Job Description - Northern Ontario School of Medicine

NORTHERN ONTARIO SCHOOL OF MEDICINE
EXTERNAL JOB POSTING
Competition Number:
2013-785-RC
Position Title:
Admissions and Learner Recruitment Officer
**This position requires applicants to be bilingual in
French and English**
Unit:
Admissions
Location:
Sudbury
Term:
Continuing position
Terms and Conditions:
As per OPSEU Staff Unit 677 Collective Agreement
Competition Closing Date:
Friday, September 20, 2013 at 4:00 pm
The Northern Ontario School of Medicine is a joint initiative between Lakehead and Laurentian
Universities. With main campuses in Thunder Bay and Sudbury, the school has multiple teaching and
research sites distributed across Northern Ontario, in large and small communities. The School
contributes to improving the health of people in Northern Ontario.
Reporting to the Director of Admissions and Learner Recruitment and working in collaboration with other
Community Engagement Portfolio staff, the Admissions and Learner Recruitment Officer will contribute to
meeting the Admission Mandate of the Northern Ontario School of Medicine through participation in
recruitment activities and providing support to the admissions process at the Medical School. The
Admissions and Learner Recruitment Officer has a responsibly to help Community Engagement and
Admissions in particular to fulfill its accountabilities and responsibilities in a student-centered, culturally
safe manner.
The Admissions and Learner Recruitment Officer must be able to communicate effectively in English and
in French (verbally, written and comprehension). *Candidates will be tested to ensure linguistic
competence.
This position is covered by the Term and Conditions of the OPSEU Staff Unit 677 Collective Agreement.
A copy is available at: www.nosm.ca/careers
RESPONSIBILITIES:
Tasks may include but are not limited to the following:
1. Assists Community Engagement in meeting its objectives by focusing on Learner Admission
and Recruitment that is delivered in a way that is sensitive to a variety of diverse cultures and in
a highly technological manner.
2. Is responsible to understand and be able to provide advice on all aspects of the NOSM
undergraduate medical education application process.
3. Responds to inquiries for information from prospective applicants and refers more complex
questions or difficult issues to the Director of Admissions and Learner Recruitment.
4. Works closely with the Director of Admissions and Learner Recruitment to maintain the
recruitment communication plan and prospect database.
5. Attends and contributes to the NOSM Recruitment Working Group.
6. Analyzes post secondary transcripts and calculates grade point averages, as required.
7. Coordinates Summer Health Sciences Camp in collaboration with Francophone and Aboriginal
Affairs Units.
8. Works collaboratively with other Unit Staff in planning and delivering special events including,
but not limited to, interview weekends, information sessions, and assessor training.
9. Represents Community Engagement on the East Campus and in the Northeastern
communities at recruitment events and conducts presentations in French or English for
prospective students in collaboration with other admissions staff, Francophone Affairs,
Aboriginal Affairs and the recruitment staff at Laurentian University.
10. Assists Communications with campus tours and on-campus recruitment events on the East
Campus, as required.
11. Assists in coordinating service delivery strategies and maximizing impact of Community
Engagement initiatives across the unit.
12. Provides information and support to Community Engagement recruitment ambassadors.
13. Acts as a role model of the organization’s values in daily work activities.
14. Performs other duties as assigned.
QUALIFICATIONS:
Education:

A University degree from a recognized university with Canadian accreditation or its equivalent in
knowledge and experience
Language:

Must be bilingual and able to present and communicate freely in an academic environment in
French and in English *Candidates will be tested to ensure linguistic competence.
Experience:




Related experience developing programming and presentations to various age groups and
cultures in French and English
Effectively presenting and relating to audiences of various age groups and cultures in French and
English
Experience working, teaching or mentoring youth would be an asset.
Experience analyzing post-secondary transcripts and calculating grade point averages would be
an asset
Knowledge of:


Office practices and procedures as they relate to admissions and recruitment
Computer office software (e.g., word processing, spreadsheets, databases, email, internet, social
media)




Northern Ontario School of Medicine and OMSAS admissions policies and procedures is an asset
University administration policies and procedures is an asset
Best practice relating to record-keeping
The Occupational Health & Safety Act and Regulations that apply to the work being performed
Ability to:
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
Present effective recruitment information fluently in both French and English
Work collaboratively as part of a team in a highly technological environment
Be self-motivated and self-directed within the context of the team’s work environment
Maintain confidentiality and use sound judgment in decision making
Understand the concept of conflict of interest
Work effectively with the public in a tactful and service oriented fashion
Analyze and solve problems typically associated with responsibilities
Plan, organize and prioritize work assignments
Conduct presentations to diverse groups in French and English
Identify with the Northern Ontario experience and/or issues common with rural communities
Work effectively while facing multiple tasks
Work evening and/or weekend hours when required
Work within established organizational practices, protocols and policies
Work in a consultative and collaborative fashion with a variety of other units to further overall
school strategic objectives
Work with a variety of diverse groups and individuals while being sensitive to cultural differences
Travel occasionally for work purposes
Personal Suitability:







Mental and physical fitness to perform essential job functions
High tolerance for change and ambiguity
Balanced life-style
Strong analytical and judgment skills
Confidence; enthusiasm
Interpersonal skills, presentation skills
Willingness to adapt to change and develop skills required in the area of admissions
Interested candidates are invited to submit a resume
quoting the competition number # 2013-785-RC no later than Friday, September 20, 2013, 4:00 pm to:
Northern Ontario School of Medicine
Attention: Human Resources
935 Ramsey Lake Road, Sudbury, Ontario P3E 2C6
Email: [email protected]
Fax: (705) 671-3880
The Northern Ontario School of Medicine invites applications from all qualified individuals. NOSM is
committed to employment equity and diversity in the workplace and welcomes applications from women,
visible minorities, Aboriginal people, persons with disabilities, and persons of any sexual orientation or
gender identity.
While all responses are appreciated and will be handled with the strictest confidence, only those being considered for
interviews will be acknowledged.
ÉCOLE DE MÉDECINE DU NORD DE L’ONTARIO
ANNONCE DE POSTE
Numéro du concours :
Titre du poste :
2013-785-RC
Agente ou agent des admissions et du recrutement d’étudiants
** Ce poste exige que les candidats soit bilingues (français et anglais)**
Unité :
Admissions
Lieu :
Sudbury
Durée :
Poste permanent
Clauses et conditions :
En vertu de la convention collective de la section locale 677 du
SEFPO
Date de fermeture du
concours :
Le vendredi 20 septembre 2013 à 16 h
L’École de médecine du Nord de l’Ontario une entreprise conjointe des universités Laurentienne et
Lakehead. Outre ses principaux campus situés à Sudbury et Thunder Bay, elle a de multiples sites
d’enseignement et de recherche dans tout le Nord de l’Ontario, y compris dans des grandes et petites
collectivités. L’École contribue à l’amélioration de la santé des populations du nord de l’Ontario.
Sous la direction de la directrice des Admissions et du recrutement d’étudiants, et en collaboration avec
le Portefeuille de l’engagement communautaire, l’agente ou l’agent des admissions et du recrutement
d’étudiants contribue à la réalisation du mandat d’admission de l'École de médecine du Nord de l'Ontario
(EMNO), par l’entremise des activités de recrutement et du soutien au processus d’admissions de l’École
de médecine. L’agente ou l’agent des admissions et du recrutement d’étudiants dispose la responsabilité
d’aider le Portefeuille de l’engagement communautaire et plus particulièrement l’Unité des admissions
pour s'acquitter de ses obligations et ses responsabilités d'une manière qui est axée sur l'étudiant tout en
demeurant culturellement sécuritaire.
L’agente ou l’agent des admissions et du recrutement d’étudiants doit être en mesure de communiquer
efficacement en anglais et en français (l’oral, l’écrit et la compréhension). * Les candidats seront
évalués pour assurer leur niveau de compétence linguistique.
Ce poste tombe sous la régie des clauses et conditions de la convention collective de la section locale
677 du SEFPO. Une copie est disponible à : www.nosm.ca/careers
RESPONSABILITÉS :
Sans s’y limiter, les tâches incluent celles qui suivent :
1. Aide le Portefeuille de l’engagement communautaire à atteindre ses objectifs en mettant l'accent
sur l’admission et le recrutement d’étudiants qui est sensible aux diverses cultures et effectué
dans un environnement hautement technologique.
2. Est responsable de comprendre et d’offrir des conseils sur tous les aspects du processus de
demande ayant trait à la formation médicale de premier cycle de l’EMNO.
3. Répond aux demandes de renseignements provenant des candidats potentiels et réfère les
questions plus complexes ou difficiles à la directrice des Admissions et du recrutement
d’étudiants.
4. Travaille en étroite collaboration avec la directrice des Admissions et du recrutement d’étudiants
afin de maintenir le plan de communication de recrutement et la base de données des candidats
potentiels.
5. Assiste et participe au Groupe de travail sur le recrutement de l'EMNO.
6. Analyse les relevés de notes postsecondaires et calcule la moyenne cumulative, au besoin.
7. Coordonne le Camp estival des sciences de la santé, en collaboration avec les Bureaux des
unités d’affaires francophones et autochtones.
8. Collabore avec les autres membres du personnel de l'unité dans la planification et la prestation
des événements spéciaux, y compris, mais sans s'y limiter, aux fins de semaine des entrevues,
les séances d'information et la formation des évaluateurs.
9. Représente le Portefeuille de l’engagement communautaire sur le campus de l'Est et dans les
communautés du Nord-Est lors des événements de recrutement et effectue des présentations en
français ou en anglais pour les futurs étudiants en collaboration avec les autres membres du
personnel de l’Unité des admissions, ainsi que les Bureaux des affaires francophones, des
affaires autochtones ainsi que le personnel de recrutement de l'Université Laurentienne.
10. Assiste l’Unité des communications avec les tournées du campus et des événements de
recrutement sur le campus de l'Est, au besoin.
11. Aide à coordonner des stratégies de prestation de services et à maximiser l'impact des initiatives
du Portefeuille de l’engagement communautaire dans l’unité.
12. Fournit des informations et du soutien aux ambassadeurs de recrutement du Portefeuille de
l’engagement communautaire.
13. Agit de modèle des valeurs de l'organisation dans les activités de travail quotidiennes.
14. Accomplit toutes autres tâches attribuées.
QUALIFICATIONS
Éducation :

Grade universitaire décerné par un établissement reconnu qui répond aux normes canadiennes
d’agrément ou connaissances et expérience équivalentes.
Langue :

Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais (l’oral, l’écrit et la compréhension) et capable de
présenter et communiquer aisément dans un environnement académique dans ces deux
langues. * Les candidats seront évalués pour assurer leur niveau de compétence
linguistique.
Expérience :




Expérience pertinente à élaborer des programmes et des présentations à l’intention de divers
groupes d'âge et diverses cultures en français et en anglais;
Capacité de faire des présentations et interagir effectivement avec des auditoires de divers
groupes d'âge et de diverses cultures en français et en anglais;
Expérience à travailler, enseigner et agir de mentor auprès des jeunes serait un atout;
Expérience dans l'analyse des relevés de notes postsecondaires et le calcul des moyennes
pondérées cumulatives serait un atout.
Connaissances :



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Pratiques et procédés de bureau liés aux admissions et au recrutement;
Logiciels de bureautique (p. ex., traitement de texte, feuilles de calcul, bases de données,
courrier électronique, Internet, médias sociaux);
Politiques et procédés des admissions de l’École de médecine du Nord de l’Ontario et de
l’OMSAS sont un atout;
Politiques et procédés de l’administration de l’Université est un atout;
Meilleures pratiques reliées à la tenue de dossiers;
Loi sur la santé et la sécurité au travail et les règlements qui s’appliquent au travail accompli.
Capacité d’accomplir ce qui suit :
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Présenter efficacement et aisément des informations sur le recrutement en français et en anglais;
Travailler au sein d’une équipe dans un environnement hautement technologique;
Faire preuve d’initiative et d’autonomie dans le contexte de l’environnement de travail de l’équipe;
Faire preuve de jugement dans la prise de décision et assurer la confidentialité;
Comprendre le concept de conflit d'intérêts;
Travailler efficacement avec le public avec tact et axé sur le service;
Analyser et résoudre des problèmes typiquement liés aux responsabilités;
Planifier et organiser le travail et établir les priorités;
Effectuer des présentations auprès de divers groupes en français et en anglais;
S’identifier à l’expérience du Nord de l’Ontario et connaître les questions et défis liées aux
communautés rurales;
Accomplir efficacement plusieurs tâches en même temps;
Travailler en soirée et la fin de semaine, au besoin;
Appliquer les pratiques, protocoles et politiques organisationnels établis;
Travailler en consultation et en collaboration avec diverses autres unités afin de faire avancer les
objectifs stratégiques de l’école;
Travailler avec une variété de divers groupes et individus, tout en étant sensible aux différences
culturelles;
Voyager occasionnellement dans le cadre des obligations de travail.
Qualités personnelles :
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



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Capacité mentale et physique d’accomplir les fonctions essentielles de l’emploi;
Grande tolérance pour le changement et l’ambiguïté;
Mode de vie équilibré;
Excellente compétence analytique et du jugement;
Confiance, enthousiasme;
Compétences en relations interpersonnelles et habiletés à faire des présentations;
Volonté de s’adapter aux changements et de développer les compétences nécessaires dans le
domaine des admissions.
Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur curriculum vitae en précisant le numéro de
concours #2013-785-RC d’ici le vendredi 20 septembre 2013 à 16 h à :
École de médecine du Nord de l’Ontario
À l’attention du Service des ressources humaines
935, chemin du lac Ramsey, Sudbury, ON P3E 2C6
Courriel : [email protected]
Télécopieur : 705 671-3880
Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature mais les dossiers des
citoyens canadiens et des résidents permanents seront examinés en priorité. L’École de médecine du
Nord de l’Ontario souscrit au principe de l’égalité dans l'emploi et encourage les candidatures de toutes
les personnes qualifiées, y compris les femmes, les membres des peuples autochtones, les membres des
minorités visibles, les personnes ayant un handicap et toutes personnes peu importe leur orientation ou
identité sexuelle.
Nous traiterons toutes les demandes dans la plus stricte confidentialité, toutefois, nous
communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées à un entretien.