Job Description - Northern Ontario School of Medicine
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Job Description - Northern Ontario School of Medicine
NORTHERN ONTARIO SCHOOL OF MEDICINE EXTERNAL JOB POSTING Competition Number: 2013-785-RC Position Title: Admissions and Learner Recruitment Officer **This position requires applicants to be bilingual in French and English** Unit: Admissions Location: Sudbury Term: Continuing position Terms and Conditions: As per OPSEU Staff Unit 677 Collective Agreement Competition Closing Date: Friday, September 20, 2013 at 4:00 pm The Northern Ontario School of Medicine is a joint initiative between Lakehead and Laurentian Universities. With main campuses in Thunder Bay and Sudbury, the school has multiple teaching and research sites distributed across Northern Ontario, in large and small communities. The School contributes to improving the health of people in Northern Ontario. Reporting to the Director of Admissions and Learner Recruitment and working in collaboration with other Community Engagement Portfolio staff, the Admissions and Learner Recruitment Officer will contribute to meeting the Admission Mandate of the Northern Ontario School of Medicine through participation in recruitment activities and providing support to the admissions process at the Medical School. The Admissions and Learner Recruitment Officer has a responsibly to help Community Engagement and Admissions in particular to fulfill its accountabilities and responsibilities in a student-centered, culturally safe manner. The Admissions and Learner Recruitment Officer must be able to communicate effectively in English and in French (verbally, written and comprehension). *Candidates will be tested to ensure linguistic competence. This position is covered by the Term and Conditions of the OPSEU Staff Unit 677 Collective Agreement. A copy is available at: www.nosm.ca/careers RESPONSIBILITIES: Tasks may include but are not limited to the following: 1. Assists Community Engagement in meeting its objectives by focusing on Learner Admission and Recruitment that is delivered in a way that is sensitive to a variety of diverse cultures and in a highly technological manner. 2. Is responsible to understand and be able to provide advice on all aspects of the NOSM undergraduate medical education application process. 3. Responds to inquiries for information from prospective applicants and refers more complex questions or difficult issues to the Director of Admissions and Learner Recruitment. 4. Works closely with the Director of Admissions and Learner Recruitment to maintain the recruitment communication plan and prospect database. 5. Attends and contributes to the NOSM Recruitment Working Group. 6. Analyzes post secondary transcripts and calculates grade point averages, as required. 7. Coordinates Summer Health Sciences Camp in collaboration with Francophone and Aboriginal Affairs Units. 8. Works collaboratively with other Unit Staff in planning and delivering special events including, but not limited to, interview weekends, information sessions, and assessor training. 9. Represents Community Engagement on the East Campus and in the Northeastern communities at recruitment events and conducts presentations in French or English for prospective students in collaboration with other admissions staff, Francophone Affairs, Aboriginal Affairs and the recruitment staff at Laurentian University. 10. Assists Communications with campus tours and on-campus recruitment events on the East Campus, as required. 11. Assists in coordinating service delivery strategies and maximizing impact of Community Engagement initiatives across the unit. 12. Provides information and support to Community Engagement recruitment ambassadors. 13. Acts as a role model of the organization’s values in daily work activities. 14. Performs other duties as assigned. QUALIFICATIONS: Education: A University degree from a recognized university with Canadian accreditation or its equivalent in knowledge and experience Language: Must be bilingual and able to present and communicate freely in an academic environment in French and in English *Candidates will be tested to ensure linguistic competence. Experience: Related experience developing programming and presentations to various age groups and cultures in French and English Effectively presenting and relating to audiences of various age groups and cultures in French and English Experience working, teaching or mentoring youth would be an asset. Experience analyzing post-secondary transcripts and calculating grade point averages would be an asset Knowledge of: Office practices and procedures as they relate to admissions and recruitment Computer office software (e.g., word processing, spreadsheets, databases, email, internet, social media) Northern Ontario School of Medicine and OMSAS admissions policies and procedures is an asset University administration policies and procedures is an asset Best practice relating to record-keeping The Occupational Health & Safety Act and Regulations that apply to the work being performed Ability to: Present effective recruitment information fluently in both French and English Work collaboratively as part of a team in a highly technological environment Be self-motivated and self-directed within the context of the team’s work environment Maintain confidentiality and use sound judgment in decision making Understand the concept of conflict of interest Work effectively with the public in a tactful and service oriented fashion Analyze and solve problems typically associated with responsibilities Plan, organize and prioritize work assignments Conduct presentations to diverse groups in French and English Identify with the Northern Ontario experience and/or issues common with rural communities Work effectively while facing multiple tasks Work evening and/or weekend hours when required Work within established organizational practices, protocols and policies Work in a consultative and collaborative fashion with a variety of other units to further overall school strategic objectives Work with a variety of diverse groups and individuals while being sensitive to cultural differences Travel occasionally for work purposes Personal Suitability: Mental and physical fitness to perform essential job functions High tolerance for change and ambiguity Balanced life-style Strong analytical and judgment skills Confidence; enthusiasm Interpersonal skills, presentation skills Willingness to adapt to change and develop skills required in the area of admissions Interested candidates are invited to submit a resume quoting the competition number # 2013-785-RC no later than Friday, September 20, 2013, 4:00 pm to: Northern Ontario School of Medicine Attention: Human Resources 935 Ramsey Lake Road, Sudbury, Ontario P3E 2C6 Email: [email protected] Fax: (705) 671-3880 The Northern Ontario School of Medicine invites applications from all qualified individuals. NOSM is committed to employment equity and diversity in the workplace and welcomes applications from women, visible minorities, Aboriginal people, persons with disabilities, and persons of any sexual orientation or gender identity. While all responses are appreciated and will be handled with the strictest confidence, only those being considered for interviews will be acknowledged. ÉCOLE DE MÉDECINE DU NORD DE L’ONTARIO ANNONCE DE POSTE Numéro du concours : Titre du poste : 2013-785-RC Agente ou agent des admissions et du recrutement d’étudiants ** Ce poste exige que les candidats soit bilingues (français et anglais)** Unité : Admissions Lieu : Sudbury Durée : Poste permanent Clauses et conditions : En vertu de la convention collective de la section locale 677 du SEFPO Date de fermeture du concours : Le vendredi 20 septembre 2013 à 16 h L’École de médecine du Nord de l’Ontario une entreprise conjointe des universités Laurentienne et Lakehead. Outre ses principaux campus situés à Sudbury et Thunder Bay, elle a de multiples sites d’enseignement et de recherche dans tout le Nord de l’Ontario, y compris dans des grandes et petites collectivités. L’École contribue à l’amélioration de la santé des populations du nord de l’Ontario. Sous la direction de la directrice des Admissions et du recrutement d’étudiants, et en collaboration avec le Portefeuille de l’engagement communautaire, l’agente ou l’agent des admissions et du recrutement d’étudiants contribue à la réalisation du mandat d’admission de l'École de médecine du Nord de l'Ontario (EMNO), par l’entremise des activités de recrutement et du soutien au processus d’admissions de l’École de médecine. L’agente ou l’agent des admissions et du recrutement d’étudiants dispose la responsabilité d’aider le Portefeuille de l’engagement communautaire et plus particulièrement l’Unité des admissions pour s'acquitter de ses obligations et ses responsabilités d'une manière qui est axée sur l'étudiant tout en demeurant culturellement sécuritaire. L’agente ou l’agent des admissions et du recrutement d’étudiants doit être en mesure de communiquer efficacement en anglais et en français (l’oral, l’écrit et la compréhension). * Les candidats seront évalués pour assurer leur niveau de compétence linguistique. Ce poste tombe sous la régie des clauses et conditions de la convention collective de la section locale 677 du SEFPO. Une copie est disponible à : www.nosm.ca/careers RESPONSABILITÉS : Sans s’y limiter, les tâches incluent celles qui suivent : 1. Aide le Portefeuille de l’engagement communautaire à atteindre ses objectifs en mettant l'accent sur l’admission et le recrutement d’étudiants qui est sensible aux diverses cultures et effectué dans un environnement hautement technologique. 2. Est responsable de comprendre et d’offrir des conseils sur tous les aspects du processus de demande ayant trait à la formation médicale de premier cycle de l’EMNO. 3. Répond aux demandes de renseignements provenant des candidats potentiels et réfère les questions plus complexes ou difficiles à la directrice des Admissions et du recrutement d’étudiants. 4. Travaille en étroite collaboration avec la directrice des Admissions et du recrutement d’étudiants afin de maintenir le plan de communication de recrutement et la base de données des candidats potentiels. 5. Assiste et participe au Groupe de travail sur le recrutement de l'EMNO. 6. Analyse les relevés de notes postsecondaires et calcule la moyenne cumulative, au besoin. 7. Coordonne le Camp estival des sciences de la santé, en collaboration avec les Bureaux des unités d’affaires francophones et autochtones. 8. Collabore avec les autres membres du personnel de l'unité dans la planification et la prestation des événements spéciaux, y compris, mais sans s'y limiter, aux fins de semaine des entrevues, les séances d'information et la formation des évaluateurs. 9. Représente le Portefeuille de l’engagement communautaire sur le campus de l'Est et dans les communautés du Nord-Est lors des événements de recrutement et effectue des présentations en français ou en anglais pour les futurs étudiants en collaboration avec les autres membres du personnel de l’Unité des admissions, ainsi que les Bureaux des affaires francophones, des affaires autochtones ainsi que le personnel de recrutement de l'Université Laurentienne. 10. Assiste l’Unité des communications avec les tournées du campus et des événements de recrutement sur le campus de l'Est, au besoin. 11. Aide à coordonner des stratégies de prestation de services et à maximiser l'impact des initiatives du Portefeuille de l’engagement communautaire dans l’unité. 12. Fournit des informations et du soutien aux ambassadeurs de recrutement du Portefeuille de l’engagement communautaire. 13. Agit de modèle des valeurs de l'organisation dans les activités de travail quotidiennes. 14. Accomplit toutes autres tâches attribuées. QUALIFICATIONS Éducation : Grade universitaire décerné par un établissement reconnu qui répond aux normes canadiennes d’agrément ou connaissances et expérience équivalentes. Langue : Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais (l’oral, l’écrit et la compréhension) et capable de présenter et communiquer aisément dans un environnement académique dans ces deux langues. * Les candidats seront évalués pour assurer leur niveau de compétence linguistique. Expérience : Expérience pertinente à élaborer des programmes et des présentations à l’intention de divers groupes d'âge et diverses cultures en français et en anglais; Capacité de faire des présentations et interagir effectivement avec des auditoires de divers groupes d'âge et de diverses cultures en français et en anglais; Expérience à travailler, enseigner et agir de mentor auprès des jeunes serait un atout; Expérience dans l'analyse des relevés de notes postsecondaires et le calcul des moyennes pondérées cumulatives serait un atout. Connaissances : Pratiques et procédés de bureau liés aux admissions et au recrutement; Logiciels de bureautique (p. ex., traitement de texte, feuilles de calcul, bases de données, courrier électronique, Internet, médias sociaux); Politiques et procédés des admissions de l’École de médecine du Nord de l’Ontario et de l’OMSAS sont un atout; Politiques et procédés de l’administration de l’Université est un atout; Meilleures pratiques reliées à la tenue de dossiers; Loi sur la santé et la sécurité au travail et les règlements qui s’appliquent au travail accompli. Capacité d’accomplir ce qui suit : Présenter efficacement et aisément des informations sur le recrutement en français et en anglais; Travailler au sein d’une équipe dans un environnement hautement technologique; Faire preuve d’initiative et d’autonomie dans le contexte de l’environnement de travail de l’équipe; Faire preuve de jugement dans la prise de décision et assurer la confidentialité; Comprendre le concept de conflit d'intérêts; Travailler efficacement avec le public avec tact et axé sur le service; Analyser et résoudre des problèmes typiquement liés aux responsabilités; Planifier et organiser le travail et établir les priorités; Effectuer des présentations auprès de divers groupes en français et en anglais; S’identifier à l’expérience du Nord de l’Ontario et connaître les questions et défis liées aux communautés rurales; Accomplir efficacement plusieurs tâches en même temps; Travailler en soirée et la fin de semaine, au besoin; Appliquer les pratiques, protocoles et politiques organisationnels établis; Travailler en consultation et en collaboration avec diverses autres unités afin de faire avancer les objectifs stratégiques de l’école; Travailler avec une variété de divers groupes et individus, tout en étant sensible aux différences culturelles; Voyager occasionnellement dans le cadre des obligations de travail. Qualités personnelles : Capacité mentale et physique d’accomplir les fonctions essentielles de l’emploi; Grande tolérance pour le changement et l’ambiguïté; Mode de vie équilibré; Excellente compétence analytique et du jugement; Confiance, enthousiasme; Compétences en relations interpersonnelles et habiletés à faire des présentations; Volonté de s’adapter aux changements et de développer les compétences nécessaires dans le domaine des admissions. Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur curriculum vitae en précisant le numéro de concours #2013-785-RC d’ici le vendredi 20 septembre 2013 à 16 h à : École de médecine du Nord de l’Ontario À l’attention du Service des ressources humaines 935, chemin du lac Ramsey, Sudbury, ON P3E 2C6 Courriel : [email protected] Télécopieur : 705 671-3880 Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature mais les dossiers des citoyens canadiens et des résidents permanents seront examinés en priorité. L’École de médecine du Nord de l’Ontario souscrit au principe de l’égalité dans l'emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les membres des peuples autochtones, les membres des minorités visibles, les personnes ayant un handicap et toutes personnes peu importe leur orientation ou identité sexuelle. Nous traiterons toutes les demandes dans la plus stricte confidentialité, toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées à un entretien.