Guide Projet Techniques - ECAM Strasbourg Europe

Guide Projet Techniques
Méthodes de gestion
1
SOMMAIRE
Objectifs pédagogiques ..................................................................................3
1.
Le contexte et les enjeux .......................................................................3
2.
Les objectifs du syllabus pour un PT .....................................................4
3.
Les exigences particulières des PT .......................................................5
Le déroulement d’un PT ..................................................................................7
1.
Les intervenants des PT ........................................................................7
2.
Coordination et suivi général du PT .......................................................8
3.
Échéances et livrables principaux .........................................................8
4.
Pondération des notes .........................................................................12
5.
Sécurité, confidentialité et retour d’expérience ....................................12
Moyens matériels ...........................................................................................13
1.
Locaux .................................................................................................13
2.
Autres moyens matériels .....................................................................13
2
Objectifs pédagogiques
1.
Le contexte et les enjeux
Ce guide a vocation à être diffusé aux étudiants ECAM 4
Le Projet Technique (PT) effectué pendant la 2ème année est un élément de
la formation humaine et managériale de l’ECAM Strasbourg Europe. Il permet
aux élèves d’appréhender les enjeux propres à un projet selon ses
composantes humaines et techniques, mais aussi d’en découvrir les impacts
au niveau global de l’entreprise ou d’un département de l’ECAM StrasbourgEurope
Chaque élève va travailler sur un sujet au sein d’un groupe de travail, et devra
collaborer avec ses partenaires du groupe pour fournir des résultats
conformes aux objectifs fixés.
Dans le cadre de leur apprentissage en conduite de projet, les étudiants
tiennent les fonctions qui leur sont attribuées et gèrent les interactions avec
leurs partenaires internes et externes. Ils participent à l’élaboration du
calendrier des réunions d’avancement, respectent les jalons définis, rédigent
les attendus et les Comptes-rendus (CR).
Les étudiants sont actifs dans la conduite de projet. Ils sont motivés, curieux,
intéressés par le projet et l’acquisition des savoir-faire et savoir être qui
découlent de sa réalisation. L’ECAM accompagne les élèves sur leur propre
pilotage de projet de façon à développer leur autonomie.
Il est rappelé l’importance de ces projets pour la suite des études en 3ème
année.
3
2.
Les objectifs du syllabus pour un PT
Objectifs



Permettre le passage entre pratiques scolaires et pratiques
industrielles
Travailler sur son savoir-être
Appréhender et se former à une technologie spécifique (liée à
l'industriel demandeur).
Axes de compétence




Connaître la notion d'expression du besoin client par un Cahier des
Charges (CDC)
Savoir écrire un cahier des charges fonctionnel
Être capable de travailler en équipe et en suivant une méthode de
gestion de projet
Savoir présenter et communiquer sur les résultats d'un projet
Contenu

Sujet du projet proposé par l'école et sollicitant les savoirs et savoirfaire acquis ou en cours d'acquisition
Support et évaluation


Cours : Cahier des Charges
Évaluation : un bilan de projet (rapport et soutenance)
4
Volume horaire (Cours, TD, TP, P) par projet




3.
2 H de cours introductif
30 H de projet encadré
50 H de projet en autonomie
1 H de présentation soutenance
Les exigences particulières des PT
C’est un projet qui résulte d'un cahier des charges initial :




Ce travail en mode projet s’appuie sur les méthodes apprises.
Le projet comprend une relation client / fournisseur, parfois avec une
contribution entre l’entreprise et l’ECAM Strasbourg-Europe.
Selon les projets, les cahiers des charges sont plus ou moins
formalisés et évolutifs. La première activité des étudiants est de les
analyser, les comprendre et de clarifier les points incomplets.
L'équipe projet fait preuve d'initiative en allant au-delà du strict cahier
des charges, en comprenant les besoins et les attentes réelles du
donneur d'ordre et en proposant un produit ou une solution y
répondant.
Il s’agit de bien identifier les exigences de livrables et de planning à
chaque étape du projet :
o
o
Avec des CR intermédiaires à soigner en rédaction et en contenu.
Les documents envoyés au client sont relus par le superviseur,
notamment les CR
5
o
o
Les livrables, y compris intermédiaires, sont contrôlés afin de
s’assurer qu’ils sont satisfaisants et surtout, qu’ils répondent aux
besoins et attentes du client
La méthode de suivi du projet est en adéquation avec les enjeux (des
méthodes simples pour les projets simples, des méthodes plus
sophistiquées pour les projets complexes) et garantit l’obtention du
résultat malgré l’étendue dans le temps du projet.
Le PT a un statut hybride entre stage, prestation de conseil technique /
organisationnel et travail technique d’étudiants encadrés et autonomes,
dans des domaines variés.
6
Le déroulement d’un PT
1.
Les intervenants des PT
Différents intervenants sont sollicités dans le cadre des projets techniques :

Les étudiants ECAM 4 réunis dans un groupe projet, dont l’un des
membres est l'interlocuteur principal (souvent le chef de projet) du superviseur
et du client,

Le responsable projet ECAM, il est porteur du projet et il représente
le client vis-à-vis du groupe projet

Les superviseurs de PT (Vincent Gassmann et Arnaud Vivé) :
assurent le lien entre les groupes projets et les différentes disciplines
enseignées à l'ECAM dont le management de projet.

Le coordinateur de l’ensemble des PT (Arnaud VIVÉ) : est
responsable de la collecte des sujets et du bon déroulement de l'ensemble
des PT (attribution, collecte des synthèses, organisation des soutenances, …).

Les enseignants de l’ECAM Strasbourg-Europe apportent leur
soutien technique tout au long du projet afin d’aider les étudiants à avancer
sur les problématiques qu’ils rencontrent.
Ces soutiens sont planifiés par l'école dans les emplois du temps des
enseignants. Afin de s'assurer de la prise en compte des besoins en soutien
dans les délais souhaités, il est fortement recommandé aux étudiants de
prendre rendez-vous avec l'expert souhaité.
7
2.
Coordination et suivi général du PT
L’utilisation des méthodes de gestion d’un projet est essentielle et
obligatoire pour un PT.
Tous les éléments clefs d'un management de projet réussi sont exigés :
o
o
o
o
Note de cadrage,
Découpage du projet en sous-projets ou livrables,
Planification et suivi,
CR de réunion avec le responsable de projet
Les étudiants rencontrent régulièrement l’enseignant superviseur qui s’assure
du bon déroulement du projet, de l'implication des équipes et de la
progression du projet au travers de 30 H de projet encadré.
Les étudiants font un usage approprié des méthodes suivantes :
o
o
o
3.
Méthodes de gestion de projet, selon les cours de gestion de projet
en ECAM 4
Méthodes d’analyse et de résolution de problèmes
Méthodes de représentation : cartographie (processus, Mind Map,
SADT…), représentation de flux physiques / d’informations, plans
d’implantations et de machines
Échéances et livrables principaux
Le déroulement des PT est rythmé selon le planning ci-dessous.
En fonction des situations, des aménagements mineurs de celui-ci pourront
être faits.
8
Échéances
Activités
Définitions des projets
miseptembre
Fin
septembre
Rédaction d'une note de cadrage par les Responsables
de projet
Présentation par le coordinateur des projets aux
étudiants
Attribution des projets par les enseignants et le directeur
des études
Travail selon les créneaux dédiés à cette activité
Toutes les
semaines
La présence en salle est obligatoire pour les travaux
encadrés par les superviseurs
Consultation des experts sur rendez-vous.
Rédaction du Project Charter, ouverture d'un Gantt/A3 et
construction du WBS du projet
Première
quinzaine
d'octobre
Approbation formelle de ces documents par le
responsable projet ECAM
Définition de l'organisation de l'équipe projet : Chef de
Projet, répartition des tâches, …
Définition des règles de fonctionnement entre le
responsable projet et le groupe
Fin octobremi novembre
Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux
avec le superviseur et, éventuellement, le représentant
du client (présentation d'un ¼ h avec questions
réponses) à planifier au cours de la période (voir ECAM
PT Trame des rapports intermédiaires et soutenance sur
intranet)
9
Échéances
Courant
décembre
Activités
Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux
avec le superviseur et le représentant du client
(présentation d'un 1/2 h avec questions/réponses) à
planifier au cours du mois
Présentation et fourniture des livrables en électronique
numérique (notés séparément)
Fin janvier
Extension éventuelle du projet pour les équipes qui ont
fourni les livrables attendus dès le mois de décembre
Courant
février
Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux
avec le superviseur et le représentant du client
(présentation d'un ¼ h avec questions réponses) à
planifier au cours du mois
Courant avril
Soutenance portant sur l'état d'avancement des travaux
avec le superviseur et le représentant du client
(présentation d'un ¼ h avec questions réponses) à
planifier au cours du mois
10
Échéances
Activités
Diffusion du rapport définitif au client et au superviseur
au moins 8 jours avant la soutenance
Le rapport présenté est conforme à l'annexe II et
comprend sa liste de contrôle (ECAM liste de contrôle
d'un rapport disponible sur intranet).
L'équipe projet réalise un poster selon le document
ECAM Cahier des charges poster disponible sur intranet.
L'absence de poster ou la non satisfaction des critères
qualitatifs empêche l'accès de l'équipe projet à la
soutenance.
Courant mai
Soutenance selon le CDC présenté dans le document
ECAM PT grille évaluation d'une soutenance disponible
sur intranet.
Le rapport comme le projet font partie du syllabus du
trimestre. Il est donc impératif que le rapport comme la
soutenance soient réalisés aux dates prévues.
Sauf dérogation exceptionnelle, les soutenances sont
réalisées dans les locaux de l'ECAM à Schiltigheim.
Communication des notes au plus tard une semaine
après la dernière soutenance.
11
4.
Pondération des notes
Chaque note attribuée est comprise entre 0 et 20.
La note finale est constituée des éléments suivants :
o
Une note constituée de la moyenne des rapports/soutenances
intermédiaires avec une pondération finale de 6/20
o
Une note portant sur le rapport et les livrables finaux avec une
pondération de 10/20
o
Une note portant sur la soutenance avec une pondération de 4/20
Dans la mesure où un poster présente des qualités supérieures à la moyenne
des autres posters, celui-ci peut faire l'objet d'un bonus de 1 point à ajouter à
la note finale du projet.
5. Sécurité, confidentialité et retour
d’expérience
Le respect de la confidentialité : quel que soit le projet, les étudiants sont
sensibilisés au nécessaire devoir de confidentialité ou de réserve concernant
la divulgation d'information qui concerne leur projet.
Selon la nature du projet, celui-ci peut faire l'objet d'une convention établie
entre les étudiants, l’école et le client de l'étude pour préciser des dispositions
de confidentialité particulières.
12
Moyens matériels
1.
Locaux
Les salles de TP et ateliers sont accessibles aux étudiants selon les modalités
définies dans le cadre du règlement général de l'école.
Une salle de TD est affectée pour les TD encadrés et elle est le lieu de
rencontre privilégié et obligatoire avec le superviseur.
2.
Autres moyens matériels
Les besoins en moyens matériels particuliers au projet sont à négocier auprès
du représentant du client qui validera le besoin et indiquera la procédure
d'achat à suivre.
Il est rappelé que tout achat nécessite plusieurs semaines de traitement pour
des raisons techniques et administratives (consultations obligatoires pour des
raisons légales, délais d'approvisionnement, délai de passation de
commande, …). Il est donc impératif d'anticiper les besoins suffisamment tôt
pour que le matériel soit mis à disposition dans les délais requis.
13
14
15
Guide Projets Techniques
Pôle Entreprise > Édition : juillet 2015
16