Admissions Officer - Bishop`s University

POSTING 16-04
Admissions Officer
(Temporary full-time Position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required. Bishop's
University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a temporary full-time position as an Admissions
Officer in the Enrolment Services Department. Reporting to the Manager Student Recruitment and Admissions, the
incumbent will work with minimal direct supervision in a team-based environment. The selected candidate will be
responsible for evaluating and making decisions on student admission applications to the university and in
providing support to the Admissions Secretary, including counselling prospective and current students on
admission and registration procedures, as well as other administrative tasks. The successful incumbent must stay
up to date on the admissions and registration regulations and policies of Bishop’s University. We are looking for a
highly adaptable dynamic team player. This position has a work week of 32.5 hours from Monday to Friday. The
period of employment is from February 2016 to April 2017.
Nature of duties and responsibilities
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Counsel prospective students and family members about admissions criteria;
Review student applications to make University admission decisions;
Provide tracking and timely follow through on inquiries and requests;
Work with Admissions Secretary on applicant file creation and admissions process;
Assist the Manager Student Recruitment and Admissions in managing the University scholarship program;
Participate in on-campus visit programs;
Keep documentation updated such as directories, procedure manuals, program templates, articulation
agreements, transfer credit policies, etc.;
Assist with admissions training;
Assist with creation and upkeep of online admissions application;
Collaborate with Student Recruitment & Admissions Officers on the follow-up and processing of applicants;
Offer assistance and participate in office administrative work as needed;
Other tasks as assigned.
Qualifications and Requirements
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University Degree
Minimum 1 year experience in a similar work environment;
Fluency in written and spoken English and strong conversational skills in French;
Strong interpersonal and communication skills;
Computer proficiency including databases and/or contact management system;
Ability to multi-task in a fast paced environment.
Classification:
Class 9 $20.14 to $26.28 per hour
(APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter by January 24, 2016 before 4:00 pm to
[email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an
interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access employment / program
under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities, ethnic minority, Aboriginal and
disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and pre-selection of candidates)
AFFICHAGE 16-04
Agent/Agente au Service des Admissions
(Poste temporaire à temps plein)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et
le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de combler un poste de Agent/Agente
au Service des Admissions pour le Département des Admissions. Se rapportant au Gestionnaire du Recrutement
Étudiants & Admissions, le titulaire de ce poste travaillera avec un minimum de supervision directe en
collaboration avec les membres du service. Le titulaire sera responsable de l’évaluation et de la prise de décision
quant aux demandes d'admission des étudiants à l'Université. Il offrira un soutien à la secrétaire du Bureau des
Admissions et conseillera les étudiants potentiels et actuels, quant aux règlements d'inscription et politiques de
l'Université Bishop’s, et autres tâches administratives. Le titulaire devra rester à jour sur les admissions, les
règlements d'inscription et les politiques de l’Université Bishop’s. Nous recherchons un joueur d'équipe dynamique
avec un haut degré de flexibilité. La semaine de travail de ce poste est de 32.5 heures, du lundi au vendredi. La
durée de cet emploi est de février 2016 à avril 2017.
Nature des tâches
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Conseiller les étudiants potentiels et membres de leurs famille sur les conditions d’admissions;
Réviser et déterminer la validité des demandes d’admission;
Offrir un soutien et faire le suivi quant aux demandes d’information;
Travailler en collaboration avec la Secrétaire des Admissions pour la création des dossiers étudiants;
Aider le Gestionnaire du Recrutement Étudiants et Admissions dans la gestion du programme de bourses
de l'Université;
Participer aux visites de campus;
Gardez la documentation mise à jour, tels que les répertoires, manuels de procédures, modèles de
programmes, ententes bilatérales, politiques de crédit de transfert, etc. ;
Assister lors de la formation sur les admissions;
Aider à la création et la mise à jour des demande d'admission en ligne;
Collaborer avec les Agents au Recrutement Étudiants et Admissions sur le suivi et le traitement des
candidatures;
Offrir un soutien pour les tâches administratives lorsque requis;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme Universitaire;
Minimum de 1 an d’expérience dans un environnement similaire;
Maîtrise de l'anglais et compétences solides en français;
Excellentes qualités relationnelles et aptitudes de communication;
Bonnes compétences informatiques y compris les bases de données et/ou système de gestion des contacts;
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, dans un environnement au rythme rapide.
Classification:
Classe 9 20.14$ to 26.28$ l'heure (APBU - poste syndiqué)
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, d’ici le 24 janvier 2016, 16 :00 à
[email protected]
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Prière de noter que seules
les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour
l’intérêt manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi
dans des organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes
handicapées (incluant la possibilité d’accommodation lors de la pré-sélection et sélection des candidatures).