preparer et animer une reunion - Eco

PREPARER ET ANIMER UNE
REUNION
Module EEO - 2011
Formatrice : Isabelle ARIAUX
Une réunion n’est pas une fin mais un MOYEN
Les différents objectifs des réunions
Transmettre ou recueillir de l’information
Informer l’équipe au même moment (homogène)
Susciter des échanges, donner la parole
Mettre en valeur les ressources de chacun
Expl : assemblée générale, briefing, réunion nationale
etc.
Négocier
Consultation des points de vue,
Confrontation des positions,
Conciliation.
Expl : le changement d’emplacement des bureaux
Réguler
Permet à l’équipe de retrouver son unité
Evoquer certains non dits, de « soigner » certaines
blessures
Favorise l’intégration après trop d’exclusion ou de
tension
Proposer des solutions
Expl : organisation d’un repas pour créer des liens,
mise au point suite à des tensions, remotivation
de l’équipe, etc.
Echanger, faire le point
-
Produire/rechercher la solution d’un
problème
Former
Approfondir un thème,
Faire le point sur une action,
Evaluer une action,
Engager, motiver
Expl : Faire un débriefing sur un temps fort, Evaluer une
prestation
Etude de problèmes/recherche de solutions
Préparer une décision
Expl : création ou amélioration d’un procédé,
élaboration d’une plaquette, mise en place d’un
protocole.
Permettre à chaque participant d’acquérir de
nouvelles compétences
Favorise l’évolution des personnes
Expl : formations en management, informatique etc,
dispensées par une personne du service, ou par
un cabinet extérieur.
-
PREPARER UNE REUNION
Afin de dégager les obstacles qui s’opposent à une
collaboration efficace, il convient que chaque
participant :



perçoive le but de la réunion avec
clarté ;
sente que sa présence dans le groupe
est pertinente ;
accepte d’atteindre l’objectif de la
réunion.
PREPARER UNE REUNION
o
Un objectif
•
o
Un titre
•
o
Pour déterminer le périmètre
Un plan de travail
•
o
Pour déterminer l’idée principale
Des participants
•
o
Pour déterminer la production
Pour déterminer le mode opératoire
Une durée
•
Résultante des éléments précédents
Préparer l’organisation matérielle
Conseils à l’animateur pour retenir une salle :

être attentif aux conditions de travail : espace,
calme, aérations, température ;

prévoir des dispositions pour la réception des
appels téléphoniques ;

penser à l’accessibilité, au parking… ;

un lieu n’est pas neutre : penser à l’impact de ce
que représente le lieu pour les participants.

Quel est le lieu qui convient le mieux à l’objectif
que vous poursuivez ?
La préparation matérielle est importante, en
particulier la disposition des participants
Rédiger une convocation
La convocation répond à trois objectifs :
informer sur le fond de la réunion et indiquer l’objectif :
* le mode de travail,
* l’ordre du jour,
* les participants, intervenants et animateurs,
* la préparation éventuelle à faire… ;
o
permettre aux participants d’être présents :
* préciser la date, l’heure, le lieu ;
o
donner envie d’y participer :
* une rédaction claire qui met en valeur l’essentiel,
* une mise en avant de l’objectif et de sa pertinence.
o
Animer une réunion

La prise de contact (les premiers instants décisifs)

Identifier


Ressentir


Se positionner, fixer les objectifs, question d’amorçage
Rassurer


Le climat, l’état d’esprit, les comportements probables
Donner le ton


Faire les présentations
Organisation, humour, respect, règles du jeu
Organiser

Fixer le cadre, les méthodes, la chronologie
Animer une réunion
La méthode de conduite de réunion et les
étapes à respecter dépendent de l’objectif à
atteindre.
Nous avons répertorié cinq objectifs principaux
pour les réunions :
 donner de l’information ;
 recueillir de l’information ;
 échanger et faire le point ;
 rechercher les solutions d’un problème ;
 négocier et rechercher un consensus.
Animer une réunion- Donner de
l’information
1/ Annoncer le déroulement et le mode de fonctionnement de la
réunion


Le pourquoi de la réunion, les objectifs : « vendre » la réunion aux
participants en leur montrant
en quoi elle leur sera utile et que leur présence est indispensable.
2/ Donner l’information qui est essentielle pour votre public



Exposer de façon structurée (selon un plan) dans un langage clair et
simple.
Montrer de l’empathie (s’intéresser à eux, s’adresser à eux, les mettre à
l’aise).
Utiliser éventuellement des supports visuels.
3/ Répondre de façon neutre aux questions posées



Recadrer si elles sont hors sujet.
Veiller à ce que toutes les questions importantes soient posées.
Si vous n’avez pas d’éléments de réponse remettez-la à plus tard
et/ou prenez en note.
4/ Reformuler brièvement le message essentiel

Puis remercier avant de lever la séance.
Animer une réunion – Recueillir de
l’information
1/ On annonce l’objectif


On rappelle la raison d’être de la réunion.
On en explique le déroulement.
2/ Récolte d’informations






« Injecter » des questions de type : ouvert ; à la cantonade ; en relais
; fermé (pour apporter une précision supplémentaire).
Écouter.
Reformuler.
Recadrer le mode de fonctionnement du groupe (en cas de nonrespect).
Montrer de l’empathie.
Éviter de montrer votre opinion, de juger.
3/ Rappeler ce qui va être fait de l’information

Remercier.
Animer une réunion – Echanger /faire
le point
1/ Rappeler l’objectif et le mode de fonctionnement de la
réunion

Préciser le temps consacré.
2/ S’exprimer d’une manière claire et précise, écouter l’autre,
questionner, reformuler, donner l’information essentielle

Noter les problèmes éventuels qui émergent.
3/ Définir les actions éventuelles à mener


Préciser la date et l’heure d’un prochain point si besoin est.
Remercier.
Animer une réunion -Rechercher les
solutions d’un problème et aboutir à des
décisions
1/ S’informer


Distinguer faits et opinions ;
utiliser le questionnement « 3 QPOC » : Qui ?, Quoi ?, Quand ?,
Pourquoi ?, Où ?, Comment ? ;
2/ Poser le problème







Poser exactement le problème à résoudre.
Il existe différentes façons de poser un problème :
En termes de but à atteindre, en termes de solution, en termes de
responsabilité « qui est-ce qui… »,
Il est préférable de poser le problème en termes de but à atteindre : «
Comment » :
Formulation active et positive, inscrit dans le temps, concret, mesurable
ou observable, réaliste.
Exemple de problème correctement posé : « Comment coordonner les
différents services de
Contrôle afin d’éviter les irrégularités ? »
3/ Analyser les causes
Regrouper les causes de même nature. On distingue souvent cinq
grandes familles de causes le milieu, la matière, le matériel, la maind'œuvre, la méthode.
…/…

Animer une réunion -Rechercher les
solutions d’un problème et aboutir à des
décisions (suite)
4/ Solutionner



La recherche de solutions se déroule en deux temps :
Premier temps : production libre d’idées ;
Second temps : établissement de liens entre les différents éléments afin
de dégager des solutions réalistes.
5/ Décider



Tout d’abord, faire la liste de tous les avantages de la solution pendant dix minutes - (les plus),jusqu’à épuisement.
Faire la même chose avec les inconvénients (les moins).
Considérer ce qui est intéressant dans l’idée et ce qui serait intéressant
de creuser, de faire,
6/ Agir avec un plan d’action



Définir l’action, ou les actions concrètement et positivement :

qui est concerné ? ;

le délai de réalisation ;

les modalités de suivi : comment et quand ?
Prévoir des actions parallèles pour pallier les inconvénients.
Suivre régulièrement la mise en œuvre… pour corriger éventuellement
et réagir.
Animer une réunion : négocier
1/ Définir le problème et l’objet de la négociation.
2/ Chacun expose ses positions « Ce que je veux ».
3/ Si incompatibilité, chacun expose :



ses besoins « à quels besoins les solutions doivent-elles
répondre ? » ;
ses contraintes ;
ses exigences.
Au-delà des positions, la détermination des besoins de
chacun permet d’élargir la gamme des solutions
possibles.
4/ Les deux parties recherchent des solutions possibles.
5/ Choix d’une solution qui respecte les besoins et
exigences de chacun.
6/ Plan d’action.
Animer une réunion
Les fonctions de l’animateur :

Facilitation


Régulation


Centré sur l’organisation
Centré sur les relations
Production

Centré sur la tâche et le but à atteindre
Production








Collecte des faits, des informations
Confronter des opinions
Formuler des évaluations, des
propositions
Faire une analyse de situation
Rechercher des causes
Prendre des décisions
Mettre en œuvre et contrôler les décisions
Etc..
Les fonctions de l’animateur
Les comportements collectifs




Groupe
Groupe
Groupe
Groupe
muet
agressif
improductif
actif
Groupe muet
Causes possibles




Sujet hors du champ d’intérêt des participants
Sujet trop complexe
Sujet trop brûlant, contestation passive
Maque d’habitude participative (animateur et
participant)
Solutions possibles




Mieux choisir les participants
Poser des questions
Faire effectuer des travaux préparatoires
Ne pas s’imposer…
Groupe agressif
Causes possibles



Sujet trop brûlant
Meneur fédérateur
Hiérarchie contestée
Solutions possibles



Dédramatiser, se donner du temps et une
méthode
Recadrer, isoler, impliquer, ne jamais affronter
Fixer des règles de comportement
Groupe non productif
Causes possibles




Groupe inexpérimenté
Animation trop dirigiste ou mal maîtrisé
Manque de méthode de traitement
Sujet délicat
Solutions possibles




Susciter au lieu de proposer
Séquencer le travail
Valoriser les résultats
Méthode des petits pas
Groupe actif

Ne pas casser l’ambiance

Ne pas changer brutalement de style

Ne pas sur exploiter

Rester à l’écoute et vigilant

Valoriser les résultats

Rester maître de la situation

Garder la position
Les comportements individuels








Celui
Celui
Celui
Celui
Celui
Celui
Celui
Celui
qui
qui
qui
qui
qui
qui
qui
qui
n’est pas là
sait tout
dit toujours non
agit après
est toujours en retard
agresse
se « victimise »
n’est jamais le même
Les comportements individuels

Les comportements individuels sont
fréquemment liés à la personnalité, il
convient donc de les aborder avec
prudence.

Il faut savoir laisser à chacun sa part de
« défaut »

Réagir si l’individualité perturbe le
fonctionnement du groupe et savoir faire
accepter par le groupe les « travers » de
chacun.
Utiliser des techniques pour mieux
communiquer



l’écoute
Le questionnement
La reformulation
Prendre des notes et rendre compte de
la réunion
Le compte rendu est utile pour :

savoir ce qui s’est passé dans une
situation où l’on était absent ;

permettre aux absents de prendre
connaissance de ce qui est dit et décidé ;

se souvenir de ce qui s’est passé dans
une situation où l’on était présent ;

se mettre d’accord sur ce qui s’est dit ou
fait, en cas de litige sur le passé.
Principes de base de l’animation de
réunions
1. Choisir un but et ne pas le perdre de vue :
 Rôles de production, régulation, facilitation,
 Énoncer les objectifs, les règles de jeu, les méthodes. S’y tenir,
 Éviter digressions, ramener au sujet.
2. Assurer aux discussions un départ sur des bases solides :
 Faits et témoignages. Avis et opinions,
 Documents connus. Solutions partielles.
3. Parler avec mesure : écouter :
 Rendre clair, reformuler, attitude d’écoute,
 Écouter avec empathie, objectivement, avec modestie, et
activement,
 Les idées derrière les mots, le feed-back.
4. Exploiter le succès immédiatement :
 Par solutions partielles, et inscription au tableau,
 Assurer l’étape, mettre à l’abri de la remise en question,
 Valider les accords partiels.
Principes de base de l’animation de
réunion (suite)
5. Ne pas écraser le groupe :
 Accepter d’être le guide, donner le rythme, assurer la régulation,
 Accepter l’avis d’autrui, la discussion,
 Savoir être le leader d’ascendant sans être le chef,
 Savoir poser des questions, faire silence, ne pas toujours répondre
directement, susciter l’avis du groupe.
6. Ne pas provoquer le groupe :
 Éviter d’agresser gratuitement un participant,
 Éviter l’ironie mordante et les sous-entendus blessants,
 Concilier, dédramatiser, ne pas favoriser les conflits,
 Se rappeler que discuter est communiquer.
7. Aborder la réunion sans étiquetage et préjugés :
 Voir chacun avec un oeil neuf comme on voit une personne qui ne
ressemble à aucune autre et peut changer à tout moment,
 Éviter les catégorisations,
 Attention à la « prédiction inductrice » : j’induis ce que je prédis.
conclusion
Trois points clés pour réussir une réunion :
des objectifs clairs et pertinents

une méthode adaptée

une relation bonne.

le questionnement Quintilien
QQOQCP