU MENT S
(LIVRE BL ANC)
ACCECIA – Avenue André Malraux, ZI de Cana – 19100 BRIVE LA GAILLARDE
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Clarisse - Gestion Electronique des Documents (livre blanc)
Contenu
1 Descriptif général .............................................................................................................. 2
2 Les avantages de la GED Clarisse ................................................................................... 2
3 Les fichiers admissibles et la gestion des documents ....................................................... 3
4 Diagramme simplifié de gestion d'un document ................................................................ 4
5 Détails techniques sur le fonctionnement .......................................................................... 5
5.1
Le moteur de la GED............................................................................................... 5
5.2
La file d'attente d'indexation .................................................................................... 5
5.3
Le groupement de documents ................................................................................. 5
5.4
Manipulation des documents ................................................................................... 6
5.5
Nommage des documents sur le serveur ................................................................ 6
5.6
Le transfert de documents ....................................................................................... 6
5.7
Le versioning ........................................................................................................... 7
5.8
La consultation et l'extraction .................................................................................. 7
5.9
Le flux de travail (Workflow) .................................................................................... 7
5.10
La gestion des espaces de stockage....................................................................... 8
5.11
La migration des données sur un nouveau système ................................................ 8
5.12
La traçabilité ............................................................................................................ 8
5.13
Le classement des documents (positionnement) ..................................................... 9
5.13.1 Les thèmes, les classeurs et l'héritage ............................................................. 9
5.13.2 Le descriptif sur les dossiers ...........................................................................11
5.13.3 Les caractéristiques ........................................................................................11
5.13.4 La numérotation automatique ..........................................................................11
5.14
Les catégories de documents.................................................................................12
5.15
La gestion des droits ..............................................................................................12
5.16
La transmission d’informations par mél ..................................................................12
5.17
Les interfaces .........................................................................................................12
5.17.1 L'interface Menu ..............................................................................................13
5.17.2 L'interface de recherche .................................................................................14
5.17.3 Les résultats de recherche ..............................................................................16
5.17.4 L'interface de navigation..................................................................................17
5.17.5 L'interface de dépôt de document ...................................................................18
5.17.6 Les interfaces d'administration ........................................................................19
6 Le dimensionnement du serveur GED .............................................................................20
7 Le dimensionnement des postes de travail ......................................................................20
8 Lexique ............................................................................................................................20
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Document du 01/06/11
Version 05 du 01/10/12
1
Descriptif général
Le système informatique de gestion électronique des documents (GED), appelé sous la
dénomination commerciale "Clarisse", a pour fonctions de centraliser, organiser et
sécuriser l'ensemble des données numériques d'un établissement. Cette gestion
avancée permet de classer et de retrouver un document en seulement quelques
secondes.
Afin de le rendre accessible à tous, Clarisse, parfaitement intégrée à Windows, est simple
d'utilisation et très rapide d'accès.
La recherche documentaire s'effectue selon deux modes :
1) Recherche au travers d'une arborescence de type Windows (la navigation)
2) Recherche par le contenu du document (recherche de type "full-text")
Les documents sont affichés en fonction des droits de chacun.
De par sa conception Clarisse a pour particularité de répondre aux exigences des normes
qualité en matière de diffusion documentaire.
Clarisse dispose d'un module d'administration qui permet, entre autres, de gérer les droits
d'accès et l'organisation des structures documentaires (thèmes et classeurs).
Clarisse est un "coffre-fort" qui protège vos données numériques.
2
Les avantages de la GED Clarisse
 Elle permet la dématérialisation de tous les documents de l'établissement
 Elle permet une utilisation immédiate
 Elle s'adapte à votre organisation
 Elle permet de centraliser les écrits et d'uniformiser les pratiques
 Elle permet de trouver un document de façon claire, rapide et ludique
 Elle conserve l'historique des versions d'un document classé
 Elle optimise la diffusion d'informations entre les collaborateurs
 Elle protège les documents depuis votre ordinateur jusqu'au serveur
 Elle permet une méthodologie organisationnelle
 Elle s'inscrit dans la démarche d'amélioration continue de la qualité
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Les fichiers admissibles et la gestion des documents
Qu'ils proviennent d'un mél, d'un fax, d'un photocopieur ou tout simplement d'un ordinateur
de l'établissement, tous les fichiers numériques peuvent être déposés dans Clarisse.
Lorsqu'un fichier est déposé dans Clarisse il devient "document". Un document peut être
composé de plusieurs fichiers ou dossiers. Cet ensemble de fichiers et dossiers est appelé
"éléments"
Les documents peuvent être retrouvés par leur nom, leur positionnement, leur type, leur
déposant, leur date de dépôt ou par le descriptif associé.
En plus des options de recherche précitées, les documents composés de fichiers Microsoft
Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), PDF, TIFF et textes (*.txt, *.csv, *.html, …)
peuvent être retrouvés par leur contenu. On dit alors que les documents sont "indexés".
Les documents seront classés dans des arborescences issues des "thèmes" (concept défini
ultérieurement dans ce document). Ce principe de fonctionnement permet d'organiser la
structure documentaire de l'établissement.
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Diagramme simplifié de gestion d'un document
Document papier placé dans le
photocopieur
Numérisation
Document numérique
(Mél, Fax, Word, Excel, …)
Demande de classement auprès du
déposant
Reconnaissance de caractères
(si document image)
Indexation
(si possible)
Affectation des droits de
lecture, écriture et suppression
Enregistrement sur le disque dur du
serveur et mise à disposition
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5.1
Détails techniques sur le fonctionnement
Le moteur de la GED
Il s'agit du module principal du système GED.
Le moteur de la GED dispose des fonctionnalités suivantes :
 La reconnaissance du format informatique des documents
 La transformation des documents dans un format exploitable (si nécessaire)
 La reconnaissance de caractères (OCR) (si nécessaire)
 L'indexation des mots clefs (si nécessaire)
 La gestion du classement documentaire
 La gestion des droits
 Le cryptage des documents (option paramétrable)
 La compression des documents (option paramétrable)
 La recherche des documents selon le classement, l'indexation et les droits
5.2
La file d'attente d'indexation
La file d'attente, installée côté Serveur, gère la priorisation d'indexation des documents. Elle
permet un traitement séquentiel des documents dans un laps de temps réduit.
La file d'attente est scindée en deux canaux de traitement. D'un côté sont traités les
documents qui nécessitent une reconnaissance de caractères, de l'autre sont traités les
documents standards. L'utilisation de deux canaux différents a pour effet d'accélérer le
traitement des documents standards car l'opération de reconnaissance de caractères peut
prendre du temps.
Afin de permettre une disponibilité immédiate des documents, avant le traitement
d'indexation de leur contenu, les documents sont positionnés, les droits sont affectés, les
noms et les descriptifs sont indexés. Ainsi les utilisateurs peuvent accéder aux documents
tout de suite après leur dépôt aussi bien avec l’interface de recherche que l’interface de
navigation.
5.3
Le groupement de documents
Lors du dépôt d'un document dans la GED, l'utilisateur peut choisir d'insérer des fichiers et /
ou des dossiers de manière isolée ou groupée. L'insertion en groupe permet de stocker
sous un même nom de document un ensemble d'éléments. Lors de l'extraction, le système
extrait l'ensemble des éléments au travers d’un explorateur Windows. Il est également
possible d’ajouter des éléments dans un document après dépôt.
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5.4
Manipulation des documents
Checksum
Cette méthode est utilisée afin de vérifier que les documents transmis entre le poste client et
le serveur ne se sont pas détériorés pendant le transfert. Ce contrôle permet de fiabiliser le
transfert de données.
Cryptage des documents
Il est possible, si l'établissement le souhaite, de crypter les documents afin de les sécuriser.
Le cryptage, optionnel, s'opère à deux étapes :
1) Lors du transfert entre le poste utilisateur et le serveur
2) Lors du l'enregistrement des documents sur le serveur
Le premier cryptage, effectué par le poste client, permet de protéger les documents pendant
leur transfert sur le réseau informatique.
Le deuxième cryptage a pour objectif de protéger les documents qui sont stockés sur le
serveur contre la copie.
Compression des documents
La compression des documents est utilisée afin d'accélérer les transferts entre le poste du
déposant et le serveur. La compression peut également être activée sur le serveur afin de
limiter l'espace disque occupé.
5.5
Nommage des documents sur le serveur
Lors de leur stockage sur le serveur les documents sont renommés dans un format
spécifique composé de caractères non accentués et de chiffres. L'intérêt d'une telle
procédure est double:
1) Elle permet de sécuriser davantage les documents sur le serveur puisqu'il devient
alors impossible de les identifier manuellement.
2) Elle permet d'éviter les problèmes potentiels liés aux noms de fichiers (nombre de
caractères trop important, accentuation, caractères spéciaux, …)
Ce procédé permet de fiabiliser l'application GED.
Lors de l'extraction d'un document, ce dernier reprend sur le poste de l'utilisateur son nom et
son format d'origine.
5.6
Le transfert de documents
Le transfert de documents entre le serveur GED et les postes utilisateurs est piloté par une
application installée sur les postes de ces derniers. Cette application a pour fonctions de
sécuriser les transactions avec le serveur et de compresser les documents afin d'accélérer
les transferts. Elle permet également de contrôler que les documents n'ont pas été
endommagés pendant leur transfert.
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5.7
Le versioning
Le versioning permet de faire évoluer un document dans le temps tout en conservant ses
précédentes versions. Afin d'identifier les versions d'un document, ces derniers sont
marqués d'un indice allant de 1 à l'infini; la version 1 étant la première donc la plus ancienne.
Deux types de versioning sont implémentés dans la GED :
1) Le versioning manuel : il consiste à créer une nouvelle version d'un document à la
demande du déposant. Les anciennes versions sont consultables par les utilisateurs.
2) Le versioning automatique (à venir) : il consiste à sauvegarder la dernière version
d'un document. Le but de ce versioning est d'offrir un niveau de sécurité
supplémentaire car il permet de restaurer une ancienne version d'un document. Cette
méthode est accompagnée d'une fonctionnalité de purge qui a pour objectif de libérer
de l'espace de stockage sur le serveur.
5.8
La consultation et l'extraction
Les documents peuvent être consultés simultanément par plusieurs utilisateurs, si ces
derniers disposent de droits de consultation. Par contre un seul utilisateur à la fois peut
extraire un document pour travailler dessus. Durant l'extraction, tous les utilisateurs qui ont
accès à ce document ont connaissance du fait qu'il n'est plus disponible et savent par qui le
document est extrait.
L'administrateur dispose d'une fonction qui permet de libérer un document extrait. Cette
fonction peut être utilisée dans le cas où un collaborateur serait parti en congés sans
réintégrer le document.
5.9
Le flux de travail (Workflow)
Le flux de travail a pour objectif de transmettre un document précis à un ou plusieurs
destinataires. Ces destinataires, appelés également "signataires", ont pour tâche de valider
ou invalider le dépôt d’un document (signature numérique). Le déposant est averti de la
décision du ou des signataires.
Le déposant qui détermine le chemin de validation (la liste des signataires). Il indique les
noms des différents signataires et l'ordre dans lequel ils recevront le document à signer
numériquement. Le cheminement s'effectue de manière séquentielle. Les signataires
reçoivent un mél les avertissant qu’un document est en attente de validation de leur part. Si
l'un des signataires ne valide pas le document le parcours de ce dernier est
automatiquement stoppé mais le déposant en est averti.
Le Workflow peut être utilisé pour valider la diffusion de procédures qualité entre le
qualiticien, son responsable et le Directeur de l'établissement.
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5.10 La gestion des espaces de stockage
Les documents sont stockés sur le serveur dans différents espaces. L'espace "Principal"
contient les documents les plus utilisés en consultation et / ou modification. A l'inverse,
l'espace "Archivage", optionnel, contient les documents les moins utilisés. Les documents
sont automatiquement basculés d'un espace à un autre en fonction de leur fréquence
d'utilisation.
Cette gestion avancée des espaces de stockage permet de pouvoir gérer plusieurs grappes
de disques durs sur serveur. L'espace principal sur lequel se situent les documents les plus
utilisés peut être paramétré sur une grappe composée de disques durs rapides alors que les
espaces archives peuvent être paramétrés sur des disques durs moins rapides mais
également moins onéreux.
L'espace "Versioning" qui est uniquement dédié au "versioning automatique" dispose d'un
espace limité (paramétrable). Cet espace ne sert qu'à offrir une possibilité de restauration
d'un document. Les documents les plus anciens sont effacés au fur et à mesure que le
système a besoin de libérer de la place.
Il est possible de relocaliser chacun des espaces afin de faire évoluer le système ou tout
simplement afin de migrer les documents sur un nouveau serveur. Concernant ce dernier
point il est également possible de déplacer et de fusionner des espaces de stockage.
5.11 La migration des données sur un nouveau système
Ceci est possible grâce aux fonctionnalités de relocalisation et de fusion des espaces de
stockage. Une procédure spécifique à cette tâche sera rédigée et mise à disposition de
l'administrateur.
5.12 La traçabilité
Toutes les actions des utilisateurs sont tracées dans la GED. Il est ainsi possible de savoir
par qui et quand un document précis a été consulté. Il est également possible de savoir ce
qu'un utilisateur en particulier a consulté ou extrait comme documents sur une période
définie.
Cette fonction permet de sécuriser davantage le système de GED mais également elle
permettra d'ajouter, dans une prochaine version, de nouvelles fonctions comme de savoir,
par exemple, qui n'a pas pris connaissance d'une note de service ou d'une procédure
qualité.
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5.13 Le classement des documents (positionnement)
5.13.1 Les thèmes, les classeurs et l'héritage
L'administrateur de la GED paramètre des "thèmes". Un "thème" est un modèle de structure
qui se présente sous la forme d'une arborescence comme illustré ci-dessous :
De ce thème découlera un ou plusieurs classeurs qui posséderont une structure identique.
On dit que le classeur hérite de la structure du thème.
Les utilisateurs déposeront leurs documents et effectueront leurs recherches dans les
classeurs. Les thèmes restant des modèles de structure, il n'est pas possible de directement
travailler avec.
Ce fonctionnement par héritage facilite la gestion de la GED puisque l'administrateur se
contente de paramétrer les thèmes. Tous les classeurs qui en découleront hériteront
automatiquement du paramétrage effectué sur les thèmes.
Dans l'illustration ci-dessus l'administrateur de la GED a défini que tous les classeurs qui
découleront du thème "AFFAIRE" contiendront des dossiers "Courriers client", "CR
réunions", "Dossier technique", …
Pour chaque dossier du thème l'administrateur affecte des droits de lecture / écriture /
suppression, un descriptif ainsi qu'une catégorie de documents par défaut (voir ci-dessous).
Ces paramètres seront automatiquement reportés sur les dossiers des classeurs lorsque ces
derniers seront créés.
La structure d'un classeur ne peut être modifiée par les utilisateurs. En revanche s'ils
disposent du droit d'écriture, il leur sera possible d'ajouter de nouveaux dossiers dans la
structure existante. Un nouveau dossier créé héritera des mêmes caractéristiques que celles
de son dossier parent.
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Exemple :
Ci-contre le thème AFFAIRE défini par
l'administrateur de la GED
Création d'un classeur "AFFAIRE A"
découlant du Thème "AFFAIRE"
Dans le classeur "AFFAIRE A", les
utilisateurs ont créé le dossier "Lettres
recommandées". Ce nouveau dossier a
hérité des mêmes droits que ceux du
dossier "Courriers client"
Création d'un classeur "AFFAIRE B"
découlant du thème "AFFAIRE"
Dans le classeur "AFFAIRE B", les
utilisateurs ont créé les dossiers "Version
1" et "Version 2" qui ont hérité des même
droits que ceux du dossier "Cahier des
charges".
Le
dossier
"Lettres
recommandées" créé dans le classeur
"AFFAIRE A" n'a pas été reporté lors de
la création du classeur "AFFAIRE B" car
il n'appartient pas au thème "AFFAIRE"
mais seulement au classeur "AFFAIRE
A".
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5.13.2 Le descriptif sur les dossiers
Il s'agit d'une note d'information affectée à chaque dossier. Ce descriptif apparaît dans
l'interface de dépôt afin d'aider les utilisateurs à positionner correctement leurs documents.
Par exemple, il peut être stipulé que le dossier "Etudes" ne doit contenir que les études
élaborées par l'établissement.
5.13.3 Les caractéristiques
Pour chaque thème l'administrateur peut définir un ensemble de caractéristiques qui auront
pour objectif de différencier les classeurs héritant du même thème. Pour ce faire
l'administrateur peut paramétrer des champs nommés et typés.
Exemple :
Dans le cas du thème "AFFAIRE" (voir ci-dessus) l'administrateur peut ajouter les champs
suivants :
 Numéro (numérique)
 numéro de l'affaire
 Description (texte)
 description de l'affaire
 Etat (liste)
 état de l'affaire (en cours, réalisée, en attente, …)
 Nom du client (texte)
 nom du client
Ainsi, chaque classeur découlant du thème "AFFAIRE" possèdera des caractéristiques qui
lui seront propres. Ces caractéristiques permettront de différencier les classeurs qui
hériteront du thème AFFAIRE.
Les types de caractéristiques disponibles sont les suivants :
 Texte
(possibilité de paramétrer le nombre de caractères)
 Numérique
(possibilité de paramétrer le nombre de décimaux)
 Liste
(liste de textes)
 Date
(format : JJ/MM/AAAA)
 Monétaire
(format : 0,00€)
L'administrateur est limité à cinq champs de chaque type sauf pour le type texte qui est limité
à vingt champs.
5.13.4 La numérotation automatique
Chaque thème peut disposer d’un système de numérotation automatique des classeurs.
Ainsi il est possible de définir un format de numérotation en fonction de votre organisation. Il
est également possible de démarrer la numérotation à partir d’une certaine valeur définie par
l’administrateur. La numérotation peut être constituée de l’année sur deux ou quatre chiffres,
de caractères alphanumériques et d’un compteur qu’il est possible de réinitialiser
automatiquement tous les mois ou tous les ans.
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5.14 Les catégories de documents
Dans un système documentaire on trouve plusieurs catégories de documents. Il est courant
d'y trouver les catégories : "fiscale", "sociale", "comptable", "technique", … La GED permet
elle aussi d'affecter à chaque document une catégorie. Il devient alors possible d'effectuer
une recherche directement sur la catégorie des documents. On parle alors de recherche
transversale puisque la recherche ne tient plus compte du positionnement.
L'administrateur affecte à chaque dossier de la structure du thème une catégorie par défaut.
Automatiquement, lorsqu'un utilisateur déposera un document dans un dossier du classeur,
le document se verra affecté la catégorie déterminée par l'administrateur. L'utilisateur, s'il le
souhaite, peut sélectionner une autre catégorie que celle proposée par défaut. L'affectation
d'une catégorie à un document est obligatoire.
Seul l'administrateur de la GED peut créer / modifier les catégories. Il n'y a pas de gestion de
droits sur les catégories de document.
5.15 La gestion des droits
L'administrateur doit créer la liste des utilisateurs de la GED. Chaque utilisateur sera affecté
à un groupe. Les groupes sont également créés par l'administrateur. Un utilisateur peut
appartenir à plusieurs groupes. Ces groupes sont associés à chaque dossier composant la
structure des thèmes. Pour chaque association il est possible de déterminer si le groupe
dispose d'une autorisation de "consultation", "d'intégration / modification" et de
"suppression".
Du fait qu'un utilisateur puisse appartenir à plusieurs groupes, l'utilisateur se verra accorder
les droits du groupe le plus permissif.
5.16 La transmission d’informations par mél
Chaque jour la GED transmet, via un seul et unique mail, à chaque utilisateur, la liste des
documents déposés ou modifiés la veille pour lesquels l’utilisateur dispose d’au moins un
droit de lecture. Ainsi tous les utilisateurs sont avertis des nouveaux dépôts susceptibles de
les intéresser. Cette transmission par mail peut être désactivée.
5.17 Les interfaces
Les interfaces de la GED sont multiples :
 Interface générale qui permet d'accéder aux différentes fonctionnalités
 Interface de recherche documentaire
 Interface d'intégration ou de réintégration documentaire
 Interface de navigation
 Interfaces d'administration (deux interfaces)
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5.17.1 L'interface Menu
Via cette interface, accessible depuis l'icône "Clarisse", l'utilisateur peut lancer une
recherche documentaire, naviguer parmi les différents classeurs, déposer un nouveau
dossier et accéder à d'autres fonctionnalités. Les menus d'administration et de paramétrage
s'affichent si l'utilisateur dispose des droits nécessaires.
Dans Windows Vista et Windows Seven, la plupart de ces menus sont directement
accessibles via le bouton droit de la souris.
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5.17.2 L'interface de recherche
Il s'agit de l'une des principales interfaces de la GED. Elle permet de rechercher un
document d'après plusieurs critères.
L'utilisateur peut simplement lancer sa recherche à partir d'un ou plusieurs mots clefs
renseignés dans la zone de saisie de haut. Ces mots clefs peuvent porter sur les titres des
documents, leur descriptif ou leur contenu. L'utilisateur a également la possibilité de lancer
une recherche uniquement sur le titre du document en cochant la case qui se situe sous la
zone de saisie.
La recherche peut être affinée en renseignant les autres critères disponibles tels que la
position du document dans la GED, la période sur laquelle il a été déposé, les droits dont
dispose l'utilisateur sur le document ou simplement le nom du déposant. Ces derniers
critères sont optionnels.
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Le système autorise le lancement de recherche seulement à partir des critères optionnels
sans que l'utilisateur n'ait saisi de mots clefs.
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5.17.3 Les résultats de recherche
Les résultats de recherche s'affichent dans des bulles situées à droite de la zone de
recherche. Par défaut les bulles présentent le nom du document, sa catégorie, sa taille et
son positionnement dans la GED. Les actions d'ouverture et d'extraction sont affichées à
droite de la bulle en fonction des droits de l'utilisateur sur le document.
Lorsque l'utilisateur clique sur la bulle, cette dernière s'agrandit afin de présenter de
nouvelles informations telles que le nom du déposant, la date du dépôt, l'état de l'indexation
et le descriptif associé au document. De nouvelles actions telles que la modification du
document et sa suppression sont également disponibles en fonction des droits de
l'utilisateur.
D'autres données telles que la version du document et son historique peuvent être
disponibles.
Depuis la bulle développée il est possible d'accéder, en mode navigation, à l'ensemble des
documents présents dans le dossier du classeur contenant le document sélectionné.
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5.17.4 L'interface de navigation
L'interface de navigation permet de naviguer dans la GED comme le permet un explorateur
Windows. Dans la capture d'écran ci-dessus, le dossier "IDEES - EVOLUTION" du classeur
"11-0001" contient un document.
Depuis cette interface il est possible d'effectuer les mêmes actions sur les documents que
depuis la fenêtre de recherche.
Il est également possible depuis cette interface de créer de nouveaux dossiers. Les dossiers
créés par les utilisateurs sont affichés en bleu afin de les différencier des dossiers issus du
thème et qui eux, ne peuvent être modifiés. Pour pouvoir créer un nouveau dossier dans le
classeur, il faut que l'utilisateur dispose du droit d'écriture sur le dossier parent.
Il est également possible d’effectuer une recherche dans l’ensemble du classeur depuis la
barre de recherche qui se situe au-dessus de l’arborescence. Le système affiche en
surbrillance les dossiers qui contiennent des documents correspondant à la recherche.
Les documents peuvent être déplacés d'un dossier à un autre par une simple opération de
"glisser / déplacer".
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5.17.5 L'interface de dépôt de document
Cette fenêtre qui est l'une des principales de la GED a pour fonction de permettre le dépôt
de documents dans la GED. Lors d'un dépôt le système demande la liste des éléments qui
constituent le document. Un élément peut être un dossier ou un fichier. De ce fait un
document peut être constitué de plusieurs fichiers et / ou dossiers.
Le système demande à l'utilisateur de positionner le document dans la GED et de lui affecter
une catégorie. Si cela s'avère nécessaire, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter un descriptif
sur le document. Ce descriptif, tout comme le nom du document, sera intégré à l'indexation.
Il est également possible depuis cette fenêtre d’indiquer à la GED que le document doit être
soumis à un flux décisionnel avant d’être visible par les autres utilisateurs.
Au moment du dépôt, si plusieurs éléments sont listés, le système demande à l'utilisateur si
les éléments doivent être traités séparément. Si tel est le cas, la GED créera autant de
document qu'il y a d'éléments. Dans le cas contraire, l'ensemble des éléments constituera le
document.
Lors de la consultation ou de l'extraction d'un document contenant plusieurs éléments, le
système ouvre un explorateur Windows. L'utilisateur peut alors sélectionner le fichier sur
lequel il souhaite travailler. Lorsqu'un document est composé d'un seul fichier, le système
exécute directement le programme qui permet d'ouvrir le fichier.
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5.17.6 Les interfaces d'administration
Au nombre de deux ces interfaces permettent d'administrer la GED. La première est utilisée
à des fins de gestion technique (image ci-dessus), la deuxième à des fins de gestion
administrative. L'administration technique permet de gérer les espaces de stockages et le
dimensionnement de ces derniers. L'administration de gestion administrative (image cidessous) permet de gérer les comptes utilisateurs, les groupes, les catégories ainsi que les
modèles de classeur.
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6
Le dimensionnement du serveur GED
Pour un établissement comptabilisant une vingtaine d'utilisateurs, nous préconisons pour le
serveur la configuration suivante :
 Processeur type Xeon série 3000,
 6Go de mémoire RAM
 Carte réseau Gigabit.
 Disques durs SAS 10000tr/min 300Go pour l'espace de stockage "principal"
 Windows server 2008 R2 Web édition ou supérieur.
 Un système de sauvegarde adapté à cette volumétrie de données.
7
Le dimensionnement des postes de travail
Les postes de travail doivent être équipés de Windows XP SP3 ou supérieur. L'intégralité
des fonctions de la GED est disponible avec Windows Vista ou supérieur. Le Microsoft .Net
Framework 4 doit être installé sur les postes. Les postes doivent être équipés d'un minimum
de 1,5 Go de mémoire RAM et d'un processeur de type Intel Core 2.
8
Lexique
Classeur
Document
Dossier
Elément
Recherche Full-Text
Indexation
OCR
Positionnement
Thème
Type de document
Il s'agit d'une structure de données composée de dossiers sur
lesquels sont appliqués les droits des utilisateurs.
Il s'agit d'éléments pour lesquels le déposant a assigné un
positionnement ainsi qu'un type.
Il s'agit d'un conteneur s'apparentant à une chemise et qui peut
contenir plusieurs autres dossiers ou fichiers.
Il s'agit d'un ensemble de fichiers et de dossiers.
Méthode qui permet de trouver un document à partir de son contenu
Méthode qui permet d'extraire et de classer le contenu d'un
document dans une structure logique de données afin de permettre
une recherche Full-Text très rapide
Outil de reconnaissance de caractères qui permet d'identifier des
mots au travers d'une image.
Il s'agit de l'emplacement d'un document à l'intérieur de la GED.
Il s'agit d'un modèle de structure. C'est à partir du thème que sont
créés les classeurs.
Il s'agit d'une propriété affectée à chaque document et qui permet
d'effectuer une recherche transversale dans la GED.
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