Mise en œuvre de la qualité via un système d`information automatisé

Mise en œuvre de la qualité via un système d’information automatisé
Application au processus de gestion du personnel
Bernadette JOUGUET, Laurence BESSON, Franck MORFIN et Antoinette BOREAVE
Institut de Recherches sur la Catalyse et l’Environnement de Lyon (IRCELYON, UMR5256 CNRS-Université de Lyon)
2 avenue Albert Einstein, F-69626 VILLEURBANNE Cedex, France ; [email protected]
La construction d’un système qualité pour l’ensemble du laboratoire de recherche s’est effectuée au travers de la mise en place
d’un comité qualité, de groupes de projets thématiques et d’outils informatiques de gestion, par une approche processus.
Sa mise en œuvre a conduit à l’acquisition d’un logiciel qualité évolutif, pour l’automatisation et l’amélioration continue des
processus, et à la mise en place d’un système d’information automatisé, développé en interne.
Avantages
Approche processus
Description des tâches
Informatisation facilitée
Identifications des responsabilités
Evaluation de la charge de travail
Identification des responsables
Reconnaissance du travail de l’agent
Travail en équipe (approche métier)
Plus forte mobilisation du personnel
Identification des moyens
Utilisation optimale des ressources
Système d’information automatisé
Activités du processus de gestion du personnel
Pré-accueil
Vie au
laboratoire
Accueil
Départ
Procédures
LOGICIEL
QUALITE
Workflow
(Ex. lancement automatique
de la phase départ à J-30)
(QubesTM)
Cycle PDCA d’amélioration continue d’un
processus (ou roue de Deming)
Enregistrement des
tâches automatisées
Gestion du processus
Outils intégrés
Extraction de données
(Ex. indicateurs, statistiques)
Plan
Préparer
(cahier des charges,
ressources, …)
Act
Agir
(améliorations, …)
Do
Service d’annuaire
Développer
(LDAP)
(construction du
processus, …)
Gestion de tous les droits
d’accès informatiques et
affectations du personnel
Check
Comprendre
ion
gest
de la tions
s
e
c
an
ma
or m
nfor
Perf flux d’i
du
(étude des résultats,
indicateurs, …)
Qualité
Application complémentaire
(Syrcel)
Gestion administrative du personnel
et des travaux de recherche
Outils intégrés
Le logiciel qualité est au cœur du système de gestion des flux
d’informations du laboratoire
Corrélation entre la description du processus et sa gestion informatisée dans le logiciel qualité
Extrait de formulaire QubesTM
Extrait de la procédure d’accueil
Acteurs
Actions
EnAttenteCreationCompteBadgeEtc
Moyens
VersServiceInformatique
Inscription administrative
du candidat
Chargé(e)
d’accueil
PropositionTrigramme
Présentation
du laboratoire et
des règlements
- Mallette : consignes
de sécurité, règlement
intérieur, …
*Remise des documents de
la mallette au candidat
*2J après l’arrivée maximum
Inscription
informatique
- Fiche accueil
- Bases de données
synchronisées
(Active directory,
QubesTM, Syrcel)
- Logiciel spécifique
(carte d’accès, badge)
*Création : trigramme, badge et étiquette
du cahier de laboratoire
*Ouverture du compte informatique
*Activation de la carte d’accès
*Synchronisation des bases de données
*2J après l’inscription administrative max.
- Courrier interne via
chargé(e) d’accueil
*Remise : badge, carte d’accès et
cahier de laboratoire
*2J après l’inscription administrative max.
InitialisationTachesInformatiques
TachesInformatiques(badge,…)
ClotureDossier
Service
informatique
Faux
Vrai
CarteAcces
Faux
Vrai
ExecutionCarteAcces
BesoinCahierLabo
Service
informatique
Transmission
au service
administratif
Faux
Vrai
EnAttenteDemiSynchro
CompteQubes
Conversion
Vie au laboratoire
LanceScriptCahierLabo
En parfaite adéquation avec
le contenu, les outils et les utilisateurs
AttenteSynchroComplete
L’approche de la qualité par les processus a favorisé l’appropriation de la démarche qualité et de ses concepts par le personnel,
surtout par son apport comme valeur ajoutée au fonctionnement de la vie du laboratoire, en particulier grâce à la mise en place du
système d’information automatisé du laboratoire.
Cette démarche progressive tend vers la mise en place d’un système de management de la qualité conforme à l’ISO 9001 et sera
poursuivie pour la mise en œuvre d’autres processus, comme celui de la gestion de l’instrumentation scientifique.