Télécharger la liste des pratiques exemplaires

Présider des réunions avec les patients et les personnes soignantes conseillers
Une liste de contrôle sur les
pratiques exemplaires destinée aux
professionnels des soins de santé
Avant de commencer
Dans le cadre d’activités de participation des patients et des personnes soignantes (p. ex., comités et groupes
de discussion), on vous demandera peut-être de présider des réunions avec des patients ou des personnes
soignantes conseillers. Certaines personnes peuvent trouver cela difficile ou peuvent ne pas savoir comment
commencer.
Utilisez la liste de vérification ci-dessous pour vous aider à présider les séances d'une manière qui fasse en sorte
que les patients et les personnes soignantes conseillers se sentent engagés et bien pris en charge. La liste de
vérification donne des étapes et des pratiques clés qui peuvent vous aider en cours de route.
Liste de vérification des pratiques exemplaires
R Préparez les patients et les personnes soignantes conseillers – Pour participer activement aux réunions, les
patients et les personnes soignantes conseillers ont besoin de comprendre le contexte de la discussion. À titre de
président, c’est votre rôle de les aider dans le cadre de ce processus.
onseils pratiques : Créez une trousse de renseignements préparatoires et diffusez-la au moins une semaine à
C
l'avance. Glissez-y le procès-verbal de la dernière réunion, une ébauche de l’ordre du jour qui comprend les décisions
clés qui doivent être prises et tout document à lire sur le contexte qui peut aider à préparer les conseillers.
R Apprenez à mieux connaître les participants – Commencez la réunion en prenant le temps de demander et de
comprendre qui sont les conseillers, ce qui les amène à la table, et les expériences uniques et l'expertise qu'ils ont à
offrir. Au fur et à mesure que la réunion progresse, essayez de tirer parti de ces détails pour faire en sorte que chaque
conseiller participe à la discussion.
onseils pratiques : Commencez la réunion en demandant à tous les participants de se présenter à tour de rôle.
C
Demandez-leur de dire leur nom, leur profession ou leur secteur d'intérêt, et de formuler une raison pour laquelle ils
assistent à la réunion. Cela permet aux conseillers de mieux connaître les participants présents tout de suite. À titre de
président, cette présentation vous permet d’évaluer la motivation de chaque participant à assister à la réunion.
R Gérez les attentes dès le début – Ce ne sont pas tous les conseillers qui comprendront les mesures que votre
organisme peut et ne peut pas prendre en réaction à la réunion. Il est important que vous fassiez en sorte que les
possibilités et les limites de votre organisme soient claires dans le but de gérer les attentes des patients et des
personnes soignantes conseillers.
onseils pratiques : Dans le cadre de la présentation, demandez aux participants de partager un objectif qu'ils
C
aimeraient atteindre pendant la réunion. Cela vous permet de connaître dès le départ les attentes des conseillers et de
corriger celles qui sont irréalistes.
R Évitez de trop parler – Moins le président parle, mieux c’est. Votre objectif doit être de soutenir les conseillers pour
qu’ils s’expriment autant et aussi souvent que possible. Faites de votre mieux pour éviter de trop parler ou de centrer
la discussion autour de vous uniquement. Lorsque vous parlez, tentez d'offrir des positions neutres qui valident les
contributions de tous les participants.
onseils pratiques : Déclenchez la discussion en posant des questions ouvertes qui encouragent des réponses
C
étoffées. Évitez de briser les longs silences tout de suite. Le silence aide souvent les participants à rassembler leurs
idées avant de parler. Attendez au moins cinq à sept secondes avant de briser le silence.
R Équilibrez la participation – Lorsque les réunions incluent également des professionnels des soins de santé, essayez
de veiller à ce qu'ils ne prennent pas trop de place dans les discussions. Il est important que les conseillers se sentent
encouragés à collaborer avec vous et vos collègues afin d’orienter la discussion ensemble. Précisez à vos collègues
que, comme les professionnels des soins de santé, les patients et les personnes soignantes ont une expertise utile à
partager qui est enracinée dans leurs expériences avec le système de santé.
Conseils pratiques : Lorsque les conseillers semblent participer moins que les professionnels des soins de santé,
demandez à tous les participants de s'attaquer à une question en groupes de deux personnes. Essayez de créer
des groupes formés d’un conseiller et d’un professionnel des soins de santé. Ou bien, demandez à tout le monde de
prendre un moment pour réfléchir à une question ou à un enjeu de manière autonome avant de faire le tour de la pièce
pour que chacun réponde à tour de rôle.
R Gardez la discussion sur la bonne voie – Les discussions peuvent parfois déraper, surtout lorsque les conseillers
partagent des expériences de santé sensibles. Lorsque cela se produit, prenez un moment pour valider l’expérience
du conseiller, lui offrir un espace distinct et le temps de discuter davantage à ce propos, et essayez de réorienter la
discussion. Essayez d'éviter que la discussion soit axée sur les expériences d’une personne en particulier.
Conseils pratiques : Lorsque la discussion dérape, essayez d'utiliser des transitions inoffensives pour la recentrer
(p. ex., « C'est un excellent point. Pouvons-nous le mettre en relation avec le sujet dont nous discutons? »). Utiliser
un « stationnement » afin de faire le suivi des questions et des sujets sans lien avec la discussion et d’assurer aux
participants que vous y reviendrez une autre fois.
R Mettez l’accent sur les décisions clés – Au fur et à mesure que la discussion se déroule, faites des pauses pour
dresser le bilan des principales décisions qui doivent être prises et pour déterminer si vous êtes en voie de les prendre.
Rappelez constamment aux conseillers ces décisions, afin qu'ils puissent concentrer leurs contributions de manière à
faire progresser la discussion.
Conseils pratiques : Terminez la réunion en révisant les décisions clés que vous vous apprêtez à prendre. En groupe,
créez une liste des mesures de suivi requises pour réagir à chaque décision, en indiquant qui en est responsable. Invitez
les patients et les personnes soignantes conseillers à diriger quelques-unes des mesures de suivi sans trop insister.
Cela contribue à accroître un sentiment partagé d’appartenance et de responsabilisation au cours de la réunion.
R Suivi après la réunion – À la suite de la réunion, n’oubliez pas de dire aux conseillers ce que vous avez fait grâce à
leurs observations. Les patients et les personnes soignantes conseillers veulent voir que les idées et les expériences
qu'ils partagent avec vous ont des résultats concrets.
Conseils pratiques : Diffusez le procès-verbal et (ou) un rapport de synthèse peu de temps après la réunion. N’oubliez
pas d’inclure des détails sur toute action ou réponse que vous ou votre organisme êtes prêt à prendre en réaction à ce
que vous avez entendu. Demandez aux conseillers d’examiner le rapport sommaire, de formuler des commentaires au
besoin et d’ajouter tout détail que vous pourriez avoir oublié.
Si vous avez des questions ou des commentaires, ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez envoyer un
courriel à l’adresse [email protected].
Pour obtenir des outils et des ressources connexes, veuillez consulter le carrefour de participation des patients, des personnes soignantes et du
public de Qualité des services de santé Ontario à l’adresse : hqontario.ca/ressourcesetoutils.